Auf den ersten Blick sehen sie gleich aus und unterscheiden sich voneinander lediglich durch ihren Namen. Denn sowohl ein geteiltes Postfach als auch öffentliche Ordner können jeden Typ von Outlook-Elementen enthalten. Beide können zum Empfangen und Versenden von E-Mails genutzt werden. Beide können von mehreren Benutzern gleichzeitig genutzt werden. Beim genaueren Hinsehen können jedoch einige Unterschiede ausgemacht werden.
Öffentliche Ordner kennt man aus älteren Versionen von Microsoft Exchange. In Outlook erscheinen sie als eigene Struktur mit Ordnerhierarchie und Unterstützung für alle Elementtypen. Sie können Dateien, Dokumente usw. enthalten. In Exchange 2013 und Office 365 wurden sie ein wenig überarbeitet und werden nun in der gleichen Datenbank gespeichert wie Postfächer.
Öffentliche Ordner
Öffentliche Ordner eignen sich besonders als Tool für Gruppenarbeit oder als Datenarchiv. Sie können zum Empfangen von E-Mails, als globale Terminübersicht oder zur Projektverwaltung genutzt werden. Der größte Vorteil – einmal aktiviert, werden öffentliche Ordner automatisch in Outlook bei allen Benutzern angezeigt.
Geteiltes Postfach
Ein geteiltes Postfach ist ein Postfach ohne zugewiesenen Benutzer. Mit anderen Worten: Es ist ein Postfach, das von mehreren Usern zum Versenden/Empfangen von Nachrichten genutzt wird. Man verwendet es am besten als gemeinsames Kontaktpostfach, z. B. als E-Mail-Kontakt für den Kundenservice oder als allgemeine Adresse des Vertriebs. Daher ist es üblich, dass jede Abteilung eines Unternehmens ihr eigenes geteiltes Postfach pflegt, mit zugeordneten Usern oder Gruppen.
Die nachstehende Tabelle bildet die wichtigsten Unterschiede ab.
| geteiltes Postfach | öffentliche Ordner | |
|---|---|---|
| Vorgesehene User-Anz. | klein/mittel | groß |
| Zugänglich für | zugewiesene User/Gruppen | alle Benutzer in der Organisation |
| Zugriff via Outlook | erscheint automatisch, solange das Automapping aktiviert ist | nach Aktivierung erscheinen sie in allen Outlook-Clients |
| Zugriff via OWA | nein (jeder Benutzer muss ein freigegebenes Postfach manuell hinzufügen) | ja (nur E-Mail-Ordner, gekennzeichnet in Outlook als Favorit) |
| Zugriff via Mobilgeräte | ja (so öffnen Sie freigegebene Postfächer auf Mobilgeräten) | nein (möglich nur mit einem Drittanbieter-Tool) |
| Speicherlimit in Office 365 | 50 GB | 50 GB |
| Lizenzierung | keine Lizenz erforderlich | erfordert Lizenzen für Exchange Online Plan 1 oder 2 |
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