Office 365 steht für Zusammenarbeit. Die Grundlage der Arbeit in der Cloud bildet die Anforderung, Daten unabhängig von Zeit und Ort zu teilen. Daher stellt Microsoft in Office 365 Funktionen bereit wie öffentliche Ordner und geteiltes Postfach.
Auf den ersten Blick sehen sie gleich aus und unterscheiden sich voneinander lediglich durch ihren Namen. Denn sowohl ein geteiltes Postfach als auch öffentliche Ordner können jeden Typ von Outlook-Elementen tragen. Beide können zum Empfangen und Versenden von E-Mails genutzt werden. Beide können von mehreren Usern gleichzeitig geöffnet und bearbeitet werden und so weiter. Beim genaueren Hinsehen können jedoch einige Unterschiede ausgemacht werden.
Öffentliche Ordner kennt man aus älteren Versionen von MS Exchange. In Outlook erscheinen sie als eigene Struktur mit Ordnerhierarchie und Unterstützung für alle Elementtypen. Sie können Dateien, Dokumente etc. tragen. In Exchange 2013 und Office 365 wurden sie ein wenig überarbeitet und werden nun in der gleichen Datenbank gespeichert wie die Postfächer.
Öffentliche Ordner
Die optimale Verwendung für öffentliche Ordner sind Gruppenarbeit-Tool für Projekte oder Datenarchiv. Sie können zum Empfangen von E-Mails, als globale Terminübersicht oder als Projektverwaltungsstelle genutzt werden. Der größte Vorteil – einmal aktiviert, werden öffentliche Ordner automatisch in Outlook eines jeden Users angezeigt.
Geteiltes Postfach
Ein geteiltes Postfach ist ein Postfach ohne zugewiesenen User. Mit anderen Worten: Es ist ein Postfach, welches von mehreren Usern zum Versenden/Empfangen von Nachrichten genutzt wird. Man verwendet es am besten als gemeinsames Kontaktpostfach, z.B. als E-Mail-Kontakt für den Kundenservice oder als allgemeine Adresse vom Vertrieb. Daher ist es üblich, dass jede Abteilung eines Unternehmens ihr eigenes geteiltes Postfach pflegt, mit zugeordneten Usern oder Gruppen.
Die nachstehende Tabelle bildet die wichtigsten Unterschiede ab.
| geteiltes Postfach | öffentliche Ordner | |
|---|---|---|
| Vorgesehene User-Anz. | klein/medium | groß |
| Zugänglich für | zugewiesene User/Gruppen | alle in der Organisation |
| Zugriff via Outlook | erscheint automatisch, solange das Automapping aktiviert ist | nach Aktivierung erscheinen sie in allen Outlook-Clients |
| Zugriff via OWA | nein (jeder Benutzer muss ein freigegebenes Postfach manuell hinzufügen) | ja (nur E-Mail-Ordner gekennzeichnet in Outlook als Favorit) |
| Zugriff via Mobilgeräte | ja (so öffnen Sie freigegebene Postfächer auf Mobilgeräten) | nein (möglich nur mit einem Drittanbieter-Tool) |
| Speicherlimit in Office 365 | 50 GB | 50 GB |
| Lizenzierung | keine Lizenz erforderlich | erfordert Lizenzen für Exchange Online Plan 1 oder 2 |
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