Neue Funktion: automatische Änderung der E-Mail-Signaturen für Alias-Adressen

Sie können jetzt E-Mail-Signaturen und automatische Antworten für sekundäre E-Mail-Adressen (Aliase) in CodeTwo Email Signatures 365 erstellen. Mit dieser Funktion erhalten Ihre Benutzer automatisch andere Signaturen, wenn sie E-Mails von Alias-Adressen oder anderen Domänen senden, die mit Ihrem Microsoft 365-Tenant verknüpft sind. Diese Funktionalität wird in allen Signaturmodi unterstützt.

Wie funktioniert das?

CodeTwo kann jetzt E-Mail-Aliase erkennen und automatisch dedizierte E-Mail-Signaturen für Alias-E-Mail-Adressen einfügen (im Cloud-Modus) oder vorschlagen (im Outlook-Modus). Da die Lizenzen für CodeTwo Email Signatures 365 pro Benutzer verbraucht werden, werden durch die Verwendung von Signaturen in von Alias-Adressen gesendeten E-Mails keine zusätzlichen Lizenzen verbraucht.

Wenn Sie (serverseitige) Cloud-Signaturen verwenden und Regeln sowohl für primäre als auch für Alias-Adressen eingerichtet haben, prüft CodeTwo die im Von-Feld Ihrer E-Mail-App ausgewählte E-Mail-Adresse anhand der in der Signatures-App festgelegten Regeln und fügt die richtige Signatur ein. Das Gleiche gilt für Autoresponder-Regeln.

Bei (clientseitigen) Outlook-Signaturen, wenn ein Endbenutzer seine E-Mail-Adresse im Von-Feld in Outlook ändert, werden im Add-In-Bereich die für diese Adresse (z. B. Alias-Adresse) festgelegten Signaturen angezeigt. Der Benutzer muss dann unter der entsprechenden Signatur auf Diese Signatur verwenden (Use this signature) klicken, um sie in seine Nachricht einzufügen (siehe Abbildung unten).

Wichtig: aufgrund der Einschränkungen von Outlook wird das Senden von E-Mails von Aliasnamen derzeit in Outlook für Mac und mobilen Outlook-Apps nicht unterstützt.

Wie fängt man an, Signaturen für E-Mail-Aliase zu verwenden?

Um automatisch andere Signaturen für E-Mails zu erhalten, die von Alias-Adressen (sekundären E-Mail-Adressen) gesendet werden, müssen Sie eine dedizierte Signaturregel für diese E-Mail-Adressen konfigurieren und die Bedingung Email addresses verwenden. Lesen Sie weiter für Einzelheiten. Ausführliche Anweisungen finden Sie auch in unserem Handbuch.

Wie werden Regeln für Aliase eingerichtet?

Neue Regelbedingung: Email addresses

Sie können jetzt die Bedingung Email addresses beim Einrichten von Regeln in der Signatur-App von CodeTwo verwenden. Diese neue Bedingung ist verfügbar im:

• Schritt Senders bei (serverseitigen) Cloud- und (clientseitigen) Outlook-Signaturregeln,
• Schritt Reply from im Fall einer Autoresponder-Regel.

Mit der Bedingung Email addresses können Sie alternative E-Mail-Adressen (bekannt als Aliase) von Benutzern oder freigegebenen Postfächern in Ihrer Organisation angeben, für die die Regel gelten soll:

• Wenn Ihre Benutzer Aliase innerhalb derselben Domäne wie ihre primäre Adresse eingerichtet haben, können Sie einzelne Adressen durch Semikolon (;) getrennt eingeben.
• Wenn Aliase mit einer anderen Domäne (z. B. otherdomain.com) in Ihrer Organisation verknüpft sind, können Sie ein Sternchen (*) verwenden, um die Regel auf alle Aliasadressen innerhalb dieser bestimmten Domäne (z. B. *@otherdomain.com) anzuwenden.

Hier ist ein Beispiel, wie Sie diese Bedingung für beide Szenarien einrichten können:

Neue Platzhalter

Beim Entwerfen einer Vorlage für E-Mail-Signaturen oder automatische Antworten in CodeTwo Email Signatures 365 können Sie Platzhalter wie {First Name}, {Last Name}, {Title}, {Email} usw. verwenden. Diese Platzhalter werden beim Senden der Signatur oder der automatischen Antwort automatisch durch die Informationen des Absenders ersetzt, die aus Entra-ID (Azure AD) oder dem CodeTwo-Cache abgerufen werden.

Um Alias-Adressen in Signaturen und automatischen Antworten zu unterstützen, haben wir drei neue Platzhalter hinzugefügt:

• {From display name} – verwenden Sie diesen Platzhalter, wenn der im Von-Feld einer E-Mail-App sichtbare Anzeigename in Ihrer E-Mail-Signatur erscheinen soll.
• {From e-mail} – dieser Platzhalter wird durch die E-Mail-Adresse ersetzt, die im Von-Feld einer E-Mail-App ausgewählt ist (z. B. Ihre Alias-Adresse).
• {From e-mail} as link – funktioniert ähnlich wie {From e-mail}, zeigt die E-Mail-Adresse jedoch als Mailto-Link statt als einfachen Text an.

Hinweis: die Standardplatzhalter {Display name} und {Email} werden immer durch Informationen ersetzt, die mit der primären E-Mail-Adresse verknüpft sind, selbst wenn die E-Mail von einer Alias-Adresse gesendet wird.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Einrichten anderer Signaturen für E-Mails, die von Alias-Adressen gesendet werden, finden Sie in diesem Artikel.

Voraussetzungen

Wenn Sie (clientseitige) Outlook-Signaturen verwenden, stellen Sie sicher, dass die Unterstützung für Aliase in den Einstellungen des Web-Add-ins aktiviert ist. Erfahren Sie mehr