Eine neue Möglichkeit, den Umfang lizenzierter Benutzer in CodeTwo Email Signatures 365 zu verwalten

Wir haben eine flexiblere Möglichkeit eingeführt, Benutzer festzulegen, die vom CodeTwo-Dienst profitieren und E-Mail-Signaturen, Branding und automatische Antworten erhalten können. Durch das Definieren des Umfangs lizenzierter Benutzer erhalten Sie die volle Kontrolle über die Benutzer, die Lizenzen nutzen können und deren Daten (z. B. die in E-Mail-Signaturen verwendeten Entra-ID-Attribute) im CodeTwo-Cache gespeichert werden.

Standardmäßig sind alle Benutzer Ihres Microsoft 365-Tenants im Umfang lizenzierter Benutzer in CodeTwo Email Signatures 365 enthalten (der tatsächliche Lizenzverbrauch hängt jedoch von der Einrichtung Ihrer Signatur-/Autoresponder-Regeln ab). Sie können diesen Umfang auf eine bestimmte Gruppe von Benutzern beschränken:

• Neue CodeTwo-Benutzer: wenn Sie Ihren Tenant beim CodeTwo-Dienst registrieren, gehen Sie zu Scope & region, klicken Sie auf den in der Abbildung unten dargestellten Link und anschließend auf Change (erfahren Sie mehr über den Registrierungsprozess).

• Bestehende CodeTwo-Benutzer: melden Sie sich beim CodeTwo Admin Panel an, klicken Sie auf der Seite Tenants auf Ihren Tenant, um dessen Einstellungen anzuzeigen, und gehen Sie zu Scope & region. Klicken Sie anschließend auf Change.

In jedem Fall können Sie in dem sich öffnenden Bereich auswählen, ob Sie alle Benutzer in Ihrer Organisation in den Umfang lizenzierter Benutzer einbeziehen oder den Umfang nur auf Benutzer beschränken möchten, die einer bestimmten Gruppe angehören.

Wichtig: Jedes Mal, wenn Sie den Umfang ändern, kann die Synchronisierung mit CodeTwo einige Zeit dauern – bis zu mehreren Stunden, abhängig von der Größe Ihrer Organisation.

Abhängig von dem neuen Umfang, den Sie ausgewählt haben, und dem Signaturmodus, den Sie verwenden, müssen Sie möglicherweise andere Einstellungen in CodeTwo Email Signatures 365 überprüfen (z. B. Regeleinstellungen, Exchange Online-Konnektoren usw.), um sicherzustellen, dass Ihre Signaturen und automatischen Antworten ununterbrochen funktionieren. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Schritte als nächstes zu unternehmen sind.

Wer kann davon profitieren?

Die Beschränkung des Umfangs lizenzierter Benutzer kann sehr nützlich sein, wenn Sie CodeTwo in einer großen Organisation testen und schnell mit einer kleineren Gruppe von Benutzern anfangen möchten. Weniger Benutzer bedeuten, dass die anfängliche Synchronisierung von Benutzerdaten (Entra-ID-Attributen) viel schneller erfolgt.

Die Verwaltung des Umfangs lizenzierter Benutzer kann Ihnen auch in Situationen helfen, in denen CodeTwo-Lizenzen falschen Benutzern zugewiesen wurden (z. B. aufgrund einer unkorrekten Konfiguration Ihrer Regeln) oder wenn Sie bestimmte Benutzer nicht mit dem CodeTwo-Dienst synchronisieren möchten.