Wiederherstellen von gelöschten E-Mails in Office 365

Obwohl Postfachdaten in Office 365 relativ sicher sind, bedeutet dies nicht, dass sie vor dem Löschen geschützt sind. Benutzer können ihre E-Mails entweder zufällig oder absichtlich aus den Ordnern Inbox, Deleted Items oder sogar Recoverable Items entfernen. Darüber hinaus kann es auch manche Aufbewahrungsrichtlinien geben, die nur zum Löschen bestimmter E-Mails aus den Postfächern dienen. Office 365 bietet Ihnen natürlich einen Plan B, nur für den Fall, dass Sie gelöschte E-Mails wiederherstellen müssten. Dieser Plan funktioniert jedoch nur, wenn der zeitliche Abstand zwischen Löschen und Wiederherstellen nicht zu groß ist.

Welche Möglichkeiten haben Sie also, wenn ein Benutzer zu Ihnen kommt, um Hilfe bei der Wiederherstellung gelöschter E-Mails in Office 365 anzufordern?

Native Optionen zum Wiederherstellen gelöschter Elemente in Office 365

In Office 365 gibt es zwei Möglichkeiten, eine gelöschte E-Mail wiederherzustellen. Die erste betrifft Benutzer, die gelöschte E-Mails mit Hilfe integrierter Wiederherstellungsoptionen selbst retten können. Die zweite erfordert die Hilfe von einem Administrator, der mit eDiscovery nach einer gelöschten E-Mail suchen kann. Im Folgenden finden Sie Anweisungen, wie man in beiden Fällen vorgeht.

Wiederherstellen von gelöschten E-Mails in Office 365 – Benutzeranweisung
Wiederherstellen von gelöschten E-Mails in Office 365 – Administratoranweisung

Wiederherstellen von gelöschten E-Mails in Office 365 – Benutzeranweisung

In vielen Fällen können Benutzer eine gelöschte E-Mail in ihrem Office 365-Konto selbst wiederherstellen. Sobald ein Benutzer festgestellt hat, dass er versehentlich eine E-Mail gelöscht hat, kann er sie direkt aus dem Ordner Deleted Items wiederherstellen. Wurde die E-Mail dauerhaft gelöscht (mit einer Umschalt + Entf-Tastenkombination) oder von einem Benutzer bzw. einer Aufbewahrungsrichtlinie aus dem Ordner Deleted Items entfernt, muss sie aus dem Ordner Recoverable Items wiederhergestellt werden. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um gelöschte Objekte aus den Ordnern Deleted Items oder Recoverable Items wiederherzustellen:

Methode 1: Wiederherstellen von E-Mails aus dem Ordner Deleted Items:

Rufen Sie in Ihrem Office 365-Konto die Mail-App auf.
Wechseln Sie im linken Ordnerbereich zum Ordner Deleted Items, und klicken Sie darauf.

Im Ordner Deleted Items suchen Sie die wiederherzustellende Nachricht und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf. Im Ergebnisfenster gehen Sie auf Move und dann Inbox (oder Move to a different folder… wenn Sie sie an einen anderen Ort verschieben möchten).
Jetzt sollte die gelöschte E-Mail wieder in Ihren Posteingang verschoben werden.

Was passiert aber, wenn die gelöschte E-Mail nicht mehr im Ordner Deleted Items vorhanden ist? In diesem Fall suchen Sie im Ordner Recoverable Items danach.

Methode 2: Wiederherstellen von Elementen aus dem Ordner Recoverable Items:

Rufen Sie in Ihrem Office 365-Konto die Mail-App auf.
Wechseln Sie nun im linken Ordnerbereich zum Ordner Deleted Items, klicken Sie ihn mit der rechten Maustaste an, und wählen Sie die Option Recover deleted items aus. oder, wenn Sie sich bereits im Ordner Deleted Items befinden, klicken Sie auf den Link Recover deleted items oben auf der Liste der gelöschten E-Mails.
Im Ergebnisfenster suchen Sie nach die wiederherzustellende E-Mail, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Recover.
Wenn Sie mehrere E-Mails gleichzeitig wiederherstellen müssen, können Sie sie mit dem Klick auf dem Kontrollkästchen neben jeder E-Mail auswählen (Sie müssen mit dem Mauszeiger über eine E-Mail fahren, um das Kontrollkästchen zu aktivieren). Nach der Auswahl der E-Mails klicken Sie auf die Schaltfläche Recover oben im Fenster.
Alle ausgewählten E-Mails sollten im Ordner Inbox angezeigt werden.

Es kommt auch manchmal vor, dass ein Benutzer in seinem Office 365-Postfach keine gelöschte E-Mail finden kann. Ist das der Fall, werden Sie wahrscheinlich aufgefordert, fehlende E-Mails wiederherzustellen.

Wiederherstellen von gelöschten E-Mails in Office 365 – Administratoranweisung

Wenn ein Benutzer nicht in der Lage war, gelöschte E-Mails aus seinem Office 365-Postfach wiederherzustellen, können Sie dies direkt in Exchange Online mit der Option In-Place eDiscovery & Hold durchführen (Sie müssen globaler Administrator in Office 365 sein, um fortzufahren). Befolgen Sie die folgenden Schritte, um gelöschte E-Mails wiederherzustellen:

Wichtig: Wiederherstellung von E-Mails ist nur möglich, wenn sie nicht aus dem Postfach des Benutzers gelöscht wurden. Mit anderen Worten, Sie können die gelöschten E-Mails wiederherstellen, wenn sie im Ordner Recoverable Items noch verfügbar sind. Ist das nicht der Fall, sind die Elemente nicht wiederherstellbar.

Bevor Sie mit dem Verfahren anfangen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie über ausreichende Rechte zum Ausführen der eDiscovery-Suche verfügen. Um dies zu prüfen:
a. Melden Sie sich bei Ihrem Office 365-Konto an und rufen Sie die App-Ansicht auf. Klicken Sie auf die Admin-App.
b. Erweitern Sie auf der linken Seite das Admin center und klicken Sie auf Exchange, um das Exchange admin center zu öffnen.
c. Wechseln Sie dann zu Permissions> Admin roles. Wählen Sie in der Liste der Rollen Discovery Management aus, und klicken Sie auf das Stiftsymbol, um diese Rolle zu bearbeiten.
d. Wechseln Sie im Ergebnisfenster zum Abschnitt Members und klicken Sie auf das Plus-Symbol, um ein Mitglied hinzuzufügen. Suchen Sie nach sich selbst, klicken Sie auf Add und bestätigen Sie mit OK. Jetzt klicken Sie auf Save.
e. Melden Sie sich jetzt ab und wieder an. Nach dem erneuten Anmelden bei Office 365, werden die Änderungen wirksam.
Mit dem Ihnen zugewiesenen Berechtigungen gehen Sie zum Abschnitt Compliance management und dann zu In-Place eDiscovery & Hold. Klicken Sie auf das Plus-Symbol, um eine neue Suche zu erstellen.
Geben Sie einen Namen für Ihre Suche und optional eine Beschreibung ein. Klicken Sie Next.
Jetzt können Sie ein Postfach auswählen, das Sie durchsuchen möchten. Wählen Sie dazu die Option Specify mailboxes to search und klicken Sie dann auf das Plus-Symbol, um ein Postfach hinzuzufügen. Danach klicken Sie auf Next.
Der nächste Schritt besteht darin, Kriterien für die Suchanfrage anzugeben. Klicken Sie dazu auf die Option Filter based on criteria, und passen Sie die Suchoptionen an Ihre Anforderungen an. Hinweis: Wenn Sie in einer Suchanfrage mehr als nur ein Keyword angeben müssen, denken Sie daran, sie durch OR oder AND zu trennen, nicht durch Kommas!
Klicken Sie im selben Fenster auf die Schaltfläche Select message types…, um die Suche auf E-Mails zu beschränken. Ein neues Fenster wird geöffnet. Klicken Sie auf Select the message types to search und aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Email. Bestätigen Sie mit OK.
Nachdem Sie die Suchanfrage an Ihre Bedürfnisse angepasst haben, klicken Sie auf Next.

Klicken Sie auf der Seite In-Place Hold settings auf Finish, ohne das Kontrollkästchen zu aktivieren, da wir den Inhalt nicht aufschieben möchten.
Jetzt werden Ihre Einstellungen gespeichert. Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, klicken Sie auf Close.
Kehren Sie zum Tab In-Place-eDiscovery & Hold zurück, wählen Sie die neu erstellte Suche und klicken Sie auf das Symbol Export to a PST file.
Wenn ein Installationsfenster angezeigt wird, klicken Sie auf Run, um das eDiscovery Export Tool zu installieren.
Wählen Sie im Fenster eDiscovery PST-Export-Tool mithilfe der Schaltfläche Browse einen Speicherort für Ihre PST-Datei aus. Lassen Sie die Optionen Enable deduplication und Include unsearchable items deaktiviert.
Nachdem Sie den Speicherort für die PST-Datei ausgewählt haben, klicken Sie auf Start, um die Datei auf Ihren Computer herunterzuladen. Wenn Sie aufgefordert werden, Ihre Discovery-Exportanmeldeinformationen einzugeben, geben Sie sie ein und klicken Sie auf OK. Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, wechseln Sie zu dem Speicherort, wo sich die Datei befindet.
Jetzt können Sie die wiederhergestellte E-Mails aus der PST-Datei im Postfach des Benutzers öffnen. Um diesen Schritt abzuschließen, können Sie entweder dem Benutzer den Vorgang erklären oder die Datei selbst importieren. Um fortfahren zu können, benötigen Sie eine Desktop-Version von Outlook, da Outlook im Web und Outlook Web App keine PST-Dateien unterstützen. Öffnen Sie Ihr Outlook und gehen Sie zum Tab File. Klicken Sie dann auf Open & Export>Open Outlook Data File.
Suchen Sie im Ergebnisfenster nach der PST-Datei, die wiederhergestellte E-Mails enthält. Wählen Sie sie aus und bestätigen Sie mit OK.
Jetzt sollten Sie einen neuen Ordnerbaum in Ihrem Outlook sehen. Erweitern Sie diese neue PST-Datei mit dem Pfeil und klicken Sie auf den Ordner, von dem Sie E-Mails wiederherstellen möchten. In meinem Beispiel ist das die Inbox.
Um die ausgewählte E-Mail wiederherzustellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und dann auf Move>Other folder…
Wählen Sie den Ordner und klicken Sie auf OK.
Die gelöschte E-Mail sollte wieder in Ihrem persönlichen Outlook-Ordner angezeigt werden.

Einschränkungen/Schwächen von nativen Lösungen

Native Optionen sind zwar hilfreich, jedoch weisen einige Einschränkungen auf, die Sie beim Verwalten gelöschter Daten möglicherweise als unpraktisch empfinden. Werfen Sie einen Blick auf die folgende Liste, um mehr zu erfahren:

Wenn ein Ordner aus Deleted Items gelöscht wurde, können Sie nur einzelne Elemente wiederherstellen, die im Ordner enthalten sind, und nicht den Ordner selbst. Das bedeutet, dass E-Mails im Posteingang und nicht im ursprünglichen Ordner wiederhergestellt werden.
Dauerhaft gelöschte E-Mails können innerhalb von 14 Tagen (standardmäßig) oder 30 Tagen (Option für Exchange Online-Postfächer – Sie müssen daran denken, die 30-tägige Aufbewahrungsfrist zuerst einzustellen) aus dem Ordner Recoverable Items wiederhergestellt werden. Nach dieser Zeit sind die E-Mails nicht mehr wiederherstellbar.
E-Mails, die aus dem Ordner Recoverable Items gelöscht wurden, können nicht wiederhergestellt werden.
Um die Aufbewahrungsfrist auf mehr als 30 Tage zu verlängern, müssen Sie ein Postfach auf das In-Place Hold oder das Litigation Hold setzen.
das In-Place Hold ist eine Premium-Funktion, für die eine Exchange Online Plan 2 oder Exchange Online-Archivierungslizenz erforderlich ist.
Gelöschte E-Mails, die von eDiscovery gefunden wurden, werden nicht direkt an dem ursprünglichen Speicherort wiederhergestellt. Sie müssen sie zuerst in eine PST-Datei exportieren und dann in das Postfach des Benutzers importieren (oder einen Benutzer bitten, dies selbst zu tun).
Wiederhergestellte E-Mails, die über eine PST-Datei importiert wurden, werden nicht direkt in ihre ursprünglichen Ordner importiert, sondern müssen manuell in die entsprechenden Ordner verschoben werden.
Um gelöschte E-Mails mithilfe einer PST-Datei wiederherzustellen, müssen Sie eine Desktopversion von Outlook verwenden (Outlook im Web öffnet keine PST-Dateien).
Der Vorgang kann als zeitaufwendig angesehen werden.

E-Mail-Wiederherstellung mit einem Drittanbieter-Tool – CodeTwo Backup for Office 365

Wenn die nativen Lösungen nicht genau Ihren Anforderungen entsprechen, müssen Sie ein Tool von Drittanbietern wie CodeTwo Backup for Office 365 verwenden. Die Anwendung überwindet native Einschränkungen und dient zur Vereinfachung und Beschleunigung des E-Mail-Wiederherstellungsprozesses.

Im Folgenden habe ich einige der Vorteile von CodeTwo Backup for Office 365 aufgeführt, die bei der Überwindung von nativen Einschränkungen hilfreich sind:

Offline-Zugriff auf gelöschte Elemente.
Selbst wenn eine E-Mail dauerhaft aus einem Postfach gelöscht wurde, kann sie dennoch aus der Offline-Backup-Kopie wiederhergestellt werden.
Wenn ein Benutzer einen gesamten Ordner gelöscht hat, können Sie ihn mit allen darin enthaltenen E-Mails wiederherstellen.
Gelöschte E-Mails können von der Programmkonsole direkt in die Benutzerpostfächer zurückgestellt werden. Es ist nicht erforderlich, Suchergebnisse in eine PST-Datei zu exportieren und sie dann über Outlook in ein Postfach zu importieren.
Vor der Wiederherstellung können Sie eine Vorschau der E-Mail-Inhalte anzeigen.

Wiederherstellen von E-Mails mit CodeTwo Backup for Office 365

Um gelöschte E-Mails mithilfe von CodeTwo Backup wiederherzustellen, müssen Sie zunächst sicherstellen, dass Sie eine Backup-Kopie Ihrer E-Mails erstellt haben. Gesicherte E-Mails werden auf Ihrem lokalen Laufwerk gespeichert, sodass Sie jederzeit darauf zugreifen können, auch wenn Sie offline sind. Jedes Mal, wenn ein Benutzer versehentlich oder absichtlich eine E-Mail löscht, können Sie die Backup-Kopien durchsuchen und fehlende E-Mails sofort wiederherstellen.

Also wie stellt man die gelöschten E-Mails in Office 365 mit CodeTwo Backup wieder her? Erfahren Sie mehr in den folgenden Anweisungen.

Hinweis: Ich habe bereits Backup-Kopien meiner E-Mails mit CodeTwo Backup erstellt. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie das getan wird.

Um einen Restore-Job zu starten, öffnen Sie die CodeTwo Backup-Konsole und klicken Sie auf die Registerkarte Backups.
Wählen Sie auf der Registerkarte Backups einen Speicher aus, der die zu durchsuchende Postfach enthält.
Sobald Sie den Speicher ausgewählt haben, sollten Sie eine Liste der in diesem Speicher verfügbaren Postfächer sehen. Sie werden auf der linken Seite der Konsole angezeigt.
Suchen Sie das Postfach, das Sie durchsuchen möchten, und klicken Sie auf das Pluszeichen, um den Ordnerbaum zu erweitern. Wählen Sie dann Inbox, um die Liste der E-Mails anzuzeigen. Hinweis: Wenn Sie im mittleren Bereich auf eine bestimmte E-Mail klicken, wird deren Vorschau im rechten Fensterbereich angezeigt.
Um die E-Mails zu durchsuchen, können Sie auch eine integrierte Suchmaschine verwenden. Es stehen Ihnen verschiedene Kriterien zur Auswahl.
Wenn Sie die wiederherzustellende E-Mails gefunden haben, können Sie sie im rechten Bereich in der Vorschau anzeigen. Außerdem können Sie den Zeitpunkt überprüfen, an dem die E-Mail erstellt, geändert oder gelöscht wurde. Wenn ein Benutzer eine E-Mail entfernt hat, wird seine entfernte Version in der Versionsliste als Deleted on angezeigt. Hinweis: Die Deleted on-Version zeigt nur an, dass eine E-Mail entfernt wurde. Um die gelöschte E-Mail wiederherzustellen, wählen Sie die Created on– oder Modified on-Version aus.
Um die ausgewählte E-Mail wiederherzustellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Restore selected items. Hinweis: Sie können mehrere E-Mails auswählen, die gleichzeitig wiederhergestellt werden sollen, indem Sie beim Auswählen bestimmter E-Mails die Strg oder Umschalttaste auf Ihrer Tastatur drücken.
Jetzt wird der Assistent Create restore items job geöffnet. Geben Sie im ersten Schritt einen Namen für den Restore-Job an. Dann klicken Sie Next.
Im Bereich Source data können Sie Details zu ausgewählten E-Mails nochmals prüfen.
Jetzt bestimmen Sie den Zielspeicherort für E-Mails, die Sie wiederherstellen möchten. Verwenden Sie die Schaltfläche Manage, um eine Serververbindung auszuwählen. Entscheiden Sie dann, ob die E-Mails am ursprünglichen Speicherort oder an einem alternativen Speicherort wiederhergestellt werden sollen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Next.
Passen Sie jetzt die Wiederherstellungsoptionen an Ihre Bedürfnisse an. Dann Next anklicken.
Im Abschnitt Job summary können Sie die Details des bereits erstellten Restore-Jobs überprüfen. Wenn alles in Ordnung ist, klicken Sie auf Finish.
Der Job wird nicht automatisch gestartet, daher werden Sie gefragt, ob Sie den Job jetzt starten möchten. Wählen Sie Yes, um den Restore-Prozess anzufangen (oder No, wenn Sie diesen Job später starten möchten – Sie können dies über die Registerkarte Jobs tun).
Um den Fortschritt des Restore-Jobs zu überwachen, wechseln Sie zur Registerkarte Jobs, finden Sie Ihren Restore-Job und klicken Sie darauf. Alle Details zu diesem Prozess werden im unteren Bereich angezeigt.
Sobald der Job beendet ist, greifen Sie auf das Postfach zu, um die wiederhergestellten E-Mails anzuzeigen.

Und das ist es! Der Prozess ist sehr einfach und benötigt nicht viel Zeit. Somit können Sie sich die ganze PST-Spielerei ersparen, und was noch ansprechender ist, es besteht keine Notwendigkeit, die Endbenutzer in den Prozess einzubeziehen. Der gesamte Wiederherstellungsprozess kann mit nur wenigen Klicks von einem Ort aus durchgeführt werden.

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