Backup der Postfächer in verschiedenen Plänen von Office 365

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für den Wechsel in die Cloud. Dabei stellt man sich häufig die Frage „Ist das 100% sicher? Brauche ich ein Backup von allen strategischen Daten?“.

Der nachfolgende Text beschäftigt sich mit den Backup- und Datenaufbewahrungsoptionen, verfügbar in verschiedenen Plänen von MS Office 365.

Zuallererst – Office 365 bietet keine Backup-Option, zumindest nicht in Form, die die Administratoren von einer On-Premises-Umgebung kennen. Microsoft behauptet, seit alle Daten in dessen supersicheren Rechenzentren gespeichert werden, ist eine solche Funktionalität nicht nötig.

Doch ist Microsoft keine Wohltätigkeitsorganisation und lässt sich für den Speicherplatz auf seinen Servern bezahlen. Der Preis variiert je nach Office-Plan. Zusätzlich hat jeder Plan sein eigenes Speicherlimit, seine Datenaufbewahrungsspanne etc. .

Wie speichert Office/Exchange 365 meine Daten? Was passiert, wenn der Speicher voll ist?

Die Postfächer in allen Plänen können maximal 25 GB schwer werden. Auf den ersten Blick ist das viel. Nur, selbst die kleinste Nachricht kann etwas beinhalten, das das Postfach so richtig anschwellen lässt, nämlich Anhänge. 25 GB sind eine Menge, wenn es sich um bloßen Text handelt. Ganz anders PDFs oder BMPs – sie bringen ordentlich was auf die Wage.

Also, wenn die Größe des Postfaches 24,5 GB erreicht, bekommt der Anwender eine Benachrichtigung. An diesem Punkt sollte man sich schon Gedanken machen, und das Postfach möglichst schnell aufräumen.

Wird die Meldung ignoriert, sind es exakt 250 MB bis eine neue Benachrichtigung darüber informiert, dass das Senden von E-Mails nicht mehr möglich ist.

Bei 25 GB ist Sense. E-Mails können weder gesendet noch empfangen werden.

Der 365-Server hilft, das Postfach schlank zu halten, indem er den Ordner Gesendete Elemente (welcher in den o.g. 25 GB inkludiert ist) automatisch bereinigt (Aufbewahrungsrichtlinie). Der Dienst löscht betreffende Elemente aus dem Postfach nach Ablauf einer bestimmten Frist. Mit anderen Worten, die Aufbewahrungsrichtlinie prüft das „Alter“ eines jeden Elements und löscht es oder nicht, je nach dem Limit. Sie kann so eingestellt werden, dass ein Element im Ordner Gelöschte Elemente nach 30 Tagen in einen anderen Ordner namens Wiederherstellbare Elemente (Papierkorb) verschoben wird, wo er für die nächsten 14 Tage bleibt. Danach wird das Element endgültig gelöscht.

Ich will nichts löschen, ich will archivieren!

Die Archivierung der Elemente kann das Postfach von dem überflüssigen Gewicht befreien. Die Funktion ist auch unter Office 365 verfügbar. Die nachstehende Tabelle zeigt wie sie für bestimmte Pläne aussieht.

*Office 365 K (Kiosk) Pläne sind jetzt Office 365 F (Firstline Worker) Pläne

Erläuterung der Begriffe:

• Litigation Hold – auch Legal Hold genannt. Im Fall, dass Ihre Firma ein juristische Anliegen hat, welches der Aufbewahrung des Inhalts von einem bestimmten Postfach bedarf, kann dieses in den Litigation Hold abgelegt werden. Wenn aktiv, speichert die Funktion alle Elemente einschl. der gelöschten Elemente und des Papierkorbs. Im Papierkorb befinden sich ebenfalls alle geänderten Elemente aus dem primären Postfach.

Den größten Speicher und die längste Aufbewahrungsfrist bekommen Sie in den zwei teuersten Plänen.
Z.B., ein Postfach im Plan E1 hat ein Speicherlimit von 25 GB. Die Archivierung führt dazu, dass Nachrichten lediglich von einem Haufen auf einen anderen gelegt werden, da die 25 GB zwischen das primäre Postfach und das Archiv aufgeteilt werden.
Nur die Pläne E3 und E4 bieten ein echtes Archiv. Es fungiert getrennt von dem Speicher des primären Postfaches: 100 GB, die von dem MS-Team erweitert werden können. Nur, der Plan F3 schlägt derzeit mit 9500,00 Euro/mtl. für 500 Anwender zu Buche, während es im Plan E1 nur 3250,00 Euro/mtl. sind.

Alternativen

Eine Idee wäre eine Verlängerung der Aufbewahrung. Leider keine Option, denn die Aufbewahrungsrichtlinie für den Wiederherstellbaren Ordner (Papierkorb) lässt max. 30 Tage zu. Hinzu kommt noch die Speicherobergrenze von 30 GB.

Die Funktion Litigation Hold ist lediglich in den Plänen E3 und E4 verfügbar.

Man könnte auch zusätzliche Postfächer anlegen, um Daten zu speichern. Nur, da steigen wieder die Lizenzkosten. Ähnliches gilt für Postfächer von ehem. Angestellten – man bezahlt weiterhin für die Lizenz. Überträgt man die Lizenz auf eine andere Person, hat man 30 Tage Zeit, um das alte Postfach irgendwo zu speichern. Nach Ablauf dieser Frist ist das Postfach und alle darin befindlichen E-Mails weg.

Es gibt eine Instanz, die ein Office 365-Postfach in eine PST-Datei speichern kann – Outlook. Man kann jedoch nur ein Postfach auf einmal speichern und kann dabei nicht auf OWA zurückgreifen. Power Shell ist auch keine Hilfe. Im Fall, wenn z.B. 50 Postfächer gespeichert werden, sollte man sich besser auf ein paar Überstunden gefasst machen.

Microsoft behauptet zwar, dass mit Office 365 und dem Beginn des Cloud-Computing die alten DLT-Bänder endgültig ausgedient haben. Ob man da tatsächlich nachts besser schlafen kann?

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