Neue Funktion: Online-Meetings in CodeTwo Email Signatures for Office 365 erstellen und planen

CodeTwo Email Signatures for Office 365 gibt Ihnen jetzt eine einfache Möglichkeit, Besprechungen direkt über Ihre E-Mail-Signatur zu planen. Mit der neuen Funktion für Besprechungslinks fügen Sie einen Link zu einer geplanten Besprechung in Microsoft Teams oder zu einem Planungstool (wie Calendly oder Cogsworth) ein. Sie können dies für alle Signaturen oder nur ausgewählte Benutzer in Ihrer Microsoft 365-Organisation tun. Warum Besprechungslinks in E-Mail-Signaturen nutzen? Wie integrieren Sie die populärsten Planungstools in CodeTwo Email Signatures for Office 365? Diese Fragen beantworte ich in diesem Beitrag.

Warum Besprechungslinks in E-Mail-Signaturen nutzen?

Jede E-Mail, die Sie an Ihre Kunden oder Leads schicken, kann einen personalisierten Besprechungslink enthalten. So ein Link ermutigt Ihre Empfänger dazu, eine Demo zu buchen oder eine Sitzung mit Ihrem Support zu planen. Die Empfänger müssen einfach auf den Link klicken und einen der verfügbaren Termine auswählen. Dies spart Ihnen viel Zeit: Sie brauchen nicht mehr jede Menge E-Mails auszutauschen, um den optimalen Besprechungstermin auszumachen.

Besprechungslink in Signaturvorlage einfügen

Die Besprechungslinks-Funktion ist im webbasierten Editor für Signaturvorlagen verfügbar. Sie erreichen ihn wie folgt: sich bei der Signaturverwaltungs-App einloggen, eine Signaturregel auswählen (oder erstellen), auf die Registerkarte Design gehen und auf Edit signature klicken.

Um den Besprechungslink einzufügen, platzieren Sie den Cursor dort, wo der Link erscheinen soll. Danach klicken Sie auf den Button Meeting link auf der Registerkarte Main des Ribbons. Im eingeblendeten Fenster Insert meeting link fügen Sie den gewünschten Besprechungslink oder verlinken das Planungstool. Wählen Sie dazu das Tool aus dem Dropdown-Menü im Bereich Type. Danach personalisieren Sie die URL, indem Sie user_id_here durch die ID oder den Name Ihrer Organisation aus dem Planungstool ersetzen (es gibt auch die optionale Phrase meeting_type_here, mit der Sie den Besprechungstyp bestimmen, z. B. Telefongespräch). Sie können auch einen Platzhalter nutzen, der die ID oder den Namen des Absenders einfügt. Auf diese Weise erstellen Sie persönliche Besprechungslinks, die sich automatisch je nach E-Mail-Absender ändern.

Wenn Ihr Planungstool nicht im Fenster Insert meeting link aufgeführt ist, wählen Sie Custom link und geben Sie die URL ein. Sie können auch die Bezeichnung und / oder das Bild der URL bestimmen. Mehr darüber erfahren Sie im Benutzerhandbuch.

Im Moment unterstützt die Besprechungslink-Funktion die folgenden Planungssoftware:

• Calendly (mehr darüber im nächsten Absatz)
• Microsoft Teams (mehr darüber im Benutzerhandbuch)

Künftig werden weitere Integrationen mit anderen Planungstools in CodeTwo Email Signatures für Office 365 möglich.

Meetings über E-Mail mit Calendly planen

Calendly ist ein Produktivitätstool, mit dem die Planung von Meetings zum Kinderspiel wird. Durch die Integration des Tools in CodeTwo Email Signatures for Office 365 fügen Sie ganz schnell allen oder ausgewählten Mitgliedern Ihres Teams persönliche Besprechungslinks hinzu. Eine der weiteren Optionen ist das Hinzufügen eines Round Robin-Besprechungslinks. Mit so einem Link greifen Ihre Empfänger auf den Kalender Ihres Teams zu, wo sie aus allen verfügbaren Termine aller Teammitglieder auswählen können.

Jedes Teammitglied, das Sie zu Calendly hinzufügen, verfügt über eine eigene Besprechungsseite, die mit dem Microsoft 365-Kalender synchronisierbar ist. Sie können bestimmte Besprechungstypen mit vordefinierten Titel und Länge definieren. Dank dessen sehen Ihre Empfänger, wie lange ein bestimmter Besprechungstyp dauern wird.

Hier ein Beispiel eines persönlichen Besprechungslink:

https://calendly.com/doe_john/phone

Mehr über die Integration mit Calendly erfahren

E-Mail-Signaturen zentral verwalten

Die Besprechungslinks-Funktion ist nur eine der vielen Funktionen in unserer E-Mail-Signatursoftware, mit denen Sie Ihre geschäftlichen E-Mails verbessern. CodeTwo Email Signatures for Office 365 ist der #1 Signaturmanager der Welt, mit der Sie unternehmensweite Signaturen und Haftungsausschlüsse für alle Benutzer in Ihrer Microsoft 365-Organisation mit wenigen Klicks erstellen. Kling interessant? Starten Sie schon heute Ihre kostenlose 14-tägige Testversion: Erstellen Sie Ihre E-Mail-Signaturen von jedem Gerät und jeder Plattform (darunter Windows, Mac, Handys und Tablets).