CodeTwo Email Signatures for Office 365

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    • Signaturen sichtbar beim Verfassen einer E-Mail
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Zentral verwaltete E-Mail-Signaturen

Mit CodeTwo Email Signatures for Office 365 können Administratoren E-Mail-Signaturen und Disclaimer aller Benutzer in ihrer Office 365-Organisation zentral erstellen, bearbeiten und verwalten. Das folgende Video zeigt, wie schwierig diese Aufgabe sein kann, wenn sie nicht zentralisiert, sondern von den Benutzern selbst ausgeführt wird.

Deploying email signatures - video

Die Anwendung verfügt über drei Arbeitsweisen (Signatur-Modi):

  • Serverseitiger Modus (server-side mode)

    Funktioniert mit allen E-Mail-Clients und Mobilgeräten. Signaturen und Haftungsausschlüsse werden zu Office 365-E-Mails hinzugefügt, nachdem Sie gesendet werden (Sie können jedoch eine Vorschau der Signatur anzeigen, während Sie eine E-Mail in Outlook, OWA und Outlook für Mac schreiben, nachdem Sie ein dediziertes Web-Add-In installiert haben). Um Signaturen zu erhalten, müssen Office 365-Konnektoren so konfiguriert werden, dass alle ausgehenden Nachrichten über den CodeTwo Email Azure Service weitergeleitet werden (dies kann vom Programm automatisch durchgeführt werden). Es ist keine Einrichtung auf Benutzerseite erforderlich. Administratoren haben die vollständige Kontrolle über E-Mail-Signaturen in ihren Unternehmen.

  • Clientseitiger Modus (client-side mode)

    Funktioniert nur mit Outlook-Desktop-Apps. E-Mails werden mit Signaturen versehen, wenn Benutzer ihre Nachrichten verfassen. E-Mails werden nicht über den CodeTwo Service weitergeleitet, was bedeutet, dass die Konfiguration von Office 365-Konnektoren nicht erforderlich ist. Clientseitige Signaturen können automatisch in neue E-Mails sowie in Antworten und Weiterleitungen eingefügt werden. Outlook-Benutzer können auch eine bevorzugte Signaturvorlage aus dem systemeigenen Signatur-Menü in Outlook auswählen. Um auf CodeTwo-Signaturen zugreifen zu können, müssen sie das CodeTwo Signatures Add-in for Outlook installieren und sich dabei abmelden.

  • Combo-Modus (combo mode)

    Funktioniert mit allen E-Mail-Clients und Mobilgeräten. Dieser Modus ist eine Kombination aus der beiden obigen. Die eigentliche Weise, auf die E-Mail-Signaturen hinzugefügt werden, hängt vom verwendeten E-Mail-Client ab. In Outlook-Desktop-Apps werden Signaturen beim Nachrichtenverfassen hinzugefügt. Bei anderen E-Mail-Clients erfolgt das nachdem die Nachricht geschickt wird. Die Konfiguration von Office 365-Konnektoren sowie die Installation von CodeTwo Signatur Add-in for Outlook sind erforderlich.

Zentral verwaltete Signaturen

CodeTwo Email Signatures for Office 365 ist ein E-Mail-Signaturverwaltungssystem, das erweiterte Personalisierungsmöglichkeiten bietet. Office 365-Administratoren und Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen können über die Manage Signatures App einheitliche Signaturvorlagen für Benutzer und Gruppen einrichten, ohne sie in den Prozess einzubeziehen. Mit der App erstellen Sie Signaturvorlagen und Regeln, die es festlegen, wann diese Vorlagen zu E-Mails hinzugefügt werden sollen, welche Benutzer Zugriff auf eine bestimmte Signaturvorlage in Outlook haben sollen, und vieles mehr. Das Programm ermöglicht die Erstellung von Signatur-Regeln basierend auf mehreren Bedingungen und Ausnahmen und deren Anwendung auf ausgewählte Absender und Empfänger. Wenn Sie eine ähnliche Regel wie eine bereits vorhandene Regel erstellen wollen, können Sie sie klonen und hier und da ein paar kleine Anpassungen vornehmen. Ihre E-Mail-Signaturvorlagen können dynamische Felder erhalten, die automatisch durch die Azure-AD-Attribute eines Benutzers beim Senden der E-Mail ersetzt werden.

Weitere wichtige Funktionen sind:

  • Unterstützung für alle E-Mail-Clients und Mobil-Geräte
  • volle Kontrolle über das Layout der Signatur (einschließlich der Möglichkeit Seitenbanner hinzuzufügen, usw.)
  • Delegation von E-Mail-Signatur- und Banner-Verwaltung an das Marketing-Team
  • integrierter Signature Template Editor mit Signaturvorlagen
  • Option zum Hinzufügen von Office 365-Benutzerfotos zu E-Mail-Signaturen
  • Platzhalter mit Absender- und Organisationseigenschaften
  • schnelle und einfache Bereitstellung
  • sofortige, organisationsweite Updates von E-Mail-Signaturen

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