CodeTwo Email Signatures for Office 365

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Zentral verwaltete E-Mail-Signaturen

Mit CodeTwo Email Signatures for Office 365 können Administratoren E-Mail-Signaturen und Disclaimer aller Benutzer in ihrer Office 365-Organisation zentral erstellen, bearbeiten und verwalten. Das folgende Video zeigt, wie schwierig diese Aufgabe sein kann, wenn sie nicht zentral, sondern manuell von den Benutzern ausgeführt wird.

Deploying email signatures - video

Die Anwendung arbeitet in drei Signatur-Modi, die Ihnen zur Auswahl stehen:

  • Serverseitiger Modus (server-side mode)

    Funktioniert mit allen E-Mail-Clients und Mobilgeräten. Signaturen und Haftungsausschlüsse werden zu Office 365-E-Mails nach deren Versand hinzugefügt. Sie können jedoch eine Vorschau der Signatur anzeigen, während Sie eine E-Mail in Outlook, OWA und Outlook für Mac schreiben. Dazu brauchen Sie ein dediziertes Web-Add-In. Um Signaturen zu erhalten, ist auch die Konfiguration der Office 365-Konnektoren notwendig. Alle ausgehenden Nachrichten müssen nämlich über den CodeTwo Email Azure Service weitergeleitet werden. Das Programm führt die Konfiguration automatisch durch: Es ist keine Einrichtung Ihrerseits erforderlich. In diesem Modus haben Administratoren eine vollständige Kontrolle über E-Mail-Signaturen in Unternehmen.

  • Clientseitiger Modus (client-side mode)

    Funktioniert nur mit Outlook-Desktop-Apps (Unterstützung für OWA und Outlook für Mac bald verfügbar – erfahren Sie mehr). E-Mails erhalten Signaturen während Benutzer sie schreiben. Die E-Mails fließen nicht über den CodeTwo Service. So ist die Konfiguration von Office 365-Konnektoren nicht erforderlich. Clientseitige Signaturen werden automatisch in neue E-Mails sowie in Antworten und Weiterleitungen eingefügt. Outlook-Benutzer können eine bevorzugte Signaturvorlage aus dem systemeigenen Signatur-Menü in Outlook auswählen. Damit der Zugriff auf CodeTwo-Signaturen möglich ist, müssen sie sich beim CodeTwo Signatures Add-in for Outlook anmelden.

  • Combo-Modus (combo mode)

    Funktioniert mit allen E-Mail-Clients und Mobilgeräten. Dieser Modus ist eine Kombination aus der beiden obigen. Die Weise, auf die Benutzer ihre E-Mail-Signaturen erhalten, hängt von dem verwendeten E-Mail-Client ab. In Outlook-Desktop-Apps werden Signaturen beim E-Mail-Schreiben und bei anderen E-Mail-Clients nach dem E-Mail-Versand eingefügt. Die Konfiguration von Office 365-Konnektoren sowie die Installation von CodeTwo Signatur Add-in for Outlook sind beide erforderlich.

Zentral verwaltete Signaturen

CodeTwo Email Signatures for Office 365 ist ein E-Mail-Signaturmanager mit einer breiten Palette von Personalisierungsmöglichkeiten. Office 365-Administratoren und Benutzer, die über entsprechende Berechtigungen verfügen, können über die Manage Signatures App einheitliche Signaturvorlagen für andere Benutzer und Gruppen einrichten, ohne sie in den Prozess einzubeziehen. Mit der App erstellen Sie Signaturvorlagen und Regeln, die es unter anderem festlegen, wann die Vorlagen zu E-Mails hinzugefügt werden sollen sowie welche Benutzer auf eine bestimmte Signaturvorlage in Outlook zugreifen dürfen. Das Programm ermöglicht die Erstellung von Signaturregeln basierend auf mehreren Bedingungen und Ausnahmen, die folglich für ausgewählte Absender und Empfänger gelten werden. Wenn Sie eine ähnliche Regel wie eine bereits vorhandene Regel erstellen wollen, können Sie sie klonen und hier und da ein paar kleine Anpassungen machen. Ihre E-Mail-Signaturvorlagen können dynamische Felder erhalten, die automatisch durch die Azure AD-Attribute eines Benutzers beim E-Mail-Versand ersetzt werden.

Weitere wichtige Funktionen sind:

  • Unterstützung für alle E-Mail-Clients und Mobilgeräte
  • volle Kontrolle über das Layout der Signatur (einschließlich der Seitenbanner-Option und vieles mehr)
  • Delegation von E-Mail-Signatur- und Banner-Verwaltung an das Marketing-Team
  • integrierter Signature Template Editor mit Signaturvorlagen
  • Hinzufügen von Office 365-Benutzerfotos zu E-Mail-Signaturen
  • Platzhalter mit Absender- und Organisationseigenschaften
  • schnelle und einfache Bereitstellung

Erfahren Sie mehr: