E-Mail-Signaturen in Office 365: Setzen Sie verschiedene Signaturen je nach Empfänger ein

Gut aussehende E-Mail-Signaturen können Ihr Markenimage stärken oder auch von Grund auf aufbauen. Wenn gut zielgerichtet, sind sie als verlässliches Marketingtool nützlich. Die neue Funktion von CodeTwo Email Signatures for Office 365 erweitert wesentlich die nativen Targeting-Möglichkeiten der Software. Sie fügt jetzt personalisierte E-Mail-Signaturen hinzu, je nachdem, wer Ihre E-Mail erhält. Und mit dem bereits im Programm vorhandenen Absender- und Keyword-Bedingungen, gewinnen Sie volle Kontrolle über die E-Mail-Signaturen in Ihrer Organisation.

Signatur angepasst an den E-Mail-Empfänger: Ihre neue Geheimwaffe

Die Hauptidee von CodeTwo Email Signatures for Office 365: Die Erstellung von E-Mail-Signaturen nach bestimmten Regeln, die über das Hinzufügen der Signaturen entscheiden. Dank der Einführung von empfängerbasierten Bedingungen und Ausnahmen haben Sie mehr Flexibilität beim Erstellen von E-Mail-Signaturregeln und können somit Ihren Geschäftsanforderungen besser entsprechen. Hier einige typische Beispiele:

• Ein Marketing-Team möchte eine gezielte E-Mail-Marketing-Kampagne durchführen
  Sie können E-Mail-Signaturvorlagen mit verschiedenen Bannern erstellen und für jede Vorlage einen bestimmten Empfängerbereich definieren.
  
  
• Ein Unternehmen hat soeben eine Richtlinie eingeführt, nach der Signaturen mit vollständigen Kontaktinformationen nur an externe E-Mails gesendet werden
  Die für die E-Mail-Signaturverwaltung zuständige Person kann zwei Signaturvorlagen entwerfen: Eine mit den grundlegenden Absenderdaten (vollständiger Name, Berufsbezeichnung) und eine andere, verfeinertere Variante, mit den erweiterten Kontaktdaten. Dann müssen Sie nur noch festlegen, dass die CodeTwo-Software die Vorlagen auf die richtigen Empfänger anwendet: interne oder externe.
  
  
• Ein Manager in einem globalen Unternehmen muss über E-Mail-Signaturen verfügen, die sich je nach Sprache des Empfängers automatisch ändern
  Sie können ihm leicht helfen, indem Sie E-Mail-Signaturvorlagen für jede Sprache vorbereiten. Anschließend können Sie den E-Mail-Adressenfilter im Tab Recipients verwenden und je nach Sprachversion jeder Domain eine entsprechende E-Mail-Signaturvorlage (*.com; *.ca; *.de, usw.) hinzufügen.
  
  
• Sie möchten eine E-Mail an mehrere Empfänger senden, wobei einige von denen eine andere E-Mail-Signatur erhalten sollen
  Mit CodeTwo Email Signatures for Office 365 es ist jetzt möglich. Alles was Sie tun müssen: unterschiedliche Signaturregeln mit unterschiedlichen Signaturvorlagen erstellen und die Empfänger für jede Regel definieren. Das Programm erledigt den Rest für Sie automatisch.

Wie funktioniert es?

Die Signaturregeln werden nach verschiedenen Bedingungen und Ausnahmen ausgelöst. In der neusten Software-Version erstellen Sie serverseitige Signaturregeln auf Basis von E-Mail-Absendern, -Empfängern (einschließlich der E-Mail-Richtung) und Keyword-Phrasen, die im E-Mail-Inhalt oder -Betreff erscheinen. Diese Einstellungen sind in der Manage Signatures App verfügbar. Es gibt eine separate Registerkarte für jede Reihe von Bedingungen und Ausnahmen.

Die neue Funktion ist im Tab Recipients verfügbar (früher Email direction). Jetzt können Sie Signaturen zu E-Mails hinzufügen, die gesendet werden an:

• Alle oder nur interne/externe Empfänger;
• Mitglieder ausgewählter Gruppen und Verteilerlisten in Ihrem Azure Active Directory;
• bestimmte E-Mail-Adressen, Domains und mehr.

In der oberen Liste definieren Sie die Empfänger, für die Ihre Signaturregel ausgelöst werden soll. Kurz gesagt: Sendet ein Benutzer eine E-Mail an diese Empfänger, wird die Signatur hinzugefügt. Unten geben Sie Empfänger an, für die die bestimmte E-Mail-Signatur nicht agezeigt werden soll.

Bei der Angabe der E-Mail-Adressen von Empfängern können Sie das Sternchen (*) als Platzhalterverwenden, um einen beliebigen Teil einer E-Mail-Adresse zu ersetzen. Auf diese Weise sind Empfänger nicht auf bestimmte Personen oder Gruppenmitglieder beschränkt. Sie können auch Regeln erstellen, die nur für E-Mails gelten, die an festgelegte Domains oder Sprachgruppen gesendet werden (z. B. *gmail.com, *.de, usw.).

Wo fange ich an?

Wie bei allen Updates für CodeTwo Email Signatures for Office 365 ist keine Aktion Ihrerseits notwendig, um diese Funktion zu erhalten. Starten Sie einfach die Manage Signatures App und das Programm aktualisiert sich automatisch. Und wenn Sie die App vor kurzem verwendet haben, haben Sie möglicherweise bereits Zugriff auf den Tab Recipients.

Bestehende Benutzer

Die Einführung der empfängerbasierten Bedingungen hat keine Auswirkung auf Ihre bestehenden Signaturregeln. Die im Tab Email direction festgelegten Einstellungen wurden auf Recipients verschoben und automatisch auf Ihre Regeln angewendet.

Weitere Informationen zu dieser Funktion (und zu den anderen Bedingungen und Ausnahmen, mit denen Sie steuern können, wann E-Mail-Signaturen hinzugefügt werden) finden Sie im Benutzerhandbuch des Programms.

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Starten Sie die Manage Signatures App

Erfahren Sie mehr über CodeTwo Email Signatures for Office 365

Wenn Sie Fragen zu dieser neuen Funktion haben, können Sie sich gerne an uns wenden. Wir sind 24/5 erreichbar.