Geschäftliche E-Mail-Signatur – Best Practice

Eine ästhetische E-Mail-Signatur sagt viel über den E-Mail-Absender aus. Immer mehr Unternehmen bemühen sich deshalb, auch diesen Teil ihrer Geschäftskorrespondenz attraktiv und professionell zu gestalten.

Nachstehend finden Sie mehrere Tipps, wie Sie eine zeitgemäße und optisch ansprechende Signatur für Ihre Geschäfts-E-Mails entwerfen.

Weniger ist mehr

Dass Ihre Signatur Angaben wie Vor- und Nachnamen, Stellenbezeichnung, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und/oder Webseite, Firmenlogo und Social Media Buttons für die wichtigsten Online-Auftritte enthalten soll, versteht sich per se. Je mehr Elemente in die Signatur einfließen, umso unübersichtlicher wird sie. Es empfiehlt sich deshalb, nur so viel Grafik zu verwenden wie nötig – eine mit Bildern überladene Signatur lenkt von dem E-Mail-Inhalt ab.

Mit Standardschriftart vermeiden Sie Darstellungsprobleme

Verzichten Sie nach Möglichkeit auf unübliche Schriftarten. Mal angenommen, Sie möchten eine Signatur erstellen, die sich optisch von der Signatur anderer Unternehmen abhebt. Sie entscheiden sich deshalb für eine fancy Schriftart, anstatt eine Standardschriftart zu verwenden. Tun Sie es nicht, denn mit großer Wahrscheinlichkeit ist die Schriftart auf dem Computer des E-Mails-Empfängers nicht installiert. Im Resultat war Ihre Mühe umsonst, und der E-Mail-Client wandelt die Schriftart bestenfalls in eine Standardschriftart um.

Verkürzte Signatur in Antworten und Weiterleitungen

In längeren Konversationen sind vollständige Signaturen eher hinderlich. Für Antworten und Weiterleitungen sollte man seine Signatur möglichst kompakt gestalten. Bei einer Vielzahl von aufeinanderfolgenden Antworten und Weiterleitungen spart man sich dadurch das Scrollen, wenn die gesuchte Information sich irgendwo zwischen zwei Signaturen versteckt hat. Vorname, Nachname und Stellenbezeichnung (optional noch die Telefonnummer) reichen völlig aus.

Signatur mit Grafik aus Online-Quelle

Wofür der ganze Aufwand, wenn die Grafik in Ihrer Signatur nicht angezeigt wird? Das Problem tritt insbesondere dann auf, wenn die Grafik aus einer lokalen Quelle (Festplatte) bezogen wird. Um das zu verhindern, greifen Sie auf eine Online-Quelle zurück und binden Sie in Ihr Template nur die URL ein. Damit steigt die Wahrscheinlichkeit, dass das Bild korrekt dargestellt wird.

Vereinheitlichen Sie das Signaturtemplate Ihrer Mitarbeiter

Einige Arbeitgeber delegieren die Signaturpflicht an Ihre Angestellten, sprich das Template wird vom Anwender selbst erstellt. In kleineren Firmen mag das vielleicht funktionieren, in großen Unternehmen ist das kein guter Ansatz, weil es nach einiger Zeit kaum noch möglich ist, das Design zu kontrollieren. Das wirkt sich wiederum negativ auf die CI aus. Daher entscheiden sich immer mehr Unternehmen für eine zentrale Lösung für ihre E-Mail-Signaturen. Anwender von Microsoft Exchange können sich hier beispeilsweise einer Transportregel bedienen.

Wenn Sie mehr über E-Mail-Signaturen für einen bestimmten E-Mail-Client oder für ein System erfahren möchten, nutzen Sie die nachstehenden Links:

Exchange 2013
Office 365
Outlook 2010 or 2013
Google Apps

Den Effekt kann man noch zusätzlich steigern, indem man auf eine Drittanbieterlösung wie die CodeTwo Exchange Rules (für Exchange Server) oder CodeTwo Email Signatures for Office 365 zurückgreift.