Office 365-Nachrichtenschutz und die Software von CodeTwo

In Zeiten von Sicherheitsbestimmungen wie der DSGVO ergreifen Unternehmen anstrengende Maßnahmen, um E-Mail-Schutztechnologien zu verbreiten. Demzufolge hat Microsoft wichtige Änderungen an Office 365 vorgenommen, dank denen Benutzer ihre Nachrichten schneller und einfacher schützen können. Und da täglich mehr und mehr geschützte E-Mails gesendet werden, ergibt sich die Frage: Wie funktioniert das mit CodeTwo-Software?

Funktionen zum Mail-Schutz in Office 365

Organisationen, die Office 365 Message Encryption (OME) verwenden, können von E-Mail-Schutzrichtlinien wie beispielsweise “Do Not Forward” und “Encrypt-Only” profitieren. Die Verwendung der Funktion Office 365 Sensitivity Labels soll möglicherweise immer mehr an Popularität gewinnen, da sie keine Lizenzen für Azure Information Protection (AIP) erfordert.

Office 365-Administratoren können die genannten Richtlinien mithilfe von Nachrichtenfluss-Transportregeln im Exchange Admin Center verwalten. Office 365 Security Labels werden über Security and Compliance Center verarbeitet und können für die Nachrichtenverschlüsselung, Inhaltsmarkierung, Zugriffskontrolle oder Datenaufbewahrung verwendet werden.

Aus Benutzersicht können die neuen Mail-Schutzfunktionen von Office 365 auf unterstützten E-Mail-Clients wie Outlook oder Outlook im Web (OWA) ausgelöst werden. In OWA ermöglicht die Protect-Option im Erstellungsmodus dem Benutzer, eine E-Mail zu verschlüsseln (Encrypt-Only), die Weiterleitung zu verhindern (Do Not Forward) oder eine der Schutzrichtlinien der Organisation anzuwenden, einschließlich Sensitivity Labels. Die verfügbaren Optionen hängen von Ihrem Office 365-Plan ab.

Wie die geschützte Nachricht aussieht, hängt davon ab, wer sie öffnet. Wenn sich der Empfänger in derselben Office 365-Organisation befindet und eine aktuelle Version von Outlook verwendet (einschließlich der mobilen Versionen und Outlook im Web / OWA), kann die Nachricht normal geöffnet werden. Wenn sich der Empfänger außerhalb der Organisation des Absenders befindet, über kein Office 365-Konto verfügt oder einen anderen E-Mail-Client verwendet, muss er möglicherweise zusätzliche Maßnahmen ergreifen, beispielsweise einen Nachrichtenwrapper öffnen und seine Identität in einem Webbrowser überprüfen, um auf den geschützten Inhalt zuzugreifen.

Nachrichtenschutz vs. E-Mail-Signaturen von CodeTwo

Office 365-Umgebungen

Unsere E-Mail-Signaturlösung für Office 365-Tenants, CodeTwo Email Signatures for Office 365, kann in drei Signatur-Modi arbeiten: serverseitiger, clientseitiger und Combo-Modus. Unabhängig davon, welche Verschlüsselungsmethode Sie verwenden, kann unser Signaturmanager verschlüsselten Nachrichten E-Mail-Signaturen hinzufügen.

Kurz gesagt, wenn das Programm im serverseitigen Modus arbeitet, fügt es serverseitige Signaturen hinzu, wenn E-Mails durch unsere in Microsoft Azure-Rechenzentren gehosteten Dienste geleitet werden. Im clientseitigen Modus hingegen werden die Signaturen direkt in Outlook-Desktop-App eingefügt, wenn die Benutzer Ihre E-Mails schreiben. Letztlich ist der Combo-Modus eine Kombination aus der ersten beiden Modi. Erfahren Sie mehr…

Wenn eine Nachricht serverseitig geschützt ist, z. B. durchs Verwenden einer Nachrichtenfluss-Transportregel, die eine Rights-Management-Vorlage anwendet (z. B. Do Not Forward oder Encrypt-Only), wird die gesamte Nachricht (einschließlich der von CodeTwo hinzugefügten Signatur) verschlüsselt, und zwar unabhängig von dem verwendeten Modus.

Ein wichtiger Vorteil beim Hinzufügen von Signaturen zu einer Nachricht und deren serverseitigen Schutz ist es, dass jeder E-Mail-Client (einschließlich mobiler Apps und Outlook for Mac) unterstützt wird.

Wenn der Nachrichtenschutz clientseitig angewendet wird, beispielsweise über die Encrypt-Optionen in Outlook im Web, können E-Mail-Signaturen nur im clientseitigen Modus eingefügt werden. In diesem Fall wird die gesamte E-Mail zusammen mit der Signatur verschlüsselt.

Hybrid- und On-Prem-Umgebungen

Die Programme der CodeTwo Exchange Rules-Softwarefamilie erkennen automatisch die durch Office 365 geschützten E-Mails und schließen sie von der Verarbeitung aus, sodass sie den geschützten Inhalt nicht beeinflussen. Dies gilt sowohl für eingehende als auch für ausgehende geschützte E-Mails.

Sichern oder Migrieren von OME-verschlüsselten E-Mails mit CodeTwo-Software

CodeTwo Backup for Office 365 sowie CodeTwo Office 365 Migration unterstützen E-Mails, die mit Office 365 Message Encryption verschlüsselt sind. Solche Nachrichten werden wie andere E-Mail-Daten behandelt und sind keinesfalls von den Backup- oder Migrations-Jobs ausgeschlossen.

Unsere Office 365-Backup-Lösung behält alle Eigenschaften von OME-verschlüsselten E-Mails bei. Das bedeutet, dass wenn eine E-Mail als vertraulich markiert ist oder die “Do Not Forward”-Option für sie gilt, bleiben diese Eigenschaften erhalten, wenn diese E-Mail vom Programm in einem lokalen Speicher gesichert, archiviert oder in einem Office 365-Tenant wiederhergestellt wird. Die gleichen Prinzipien gelten für die Migration von OME-verschlüsselten Nachrichten zwischen zwei Office 365-Tenants mithilfe des CodeTwo Office 365-Migrationstools. Die migrierten E-Mails bleiben auch in der Zielumgebung verschlüsselt.