Office 365-Nachrichtenschutz und die Software von CodeTwo

E-Mail-Schutzfunktionen in Office 365 – was hat sich geändert?

Organisationen, die Office 365 Message Encryption (OME) verwenden, können von vorkonfigurierten E-Mail-Schutzrichtlinien wie beispielsweise Do Not Forward (Nicht weiterleiten) und Encrypt (Verschlüsseln) profitieren. Kürzlich wurde in Office 365 (Microsoft 365) eine neue Funktion eingeführt – Office 365 Sensitivity Labels (Vertraulichkeitsbezeichnungen). Für die Vertraulichkeitsbezeichnungen sind keine zusätzlichen Azure Information Protection (AIP)-Lizenzen erforderlich, sodass sie in den kommenden Monaten wahrscheinlich an Popularität gewinnen werden.

Office 365-Administratoren können die genannten Richtlinien mithilfe von Nachrichtenfluss-Transportregeln im Exchange Admin Center verwalten. Office 365 Sensitivity Labels werden über das Microsoft Purview Compliance Portal verarbeitet und können für die Nachrichtenverschlüsselung, Inhaltsmarkierung oder Zugriffskontrolle verwendet werden.

Aus Benutzersicht können die neuen E-Mail-Schutzfunktionen von Office 365 auf unterstützten E-Mail-Clients wie Outlook oder Outlook im Web (OWA) ausgelöst werden. In OWA ermöglicht die Encrypt-Option im Erstellungsmodus dem Benutzer, eine E-Mail zu verschlüsseln (Encrypt) oder deren Weiterleitung zu verhindern (Do Not Forward). Um eine der Schutzrichtlinien der Organisation anzuwenden, einschließlich Vertraulichkeitsbezeichnungen (die verfügbaren Optionen hängen von Ihrem Office 365-Plan ab), müssen Sie die Option Sensitivity (Vertraulichkeit) verwenden.

Wie die geschützte Nachricht aussieht, hängt davon ab, wer sie öffnet. Wenn sich der Empfänger in derselben Office 365-Organisation befindet und eine aktuelle Version von Outlook verwendet (einschließlich der mobilen Versionen und Outlook im Web / OWA), kann die Nachricht normal geöffnet werden. Wenn sich der Empfänger außerhalb der Organisation des Absenders befindet, über kein Office 365-Konto verfügt oder einen anderen E-Mail-Client verwendet, muss er möglicherweise zusätzliche Maßnahmen ergreifen, beispielsweise einen Nachrichtenwrapper öffnen und seine Identität in einem Webbrowser bestätigen, um auf den geschützten Inhalt zuzugreifen.

Nachrichtenschutz vs. E-Mail-Signaturen von CodeTwo

Office 365-Umgebungen

Unsere E-Mail-Signaturlösung für Office 365-Tenants, CodeTwo Email Signatures 365, kann in drei Signatur-Modi arbeiten: dem (serverseitigen) Cloud-, dem (clientseitigen) Outlook- und dem Combo-Modus. Unabhängig davon, welche Verschlüsselungsmethode Sie verwenden, kann unser Signaturmanager verschlüsselten Nachrichten E-Mail-Signaturen hinzufügen.

Kurz gesagt, wenn das Programm im Cloud-Modus arbeitet, fügt es serverseitige Signaturen hinzu, wenn E-Mails durch unsere in Microsoft Azure-Rechenzentren gehosteten Dienste geleitet werden. Im Outlook-Modus hingegen werden die Signaturen direkt in Outlook über unser Add-In eingefügt, wenn die Benutzer Ihre E-Mails schreiben. Letztlich ist der Combo-Modus eine Kombination aus der ersten beiden Modi. Erfahren Sie mehr

Wenn eine Nachricht serverseitig geschützt ist, z. B. durchs Verwenden einer Nachrichtenfluss-Transportregel, die eine Rights-Management-Vorlage anwendet (z. B. Do Not Forward oder Encrypt), wird die gesamte Nachricht (einschließlich der von CodeTwo hinzugefügten Signatur) verschlüsselt, und zwar unabhängig von dem verwendeten Modus.

Ein wichtiger Vorteil beim Hinzufügen von Signaturen zu einer Nachricht und deren serverseitigen Schutz ist es, dass jeder E-Mail-Client unterstützt wird.

Wenn der Nachrichtenschutz clientseitig angewendet wird, beispielsweise über die Encrypt-Optionen in Outlook, können E-Mail-Signaturen nur im (clientseitigen) Outlook-Modus eingefügt werden. In diesem Fall wird die gesamte E-Mail zusammen mit der Signatur verschlüsselt.

Hybrid- und On-Prem-Umgebungen

Die Programme der CodeTwo Exchange Rules-Softwarefamilie erkennen automatisch die durch Office 365 geschützten E-Mails und schließen sie von der Verarbeitung aus, sodass sie den geschützten Inhalt nicht beeinflussen. Dies gilt sowohl für eingehende als auch für ausgehende geschützte E-Mails.

Sichern oder Migrieren von OME-verschlüsselten E-Mails mit der Software von CodeTwo

CodeTwo Backup for Office 365 sowie CodeTwo Office 365 Migration unterstützen E-Mails, die mit Office 365 Message Encryption verschlüsselt sind. Solche Nachrichten werden wie andere E-Mail-Daten behandelt und sind keinesfalls von den Backup- oder Migrations-Jobs ausgeschlossen.

Unsere Office 365-Backup-Lösung behält alle Eigenschaften von OME-verschlüsselten E-Mails bei. Das bedeutet, dass wenn eine E-Mail als vertraulich markiert ist oder die Do Not Forward-Option für sie gilt, bleiben diese Eigenschaften erhalten, wenn diese E-Mail vom Programm in einem lokalen Speicher gesichert, archiviert oder in einem Office 365-Tenant wiederhergestellt wird. Die gleichen Prinzipien gelten für die Migration von OME-verschlüsselten Nachrichten zwischen zwei Office 365-Tenants mithilfe des Office 365-Migrationstools von CodeTwo. Die migrierten E-Mails bleiben auch in der Zielumgebung verschlüsselt.