Office 365-Nachrichtenschutz und CodeTwo-Software

In Zeiten von Sicherheitsbestimmungen wie der DSGVO ergreifen Unternehmen anstrengende Maßnahmen, um E-Mail-Schutztechnologien zu verbreiten. Demzufolge hat Microsoft wichtige Änderungen an Office 365 vorgenommen, dank denen Benutzer ihre Nachrichten schneller und einfacher schützen können. Und da täglich mehr und mehr geschützte E-Mails gesendet werden, ergibt sich die Frage: Wie funktioniert das mit CodeTwo-Software?

Office 365-Nachrichtenschutz

Funktionen zum Mail-Schutz in Office 365

Organisationen, die Office 365 Message Encryption (OME) verwenden, können von E-Mail-Schutzrichtlinien wie beispielsweise „Do Not Forward“ und „Encrypt-Only“ profitieren. Die Verwendung der Funktion Office 365 Sensitivity Labels soll möglicherweise immer mehr an Popularität gewinnen, da sie keine Lizenzen für Azure Information Protection (AIP) erfordert.

Office 365-Administratoren können die genannten Richtlinien mithilfe von Nachrichtenfluss-Transportregeln im Exchange Admin Center verwalten. Office 365 Security Labels werden über Security and Compliance Center verarbeitet und können für die Nachrichtenverschlüsselung, Inhaltsmarkierung, Zugriffskontrolle oder Datenaufbewahrung verwendet werden.

Security & Compliance Center

Aus Benutzersicht können die neuen Mail-Schutzfunktionen von Office 365 auf unterstützten E-Mail-Clients wie Outlook oder Outlook im Web (OWA) ausgelöst werden. In OWA ermöglicht die Protect-Option im Erstellungsmodus dem Benutzer, eine E-Mail zu verschlüsseln (Encrypt-Only), die Weiterleitung zu verhindern (Do Not Forward) oder eine der Schutzrichtlinien der Organisation anzuwenden, einschließlich Sensitivity Labels. Die verfügbaren Optionen hängen von Ihrem Office 365-Plan ab.

Schutzrichtlinien

Wie die geschützte Nachricht aussieht, hängt davon ab, wer sie öffnet. Wenn sich der Empfänger in derselben Office 365-Organisation befindet und eine aktuelle Version von Outlook verwendet (einschließlich der mobilen Versionen und Outlook im Web / OWA), kann die Nachricht normal geöffnet werden. Wenn sich der Empfänger außerhalb der Organisation des Absenders befindet, über kein Office 365-Konto verfügt oder einen anderen E-Mail-Client verwendet, muss er möglicherweise zusätzliche Maßnahmen ergreifen, beispielsweise einen Nachrichtenwrapper öffnen und seine Identität in einem Webbrowser überprüfen, um auf den geschützten Inhalt zuzugreifen.

Verschlüsselte Nachricht

Nachrichtenschutz vs. E-Mail-Signaturen von CodeTwo

Office 365-Umgebungen

Unsere E-Mail-Signaturlösung für Office 365-Tenants, CodeTwo Email Signatures for Office 365, fügt serverseitige Signaturen hinzu, wenn E-Mails durch unsere in Microsoft Azure-Rechenzentren gehosteten Dienste geleitet werden.

Wenn eine Nachricht serverseitig geschützt ist, z. B. durchs Verwenden einer Nachrichtenfluss-Transportregel, die eine Rights-Management-Vorlage anwendet (z. B. Do Not Forward oder Encrypt-Only), wird die gesamte Nachricht (einschließlich der von CodeTwo hinzugefügten Signatur) verschlüsselt.

Ein wichtiger Vorteil beim Hinzufügen von Signaturen zu einer Nachricht und deren serverseitigen Schutz ist es, dass jeder E-Mail-Client (einschließlich mobiler Apps und Outlook for Mac) unterstützt wird.

Wenn der Nachrichtenschutz clientseitig angewendet wird, beispielsweise über die Protect-Optionen in Outlook im Web, werden E-Mail-Signaturen nicht von unserer Software hinzugefügt, da der geschützte Inhalt nicht beeinträchtigt wird.

Andere Technologie, die in einem unserer älteren E-Mail-Signaturprodukte verwendet wird, ermöglicht es, E-Mail-Signaturen mithilfe eines dedizierten Add-Ins auf der Clientseite hinzuzufügen. Somit kann man eine Signatur zu einer geschützten E-Mail in Outlook hinzufügen. Derzeit arbeiten wir jedoch an einer modernen Lösung, um alle Arten von geschützten Office 365-E-Mails auf der Clientseite unterstützen zu können.

Hybrid- und On-Prem-Umgebungen

Die Programme der CodeTwo Exchange Rules-Softwarefamilie erkennen automatisch die durch Office 365 geschützten E-Mails und schließen sie von der Verarbeitung aus, sodass sie den geschützten Inhalt nicht beeinflussen. Dies gilt sowohl für eingehende als auch für ausgehende geschützte E-Mails.

Sichern oder Migrieren von OME-verschlüsselten E-Mails mit CodeTwo-Software

CodeTwo Backup for Office 365 sowie CodeTwo Office 365 Migration unterstützen E-Mails, die mit Office 365 Message Encryption verschlüsselt sind. Solche Nachrichten werden wie andere E-Mail-Daten behandelt und sind keinesfalls von den Backup- oder Migrations-Jobs ausgeschlossen.

Unsere Office 365-Backup-Lösung behält alle Eigenschaften von OME-verschlüsselten E-Mails bei. Das bedeutet, dass wenn eine E-Mail als vertraulich markiert ist oder die „Do Not Forward“-Option für sie gilt, bleiben diese Eigenschaften erhalten, wenn diese E-Mail vom Programm in einem lokalen Speicher gesichert, archiviert oder in einem Office 365-Tenant wiederhergestellt wird. Die gleichen Prinzipien gelten für die Migration von OME-verschlüsselten Nachrichten zwischen zwei Office 365-Tenants mithilfe des CodeTwo Office 365-Migrationstools. Die migrierten E-Mails bleiben auch in der Zielumgebung verschlüsselt.

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