Office 365-Nachrichtenschutz und die Software von CodeTwo

In Zeiten von Sicherheitsbestimmungen wie die DSGVO ergreifen Unternehmen anstrengende Maßnahmen, um E-Mail-Schutztechnologien zu verbreiten. Demzufolge hat Microsoft wichtige Änderungen an Office 365 (Microsoft 365) vorgenommen, dank denen Benutzer ihre Nachrichten auf eine schnellere und einfachere Weise schützen können. Und da täglich mehr und mehr geschützte E-Mails gesendet werden, ergibt sich die Frage: wie funktioniert das mit der Software von CodeTwo?

Office 365-Nachrichtenschutz

E-Mail-Schutzfunktionen in Office 365 – was hat sich geändert?

Organisationen, die Office 365 Message Encryption (OME) verwenden, können von vorkonfigurierten E-Mail-Schutzrichtlinien wie beispielsweise Do Not Forward (Nicht weiterleiten) und Encrypt (Verschlüsseln) profitieren. Kürzlich wurde in Office 365 (Microsoft 365) eine neue Funktion eingeführt – Office 365 Sensitivity Labels (Vertraulichkeitsbezeichnungen). Für die Vertraulichkeitsbezeichnungen sind keine zusätzlichen Azure Information Protection (AIP)-Lizenzen erforderlich, sodass sie in den kommenden Monaten wahrscheinlich an Popularität gewinnen werden.

Office 365-Administratoren können die genannten Richtlinien mithilfe von Nachrichtenfluss-Transportregeln im Exchange Admin Center verwalten. Office 365 Sensitivity Labels werden über das Microsoft Purview Compliance Portal verarbeitet und können für die Nachrichtenverschlüsselung, Inhaltsmarkierung oder Zugriffskontrolle verwendet werden.

Vertraulichkeitsbezeichnungen im Microsoft Purview Compliance Portal

Aus Benutzersicht können die neuen E-Mail-Schutzfunktionen von Office 365 auf unterstützten E-Mail-Clients wie Outlook oder Outlook im Web (OWA) ausgelöst werden. In OWA ermöglicht die Encrypt-Option im Erstellungsmodus dem Benutzer, eine E-Mail zu verschlüsseln (Encrypt) oder deren Weiterleitung zu verhindern (Do Not Forward). Um eine der Schutzrichtlinien der Organisation anzuwenden, einschließlich Vertraulichkeitsbezeichnungen (die verfügbaren Optionen hängen von Ihrem Office 365-Plan ab), müssen Sie die Option Sensitivity (Vertraulichkeit) verwenden.

Optionen für Office 365-Nachrichtenverschlüsselung und Vertraulichkeitsbezeichnungen in Outlook im Web (OWA)

Wie die geschützte Nachricht aussieht, hängt davon ab, wer sie öffnet. Wenn sich der Empfänger in derselben Office 365-Organisation befindet und eine aktuelle Version von Outlook verwendet (einschließlich der mobilen Versionen und Outlook im Web / OWA), kann die Nachricht normal geöffnet werden. Wenn sich der Empfänger außerhalb der Organisation des Absenders befindet, über kein Office 365-Konto verfügt oder einen anderen E-Mail-Client verwendet, muss er möglicherweise zusätzliche Maßnahmen ergreifen, beispielsweise einen Nachrichtenwrapper öffnen und seine Identität in einem Webbrowser bestätigen, um auf den geschützten Inhalt zuzugreifen.

Verschlüsselte Nachricht

Nachrichtenschutz vs. E-Mail-Signaturen von CodeTwo

Office 365-Umgebungen

Unsere E-Mail-Signaturlösung für Office 365-Tenants, CodeTwo Email Signatures 365, kann in drei Signatur-Modi arbeiten: dem (serverseitigen) Cloud-, dem (clientseitigen) Outlook- und dem Combo-Modus. Unabhängig davon, welche Verschlüsselungsmethode Sie verwenden, kann unser Signaturmanager verschlüsselten Nachrichten E-Mail-Signaturen hinzufügen.

Kurz gesagt, wenn das Programm im Cloud-Modus arbeitet, fügt es serverseitige Signaturen hinzu, wenn E-Mails durch unsere in Microsoft Azure-Rechenzentren gehosteten Dienste geleitet werden. Im Outlook-Modus hingegen werden die Signaturen direkt in Outlook über unser Add-In eingefügt, wenn die Benutzer Ihre E-Mails schreiben. Letztlich ist der Combo-Modus eine Kombination aus der ersten beiden Modi. Erfahren Sie mehr

Wenn eine Nachricht serverseitig geschützt ist, z. B. durchs Verwenden einer Nachrichtenfluss-Transportregel, die eine Rights-Management-Vorlage anwendet (z. B. Do Not Forward oder Encrypt), wird die gesamte Nachricht (einschließlich der von CodeTwo hinzugefügten Signatur) verschlüsselt, und zwar unabhängig von dem verwendeten Modus.

Ein wichtiger Vorteil beim Hinzufügen von Signaturen zu einer Nachricht und deren serverseitigen Schutz ist es, dass jeder E-Mail-Client unterstützt wird.

Wenn der Nachrichtenschutz clientseitig angewendet wird, beispielsweise über die Encrypt-Optionen in Outlook, können E-Mail-Signaturen nur im (clientseitigen) Outlook-Modus eingefügt werden. In diesem Fall wird die gesamte E-Mail zusammen mit der Signatur verschlüsselt.

Hybrid- und On-Prem-Umgebungen

Die Programme der CodeTwo Exchange Rules-Softwarefamilie erkennen automatisch die durch Office 365 geschützten E-Mails und schließen sie von der Verarbeitung aus, sodass sie den geschützten Inhalt nicht beeinflussen. Dies gilt sowohl für eingehende als auch für ausgehende geschützte E-Mails.

Sichern oder Migrieren von OME-verschlüsselten E-Mails mit der Software von CodeTwo

CodeTwo Backup for Office 365 sowie CodeTwo Office 365 Migration unterstützen E-Mails, die mit Office 365 Message Encryption verschlüsselt sind. Solche Nachrichten werden wie andere E-Mail-Daten behandelt und sind keinesfalls von den Backup- oder Migrations-Jobs ausgeschlossen.

Unsere Office 365-Backup-Lösung behält alle Eigenschaften von OME-verschlüsselten E-Mails bei. Das bedeutet, dass wenn eine E-Mail als vertraulich markiert ist oder die Do Not Forward-Option für sie gilt, bleiben diese Eigenschaften erhalten, wenn diese E-Mail vom Programm in einem lokalen Speicher gesichert, archiviert oder in einem Office 365-Tenant wiederhergestellt wird. Die gleichen Prinzipien gelten für die Migration von OME-verschlüsselten Nachrichten zwischen zwei Office 365-Tenants mithilfe des Office 365-Migrationstools von CodeTwo. Die migrierten E-Mails bleiben auch in der Zielumgebung verschlüsselt.

CodeTwo Email Signatures 365 ist die weltweit erste und einzige Lösung zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen, die vollständig Microsoft 365-zertifiziert ist (die gesamte Infrastruktur wurde von Microsoft überprüft und Penetrationstests unterzogen). Es handelt sich um einen Azure-basierten Cloud-Dienst, der in Zusammenarbeit mit Microsoft entwickelt wurde und alle Geräte und E-Mail-Apps unterstützt. Unser Tool wurde von Microsoft ausgezeichnet und hat die höchsten Bewertungen der Benutzerzufriedenheit. Mit der ISO/IEC 27001- und 27018-Zertifizierung von CodeTwo und unserem eigenen vierlagigen Sicherheitssystem ist es die sicherste Signaturlösung auf dem Markt. Sehen Sie sich ein kurzes Produktvideo an

CodeTwo liefert Lösungen für die zentrale E-Mail-Signaturverwaltung, Datensicherung und Migration für Microsoft 365 & Exchange Server. Sie werden seit 2007 entwickelt und von über 120 000 Organisationen weltweit verwendet, darunter Facebook, Samsung und UNICEF.

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