Vergleich der Signatur-Cloud-Einstellungen und CodeTwo Signatures Web Add-in for Outlook

Entgegen der weit verbreiteten Meinung werden Signatur-Cloud-Einstellungen (auch Roaming-Signaturen genannt) die Verwaltung von E-Mail-Signaturen in Microsoft 365 NICHT revolutionieren. In erster Linie basieren sie auf den eher veralteten „Unterschriften und Briefpapier“-Optionen in Outlook, die keine zentrale Verwaltung bieten. Wenn Sie nach einem professionellen Tool zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen suchen, mit dem Sie Signaturen direkt zu E-Mails in Outlook hinzufügen können, ist CodeTwo die beste Wahl. Nachfolgend präsentieren wir einen kurzen Vergleich zwischen den Signatur-Cloud-Einstellungen und den Funktionen des CodeTwo Signatures Web Add-in for Outlook & OWA.

Signatur-Cloud-Einstellungen vs. CodeTwo Signatures Add-in

Wir haben bereits in unserem vorherigen Artikel besprochen, wie die Signatur-Cloud-Einstellungen funktionieren und wie diese Funktion im Vergleich zu CodeTwo Email Signatures 365 abschneidet. Hier möchten wir uns mehr darauf konzentrieren, wie sich die neue Funktion von Microsoft von dem unterscheidet, was Sie aus unserer Signaturverwaltungssoftware herausholen können, wenn diese im (clientseitigen) Outlook-Signaturmodus arbeitet, um automatische und personalisierte Signaturen direkt in Outlook hinzuzufügen.

CodeTwo Signatures Web Add-in – schneller Überblick

Das CodeTwo Signatures Web Add-in ist unser Stolz und unsere Freude. Es wurde in enger Zusammenarbeit mit den Entwicklern von Microsoft entwickelt und nutzt die neueste in Outlook verfügbare Technologie, um das bestmögliche Erlebnis bei der Verwendung von CodeTwo Email Signatures 365 (clientseitig) in Outlook oder im Combo-Modus zu bieten.

Das Web Add-In wird zentral für ausgewählte Benutzer über das Microsoft 365 Admin Center bereitgestellt. Es kann Signaturen in Outlook direkt beim Nachrichtenverfassen hinzufügen und eine Vorschau der Cloud-Signaturen anzeigen, die von CodeTwo nach dem E-Mail-Versand hinzugefügt werden.

Sehen Sie sich dieses Video an, um mehr über das Web Add-in zu erfahren:

Zentrale Verwaltung

Mit Roaming-Signaturen können Benutzer ihre Signaturen in verschiedenen Instanzen von Outlook für Windows und Outlook im Web (OWA) synchronisieren. Das bedeutet, dass Benutzer ihre Signaturen weiterhin auf herkömmliche Weise entwerfen müssen. Des Weiteren müssen sie sicherstellen, dass diese Signaturen ordnungsgemäß funktionieren usw. Dies muss jeder Benutzer separat in seiner Outlook-App tun.

Mithilfe unserer Signaturverwaltungs-App (app.codetwo.com) können Sie eine Signaturvorlage erstellen, die automatisch personalisiert und auf Basis definierter Signaturregeln auf alle Benutzer Ihrer Wahl angewendet wird. Während des gesamten Prozesses ist keine Benutzerbeteiligung erforderlich.

Unterstützte E-Mail-Clients

Derzeit funktionieren die Signatur-Cloud-Einstellungen in Outlook für Windows und Outlook im Web in ausgewählten Updatekanälen. Weitere Updatekanäle sollen bald folgen.

Unser Outlook-Add-In funktioniert in allen Updatekanälen von Outlook für Windows, Outlook im Web und Outlook für Mac (siehe die vollständige Liste der unterstützten Plattformen). Alle anderen E-Mail-Clients und Geräte werden unterstützt, wenn Sie CodeTwo Email Signatures 365 im (serverseitigen) Cloud-Modus oder im Combo-Modus verwenden, im Fall von welchen E-Mail-Signaturen nach dem Versand einer E-Mail hinzugefügt werden. Das bedeutet, dass Sie mit CodeTwo sicherstellen können, dass alle geschäftlichen E-Mails vollständig mit Ihrem Firmenlogo und anderen visuellen Elementen gebrandet sind.

Funktionen

Die Signatur-Cloud-Einstellungen arbeiten mit den nativen Signaturoptionen von Outlook zusammen. Sie können einen Blick auf die Liste Ihrer Signaturnamen werfen und Signaturen als Standardsignaturen für neue Nachrichten, für Antworten und Weiterleitungen oder beides verwenden. Das ist alles.

Native Signatureinstellungen in Outlook

Mit dem CodeTwo Signatures Web Add-in erhalten Sie alle diese Funktionen und zusätzlich:

  1. Im Bereich des Web Add-Ins werden alle verfügbaren E-Mail-Signaturen zusammen mit einer Vorschau angezeigt– nicht nur deren Namen.
  2. Das Web Add-in unterstützt manipulationsgeschützte „Cloud-Signaturen“, die nach dem Versenden einer E-Mail hinzugefügt werden. In diesem Fall zeigt das Web Add-in an, welche Signatur bei welchem Empfänger hinzugefügt wird.
  3. Das Web Add-in kann benutzerdefinierte Signaturen in Outlook deaktivieren.
  4. Wenn Sie CodeTwo Email Signatures 365 im Combo-Modus verwenden, können Benutzer direkt im Bereich des Web Add-Ins zwischen Outlook- und Cloud-Signaturen wechseln. Erfahren Sie mehr
  5. Bald verfügbar: Sie werden je nach E-Mail-Empfänger verschiedene Signaturen definieren können (z. B. unterschiedlich für interne und externe Empfänger). Diese Funktion wurde während Microsoft Build vorgestellt
CodeTwo Signatures Web Add-in

Signatureditor und Vorlagenbibliothek

Outlook verfügt über einen einfachen Signatureditor, der sehr begrenzte Anpassungsmöglichkeiten bietet (z. B. können Sie nicht einmal eine Tabelle einfügen oder den HTML-Quellcode der Signatur bearbeiten). Mit der Veröffentlichung der Signatur-Cloud-Einstellungen hat Microsoft auch einen Katalog mit E-Mail-Signaturen erstellt: eine Word-Datei, die Dutzende Signaturvorlagen enthält, die in den Editor von Outlook eingefügt werden können. Die Vorlagen sind jedoch sehr einfach und viele von ihnen werden in anderen E-Mail-Clients als Outlook nicht korrekt angezeigt.

Die Lösung von Microsoft verfügt über einen integrierten Editor für Signaturvorlagen, der nahezu unbegrenzte Anpassungsmöglichkeiten bietet. Durch die Verwendung von Platzhaltern, die durch personalisierte Absenderdetails aus Azure AD ersetzt werden, können Sie eine einzelne Vorlage entwerfen, die für alle Benutzer in Ihrer Organisation verwendet werden kann. Der Editor ist zudem sehr einfach zu bedienen – es sind keine HTML-Kenntnisse erforderlich. Er enthält Dutzende Vorlagen, die für die Verwendung mit jeder E-Mail-App und jedem Gerät geeignet sind. Mit diesen Vorlagen können Sie in nur 2 Minuten eine professionelle geschäftliche E-Mail-Signatur entwerfen, wie im folgenden Video gezeigt:

Zusätzliche Funktionen

Die Roaming-Signaturen in Outlook verfügen über keine zusätzlichen Funktionen. Sie können Ihre Benutzer- und Unternehmensdaten angeben und diese mit allen unterstützten E-Mail-Clients synchronisieren. Mit CodeTwo können Sie viel mehr erreichen, und das im gesamten Unternehmen, zum Beispiel:

  • Ein-Klick-Kundenzufriedenheitsumfragen hinzufügen, um wertvolles Feedback zu sammeln,
  • Besprechungslinks hinzufügen, die die Terminplanung vereinfachen,
  • Analyse-Tags verwenden, um die Leistung der in Ihren Signaturen verwendeten Marketingbanner zu überprüfen, und vieles mehr.

CodeTwo Email Signatures 365 ist die einzige Microsoft 365-zertifizierte E-Mail-Signaturlösung für Microsoft 365 und Office 365. Es handelt sich um einen Azure-basierten Cloud-Dienst, der in Zusammenarbeit mit Microsoft entwickelt wurde und alle Geräte und E-Mail-Apps unterstützt. Unser Produkt wurde von Microsoft ausgezeichnet und hat die höchsten Bewertungen der Benutzerzufriedenheit. Mit der ISO/IEC 27001- und 27018-Zertifizierung von CodeTwo und unserem eigenen vierlagigen Sicherheitssystem ist es die sicherste Signaturlösung auf dem Markt. Sehen Sie sich ein kurzes Produktvideo an

CodeTwo liefert Lösungen für die zentrale E-Mail-Signaturverwaltung, Datensicherung und Migration für Microsoft 365 & Exchange Server. Sie werden seit 16 Jahren entwickelt und von über 110.000 Organisationen weltweit verwendet, darunter Facebook, Samsung und UNICEF.

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