Wie erstellt man serverseitige E-Mail-Signaturen in Exchange Server 2019?

Exchange Server 2019 bietet eine Möglichkeit zum Konfigurieren einer globalen oder serverseitigen E-Mail-Signatur. Obwohl es häufiger als „Disclaimer“-Funktion bezeichnet wird, wird es oft zum Konfigurieren von automatischen HTML-Signaturen verwendet. Warum ist das besser als E-Mail-Signaturen, die von Benutzern selbst eingerichtet werden? Durch Anwenden von unternehmensweiten E-Mail-Signaturen in Exchange Server 2019 können Sie sicherstellen, dass die E-Mail-Korrespondenz vereinheitlicht ist, das Branding immer vorhanden ist und niemand automatisch jeder E-Mail ein inspirierendes Zitat hinzufügt. Diese Methode hat auch natürlich einige Nachteile. Am Ende des Artikels zeige ich Ihnen, wie man diese beheben kann.

*Hinweis* Dieser Artikel basiert auf der Vorschauversion – Exchange Server 2019 Public Preview. Obwohl es sich hier nicht um die Produktionsversion von Exchange 2019 handelt, wird es nicht erwähnt, dass für diese Funktion jegliche Updates vorgesehen sind. Soll es doch irgendwelche Änderungen geben, werden wir den Inhalt aktualisieren.

Wenn Sie jemals eine Nachrichtenflussregel (oder Transportregel) eingerichtet haben, die einen Haftungsausschluss in einem anderen Server hinzufügt, werden Sie nicht viele Unterschiede feststellen. Exchange 2013, 2016 und Exchange Online bieten in dieser Angelegenheit sehr ähnliche Erfahrungen.

Wie erstellt man eine automatische E-Mail-Signatur in Exchange 2019

Um eine globale E-Mail-Signatur in Exchange 2019 zu konfigurieren, müssen Sie eine neue Nachrichtenflussregel erstellen. Dazu benötigen Sie ein Administratorkonto mit der „Transport Rules“-Rolle. Die Rolle ist standardmäßig in den Rollengruppen Organization Management und Records Management enthalten.

1. Zunächst müssen Sie das Exchange Admin Center starten. Im Fall vom CAS-Server reicht normalerweise das Einfügen von https://localhost/ecp im Browser.
2. Im Admin Center gehen Sie auf mail flow > rules > create new rule > apply disclaimers
3. Beginnen Sie mit dem Erstellen der neuen Regel, indem Sie auf more options klicken. So können Sie beispielsweise Ausnahmen festlegen. Ausnahmen sind hilfreich beim Überwinden einiger Einschränkungen der E-Mail-Signaturen in Exchange.
4. Im nächsten Schritt geben Sie der Regel einen schönen Anzeigenamen wie Global Email Signature und wählen Sie aus, wann die Signatur hinzugefügt werden soll. Die am häufigsten verwendete Bedingung ist das Hinzufügen einer Signatur, wenn sich der Absender innerhalb der Organisation befindet. Sie können es auch nur auf eine ausgewählte AD-Gruppe anwenden (z. B. Marketing- und Vertriebsteams).
5. Im „Do the following“-Abschnitt wählen Sie Apply a disclaimer to the message > append a disclaimer
6. Es werden zwei Hauptoptionen angezeigt: Enter text & Select one
7. Wenn Sie auf Select one klicken, müssen sie die Ausweichaktion festlegen. Mit anderen Worten: Was soll die Transportregel tun, wenn die Signatur nicht an eine Nachricht angehängt werden kann (beispielsweise, wenn Sie eine verschlüsselte Nachricht senden)? Zum Auswahl haben Sie Ignore, um solche Nachrichten ohne Signatur zu senden, Reject, um das Senden zu unterbinden (was möglicherweise nicht die beste Option ist) oder Wrap, um diese Nachrichten mit der Signatur in einer „Umschlag-E-Mail“ zu senden und die richtige Nachricht als Anlage. Ignore wird am häufigsten gewählt:
8. Nun müssen Sie das Aussehen Ihrer Signatur festlegen. Wenn Sie auf Enter text klicken, können Sie den HTML-Code Ihrer Signaturvorlage eingeben. Die Vorlage verwendet Platzhalter, um Benutzerdaten aus dem AD abzurufen. Um diese Aufgabe zu vereinfachen, können Sie zu unserem kostenlosen E-Mail-Signatur-Generator wechseln und den HTML-Code einer beliebigen Vorlage einfach kopieren. Der Generator kann die richtigen AD-Platzhalter für Sie einfügen. Nachdem Sie den HTML-Code generiert haben, fügen Sie ihn in das Textfeld ein und klicken Sie auf OK. 
9. Jetzt ist es an der Zeit, einen der Nachteile der nativen Exchange-Signaturerstellungsregel (teilweise) zu verhindern. Das Problem liegt daran, dass die Regel fügt die Signatur am Ende jeder Antwort und Weiterleitung in einer E-Mail-Kette ein. Es wird empfohlen, eine Ausnahme hinzuzufügen, um Antworten und Weiterleitungen auszuschließen. Sie können dies tun, indem Sie Except if the subject or body includes… auswählen und einen Teil Ihres Haftungsausschlusses einfügen, der in einem normalen Gespräch unwahrscheinlich zu erscheinen ist.
10. Schließlich haben Sie die Möglichkeit, den Zeitrahmen zu bestimmen, in dem die Signaturen hinzugefügt werden sollen: Wenn Sie mit der Konfiguration der Nachrichtenflussregel fertig sind, klicken Sie auf Save und sie wird gültig sein. 

Einschränkungen der nativen serverseitigen Signaturen

Wie bereits erwähnt, gibt es einige Einschränkungen bei dieser zentralen Methode zur Signaturverwaltung. Diese sind bekannt, seit die beschriebene Funktion in Nachrichtenflussregeln vorhanden ist. Hier ist die Liste der lästigsten Einschränkungen:

• E-Mail-Signaturen stapeln sich am Ende der Konversation. Standardmäßig werden E-Mail-Signaturen und Disclaimer am Ende der Konversation angehängt. Die Problemumgehung, um dies zu verhindern, funktioniert in den meisten Fällen. Es gibt jedoch keine Möglichkeit, Signaturen direkt unter jeder Antwort hinzuzufügen.
• Benutzer sehen keine Signaturen in Gesendeten Elementen. Dieses Problem macht die Benutzer häufig besorgt. Sie sind sich nicht sicher, ob sie ihre eigene E-Mail-Signatur enthalten sollen. Daher muss man verhindern, dass die Benutzer Signaturen selbst einfügen.
• Leere Felder. Active Directory ist wie ein lebender Organismus – es ändert sich und die Benutzer sind unterschiedlich. Manche von ihnen haben keine Kontaktdaten oder bevorzugen andere Kontaktkanäle. Leider haben automatische E-Mail-Signaturen von Exchange 2019 keine Möglichkeit festzustellen, ob ein Feld leer ist oder nicht. Daher können bei einigen Benutzern Signalphrasen von einem leeren Feld gefolgt werden, z. B. „Handy: “.
• Es werden nur gehostete Bilder unterstützt. Während gehostete (Online-) Bilder ihre Vorteile haben, sind sie eher problematisch. Sie müssen gehostet werden, werden häufig von E-Mail-Clients blockiert und verschwinden, wenn sich der Link zum Bild ändert.
• Kein WYSIWYG-Editor. Obwohl Sie mit unserem kostenlosen E-Mail-Signatur-Generator eine funktionsfähige HTML-Signaturvorlage erstellen können, kann das Erstellen einer benutzerdefinierten Signatur für ein Unternehmen eine Herausforderung sein. Die Notwendigkeit, mit HTML zu arbeiten, ist oft problematisch. Insbesondere, weil Sie wissen müssen, wie verschiedene E-Mail-Clients den HTML-Code interpretieren.

Wie überwindet man die Einschränkungen von E-Mail-Signaturen in Exchange 2019?

Für einige der oben genannten Einschränkungen gibt es bessere oder schlechtere Workarounds. Um allen zu begegnen, benötigen Sie ein Drittanbieter-Tool wie CodeTwo Exchange Rules Pro. Die Kompatibilität mit Exchange 2019 wird in Kürze offiziell bekannt gegeben.

Der Nachrichtenflussmanager CodeTwo Exchange Rules Pro wurde entwickelt, um jedem oben genannten Nachteil der serverseitigen E-Mail-Signatur zu begegnen. Mit dieser Exchange-Toolbox können Sie in kürzester Zeit E-Mail-Signaturen für das gesamte Unternehmen erstellen. Schauen Sie sich das Video unten an, um einen Überblick über die Funktionsweise der Software zu erhalten: