Wie verhindert man, dass Office 365-Benutzer E-Mails außerhalb der Organisation senden?

Dieser Beitrag erklärt, wie Sie mithilfe von Exchange Online-Nachrichtenflussregeln verhindern können, dass Office 365-Benutzer E-Mails an externe Empfänger senden. 

Wie blockiert man E-Mails gesendet außerhalb Ihrer Office 365-Organisation?

Folgen Sie die unten aufgeführten Schritte, um alle (oder bestimmte) Benutzer davon abzuhalten, E-Mails an externe Empfänger zu senden, sodass sie nur interne Nachrichten schicken können:

1. Melden Sie sich beim Exchange Admin Center an. Gehen Sie zu Mail flow > Rules. Klicken Sie auf Add a rule und wählen Sie in der Dropdown-Liste Create a new rule aus.

2. Im Assistenten zum Erstellen neuer Regeln, Abschnitt Apply this rule if, wählen Sie The recipient > is external/internal. In dem sich öffnenden Bereich wählen Sie aus der Dropdown-Liste Outside the organization und bestätigen Sie mit Save.

3. Wenn die Regel nicht für alle Benutzer gelten soll, können Sie eine weitere Bedingung hinzufügen, die den Geltungsbereich einschränkt. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche + neben der ersten Bedingung. Sie können beispielsweise eine ausgewählte Benutzergruppe hinzufügen, sodass nur deren Mitglieder keine E-Mails außerhalb der Organisation senden dürfen.

4. Im Abschnit Do the following wählen Sie Block the message > reject the message and include an explanation.

5. Geben Sie eine kurze Erklärung an, warum die E-Mail blockiert wurde. Benutzer erhalten diese Erklärung zusammen mit einer NDR-Nachricht, nachdem sie es versucht haben, eine E-Mail außerhalb der Organisation zu senden. Sie können auch entscheiden, niemanden zu benachrichtigen und die Nachricht einfach zu löschen (wählen Sie dazu die Option delete the message without notifying anyone).

6. Führen Sie die verbleibenden Schritte des Assistenten zum Erstellen von Regeln aus und speichern Sie die Änderungen, indem Sie auf Finish klicken.
7. Nach der Erstellung ist die Nachrichtenflussregel standardmäßig deaktiviert. Wählen Sie die Regel aus der Liste aus und verwenden Sie die Umschaltfläche, um sie zu aktivieren.

8. Testen Sie, ob die Regel wie erwartet funktioniert. Beachten Sie, dass es bis zu 30 Minuten dauern kann, bis die Änderungen wirksam werden.

Und das ist alles. Versucht ein Benutzer, der zu dieser Gruppe gehört, eine E-Mail außerhalb der Office 365-Organisation zu senden, wird sie abgelehnt und er bekommt die Benachrichtigung über die Versandblockade.

Was mit lokalen Umgebungen?

Wenn Sie sich noch in einer lokalen Infrastruktur befinden und nach einer ähnlichen Lösung suchen, die mit Exchange Server arbeitet, prüfen Sie CodeTwo Exchange Rules Pro. Dieses Programm funktioniert lokal sowie in Hybrid-Umgebungen und bietet eine Vielzahl von Konfigurationseinstellungen für E-Mail-Regeln, die in Exchange nicht nativ vorhanden sind.

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