Wie verhindert man, dass Office 365-Benutzer E-Mails außerhalb der Organisation senden?

Es ist manchmal notwendig, dass der E-Mail-Fluss außerhalb der Organisation für bestimmte Benutzer oder Benutzergruppen blockiert wird. Dieser Beitrag erklärt, wie Sie mithilfe von Exchange Online-Nachrichtenflussregeln verhindern können, dass Office 365-Benutzer E-Mails an externe Empfänger senden.

Wie blockiert man E-Mails gesendet an eine externe Organisation?

Wie blockiert man E-Mails gesendet an eine externe Organisation?

Folgen Sie die unten aufgeführten Schritte, um alle (oder bestimmte) Benutzer davon abzuhalten, E-Mails an externe Empfänger zu senden, sodass sie nur interne Nachrichten schicken können:

  1. Melden Sie sich bei Ihrem Office 365 an und rufen Sie das Microsoft 365 admin center auf, indem Sie auf Admin klicken. Admin Panel Office 365
  2. Im Abschnitt Admin centers gehen Sie auf Exchange. Admin centers
  3. Im Exchange admin center klicken Sie auf mail flow und dann rules. Fügen Sie eine neue Regel mit dem Plus-Symbol. Neue Regel erstellen: Exchange admin center
  4. Im neuen Regel-Fenster, Abschnitt Apply this rule if, wählen Sie The recipient is located > Outside the organization. Neue Exchange-Regel: Empfänger außer der Organisation
  5. Wenn die Regel nicht für alle Benutzer gelten soll, können Sie eine weitere Bedingung hinzufügen, die den Geltungsbereich einschränkt. Klicken Sie dazu unten im Fenster auf More options und dann auf die Schaltfläche add condition (sie wird angezeigt, sobald Sie weitere Optionen aktiviert haben). Sie können beispielsweise eine ausgewählte Benutzergruppe hinzufügen, sodass nur deren Mitglieder keine E-Mails an externe Organisationen senden dürfen. Neue Exchange-Regel
  6. Im Abschnit Do the following wählen Sie Block the message > reject the message and include an explanation. Exchange-Regel: Nachricht blockieren
  7. Geben Sie eine kurze Erklärung an, warum die E-Mail blockiert wurde. Benutzer erhalten diese Erklärung zusammen mit einer NDR-Nachricht, nachdem sie es versucht haben, eine E-Mail außerhalb der Organisation zu senden. Sie können auch entscheiden, niemanden zu benachrichtigen und die Nachricht einfach zu löschen (wählen Sie dazu die Option delete the message without notifying anyone). Exchange-Regel: Nachricht ablehnen
  8. Speichern Sie die Änderungen und testen Sie, ob die Regel wie erwartet funktioniert. Beachten Sie, dass es bis zu 30 Minuten dauern kann, bis sie wirksam werden. NDR-Nachricht

Und das ist es. Versucht ein Benutzer, der zu dieser Gruppe gehört, eine E-Mail außerhalb der Office 365-Organisation zu senden, wird sie abgelehnt und er bekommt die Benachrichtigung über die Versandblockade.

Was mit lokalen Umgebungen?

Wenn Sie sich noch in einer lokalen Infrastruktur befinden und nach einer ähnlichen Lösung suchen, die mit Exchange Server arbeitet, prüfen Sie CodeTwo Exchange Rules Pro. Dieses Programm funktioniert lokal sowie in Hybridkonfiguration und bietet eine Vielzahl von Konfigurationseinstellungen für E-Mail-Regeln, die in Exchange nicht nativ vorhanden sind.

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