Maximale Postfachgröße in Microsoft 365
Die maximale Postfachgröße für die meisten Postfächer beträgt 50 GB. Es gibt jedoch einige Ausnahmen:
- Sie können das Größenlimit für Benutzerpostfächer auf 100 GB erhöhen, indem Sie eine Microsoft 365 E3- oder E5-Lizenz zuweisen (Exchange Online Plan 2). Eine F3-Lizenz (Kiosk) enthält nur 2 GB Speicherplatz und bietet keine Archivpostfächer.
- Postfächer für öffentliche Ordner sind auf 100 GB begrenzt (in allen Abonnementplänen).
- Für freigegebene Postfächer ist keine Lizenz erforderlich und sie haben die Standardgröße von 50 GB. Wenn Sie ihnen jedoch eine E3- oder E5-Lizenz zuweisen, können sie bis zu 100 GB Daten speichern.
- Außerdem können Sie den Speicherplatz für Benutzer und freigegebene Postfächer um ein Archivpostfach (In-Situ-Archiv) erweitern. Sobald die Archivierungsfunktion aktiviert ist, wird jedem Postfach ein Archivpostfach separat zugewiesen. Standardmäßig hat ein Archivpostfach das Speicherlimit von 50 GB. Es besteht jedoch die Möglichkeit, einen nahezu unbegrenzten (automatisch erweiterbaren) Archivierungsspeicherplatz* zu haben: dank einer Lizenz für Exchange Online Plan 2 oder einer Lizenz für Exchange Online Plan 1 mit einer Zusatzlizenz für Exchange Online Archiving. Für die Archivierung eines freigegebenen Postfachs brauchen Sie ebenso einen der beiden Lizenztypen.
* am 1. November 2021 führte Microsoft Beschränkungen für automatisch erweiterte Archive ein: maximale Gesamtgröße von 1,5 TB und maximale Wachstumsrate von 1 GB pro Tag. Das Wort „unbegrenzt“ wurde nun aus der Dokumentation entfernt. Diese Informationen basieren auf MC288051 aus dem Microsoft 365 Message Center. Es ist immer noch viel Platz, wenn man bedenkt, dass er für einen einzelnen Benutzer reserviert ist. Es ist nicht erlaubt, Journaling, Transportregeln oder automatische Weiterleitung für Sicherungs- oder Archivierungszwecke anderer Postfächer zu verwenden.
Postfachgröße in Microsoft 365 erhöhen
Es gibt zwei Möglichkeiten, die maximale Postfachgröße für einen Benutzer zu erhöhen:
- Dem Postfach eine Lizenz für Exchange Online Plan 2 zuweisen. Dadurch wird das Postfachspeicherlimit von 50 GB auf 100 GB erhöht.
- Die Exchange Online-Archivierung aktivieren. Abhängig von Ihrer Microsoft 365-Lizenz erhalten Sie entweder zusätzlichen 50 GB Speicherplatz oder praktisch unbegrenzten Speicherplatz mit unbegrenzter oder automatisch erweiterter Archivierungsfunktion.
Die Erhöhung der Postfachgröße ist nicht die einzige Möglichkeit, mehr Speicherplatz zu schaffen. Es ist ähnlich wie bei Standardfestplatten: Sie können entweder eine neue, größere Festplatte haben oder einen Teil des bestehenden Speicherplatzes freigeben. Mit Exchange Online können Sie außerdem Aufbewahrungsrichtlinien anwenden, um Daten je nach Ihren Kriterien automatisch zu speichern oder zu löschen.
Alternativ gibt es Backup- und Archivierungstools von Drittanbietern wie CodeTwo Backup for Office 365, mit denen Sie die Datenmenge verringern, die Sie in der Cloud aufbewahren. So können Sie die Erkennbarkeit von Daten beibehalten und gleichzeitig verhindern, dass Postfächer überladen werden.
Archivierung in Microsoft 365
Archivpostfächer werden an andere Postfächer angehängt. Die Archivpostfachdaten sind für den Benutzer zugänglich und durchsuchbar. Damit Benutzer auf das In-Situ-Archiv für freigegebene Postfächer zugreifen können, müssen sie explizite FullAccess-Berechtigungen für das freigegebene Postfach erhalten. Sie finden alle archivierten Daten auch über eDiscovery. Es ist wichtig zu wissen, dass Postfachelemente aus dem primären Postfach nicht automatisch in die Archive fließen.
Erfahren Sie mehr über Archivpostfächer in Exchange Online
Sie verschieben solche Elemente in das Archivpostfach auf zweierlei Weise: entweder eine Archivierungsrichtlinie einrichten oder die Elemente manuell verschieben. Eine Archivierungsrichtlinie ist eine Art Aufbewahrungsrichtlinie. Aufbewahrungsrichtlinien können je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens festgelegt werden, um Ihre Daten zu kontrollieren. Den Postfachelementen werden nämlich bestimmte Aufbewahrungs-Tags zugewiesen, nach denen die ältesten Elemente automatisch in Archivpostfächer verschoben oder gelöscht werden.
Lesen Sie diesen Artikel, um zu erfahren, wie Sie eine Archivierungsrichtlinie einrichten
Wie Sie vermutlich schon wissen, ermöglichen Litigation Holds und Aufbewahrungsrichtlinien Ihrem Unternehmen auf Daten zuzugreifen, auch nachdem diese aus Benutzer- oder freigegebenen Postfächern gelöscht wurden. So werden beispielweise E-Mails aus gelöschten Elementen in wiederherstellbare Elemente mit eigenem Kontingent verschoben. Die wiederherstellbaren Elemente rechnen nicht auf die primären Postfachbeschränkungen an.
Mehr über Aufbewahrungsrichtlinien und Litigation Holds erfahren
Was ist unbegrenzte Archivierung?
Seit dem 1. November 2021 ist die unbegrenzte Archivierung in Microsoft 365 nicht mehr verfügbar. Mittlerweile trägt die Funktion nur noch ihren zweiten Namen: automatisch erweiterte Archivierung. Derzeit gelten für ein automatisch erweitertes Archiv folgende Einschränkungen:
- Gesamtgröße von 1,5 TB,
- Maximale tägliche Wachstumsrate von 1 GB.
Obwohl diese Zahlen bei weitem nicht „unbegrenzt“ sind, handelt es sich doch um ein großes Kontingent für einen einzelnen Benutzer. Die zweite Beschränkung dient wahrscheinlich dazu, die Verwendung von Journaling und automatischer Weiterleitung zu verhindern, da die Archivierung nur für den gegeben Benutzer gedacht ist. Wenn sich ein Postfach dem maximalen Archivlimit nähert, müssen Sie entweder einen Teil seines Inhalts löschen oder eine Archivierungslösung eines Drittanbieters verwenden. Die automatisch erweiterte Archivierung ist für Postfächer verfügbar, die Exchange Online Plan 2 oder Exchange Online Plan 1 mit einer Zusatzlizenz für Exchange Online Archiving verwenden. Sie muss wie Standard-Archivpostfächer aktiviert werden. Obwohl diese Option Benutzern Archive mit einer großzügigen Größenbeschränkung bietet, bedeutet dies nicht, dass sie mit der Bereinigung ihrer Postfächer aufhören sollten. Ein Speicherplatz von 1,5 TB hört sich gut an, bis ein Benutzer eine bestimmte E-Mail finden muss.
Überprüfung der Postfachgröße in Microsoft 365
Sie können natürlich das Exchange Admin Center verwenden, um die Postfachnutzung einer bestimmten Person zu überprüfen:
Wenn Sie jedoch die Postfachgröße für alle Postfächer (einschließlich freigegebener Postfächer und Ressourcenpostfächer) anzeigen möchten, geht es mit PowerShell viel einfacher:
Zunächst stellen Sie eine Verbindung zu Exchange Online über PowerShell her.
Dann laden Sie die aktuellen Postfachdaten mithilfe des folgenden Befehls in eine Variable herunter:
$exomailboxsize = (Get-EXOMailbox | Get-EXOMailboxStatistics)
Jetzt können Sie beispielsweise die Postfächer nach ihrer Größe sortieren:
$exomailboxsize | select DisplayName, TotalItemSize | sort -Property TotalItemSize -Descending
Und wenn sich Postfächer ihrer maximalen Größe nähern, können Sie einige Schritte unternehmen, um die Limits zu erhöhen oder einen Teil des Speicherplatzes freizugeben.
Wenn Sie die Größe Ihrer Archivpostfächer überprüfen möchten, verwenden Sie stattdessen die folgenden Cmdlets:
$archivemailboxsize = (Get-EXOMailbox -Archive | Get-EXOMailboxStatistics -Archive)
$archivemailboxsize | select DisplayName, TotalItemSize | sort -Property TotalItemSize -Descending
Archivpostfächer aktivieren
Archivpostfächer lassen sich über das Exchange Admin Center aktivieren:
Oder über PowerShell.
Sie aktivieren das Archivpostfach für einen bestimmten Benutzer oder ein freigegebenes Postfach mit dem folgenden Befehl:
Enable-Mailbox -Identity mailbox -Archive
Sie können ganz einfach überprüfen, in welchen Postfächern die Archivierungsfunktion bereits aktiviert ist. Nutzen Sie dazu den folgenden Befehl:
Get-Mailbox -Archive
Um die automatisch erweiterte Archivierung zu aktivieren, führen Sie dieses Cmdlet aus:
Enable-Mailbox -Identity user -AutoExpandingArchive
Ausführlichere Anweisungen finden Sie in diesem Artikel.
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