Postfachgröße in Office 365 (Microsoft 365)

Office 365 (genauer gesagt Exchange Online) hat bestimmte Beschränkungen der Postfachgröße. Sie hängen von zwei Faktoren ab: dem Abonnementplan und dem Postfachtyp. Was ist also die maximale Postfachgröße in Office 365 (Microsoft 365)? Wie überprüfen Sie die aktuelle Postfachnutzung aller Postfächer? Wie verhindern Sie, dass Postfächer das Größenlimit erreichen? Die Antworten auf diese Fragen finden Sie in diesem Beitrag. Sie können sich als nützlich erweisen, wenn Sie gerade von einem lokalen Exchange Server zu Office 365 (Microsoft 365) migrieren.

Postfachgröße in Office 365 (Microsoft 365)

Maximale Postfachgröße in Office 365

Die maximale Postfachgröße für die meisten Postfächer beträgt 50 GB. Es gibt jedoch einige Ausnahmen:

  • Sie können das Größenlimit für Benutzerpostfächer auf 100 GB erhöhen, indem Sie eine Microsoft 365 E3- oder E5-Lizenz zuweisen (Exchange Online Plan 2). Eine F3-Lizenz (Kiosk) enthält nur 2 GB Speicherplatz und bietet keine Archivpostfächer.
  • Postfächer für öffentliche Ordner sind auf 100 GB begrenzt (in allen Abonnementplänen).
  • Für freigegebene Postfächer ist keine Lizenz erforderlich und sie haben die Standardgröße von 50 GB. Wenn Sie ihnen jedoch eine E3- oder E5-Lizenz zuweisen, können sie bis zu 100 GB Daten speichern. Außerdem können Sie den Speicherplatz für Benutzer und freigegebene Postfächer um ein Archivpostfach (In-Situ-Archiv) erweitern. Sobald die Archivierungsfunktion aktiviert ist, wird jedem Postfach ein Archivpostfach separat zugewiesen. Standardmäßig hat ein Archivpostfach das Speicherlimit von 50 GB. Es besteht jedoch die Möglichkeit, unbegrenzten Archivierungsspeicherplatz zu haben: Dank einer Lizenz für Exchange Online Plan 2 oder einer Lizenz für Exchange Online Plan 1 mit einer Zusatzlizenz für Exchange Online Archiving. Für die Archivierung eines freigegebenen Postfachs brauchen Sie ebenso einen der beiden Lizenztypen.

Postfachgröße in Office 365 erhöhen

Es gibt zwei Möglichkeiten, die maximale Postfachgröße für einen Benutzer zu erhöhen:

  • Dem Postfach eine Lizenz für Exchange Online Plan 2 zuweisen. Dadurch wird das Postfachspeicherlimit von 50 GB auf 100 GB erhöht.
  • Die Exchange Online-Archivierung aktivieren. Abhängig von Ihrer Office 365-Lizenz erhalten Sie entweder zusätzlichen 50 GB Speicherplatz oder praktisch unbegrenzten Speicherplatz mit unbegrenzter oder automatisch erweiterter Archivierungsfunktion.

Die Erhöhung der Postfachgröße ist nicht die einzige Möglichkeit, mehr Speicherplatz zu schaffen. Es ist ähnlich wie bei Standardfestplatten: Sie können entweder eine neue, größere Festplatte haben oder einen Teil des bestehenden Speicherplatzes freigeben. Mit Exchange Online können Sie außerdem Aufbewahrungsrichtlinien anwenden, um Daten je nach Ihren Kriterien automatisch zu speichern oder zu löschen.

Alternativ gibt es Backup- und Archivierungstools von Drittanbietern wie CodeTwo Backup for Office 365, mit denen Sie die Datenmenge verringern, die Sie in der Cloud aufbewahren. So können Sie die Erkennbarkeit von Daten beibehalten und gleichzeitig verhindern, dass Postfächer überladen werden.

Archivierung in Office 365

Archivpostfächer werden an andere Postfächer angehängt. Die Archivpostfachdaten sind für den Benutzer zugänglich und durchsuchbar. Damit Benutzer auf das In-Situ-Archiv für freigegebene Postfächer zugreifen können, müssen sie explizite FullAccess-Berechtigungen für das freigegebene Postfach erhalten. Sie finden alle archivierten Daten auch über eDiscovery. Es ist wichtig zu wissen, dass Postfachelemente aus dem primären Postfach nicht automatisch in die Archive fließen.

Sie verschieben solche Elemente in das Archivpostfach auf zweierlei Weise: Entweder eine Archivierungsrichtlinie einrichten oder die Elemente manuell verschieben. Eine Archivierungsrichtlinie ist eine Art Aufbewahrungsrichtlinie. Aufbewahrungsrichtlinien können je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens festgelegt werden, um Ihre Daten zu kontrollieren. Den Postfachelementen werden nämlich bestimmte Aufbewahrungs-Tags zugewiesen, nach denen die ältesten Elemente automatisch in Archivpostfächer verschoben oder gelöscht werden.

Wie Sie vermutlich schon wissen, ermöglichen Litigation Holds und Aufbewahrungsrichtlinien Ihrem Unternehmen auf Daten zuzugreifen, auch nachdem diese aus Benutzer- oder freigegebenen Postfächern gelöscht wurden. So werden beispielweise E-Mails aus gelöschten Objekten in wiederherstellbaren Elemente mit eigenem Kontingent verschoben. Die wiederherstellbaren Elemente rechnen nicht auf die primären Postfachbeschränkungen an.

Mehr über Aufbewahrungsrichtlinien und Litigation Holds erfahren

Was ist unbegrenzte Archivierung?

Die unbegrenzte Archivierung in Office 365 ist eine Funktion, die für Postfächer mit Exchange Online Plan 2 oder Exchange Online Plan 1 mit einer Zusatzlizenz für Exchange Online-Archivierung verfügbar ist. Sie muss aktiviert werden, genau wie die üblichen Archivpostfächer. Mit dieser Option können Benutzer die Archivierungsfunktion automatisch erweitern. Dies bedeutet jedoch nicht, dass sie ihre Postfächer nicht mehr reinigen sollen. Unbegrenzter Speicherplatz funktioniert gut, bis ein Benutzer eine bestimmte E-Mail finden muss.

Postfachgröße in Office 365 anzeigen

So nutzen Sie das Exchange Admin Center, um die Postfachnutzung einer bestimmten Person anzuzeigen:

Postfachnutzung in Office 365

Wenn Sie jedoch die Postfachgröße für alle Postfächer (einschließlich freigegebener Postfächer und Ressourcenpostfächer) anzeigen möchten, geht es mit PowerShell viel einfacher:

Zunächst stellen Sie eine Verbindung zu Exchange Online über PowerShell her.

Dann laden Sie die aktuellen Postfachdaten mithilfe des folgenden Befehls in eine Variable herunter:

$exomailboxsize = (Get-EXOMailbox | Get-EXOMailboxStatistics)

Jetzt können Sie beispielsweise die Postfächer nach ihrer Größe sortieren:

$exomailboxsize | select DisplayName, TotalItemSize | sort -Property TotalItemSize -Descending

Und wenn sich Postfächer ihrer maximalen Größe nähern, können Sie einige Schritte unternehmen, um sie zu erhöhen oder einen Teil des Speicherplatzes freizugeben.

Archivpostfächer aktivieren

Archivpostfächer lassen sich über das Exchange Admin Center aktivieren:

Archivpostfächer aktivieren

Oder über PowerShell:

Sie aktivieren das Archivpostfach für einen bestimmten Benutzer oder ein freigegebenes Postfach mit dem folgenden Befehl:

Enable-Mailbox -Identity mailbox -Archive

Sie können ganz einfach überprüfen, in welchen Postfächern die Archivierungsfunktion bereits aktiviert ist. Nutzen Sie dazu den folgenden Befehl:

Get-Mailbox -Archive

Um die unbegrenzte Archivierung zu aktivieren, führen Sie dieses Cmdlet aus:

Enable-Mailbox -Identity user -AutoExpandingArchive

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