Alles, was Sie über das E-Mail-Backup in Office 365 und Exchange wissen müssen

E-Mail-Backup ist ein besonderes Bereich der IT. Obwohl es eines der wichtigsten Mittel zur Sicherstellung von Geschäftskontinuität ist, gehört das Backup zu den am meisten vernachlässigten Praktiken. Dieser Artikel enthält alles, was Sie über das E-Mail-Backup in Office 365 und Exchange wissen müssen.

Alles, was Sie über das E-Mail-Backup in Office 365 und Exchange wissen müssen

Inhaltsverzeichnis:

Was ist ein E-Mail-Backup?

Ein Backup ist eine Kopie von Daten, die wiederhergestellt werden können, falls die ursprünglichen Elemente zerstört oder gelöscht werden. Es wird häufig mit der Archivierung verwechselt. Bei der E-Mail-Archivierung handelt es sich hauptsächlich darum, Postfächer zu entrümpeln, ohne dass E-Mails tatsächlich gelöscht werden. Anstatt werden die E-Mails für die zukünftige Verwendung gespeichert. Die archivierten Daten sind normalerweise nicht zugänglich.

Das Backup ist dagegen eine Datenschutzmaßnahme. Backup-Lösungen sichern Daten, indem sie sie in einen Speicher kopieren. Jedes Mal, wenn Elemente geändert, gelöscht oder beschädigt werden, bietet die Verwendung ihrer Kopien die Möglichkeit, verlorene Daten bzw. frühere Versionen von Dokumenten wiederherzustellen. Die Hauptaufgabe des Backups besteht darin, den Datenverlust zu verhindern. E-Mail-Kopien können sich auch im Falle eines Rechtsstreits als äußerst nützlich erweisen.

Warum sollen Sie Exchange- oder Office-365 Postfächer sichern?

Die Antwort auf diese Frage ist sehr einfach. Mit der realen Gefahr einer Datenbeschädigung, besteht immer die Möglichkeit, geschäftskritische Daten zu verlieren. Ohne Backups ist die Wiederherstellung dieser wichtigen Informationen nicht möglich. Warum wird also das Backup oft vernachlässigt? Es ist so, weil Organisationen das Risiko nicht erkennen. Und es gibt immer dieselbe Sache mit E-Mail-Backups. Sie schätzen sie normalerweise nicht, bis Sie sie wirklich brauchen – dann ist es aber zu spät.

Was sind die Gründe für E-Mail-Backups? E-Mails sind das Rückgrat der Geschäftskommunikation für die meisten Unternehmen. Dank E-Mails können persönliche Informationen, Verträge, Rechnungen und wichtige Dokumente aller Art sicher und einfach übertragen und bequem gespeichert werden. Leider können zu einem gewissen Zeitpunkt alle Daten einem unerwarteten Datenschaden oder -verlust unterliegen. E-Mail-Daten können auf viele Arten gelöscht oder beschädigt werden:

  • Versehentliche Löschung – manchmal, zum Beispiel, wenn ein Benutzer seine Mailbox entrümpeln will, können einige wichtige E-Mails versehentlich gelöscht werden. Wenn eine E-Mail dauerhaft gelöscht wird, kann sie oft nur von einer Backup-Kopie abgerufen werden.
  • Absichtliche Löschung – wahrscheinlich überlegt man diese Option ungern, aber es ist doch möglich, dass Mitarbeiter wichtige E-Mails absichtlich löschen. Dadurch können sie dem gesamten Unternehmen schaden.
  • Hardware- oder Systemausfall – Unfälle kommen manchmal ohne ersichtlichen Grund vor. Die in E-Mails gespeicherten Daten können irreparabel beschädigt werden. Dies bezieht sich sowohl auf Daten, die auf PCs gespeichert werden, als auch auf E-Mail-Diensteanbieter.
  • Bösartige Software – der Cybersicherheitsmarkt tut sein Bestes, um Computer vor Viren und anderer bösartiger Software zu schützen, aber es besteht immer die Möglichkeit eines Virenangriffs.

Denken Sie daran, dass Ihr Unternehmen selbst die Verantwortung für die Datensicherheit trägt. Deshalb sollten Sie alle Maßnahmen ergreifen, um E-Mail-Daten vor Verlust zu schützen, und ein Backup erstellen, falls irgendwann ein Unfall passiert.

Was auch sehr wichtig ist, Backups können Ihr Unternehmen vor Bußgeldern schützen. Es gibt gesetzliche Regelungen, nach denen Unternehmen ihre Daten sichern und sie auf Anfrage, z. B. im Falle eines Rechtsstreits, zur Verfügung stellen müssen. Eines der wichtigsten Gesetze bezüglich E-Mails ist eDiscovery. Erfahren Sie mehr darüber, warum es sich lohnt, E-Mails zu sichern, und wie Sie mit Hilfe von Backup-Kopien Rechtsakte einhalten können.

Nur ein regelmäßiges E-Mail-Backup erfüllt seinen Zweck. Die Frage lautet also, wie oft die Kopien erstellt werden sollen, sodass die Geschäftskontinuität bei einem Datenverlust gewährleistet wird.

Wie oft sollten Sie Ihre Daten sichern?

Im Idealfall sollten die E-Mail-Kopien so aktuell wie möglich sein. Auf diese Weise können Sie im Notfall alle Daten wiederherstellen und sie weiterbearbeiten, als wäre nichts passiert. Auf der anderen Seite kann sehr häufiges E-Mail-Backup zu schnellem Speicherwachstum führen. Viele Unternehmen planen ihre Backup-Jobs so, dass sie automatisch während der Abwesenheit meister Mitarbeiter ausgeführt werden. Dies liegt daran, dass einige Backup-Tools eine Verzögerung verursachen und eine richtige Planung garantieren soll, dass keine Benutzer betroffen werden.

In der Regel ist die IT-Abteilung für die Datensicherung zuständig. Wenn also ein unerwarteter Datenverlust vorkommt, wird die Schuld der IT zugewiesen. Es sind die kleinen und mittleren Unternehmen, die am meisten benachteiligt sind – eine manuelle Datensicherung erfordert viel Zeit und Aufwand, und diese Unternehmen haben meist keine großen IT-Abteilungen. E-Mail-Backup-Tools können diese Aufgabe vollautomatisch und zuverlässiger machen, sodass viel Zeit und Aufwand gespart wird. Leider sind die Risiken, kein Backup zu haben, kaum bekannt. Dies gibt oft den falschen Eindruck, dass Backup-Anwendungen sich nicht lohnen und dass sie einfach unnötig sind. Manchmal braucht man etwas Überzeugungsarbeit zu leisten, um die wichtigen Unternehmensdaten zu sichern.

Obwohl es möglich ist, Ihre E-Mail-Kopien manuell zu erstellen, kann die Verwendung eines Backup-Tools viel Zeit sparen und im Notfall für eine vollständige Geschäftskontinuität sorgen. Da sich viele Unternehmen für eine E-Mail-Backup-Software entscheiden, lohnt es sich, die wichtigsten Funktionen kennenzulernen, die eine Backup-Lösung bieten soll.

E-Mail-Backup-Software für Office 365 und Exchange

Es gibt viele Softwarelösungen für E-Mail-Backups. Bevor Sie ein bestimmtes Tool auswählen, ist es von Bedeutung, sich mit den wichtigsten Funktionen bekannt zu machen.

  • Automatik – eine der wichtigsten Eigenschaften einer guten E-Mail-Backup-Lösung ist, dass die Aufgaben automatisch durchgeführt werden. Auf diese Weise können Administratoren das Programm so einrichten, dass die Postfächer so oft wie nötig gesichert werden. Ihre Aufgabe kann somit abgehakt werden, bis etwas Schlimmes passiert.
  • Backup-Typ – es gibt verschiedene Arten von Backups. Man muss wissen, welchen Backup-Typ die Lösung seiner Wahl unterstützt. Wenn beispielsweise nur vollständige Backups unterstützt werden, wächst die Speichergröße sehr schnell und die Backup-Jobs benötigen viel Zeit. Es ist eine gute Idee, eine Methode zu verwenden, die ein vollständiges Backup erstellt und dann inkrementelle Backups in regelmäßigen Abständen ausführt.
  • Granulare Wiederherstellung – ein gutes Backup soll die Option bieten, nach bestimmten Elementen zu suchen und sie granular wiederherzustellen. Dies bedeutet, dass beim Verlust einer einzelnen Datei nicht das gesamte Postfach, sondern nur die fehlenden Elemente wiederhergestellt werden.
  • Archivierung – wie bereits erwähnt, gibt es einen Unterschied zwischen Backup und Archivierung. Wenn Sie jedoch die Archivierungsfunktion zu einer Backup-Lösung hinzufügen, erhalten Sie ein umfassendes Tool, das diese beiden Bereiche gleichzeitig abdeckt. Darüber hinaus können Sie durch das Festlegen von Archivierungs- und Aufbewahrungsrichtlinien für Speicher den von Ihren sicheren Kopien belegten Speicherplatz unter Kontrolle bringen.
  • Brick-Level-Backup – es ist selbstverständlich, dass einige Postfächer viele geschäftskritische Daten speichern, während andere über kaum wichtige Inhalte verfügen. Eine perfekte Backup-Software lässt Sie bestimmen, welche Postfächer oder sogar Ordner die strengsten Richtlinien erfordern.
  • Sicherheit – zu den wichtigsten Aspekten einer Backup-Lösung gehört ihre Sicherheit. Ohne geeignete Maßnahmen, wie Verschlüsselung, Speicherschutz und sichere Datenwiederherstellung, kann eine Backup-Lösung ironischerweise Ihre Daten weniger sicher machen, z. B. bei Innenangriffsversuchen auf vertrauliche Daten.

Backup-Typen

Aus technischer Sicht können Backups in drei Arten unterteilt werden:

  • Vollständiges Backup – so ein Backup erstellt eine Eins-zu-eins-Kopie von Dateien. Er ist der größte Typ und gleichzeitig der Ausgangspunkt für die zwei unten aufgelisteten Arten.
  • Differenzielles Backup – kopiert Datenunterschiede von dem letzten vollständigen Backup. Es ist eine speicherfreundliche Lösung im Vergleich zu der vollständigen Option.
  • Inkrementelles Backup – speichert die Änderungen, die seit dem letzten inkrementellen Backup-Zyklus eingeführt wurden. Das ist die schnellste und speicherfreundlichste Art von Backup. Was noch wichtiger ist, kann es in Echtzeit durchgeführt werden.

In diesem Artikel finden Sie einen detaillierten Vergleich zwischen inkrementellen und differenziellen Backups.

Backup-Lösungen kann man auch hinsichtlich des Speichertyps vergleichen. Einige speichern E-Mails in der Cloud und andere verwenden lokalen Speicher. In den meisten Fällen gibt es eine Regel, Ressourcen nicht an einem Ort zu konzentrieren. Dies bedeutet, dass E-Mails von Office 365 häufig lokal gespeichert werden, während Exchange-Postfächer entweder in einem Cloud-Dienst oder einem separaten lokalen Speicher gesichert werden.

Der Hauptunterschied zwischen den beiden Lösungen besteht darin, dass der lokale Speicher von Ihnen geschützt werden muss, während der Cloud-Speicher sich auf einen Drittanbieter verlässt, der Ihnen einen gebrauchsfertigen Service bietet. Dabei bieten lokale Speicher hundertprozentige Verfügbarkeit bei vollständiger Datenunabhängigkeit. Die Cloud-Dienste machen Sie dagegen von Dienstanbieter abhängig. Es ist jedoch ein sehr grundlegender Vergleich, daher steht in diesem Blogeintrag eine umfassende Zusammenfassung zur Ihrer Verfügung.

E-Mail-Backup von Office 365-Postfächer

Die erste und wichtigste Sache, die Sie über Office 365-Postfächer wissen müssen, ist, dass es keine native Backup-Option gibt. Es gibt Mechanismen, mit denen Sie Daten archivieren und wiederherstellen können, falls sie verloren gehen sollten. Dies sind jedoch keine Lösungen, durch die man die Funktionalitäten der Backup-Software von Drittanbietern ersetzen könnte. (Erfahren Sie mehr über die nativen Backup-Optionen) Aus diesem Grund entscheiden sich viele Unternehmen für Lösungen von Drittanbietern, um ihre Daten zu sichern.

Eine Möglichkeit zum Sichern von Office 365-Postfächern besteht darin, sie in PST-Dateien zu exportieren. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine lokale Kopie von Exchange Online-Postfächern erstellen. Diese scheinbar günstigste Möglichkeit, Ihre E-Mails und andere Office 365-Elemente in einem lokalen Speicher zu sichern, ist jedoch auf keinen Fall zuverlässig. Der E-Mail-Export nach PST kann entweder manuell von Benutzern durchgeführt werden, was selten der Fall ist, oder mithilfe von eDiscovery – einem Office 365-Mechanismus, der hauptsächlich bei Rechtsstreitigkeiten verwendet wird. Ein PST-Backup wird aber nicht als eine echte Lösung, sondern eher als ein Workaround behandelt. Außerdem sind PST-Dateien extrem raumgreifend und können nicht zentral verwaltet werden. Wenn der Speicher wächst, werden diese Dateien immer undurchsuchbarer und instabiler. Weitere Informationen zum PST-Backup in Office 365 finden Sie in diesem Artikel.

Daneben gibt es noch weitere Möglichkeiten, Office 365-Daten zu sichern. Es geht hier um das Litigation Hold (Datensicherung für Prozesszwecke) und Aufbewahrungsrichtlinien. Das Litigation Hold dient dazu, dauerhafte Löschung von Elementen zu verhindern. In Kombination mit dem eDiscovery kann es die Möglichkeit bieten, ein bestimmtes Postfach zu schützen und die benötigten Daten relativ einfach zu finden. Die Aufbewahrungsrichtlinien wurden hauptsächlich zum Löschen von Elementen nach einem festgelegten Zeitraum verwendet. Derzeit sind sie auch in der Lage, das Löschen von Elementen zu verhindern. Im Gegensatz zu Litigation Holds können Aufbewahrungsrichtlinien global für eine Gruppe von Benutzern oder sogar für eine ganze Organisation verwendet werden. Um einen vollständigen Vergleich zwischen dem Litigation Hold und die Aufbewahrungsrichtlinien zu erhalten, gehen Sie bitte auf diesen Artikel.

Das E-Mail-Backup unterscheidet sich ein wenig von seiner lokalen Entsprechung – Exchange Online.

E-Mail-Backup in Exchange Server

Die lokalen Exchange Server-Postfächer können mit Hilfe von zwei nativen Tools in verschiedene Speicher gesichert werden.

  1. Das erste ist das PST-Backup mit PowerShell (lesen Sie diesen Artikel, um mehr darüber zu erfahren) oder das Exchange Admin Center (obwohl dieser Weg bei weitem nicht automatisch ist). Beachten Sie, dass alle oben genannten Einschränkungen für PST-Dateien auch für den Exchange Server gelten.
  2. Die andere native Backup-Option für den lokalen Exchange Server verwendet das WSBExchange-Plugin. Damit können Sie das Windows Server-Backup verwenden. Das Tool führt ein vollständiges Server-Backup durch. Es kann jedoch nicht für inkrementelle oder differenzielle Backups verwendet werden. Es verbraucht zu viel Speicherplatz und Zeit, um als effektive Lösung betrachtet zu sein.

Wenn Sie mehr über die in Exchange Server verfügbaren nativen Backup-Lösungen erfahren möchten, lesen Sie den Artikel zum Sichern von Exchange Server-Postfächern. Der Artikel liefert Ihnen weitere Informationen. Wenn Sie aber eine noch effizientere Lösung lernen möchten, lesen Sie den folgenden Abschnitt.

E-Mail-Backup-Lösungen von CodeTwo

CodeTwo ist ein Software-Anbieter, der vor allem für die E-Mail-Signatur-Management-Software bekannt ist. Sie bieten außerdem Postfach-Backup-Tools für Office 365 und den lokalen Exchange-Server. Ihre Tools bieten jedes Feature aus der Liste und noch mehr dazu:

  • Keine Auswirkungen auf Benutzer – Backup-Jobs können so geplant werden, dass sie jede Minute ausgeführt werden. Der Prozess bleibt unsichtbar für Benutzer – es gibt keine Verzögerung oder irgendeine andere Art von Einfluss auf Ihre Postfächer.
  • Einfach zu bedienen – dank einer einfachen, aber leistungsstarken Benutzeroberfläche.
  • Suche, Vorschau und Wiederherstellung – dank einer erweiterten Indexfunktion ist das Durchsuchen der Datenbank ein Kinderspiel. Alle gefundenen Objekte können einfach an einem ausgewählten Ort wiederhergestellt werden.
  • Sicherheitsorientiert – CodeTwo Backup-Lösungen gehen weit über das Nötige hinaus, was die Sicherheit von Storages und den dort aufbewahrten persönlichen Daten anbetrifft.

Erfahren Sie mehr über CodeTwo Backup-Tools für Exchange und Office 365

Lesen Sie mehr über E-Mail-Backup

Überzeugen Sie Ihren Chef, Exchange- oder Office 365-Postfachdaten zu sichern

Viele Unternehmen unterschätzen die Notwendigkeit, Postfächer zu sichern. Wenn Sie ein IT-Administrator oder ein Benutzer mit Sicherheitsbedenken sind, können Sie hier erfahren, wie Sie andere davon überzeugen können, dass ein Backup wichtig ist.

Warum und wie sichern Sie Exchange- oder Office 365-Daten?

Wenn Sie ohne ausführliches Lesen erfahren möchten, warum und wie Exchange- oder Office 365-Postfächer gesichert werden, sehen Sie sich diese Infografik an. Sie enthält die wichtigsten Informationen darüber, warum E-Mails gesichert werden sollen.

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