Dark Mode endlich in Outlook freigegeben

Der dunkle Modus ist endlich in Outlook und Outlook on the Web vorhanden! Nun können Sie den E-Mail-Hintergrund in ein tiefes Dunkelgrau ändern, was die meisten „fast schwarz“ nennen würden. Hier erfahren Sie, welche Outlook-Versionen den Dunkelmodus unterstützen, wie er funktioniert und vor allem, was man bei dessen Nutzung beachten soll.

Zuerst schauen wir, warum sich diese Funktion als echte Spielwende erweisen kann.

Dunkler Modus kann mehr sein, als man glaubt

Der Dark Mode ist für die Office-Suite etwas völlig Neues. Bis jetzt bot Outlook das sog. Black Theme, das aber nur in sehr begrenztem Umfang Anwendung fand. Es änderte den Rahmen ringsum und ließ den eigentlichen E-Mail-Inhalt unverändert (standardmäßig bleibt der Hintergrund weiß, was Ihre Augen wesentlich belastet). Der dunkle Modus bietet eine Erweiterung dazu: Jetzt können Sie auch den Hintergrund ändern, um Ihren Outlook augenschonend zu halten.

Es gibt typischerweise zwei verschiedene Arten von Reaktionen zu dem Dunkelmodus:

• Ich liebe es!
• Wie kannst du überhaupt so arbeiten?!

Die Befürworter wissen Bescheid, dass der Bildschirm weniger licht dabei abgibt. Der dunkle Modus ist einfach angenehmer für die Augen. Längere Exposition gegenüber heiterhellen Hintergrund führt bei einigen Menschen zu Kopfschmerzen. Ganz zu schweigen davon, dass, wenn nachts angesehen, sind sie wie blendende Scheinwerfer. Fragen Sie die meisten Entwickler danach, ob sie in einer hellen DIE-Umgebung arbeiten möchten.

Diejenigen von Ihnen, die die Dunkelmodus-Funktion für unwichtig halten, sollten an all Ihre Empfänger denken, die in diesem Modus arbeiten. Es ändert den Hintergrund jeder E-Mail: HTML, RTF und Klartext. Vermutlich ist es für Sie doch von Bedeutung, dass Ihre E-Mails in allen Modi gut aussehen, oder?

Wie aktiviert man den Dark Mode in Outlook?

Der Dunkel- oder auch Nachtmodus ist nicht in jedem Outlook verfügbar. Derzeit ist diese Funktion in der folgenden Outlook-Versionen zu nutzen:

• Outlook ProPlus (Teil des Office 365 ProPlus-Abonnements): ab Version 1907 des Insider Channel (veröffentlicht am 21. Juni 2019) oder ab Version 1909 des Monthly Channel (veröffentlicht am 30. September 2019), oder ab Version 2002 des Targeted Semi-Annual Channel (veröffentlicht am 10. März 2020). Im Weiteren zeige ich, wie Sie Ihre aktuelle Version überprüfen können.
• Outlook on the Web
• Outlook.com

Für die obigen Outlook-Versionen ist der Dunkelmodus standardmäßig für das Black Theme aktiviert.

Um den Dark Mode in Outlook zu aktivieren, muss das Office-Theme für black eingestellt sein (Options>General>Personalize your copy of Microsoft Office):

Den dunklen Hintergrund in Outlook schalten Sie entweder mit der Schaltfläche neben der Antwortoption ein:

oder durch die Switch-Background-Option im Home– oder Message-Tab:

Das Kontrollkästchen neben dem Drop-down-Menu des Office-Theme (never change the message background color) deaktiviert den Dunkelmodus.

In Outlook on the Web und Outlook.com wird der dunkle Modus mit dem standardmäßigen blauen Design unterstützt. Um E-Mails in einem anderen Licht zu sehen, klicken Sie auf die unten markierte Schaltfläche.

So überprüfen Sie Ihre Office 365 ProPlus-Version

Vielleicht fragen Sie sich, was der Monthly Channel eigentlich ist und welche Version der Office-Suite Sie haben.

Zu Beginn: Eine kurze Einführung. Es gibt Zwei Arten von Updates: leistungs- und sicherheitsbezogen (sog. Fixes, die bei Bedarf bereitgestellt werden) und funktionsbezogen (sog. Funktionen).

Für das Office 365-Suite stehen verschiedene Updatekanäle zur Verfügung. Die Häufigkeit funktionsbezogener Updates hängt von Ihrem Updatekanal ab. Es gibt drei Kanäle:

• Semi-Annual Channel – die Standardeinstellung mit der niedrigsten Frequenz hinsichtlich neuen Funktionen. Wird zwar als die stabilste Option angesehen, wartet man aber länger als in anderen Kanälen auf die neuesten Funktionen.
• Monthly Channel – während Sicherheitsupdates und -fixes genauso häufig sind wie im Semi-Annual Channel, werden einmal im Monat neue Funktionen bereitgestellt.
• The Office Insider Channel – erlaubt Ihnen frühzeitig auf Funktionen zugreifen, die sich möglicherweise noch am Ende des Entwicklungsprozesses finden, bevor sie in den anderen Updatekanälen verfügbar sind. Dies ist die beste Option, wenn Sie einen ersten Blick auf die künftig erscheinenden Funktionen werfen möchten, bevor Sie sie unternehmensweit bereitstellen. Office-Insider helfen mit ihren Gedanken und Ideen, die endgültige Form der neuen Funktionen zu bestimmen.

Führen Sie die folgenden simplen Schritte aus, um die Version Ihrer Office-Suite (und insbesondere Ihres Outlook) zu überprüfen:

Wechseln Sie in Outlook zum File-Tab.

Im File-Tab gehen Sie auf Office Account. Im Abschnitt About Outlook finden Sie alle nötige Informationen.

Wie funktioniert der Dunkelmodus?

Wie bereits erwähnt, ändert der Dunkelmodus den Hintergrund aller E-Mail-Typen (HTML, RTF und Nur-Text) in eine dunklere Version. Der Hintergrund ist natürlich nicht das einzige Element, das seine Farbe ändert. Schriftarten, Trennzeichen – die Farben aller dieser Elemente werden geändert, sodass die gesamte E-Mail-Nachricht dunkler wird (ohne dass die Lesbarkeit beeinträchtigt wird).

Typischerweise ist der Hintergrund weiß und die Schriftart schwarz. Der Nachtmodus wechselt die Farben. Um genau zu sein, verwandelt sich Weiß (#FFF) in ein sehr dunkles Grau (#262626) während Schwarz (#000) in ein “schmutziges” Weiß (#F6F6F6). Andererseits werden HTML-gestaltete E-Mails (normalerweise Newsletter) manchmal standardmäßig mit dunklem Hintergrund erstellt. Diese werden im dunklen Modus heller.

E-Mail-Signaturen für den Dark Mode

Ist der Dunkelmodus nicht für Sie und Sie möchten ihn nicht verwenden? Kein Problem. Beachten Sie jedoch, dass Ihre Empfänger ihn doch mögen und einsetzen können. Und da diese Option den Hintergrund und die Textfarbe jeder Nachricht ändert, müssen Sie sich möglicherweise das Design Ihrer E-Mail-Signatur genauer ansehen.

Da der Text und der Hintergrund von E-Mails automatisch verwandelt werden, sind Sie keine große Sorge für Sie. Anders sieht es jedoch mit Bildern aus – diese bleiben genauso wie im hellen Modus. Das könnte sie völlig ruinieren, besonders wenn sie einen weißen undurchsichtigen Hintergrund haben.

Wie sorgen sie dafür, dass Ihre E-Mail-Signatur im Dark Mode richtig angezeigt wird? Hier ein paar Pro-Tipps:

• Verwenden Sie nicht Bilder als Signaturen. Es ist niemals eine gute Idee, eine E-Mail-Signatur in Form eines großen Bildes zu verwenden. Im dunklen Modus wird es noch schlimmer: Die Empfänger werden sofort bemerken, dass etwas mit ihr nicht stimmt.
• Verzichten Sie auf weißen Hintergrund. Ein Social Media Button oder ein Logo auf einem weißen Hintergrund passt sich in den Dunkelmodus nicht gut an. Alle grafischen Elemente platziert auf einem transparenten Hintergrund sehen wahrscheinlich besser aus. So werden sie zu einem einheitlichen Bestandteil des Designs.
• Verwenden Sie Bilder, die für beide Modi geeignet sind. Es ist durchaus wichtig, dass Ihre E-Mail-Signaturen in beiden Modi gut aussehen. Während der traditionelle weiße Hintergrund höchstwahrscheinlich weiterhin überwiegen wird, wird der dunkle Modus mit Sicherheit eine gewisse Popularität gewinnen. Wenn es also um soziale Symbole, Logos oder andere grafische Elemente der Signatur geht: Verwenden Sie Farben, die unabhängig vom Anzeigemodus Ihres Empfängers hervortreten.
• Testen Sie Ihre Signaturen im Dunkelmodus. Um herauszufinden, ob Ihr E-Mail-Signatur mit dem Dunkelmodus zurechtkommt, gibt es eine zuverlässigste Methode: Testen. Stellen Sie dabei sicher, dass alle Elemente gut aussehen und die Schriftfarben nicht zu weit von Ihrem ursprünglichen Design abweichen.
• Verwalten Sie Ihre E-Mail-Signaturen. Die Verwendung von Tools zur E-Mail-Signaturverwaltung ist die einfachste und beste Methode, um sicherzustellen, dass alle Benutzer in Ihrem Unternehmen über gut gestaltete einheitliche E-Mail-Signaturen verfügen. Sie entwerfen Ihr Layout nur einmal und jeder Benutzer erhält automatisch eine personalisierte E-Mail-Signatur.