So stellen Sie gelöschte E-Mails in Microsoft 365 wiederher

Sind Sie ein Microsoft 365-Administrator? Wenn ja, dann werden Sie früher oder später mit der Aufgabe konfrontiert, gelöschte E-Mails (oder andere Postfachelemente) zu wiederherstellen. Sie können die gelöschten Elemente mit eDiscovery wiederherstellen. Es gibt aber einen einfacheren Weg, sie an den Ursprungsort zurückzubringen. Unten zeige ich Ihnen zwei andere Möglichkeiten, wie Sie gelöschte Elemente Ihrer Microsoft 365-Benutzer wiederherstellen können: PowerShell und Modern Exchange Admin Center.

Zuerst ist es aber wichtig zu verstehen, was eigentlich mit diesen E-Mails in Microsoft 365 passiert.

Was passiert mit gelöschten E-Mails in Microsoft 365?

Es gibt drei Stufen, wie Elemente gelöscht werden können:

Wenn ein Element mit der Deletetaste gelöscht wird (oder rechte Maustaste + Entf), wird es zunächst in die gelöschten Elemente verschoben. Benutzer können über Outlook-Desktop-App oder Outlook im Web problemlos auf solche Elemente zugreifen und sie wiederherstellen.

Wenn Sie ein Element aus den gelöschten Elementen entfernen, wird es vorläufig gelöscht (soft-delete), d. h. in die wiederherstellbaren Elemente verschoben. Dort landet auch Ihre E-Mail, wenn Sie sie mit der Tastenkombination Umschalt+Entf löschen. Benutzer können diese E-Mails selbst wiederherstellen. Sie müssen es aber innerhalb der Aufbewahrungsfrist tun. Standardmäßig beträgt sie 14 Tage, kann jedoch auf maximal 30 Tage verlängert werden.

Schließlich, wenn ein Benutzer eine E-Mail aus den wiederherstellbaren Elementen entfernt, wird sie endgültig gelöscht (hard-delete). In Exchange Online wird das Element in einen versteckten Ordner Löschvorgänge (Purges) verschoben. Er ist ein Unterordner der wiederherstellbaren Elemente, auf den Benutzer nicht zugreifen können (nur ein Microsoft 365-Administrator kann auf Elemente aus diesem Ordner zugreifen und sie wiederherstellen).

Exchange Online verwendet den Managed Folder Assistant, um Elemente automatisch aus den Löschvorgängen zu löschen. Sie können auch Search-Mailbox mit dem Schalter -DeleteContent anwenden, um Elemente dauerhaft zu löschen. In beiden Methoden ist keine Wiederherstellung möglich, nachdem E-Mails gelöscht werden. Die einzige Möglichkeit besteht in diesem Fall darin, sie aus einem Backup zurückzuholen.

Gilt ein Litigation Hold für ein Postfach, können E-Mails und andere Elemente aus den wiederherstellbaren Elementen nicht dauerhaft gelöscht werden. Wenn Sie die richtige Lizenz für den Benutzer haben, können Sie die gelöschten Elemente wiederherstellen.

Erfahren Sie mehr über Litigation Hold und Retention Policy in Microsoft 365

Gelöschte Microsoft 365-Elemente mit PowerShell wiederherstellen

Bevor Sie die Microsoft 365-Elemente wiederherstellen, stellen Sie sicher, dass Ihnen die Mailbox Import Export-Rolle zugewiesen ist. Danach rufen Sie Exchange Online über PowerShell ab.

Nutzen Sie die folgenden zwei Cmdlets, um gelöschte Elemente in ihren ursprünglichen Postfächern wiederherzustellen: Get-RecoverableItems, um die richtigen Elemente zu finden, und Restore-RecoverableItems, um sie wieder in ihren ursprünglichen Ordnern abzulegen (oder im Posteingang, wenn es auf diese Ordner keinen Zugriff mehr gibt).

In den folgenden Beispielen finden Sie die häufigsten Anwendungen des Cmdlets Get-RecoverableItems:

Um alle gelöschten Elementen aus einem Benutzerpostfach wiederherzustellen:

Get-RecoverableItems -Identity meganb | select identity, subject, lastmodifiedtime, itemclass

Um alle E-Mails zu finden, die in den letzten 2 Tagen gelöscht wurden:

Get-RecoverableItems meganb -FilterStartTime (get-date).adddays(-2) -FilterItemType IPM.Note | select Identity,Subject,LastmodifiedTime

Sie können problemlos alle Postfächer nach bestimmten Nachrichten durchsuchen. Zu diesem Zweck eignet sich am besten eine detaillierte Suchabfrage. So erzeugt das Cmdlet keine überwältigende Anzahl von Ergebnissen:

$mailboxes=(get-mailbox) foreach ($mailbox in $mailboxes) {Get-RecoverableItems meganb -SubjectContains "audit" -FilterStartTime (get-date).adddays(-2) -FilterItemType IPM.Note | select Identity,Subject,LastmodifiedTime}

Der einfachste Weg, diese Daten wiederherzustellen lautet: Fügen Sie Restore-RecoverableItems in eine Pipeline ein, gleich nach der Abfrage, die die wiederherzustellenden Elemente findet:

Get-RecoverableItems -Identity lynner -SubjectContains "audit" | Restore-RecoverableItems

Natürlich können Sie das Cmdlet Restore-RecoverableItems auch unabhängig verwenden. Wenn Sie beispielsweise Folgendes ausführen, stellen Sie alle von bestimmten Benutzern gelöschten Elemente wiederher:

Restore-RecoverableItems -Identity “user1”, “user2”

Das Cmdlet Restore-RecoverableItems akzeptiert mehr als einen Wert des Identity-Parameters (die durch Kommas getrennt sind) und verfügt über ähnliche Filter wie das Cmdlet Get-RecoverableItems.

Gelöschte Elemente in Modern Exchange Admin Center wiederherstellen

Im Modern Exchange Admin Center von Microsoft 365 stellen Sie die gelöschten Elemente über die Benutzeroberfläche (anstelle von PowerShell) wiederher. Diese Option ist im Klassischen Admin Center nicht verfügbar.

Um gelöschte Elemente wiederherzustellen, gehen Sie zu Modern Exchange Admin Center > Recipients > Mailboxes, wählen Sie den Benutzer aus, dessen Postfachelemente Sie wiederherstellen möchten, und klicken Sie auf Recover deleted items:

Nutzen Sie die folgenden Filter, um nach bestimmten Betreffzeilen zu suchen. Hier wählen Sie den Elementtyp, den Sie finden möchten, sowie den Ordner, den Sie durchsuchen möchten. Wenn Sie Ihre Suchkriterien festgelegt haben, markieren Sie die Elemente, die Sie wiederherstellen möchten, und klicken Sie auf den Button Recover deleted items.

Derzeit gibt es keine Möglichkeit, in mehreren Postfächern gleichzeitig nach Nachrichten zu suchen.

Und das war‘s. Auf diese Weise stellen Sie gelöschte Elemente wiederher. Aber was tun, wenn die obigen Methoden nicht ausreichen?

Backup von Microsoft 365-Daten

Um sicherzustellen, dass Ihre Daten nicht gelöscht werden (versehentlich oder absichtlich), brauchen Sie ein Microsoft 365-Backuptool. Obwohl Microsoft 365 einige Wiederherstellungsoptionen bietet, gibt es viele triftige Gründe, Microsoft 365-Postfächer zu sichern. Mit einem eigenständigen lokalen Backup können Sie:

• sich vor versehentlichem Datenverlust schützen,
• das Risiko einer absichtlichen Datenlöschung verringern,
• vollen Zugriff auf Ihre Daten behalten,
• gesetzliche Anforderungen einhalten.

CodeTwo Backup for Office 365 ist eine Lösung, mit der Sie Microsoft 365-Daten sichern und wiederherstellen können: Postfächer, öffentliche Ordner, SharePoint Online-, OneDrive for Business- und Microsoft Teams-Daten. Außerdem liefert das Tool folgende Funktionen:

• unbegrenzte Sicherung und Archivierung von Microsoft 365-Daten,
• Unterstützung für Postfächer in jedem Exchange Online-Plan,
• volle Zugänglichkeit Ihrer Cloud-Daten,
• Wiederherstellung der Elemente an ihrem ursprünglichen Speicherort oder in einem anderen Ordner, Postfach und sogar in einem anderen Tenant,
• Einfaches Durchsuchen von Versionen und Suchen nach Elementen.

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