So stellen Sie gelöschte E-Mails in Microsoft 365 wieder her

[Update]: dieser Artikel wurde zuletzt am 25. Oktober 2023 aktualisiert.

Sind Sie ein Microsoft 365-Administrator? Wenn ja, dann werden Sie früher oder später mit der Aufgabe konfrontiert, gelöschte E-Mails (oder andere Postfachelemente) zu wiederherstellen. Sie können die gelöschten Elemente mit eDiscovery wiederherstellen. Es gibt aber einen einfacheren Weg, sie an den Ursprungsort zurückzubringen. Unten beschreibe ich zwei andere Möglichkeiten, wie Sie gelöschte Elemente Ihrer Microsoft 365-Benutzer wiederherstellen können: mit PowerShell und dem Exchange Admin Center (EAC). Und zum Nachtisch zeige ich Ihnen, wie Sie die aus der Organisation gelöschten öffentlichen Ordner wiederherstellen können.

Zuerst ist es aber wichtig zu verstehen, was eigentlich mit gelöschten E-Mails in Microsoft 365 passiert.

Was passiert mit gelöschten Elementen in Microsoft 365?

Es gibt drei Stufen von „Löschen“, aus denen Elemente wiederhergestellt werden können:

Wenn ein Element mit der Deletetaste gelöscht wird (oder rechte Maustaste > Löschen), wird es zunächst in die gelöschten Elemente verschoben. Mit anderen Worten landen sie in dem Mülleimer des standardmäßigen Postfachs. Benutzer können über die Outlook-Desktop-App oder über Outlook im Web problemlos auf solche Elemente zugreifen und sie wiederherstellen.

Wenn Sie ein Element aus den gelöschten Elementen entfernen, wird es vorläufig gelöscht (Soft-Delete), d. h. in die wiederherstellbaren Elemente verschoben. Dort landet auch Ihre E-Mail, wenn Sie sie mit der Tastenkombination Umschalt+Entf löschen. Benutzer können diese E-Mails selbst wiederherstellen. Sie müssen es aber innerhalb der Aufbewahrungsfrist tun. Standardmäßig beträgt sie 14 Tage, kann jedoch auf maximal 30 Tage verlängert werden.

Schließlich, wenn ein Benutzer eine E-Mail aus den wiederherstellbaren Elementen entfernt, wird sie endgültig gelöscht (Hard-Delete). In Exchange Online wird das Element in den versteckten Ordner Löschvorgänge (Purges) verschoben. Dies ist ein Unterordner der wiederherstellbaren Elemente, auf den Benutzer nicht zugreifen können (nur ein Microsoft 365-Administrator kann auf Elemente in diesem Ordner zugreifen und sie wiederherstellen).

Exchange Online verwendet den Managed Folder Assistant, um Elemente automatisch aus den Löschvorgängen zu löschen. Sie können auch Search-Mailbox mit dem Schalter -DeleteContent anwenden, um Elemente dauerhaft zu löschen. Bei beiden Methoden ist keine Wiederherstellung möglich, nachdem E-Mails gelöscht werden. Die einzige Möglichkeit besteht in diesem Fall darin, sie aus einem Backup zurückzuholen.

Gilt ein Litigation Hold für ein Postfach, können E-Mails und andere Elemente aus den wiederherstellbaren Elementen nicht dauerhaft gelöscht werden. Wenn Sie die richtige Lizenz für den Benutzer haben, können Sie die gelöschten Elemente wiederherstellen.

Erfahren Sie mehr über Litigation Hold und Retention Policy in Microsoft 365

Gelöschte Microsoft 365-Elemente mit PowerShell wiederherstellen

Bevor Sie die Microsoft 365-Elemente wiederherstellen, stellen Sie sicher, dass Ihnen die Mailbox Import Export-Rolle zugewiesen ist. Danach stellen Sie eine Verbindung zum Exchange Online über PowerShell her.

Nutzen Sie die folgenden zwei Cmdlets, um gelöschte Elemente in ihren ursprünglichen Postfächern wiederherzustellen: Get-RecoverableItems, um die richtigen Elemente zu finden, und Restore-RecoverableItems, um sie wieder in ihren ursprünglichen Ordnern abzulegen (oder im Posteingang, wenn es auf diese Ordner keinen Zugriff mehr gibt).

In den folgenden Beispielen finden Sie die häufigsten Anwendungen des Cmdlets Get-RecoverableItems:

Um nach allen gelöschten Elementen aus einem Benutzerpostfach zu suchen:

Get-RecoverableItems -Identity meganb | select identity, subject, lastmodifiedtime, itemclass

Um alle E-Mails zu finden, die in den letzten 2 Tagen gelöscht wurden:

Get-RecoverableItems meganb -FilterStartTime (get-date).adddays(-2) -FilterItemType IPM.Note | select Identity,Subject,LastmodifiedTime

Sie können problemlos alle Postfächer nach bestimmten Nachrichten durchsuchen. Zu diesem Zweck eignet sich am besten eine detaillierte Suchabfrage. So erzeugt das Cmdlet keine überwältigende Anzahl von Ergebnissen:

$mailboxes=(get-mailbox) foreach ($mailbox in $mailboxes) {Get-RecoverableItems meganb -SubjectContains "audit" -FilterStartTime (get-date).adddays(-2) -FilterItemType IPM.Note | select Identity,Subject,LastmodifiedTime}

Der einfachste Weg, diese Daten wiederherzustellen lautet: fügen Sie Restore-RecoverableItems in eine Pipeline ein, gleich nach der Abfrage, die die wiederherzustellenden Elemente findet:

Get-RecoverableItems -Identity lynner -SubjectContains "audit" | Restore-RecoverableItems

Natürlich können Sie das Cmdlet Restore-RecoverableItems auch unabhängig verwenden. Wenn Sie beispielsweise Folgendes ausführen, stellen Sie alle von bestimmten Benutzern gelöschten Elemente wieder her:

Restore-RecoverableItems -Identity “user1”, “user2”

Das Cmdlet Restore-RecoverableItems akzeptiert mehr als einen Wert des Identity-Parameters (durch Kommas getrennt) und verfügt über ähnliche Filter wie das Cmdlet Get-RecoverableItems.

Gelöschte Elemente im Exchange Admin Center wiederherstellen

Im Exchange Admin Center von Microsoft 365 stellen Sie die gelöschten Elemente über die Benutzeroberfläche (anstelle von PowerShell) wieder her.

Um gelöschte Elemente wiederherzustellen, gehen Sie zum Exchange Admin Center > Recipients (Empfänger) > Mailboxes (Postfächer) und wählen Sie den Benutzer aus, dessen Postfachelemente Sie wiederherstellen möchten. Gehen Sie im Bereich, der sich öffnet, zum Tab Others (Andere) und klicken Sie auf Recover deleted items (Gelöschte Elemente wiederherstellen):

Nutzen Sie die folgenden Filter, um nach bestimmten Betreffzeilen zu suchen. Hier wählen Sie den Elementtyp, den Sie finden möchten, sowie den Ordner, den Sie durchsuchen möchten. Wenn Sie Ihre Suchkriterien festgelegt haben, markieren Sie die Elemente, die Sie wiederherstellen möchten, und klicken Sie auf den Button Recover deleted items.

Derzeit gibt es keine Möglichkeit, in mehreren Postfächern gleichzeitig nach Nachrichten zu suchen.

Und das ist alles. Auf diese Weise stellen Sie gelöschte Elemente wieder her.

Gelöschte öffentliche Ordner wiederherstellen

Öffentliche Ordner sind eine besondere Funktion von Exchange Online. Während einige Unternehmen nicht einmal wissen, dass es öffentliche Ordner gibt, verlassen sich andere stark auf sie und ihre Kollaborationsfunktionen. Ein öffentlicher Ordner kann E-Mails, Beiträge und Dokumente enthalten. Mit den richtigen Berechtigungen ist es jetzt ganz einfach, einen öffentlichen Ordner zu löschen. Das Überraschende daran ist, dass es keine Möglichkeit gibt, sie im EAC wiederherzustellen – Sie müssen auf PowerShell zurückgreifen. So geht es:

Stellen Sie zunächst eine Verbindung zu Exchange-Online her (hier finden Sie eine Anleitung dazu) und führen Sie das folgende Cmdlet aus, um herauszufinden, ob es kürzlich gelöschte öffentliche Ordner gibt:

Get-PublicFolder \NON_IPM_SUBTREE\DUMPSTER_ROOT -Recurse |?{$_.FolderClass -ne "$null"}

Wenn für den gelöschten öffentlichen Ordner ein aktiver eDiscovery-(Litigation-)Hold vorliegt, müssen Sie zu einem anderen Mülleimerverzeichnis navigieren. Darüber hinaus können Sie die Ergebnisse nach dem Namen des gelöschten Ordners filtern, anstatt nach allen öffentlichen Ordnern zu suchen:

Get-PublicFolder \NON_IPM_SUBTREE\DISCOVERYHOLDS -Recurse |?{$_.Name -like "IT"}

Um alle gelöschten öffentlichen Ordner wiederherzustellen, die von einem der oben genannten Cmdlets zurückgegeben wurden, leiten Sie die Ergebnisse an Folgendes weiter:

… | Set-PublicFolder -Path \

Dabei gibt -Path den übergeordneten Ordner an, in dem gelöschte öffentliche Ordner wiederhergestellt werden (verwenden Sie -Path \, um sie im Stammverzeichnis der öffentlichen Ordnerstruktur wiederherzustellen).

Um einen bestimmten gelöschten öffentlichen Ordner wiederherzustellen, müssen Sie seine genaue Identität angeben, zum Beispiel:

Set-PublicFolder -Identity \NON_IPM_SUBTREE\DUMPSTER_ROOT\DUMPSTER_EXTEND\RESERVED_1\RESERVED_1\6d9f59c5-fb2b-46e5-b658-961e9fd336f1 -Path \

Folgendes sollten Sie beachten:

• Um die Cmdlets verwenden zu können, müssen Sie der Rolle für öffentliche Ordner zugewiesen sein. Standardmäßig ist sie in der Rollengruppe Organisationsverwaltung enthalten.
• Wenn Sie eine lange Liste gelöschter öffentlicher Ordner haben, können Sie

  Get-PublicFolder \NON_IPM_SUBTREE\DUMPSTER_OOT -recurse | Get-PublicFolderStatistics

  verwenden, um beispielsweise die Anzahl der Elemente im öffentlichen Ordner oder den Zeitpunkt der letzten Änderung anzuzeigen.
• Das Wiederherstellen eines öffentlichen Ordners funktioniert rekursiv – alle Unterordner und Elemente werden ebenfalls wiederhergestellt.
• Standardmäßig beträgt die Aufbewahrungsfrist für gelöschte öffentliche Ordner 90 Tage. Danach werden alle Daten gelöscht und können nicht mehr wiederhergestellt werden, es sei denn, Sie haben diese Daten gesichert.

Aber was tun, wenn die nativen Methoden nicht ausreichen?

Backup und Wiederherstellung von Microsoft 365-Daten

Um sicherzustellen, dass Ihre Daten nicht gelöscht werden (versehentlich oder absichtlich), brauchen Sie ein Backup-Tool für Microsoft 365. Obwohl Microsoft 365 einige Wiederherstellungsoptionen bietet, gibt es viele triftige Gründe, Microsoft 365-Postfächer zu sichern. Mit einem eigenständigen lokalen Backup können Sie:

• sich vor versehentlichem Datenverlust schützen,
• das Risiko einer absichtlichen Datenlöschung mindern,
• vollen Zugriff auf Ihre Daten behalten,
• gesetzliche Anforderungen einhalten.

CodeTwo Backup for Office 365 ist eine Lösung, mit der Sie Microsoft 365-Daten sichern und wiederherstellen können: Postfächer, öffentliche Ordner, SharePoint Online-, OneDrive for Business- und Microsoft Teams-Daten. Außerdem liefert das Tool folgende Funktionen:

• unbegrenzte Sicherung und Archivierung von Microsoft 365-Daten,
• Unterstützung für Postfächer in jedem Exchange Online-Plan,
• volle Zugänglichkeit Ihrer Cloud-Daten,
• Wiederherstellung der Elemente an ihrem ursprünglichen Speicherort oder in einem anderen Ordner, Postfach und sogar in einem anderen Tenant,
• einfaches Durchsuchen von Versionen und Suchen nach Elementen.

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