Office 365: wie erstellt man unterschiedliche E-Mail-Signaturen für ein freigegebenes Postfach und ein Benutzerpostfach?

[Update]: Dieser Beitrag wurde erstmals am 16. November 2018 veröffentlicht. Er wurde aktualisiert, um die aktuellen Schritte darzustellen, die für eine ordnungsgemäße Einrichtung von E-Mail-Signaturen in Exchange Online erforderlich sind.

Es bestehen drei Optionen zum Hinzufügen von unterschiedlichen E-Mail-Signaturen für Benutzer- und freigegebene Postfächer. Die erste Methode besteht darin, zwei separate Signaturen in Outlook zu erstellen, die zweite erfordert E-Mail-Flussregeln auf der Serverseite und die dritte sieht die Verwendung von CodeTwo Email Signatures 365 vor.

In einer geschäftlichen E-Mail-Kommunikation ist es eine weit verbreitete Praxis, Signaturen je nach Absender zu unterscheiden. Unternehmen möchten häufig unterschiedliche Kontaktdetails, Bilder und sogar Layouts verwenden, um anzuzeigen, dass die Nachricht von einem allgemeinen Postfach wie sales@ oder von einer Einzelperson wie j.doe@ eingeht.

So sehen Ihre Optionen aus.

Methode 1 – Verwenden Sie Microsoft Outlook 2019, 2016, 2013 oder 2010

Dazu müssen Sie das freigegebene Postfach als zweites Konto zu Ihrem Outlook hinzufügen. Wenn Sie bereits auf das freigegebene Postfach Ihres Unternehmens in Outlook zugreifen können, sind die Schritte recht einfach:

1. In Outlook gehen Sie zu File > Options > Mail > Compose Messages > Signatures.
2. Das Fenster Signatures and Stationery wird geöffnet. Im Tab E-mail Signature klicken Sie auf New.
3. Geben Sie den Namen der für das freigegebene Postfach bestimmten Signatur ein und bestätigen Sie mit OK.
4. Verwenden Sie die Formatierungstools, die im Abschnitt Edit signature verfügbar sind, um die Signaturen zu erstellen. Sie können die Signatur auch in einem Signaturgenerator vorbereiten und dann einfach in Outlook kopieren/einfügen.
5. Wählen Sie im Abschnitt Choose default signature das freigegebene Postfach aus und legen Sie fest, ob die Signatur automatisch in neuen Nachrichten, Antworten und Weiterleitungen angezeigt werden soll. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu übernehmen.
6. Wiederholen Sie die Schritte, um eine Signatur für Ihr persönliches Konto einzurichten.

Vorteile:

• Keine zusätzlichen Kosten.
• Relativ einfach einzurichten.

Nachteile:

• Jedes Mal, wenn Sie eine neue E-Mail schreiben, müssen Sie daran denken, das freigegebene Postfach im Feld Von und die Signatur des freigegebenen Postfachs manuell auszuwählen.
• Begrenzte Formatierungstools und -optionen im Signatureditor.
• Es ist relativ schwierig, fortgeschrittene Signaturen zu erstellen (aufgrund eingeschränkter Editorfunktionen).

Methode 2 – Serverbasierte Regeln in Office 365 / Exchange Online

Bei dieser Methode können Sie Signaturen für das Benutzer- und das freigegebene Postfach direkt auf dem Server und nicht in E-Mail-Clients einrichten:

1. Öffnen Sie das Exchange Admin Center.
2. Gehen Sie auf Mail flow> Rules.
3. Klicken Sie auf Add a rule und wählen Sie Apply disclaimers.
4. Richten Sie die Regel für das freigegebene Postfach ein:
   a. Im Abschnitt Apply this rule if wählen Sie Ihr freigegebenes Postfach.
   b. Im Abschnitt Do the following geben Sie den Disclaimer-Text ein und wählen Sie eine der Fallback-Aktionen.
   
   Hinweis: Wenn Sie eine gut aussehende Signatur haben möchten, müssen Sie sie in HTML-Code einbetten. Wenn die HTML-Codierung nicht unbedingt zu Ihren Stärken gehört, können Sie nach diesem Signaturgenerator greifen. Es ist kostenlos und ermöglicht es Ihnen, eine der vordefinierten Signaturen (mit den von Ihnen angegebenen Daten) in HTML zu konvertieren.
5. Wenn Sie möchten, dass keine Signatur in Antworten angezeigt wird, legen Sie eine Ausnahme zu der Regel im Abschnitt Except if fest (z. B. The subject or body > subject includes any of these words). In dem sich öffnenden Bereich geben Sie RE: ein, klicken Sie auf Add und abschließend auf Save.
6. Führen Sie die verbleibenden Schritte des Assistenten zum Erstellen von Regeln aus. Werfen Sie den letzten Blick auf die Regeleinstellungen. Wenn alles richtig ist, klicken Sie auf Finish.
7. Nach der Erstellung ist die Nachrichtenflussregel standardmäßig deaktiviert. Wählen Sie sie aus der Regelliste aus und verwenden Sie die Umschaltfläche, um die Regel zu aktivieren.
8. Wiederholen Sie die obigen Schritte, um eine Signatur für das Benutzerpostfach zu erstellen.
   
   Hinweis: Beachten Sie, dass ein Benutzer, der von einem freigegebenen Postfach aus sendet, entweder dessen oder seine eigene Signatur erhält, je nach den zugewiesenen Rechten. Wenn der Benutzer über die Send as-Rechte für das freigegebene Postfach verfügt, werden E-Mails mit einer Signatur versehen, die für das freigegebene Postfach erstellt wurde. Wenn der Benutzer über Send on behalf of-Rechte verfügt, wird die für ein Benutzerpostfach festgelegte Signatur hinzugefügt.

Vorteile:

• Die Regel wird serverseitig gehandhabt, sodass Signaturen auf der Client-Seite nicht manipuliert werden müssen.
• Sie können Signaturen sowohl für Benutzer- als auch für freigegebene Postfächer von einem Ort aus erstellen.

Nachteile:

• Sie benötigen mindestens grundlegende HTML-Kenntnisse, um relativ professionelle Signaturen zu erstellen.
• In Antworten wird die Signatur immer am Ende der Konversation stehen.

Methode 3 – CodeTwo Email Signatures 365

Bei dieser Methode benötigen Sie CodeTwo Email Signatures 365 – einen Signaturmanager für Office 365, mit dem Sie volle Kontrolle über E-Mail-Signaturen auf der Server- oder Client-Seite erhalten. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um automatische Signaturen für freigegebene und Benutzerpostfächer einzurichten:

Hinweis: Für diese Methode benötigen Sie eine gültige Subskription von CodeTwo Email Signatures 365. Wenn diese Lösung für Sie neu ist, können Sie sich hier für eine kostenlose 14-Testversion anmelden.

1. Melden Sie sich bei der Signaturverwaltungs-App an.
2. Fügen Sie eine neue serverseitige Regel hinzu und benennen Sie sie.
3. Verwenden Sie im Schritt Senders die Schaltfläche Add, klicken Sie auf Selected senders und wählen Sie die Adresse des freigegebenen Postfachs.
4. Optional können Sie den Schritt Recipients verwenden, wenn Sie die Signatur zu E-Mails hinzufügen möchten, die nur an ausgewählte Empfänger gesendet werden, wie im folgenden Screenshot gezeigt. Sie können auch zum Schritt Keywords gehen, um bestimmte Schlüsselwörter einzurichten, die diese Regel auslösen oder unterdrücken werden.
5. Konfigurieren Sie die Einstellungen in den Schritten Scheduler und Logic nach Ihren Bedürfnissen.
6. Gehen Sie schließlich zum Schritt Design und klicken Sie auf Edit signature, um eine Signatur für Ihr freigegebenes Postfach zu erstellen. Sie können entweder eine der in der Signaturvorlagenbibliothek verfügbaren Vorlagen auswählen und an Ihre Bedürfnisse anpassen oder Ihre E-Mail-Signatur von Grund auf neu erstellen.
7. Sobald alles richtig eingerichtet ist, klicken Sie auf Save & Publish, um Ihre Änderungen zu speichern und die Regel in Ihrer Organisation anzuwenden.
8. Wiederholen Sie den Vorgang, um die Signatur für das Benutzerpostfach einzurichten.

Jetzt werden alle E-Mails, die aus dem freigegebenen Postfach gesendet werden, entweder mit der gemeinsamen Signatur oder der Signatur des Benutzerpostfachs versehen, je nach den zugewiesenen Rechten des Absenders.

Vorteile:

• Sie richten Signaturen einmal ein und brauchen sich darum nicht mehr zu kümmern. Sie werden auf der Serverseite automatisch hinzugefügt.
• Die Benutzer müssen nicht zwischen Konten wechseln, um E-Mails mit entsprechender Signatur zu senden.
• Jede Signatur landet direkt unter der Antwort, nicht am Ende einer Konversation.
• Sie können alle Signaturen im Unternehmen von einem Ort aus verwalten.
• WYSIWYG-Editor zum Erstellen von HTML- und Nur-Text-Signaturen.
• Und vieles mehr…

Nachteile:

• Sie müssen eine Subskription erwerben, um diese Lösung in Ihrer Organisation anwenden zu können. Um das Programm im Einsatz zu sehen, gibt es die Möglichkeit, es 14 Tage lang kostenlos zu testen.

Weitere Informationen zum Hinzufügen von Signaturen zu freigegebenen Office-365-Postfächern finden Sie in diesem Artikel.

Nützliche Links:

• Prüfen Sie CodeTwo Email Signatures 365
• Mehr über CodeTwo Email Signatures 365