Office 365: Wie erstellt man unterschiedliche E-Mail-Signaturen für ein freigegebenes Postfach und ein Benutzerpostfach?

Es bestehen drei Optionen zum Hinzufügen von unterschiedlichen E-Mail-Signaturen für Benutzer- und freigegebenes Postfach. Die erste Methode besteht darin, zwei separate Signaturen in Outlook zu erstellen, die zweite erfordert E-Mail-Flussregeln auf der Serverseite, wobei die dritte die Verwendung von CodeTwo Email Signatures for Office 365 beinhaltet.

Unterschiedliche Signaturen

In einer geschäftlichen E-Mail-Kommunikation ist es eine weit verbreitete Praxis, Signaturen je nach Absender zu unterscheiden. Unternehmen möchten häufig unterschiedliche Kontaktdetails, Bilder und sogar Layouts verwenden, um anzuzeigen, dass die Nachricht von einem allgemeinen Postfach wie sales@ oder von einer Einzelperson wie j.doe@ eingeht.

So sehen Ihre Optionen aus.

Methode 1 – Verwenden Sie Microsoft Outlook 2016, 2013, 2010

Dazu müssen Sie das freigegebene Postfach als zweites Konto zu Outlook hinzufügen. Wenn Sie schon auf das freigegebene Postfach Ihres Unternehmens in Outlook zugreifen können, sind die Schritte recht einfach:

  1. In Outlook gehen Sie zu FileOptions > Mail > SignaturesOutlook-Optionen
  2. Das Fenster Signatures and Stationery wird geöffnet. Im Tab E-mail Signature, im Abschnitt Select signature to edit, klicken Sie auf Next.
  3. Geben Sie den Namen der für das freigegebene Postfach bestimmten Signatur ein und bestätigen Sie mit OK.
  4. Verwenden Sie die Formatierungstools, die im Abschnitt Edit signature verfügbar sind, um die Signaturen zu erstellen. Sie können die Signatur auch in einem Signaturgenerator vorbereiten und dann einfach in Outlook kopieren / einfügen.
  5. Wählen Sie im Abschnitt Choose default signature das freigegebene Postfach aus und legen Sie fest, ob die Signatur automatisch in neuen Nachrichten, Antworten und Weiterleitungen angezeigt werden soll. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu übernehmen. Outlook: Signatur fürs freigegebene Postfach
  6. Wiederholen Sie die Schritte, um eine Signatur für Ihr persönliches Konto einzurichten.

Vorteile:

  • Keine zusätzlichen Kosten.
  • Relativ einfach einzurichten.

Nachteile:

  • Jedes Mal, wenn Sie eine neue E-Mail schreiben, müssen Sie das freigegebene Postfach manuell im Feld Von auswählen und die Signatur des freigegebenen Postfachs hin und her auswählen.
  • Begrenzte Formatierungstools und -optionen im Signatureditor.
  • Es ist relativ schwierig, fortgeschrittene Signaturen zu erstellen (aufgrund eingeschränkter Editorfunktionen).

Methode 2 – Serverbasierte Regeln in Office 365 / Exchange Online

Bei dieser Methode können Sie Signaturen für Benutzer- und freigegebenes Postfach direkt auf dem Server und nicht in E-Mail-Clients einrichten:

  1. Öffnen Sie Exchange Admin Center in Office 365.
  2. Wechseln Sie zu mail flowrules.
  3. Klicken Sie auf das Plus-Symbol und wählen Sie Apply disclaimers….
  4. Erstellen Sie die Regel für das freigegebene Postfach:
    a. Im Abschnitt Apply disclaimers… wählen Sie Ihr freigegebenes Postfach.
    b. Im Abschnitt Do the following… geben Sie den Disclaimer-Text ein und wählen Sie eine der Ausweichaktionen.

    Hinweis: Wenn Sie eine schön aussehende Signatur haben möchten, müssen Sie sie in HTML-Code einbetten. Wenn die HTML-Codierung nicht unbedingt zu Ihren Stärken gehört, können Sie nach diesem Signaturgenerator greifen. Es ist kostenlos und ermöglicht es Ihnen, eine der vordefinierten Signaturen (mit den von Ihnen angegebenen Daten) in HTML zu konvertieren.Serverseitige Signatur
  5. Wenn Sie möchten, dass keine Signatur in Antworten angezeigt wird, klicken Sie auf More options… und legen Sie eine Ausnahme zu der Regel fest, wie z. B. Except if… The subject or body…subject includes any of these words. In dem sich öffnenden Fenster geben Sie RE: ein, klicken Sie das Plus-Symbol und danach OK
  6. Werfen Sie den letzten Blick auf die Regeleinstellungen. Wenn alles richtig ist, klicken Sie auf Save.
  7. Wiederholen Sie den obigen Schritt, um eine Signatur für das Benutzerpostfach zu erstellen.

    Hinweis: Beachten Sie, dass ein Benutzer, der von einem freigegebenen Postfach aus sendet, entweder dessen oder seine eigene Signatur erhält, je nach den zugewiesenen Rechten. Wenn der Benutzer über die Rechte Send as für das freigegebene Postfach verfügt, werden E-Mails mit einer Signatur versehen, die für das freigegebene Postfach erstellt wurde. Bei den Rechten Send on behalf of, auf der anderen Seite, wird die Benutzersignatur eingefügt.

Vorteile:

  • Die Regel wird serverseitig gehandhabt, so dass keine Signaturen auf dem Client bearbeitet werden müssen.
  • Sie können Signaturen sowohl für Benutzer- als auch freigegebenes Postfach von einem Ort aus erstellen.

Nachteile:

  • Sie benötigen mindestens das grundlegende HTML-Wissen, um relativ professionelle Signaturen zu erstellen.
  • In Antworten wird die Signatur immer am Ende der Konversation stehen.

Methode 3 – CodeTwo Email Signatures for Office 365

Bei dieser Methode benötigen Sie CodeTwo Email Signatures for Office 365 – einen serverbasierten Signaturmanager für Office 365. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um automatische Signaturen für freigegebene und Benutzerpostfächer einzurichten:

Hinweis: Für diese Methode benötigen Sie eine gültige Subskription von CodeTwo Email Signatures for Office 365. Wenn diese Lösung für Sie neu ist, können Sie sich hier für eine kostenlose 14-Testversion anmelden.

  1. Loggen Sie sich bei Ihrem Konto in CodeTwo Admin Panel und gehen Sie zu Tenants. Wählen Sie den Tenant aus, für den Sie Signaturen einrichten möchten, klicken Sie auf Manage signatures und dann erneut auf Manage signaturesManage-Signatures
  2. In Manage Signatures App erstellen Sie eine neue Regel und geben Sie ihre Namen ein.
  3. Im Tab Senders wählen Sie die Adresse des freigegebenen Postfachs. Benutzen Sie den Button Add…Plus-Symbol
  4. Optional können Sie auch bestimmte Schlüsselwörter einrichten, die diese Regel auslösen oder abschaffen.
  5. Bestimmen Sie, zu welchen E-Mails Sie die Signatur hinzufügen möchten.E-Mail-Richtung
  6. Im Tab Design klicken Sie auf den Button Edit signature, um eine Signatur für Ihr freigegebenes Postfach zu erstellen, oder auf Load template…, um eine der vordefinierten Signaturen hochzuladen und sie in der gegebenen oder geänderten Form zu benutzen. Signatur erstellen
  7. Im Tab Options ist die Konfigurierung weiterer Einstellungen möglich. Sobald alles korrekt eingerichtet ist, können Sie die Änderungen speichern. Änderungen speichern
  8. Wiederholen Sie den Vorgang, um die Signatur für das Benutzerpostfach einzurichten.

Jetzt werden alle E-Mails, die aus dem freigegebenen Postfach gesendet werden, entweder mit der gemeinsamen Signatur oder der Signatur des Benutzerpostfachs versehen, je nach den zugewiesenen Rechten des Absenders.

Vorteile:

  • Sie erstellen einmal Signaturen und vergessen es. Sie werden auf der Serverseite automatisch hinzugefügt.
  • Die Benutzer müssen nicht zwischen Konten wechseln, um E-Mails mit entsprechender Signatur zu senden.
  • Jede Signatur befindet sich direkt unter der Antwort, nicht am Ende einer Konversation.
  • Sie können alle Signaturen im Unternehmen von einem Ort aus verwalten.
  • WYSIWYG-Editor zum Erstellen von HTML-, RTF- und Nur-Text-Signaturen
  • Und viele mehr…
  • Bonus: CodeTwo Email Signatures for Office 365 enthält ein kostenloses Abonnement für ein Backup- und Wiederherstellungs-Tool – CodeTwo Backup for Office 365. Mehr über dieses Sonderangebot erfahren Sie hier.

Nachteile:

  • Sie müssen eine Subskription erwerben, um diese Lösung in Ihrer Organisation anwenden zu können. Um das Programm im Einsatz zu sehen, gibt es die Möglichkeit, es 14 Tage lang kostenlos zu testen.

Weitere Informationen zum Hinzufügen von Signaturen zu freigegebenen Office-365-Postfächern finden Sie in diesem KB-Artikel.

Nützliche Links:

2 thoughts on “Office 365: Wie erstellt man unterschiedliche E-Mail-Signaturen für ein freigegebenes Postfach und ein Benutzerpostfach?


  1. Hi Pawel,
    ich habe in Outlook das Problem, dass ich zwar auf die mir freigegebenen Postfächer zugreifen kann (Vollzugriff), allerdings erscheinen diese nicht zur Auswahl unter Standardsignatur auswählen/E-Mail-Konto:

    Dort erscheint nur meine persönliche Mailadresse zur Auswahl. Hast Du eine Idee woran das liegen könnte?

    • Hallo D.J,

      Voller Zugriff ist in diesem Fall nicht ausreichend. Die E-Mail-Adresse muss noch bei E-Mail-Kontoeinstellungen hinzugefügt werden (siehe unten). Einfach die Adresse eingeben und Autodiscover kümmert sich selbst um den Passwort.
      E-Mail-Kontoeinstellungen

      MfG,
      Pawel

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