Exportieren von Outlook-Kontakten

Ihr Outlook kann über eine recht umfangreiche Kontaktbasis verfügen. Es kann vorkommen, dass Sie diese Outlook-Kontakte (möglicherweise sogar zusammen mit einigen anderen Postfachelementen) exportieren müssen. In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie Kontakte aus Outlook in CSV-, PST- und VCF-Dateien exportieren können.

Outlook-Kontakte exportieren

Gründe

Es kann viele Gründe geben, warum jemand Kontakte aus Outlook exportieren möchte. Es kann sein, dass Sie möchten:

  • sie in einen anderen E-Mail-Client wie Gmail importieren;
  • sie in Excel verwalten (um beispielsweise Kontakte massenhaft zu bearbeiten und wieder in Outlook zu importieren);
  • sie (zusammen mit anderen Elementtypen) auf ein anderes Konto/Gerät migrieren;
  • sie sichern.

Sie fragen sich vielleicht, welchen Unterschied das macht. Lassen Sie mich erklären.

Je nach Grund für den Export benötigen Sie möglicherweise unterschiedliche Zieldateiformate. Und die Aufgabe wird noch komplizierter, wenn Sie diesen Vorgang für mehr als einen einzelnen Benutzer abschließen möchten.

Wenn Sie beispielsweise Ihre eigenen Kontakte in einen anderen E-Mail-Client migrieren möchten, exportieren Sie die Kontakte am einfachsten in CSV – dieses einfache Dateiformat wird von so ziemlich jedem Client unterstützt. Sie können auch einzelne Kontakte in eine vCard (VCF-Dateiformat) exportieren.

Bei der manuellen Migration mehrerer Benutzer (z. B. von Exchange Server auf Microsoft 365) oder bei der Postfach-Datensicherung sind Outlook-Kontakte nur ein kleiner Teil des Ganzen. In beiden Szenarien können Sie Outlook-Kontakte und andere Postfachelemente in das PST-Format exportieren. Sie werden nicht nur alle Arten von Outlook-Elementen exportieren, sondern auch diesen Vorgang für mehrere Postfächer ganz einfach automatisieren können.

Outlook-Kontakte in CSV exportieren

Outlook verfügt über eine Funktion, mit der Sie Kontakte einfach in CSV-Dateien exportieren können. Sie wird folgendermaßen verwendet:

  1. Wechseln Sie in Ihrem Outlook zum Tab File.
Outlook-Kontakte in CSV exportieren
  1. Als nächstes gehen Sie zu Open & Export > Import/Export.
Einstellungen für Import und Export in Outlook
  1. Wählen Sie Export to a file und klicken Sie auf Next.
Kontakte in eine Datei exportieren
  1. Wählen Sie Comma Separated Values (CSV) als Ausgabedateityp und klicken Sie auf Next.
Kontakte in CSV exportieren
  1. Wählen Sie nun den Ordner aus, den Sie exportieren möchten. Standardmäßig befinden sich Ihre Kontakte im Ordner Contacts. Beachten Sie, dass es keine Option zum Einschließen von Unterordnern gibt und Ihre Kontaktgruppen nicht zur Auswahl stehen. Nachdem Sie auf einen zu exportierenden Ordner geklickt haben, klicken Sie erneut auf Next.
Kontaktordner wählen
  1. Jetzt müssen Sie den Exportspeicherort angeben. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie ein letztes Mal auf Next.
Zielort wählen
  1. Dies ist das letzte Fenster für die Option Export to a File im Import/Export-Assistenten. Mit der Schaltfläche Map Custom Fields können Sie alternative Spaltennamen angeben. Dies kann nützlich sein, wenn Sie die Anzahl der exportierten Felder begrenzen möchten oder wenn ein Ziel-E-Mail-Client ein bestimmtes CSV-Format erfordert. In den meisten Fällen ist es jedoch nicht erforderlich, sie zu verwenden. Klicken Sie auf Finish, um mit dem Export Ihrer Outlook-Daten zu beginnen.
Export von Outlook-Kontakten in CSV abschließen

Neben dem Importieren Ihrer CSV-Ausgabedatei in E-Mail-Clients können Sie sie auch in Excel oder Notepad anzeigen und bearbeiten.

Outlook-Kontakte in PST exportieren

Denken Sie daran, dass die Verwendung von PST-Dateien für Sicherungs- und Migrationszwecke eher eine Problemumgehung als eine bewährte Vorgehensweise darstellt.

Einzelbenutzer

  1. Wechseln Sie zunächst in Ihrem Outlook zum Tab File.
Outlook-Kontakte in CSV exportieren
  1. Klicken Sie auf Open & Export und dann auf Import/Export.
Einstellungen für Import und Export in Outlook
  1. Klicken Sie im Import/Export-Assistenten auf Export to a file und fahren Sie fort, indem Sie auf Next klicken.
Kontakte in eine Datei exportieren
  1. Wählen Sie Outlook Data File (.pst) als Ausgabedateityp und klicken Sie auf Next.
Outlook-Kontakte in PST exportieren
  1. Navigieren Sie nun entweder zu einem bestimmten Ordner (z. B. Contacts) oder exportieren Sie den gesamten Postfachinhalt, indem Sie auf Ihre E-Mail-Adresse klicken. Mit der Filter-Option können Sie bestimmte Elemente exportieren, die beispielsweise auf der Grundlage von Wörtern in Betreff oder Text, Absender, Kategorie, Größe oder einem anderen Wert in einem der Kontaktfelder ausgewählt wurden. Klicken Sie auf Next, wenn Sie fertig sind.
Outlook-Kontakte in PST exportieren - Ordner auswählen
  1. Im letzten Schritt der Option Export to a File im Import/Export-Assistenten können Sie den Zielspeicherort Ihrer PST-Datei auswählen und sich für eine von drei Optionen bezüglich Duplikaten entscheiden. Klicken Sie auf Finish, um Ihre Outlook-Daten in PST zu exportieren.
Outlook-Kontakte in PST exportieren - Ende

Mehrere Benutzer

Es gibt zwei gängigste Methoden, Postfachelemente (einschließlich Outlook-Kontakte) mehrerer Benutzer zu exportieren.

Die erste besteht darin, sich bei jedem Postfach separat anzumelden und den Import/Export-Assistenten von Outlook zu verwenden. Dies ist nicht nur eine sehr zeitaufwändige Methode, sondern verstößt sie möglicherweise auch gegen die Datenschutzrichtlinien des Unternehmens.

Die zweite Methode besteht darin, PowerShell und das Cmdlet New-MailboxExportRequest zu verwenden. Auf diese Weise können Sie Postfachdaten mit einem einfachen Skript in großen Mengen exportieren. Dieser Artikel enthält eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verwendung von New-MailboxExportRequest. Der größte Nachteil besteht darin, dass dieses Cmdlet in Exchange Online nicht verfügbar ist, sodass Sie es nur in lokalen Exchange-Umgebungen verwenden können.

Outlook-Kontakt in eine vCard exportieren

Eine vCard ist, wie der Name schon sagt, eine virtuelle Visitenkarte. Während CSV-Dateien Ihnen die beste Option zum Verwalten von Kontakten bieten, bieten vCards eine benutzerfreundlichere Oberfläche, die Optionen wie den Bildplatzhalter und zusätzliche Notizen enthält.

Es mag eine Überraschung sein, aber der Import/Export-Assistent von Outlook bietet eine Option zum Importieren von vCards, lässt Sie sie jedoch nicht aus Outlook exportieren. Glücklicherweise können Sie dies ganz einfach über den Ordner Contacts tun.

  1. Gehen Sie zu Ihrem Ordner Contacts und öffnen Sie den Kontakt, den Sie auf eine vCard exportieren möchten.
  2. Gehen Sie im Fenster mit einem geöffneten Kontakt zu File.
Outlook-Kontakt in vCard exportieren
  1. Klicken Sie schließlich auf Save As und wählen Sie den Zielspeicherort. Stellen Sie sicher, dass die Zieldateierweiterung auf den Standardwert (.vcf) eingestellt ist.
Outlook-Kontakt als vCard speichern

GAL-Kontakte exportieren

Wenn Sie ein Geschäfts- oder Schulkonto verwenden, besteht eine gute Chance, dass sich die meisten Ihrer Kontakte überhaupt nicht im Ordner Contacts befinden. Sie können sich in der GAL (Global Address List – Globale Adressliste) befinden. Wenn Sie sie in CSV oder PST exportieren möchten, müssen Sie diese GAL-Kontakte möglicherweise zuerst in Ihren Ordner Contacts importieren.

Hinweis: bevor Sie GAL-Kontakte exportieren, sollten Sie kurz innehalten und sich fragen, warum Sie dies tun möchten. Solange Ihr E-Mail-Client mit einem E-Mail-Server verbunden ist, sollten GAL-Adressen für Sie verfügbar sein. Allerdings birgt das Kopieren auf eine lokale Festplatte einige Risiken:

  • Wenn sich Kontaktinformationen in Active Directory ändern, spiegelt Ihre lokale Kopie diese Änderungen nicht wider.
  • Die Kontakte enthalten personenbezogene Daten. Deren Hinzufügen zu Outlook birgt zwar nicht unbedingt Risiken, deren Export kann jedoch schließlich zu einer Datenverletzung führen. Ich bin kein Datenschutzexperte, aber das Ganze hört sich nicht DSGVO-konform an.

Nachdem Sie diese Fragen beantwortet haben und trotzdem weitermachen möchten, gehen Sie wie folgt vor, um GAL-Kontakte zu Ihrer Outlook-Kontaktliste hinzuzufügen:

  1. Gehen Sie zuerst zu Ihrem Ordner Contacts. Gehen Sie dann zu Home > Address Book.
Outlook-Adressbuch
  1. Stellen Sie als Nächstes sicher, dass das Feld Address Book auf Ihre globale Adressliste verweist, und markieren Sie alle Kontakte, die Sie exportieren möchten. Wenn Sie alle Kontakte aus der GAL exportieren möchten, klicken Sie auf den ersten Eintrag, halten Sie die Umschalttaste gedrückt und klicken Sie auf den letzten Eintrag. Wenn Sie alle benötigten Kontakte markiert haben, gehen Sie zu File>Add to Contacts.
Outlook-Adressbuch - Globale Adressliste

Alle von Ihnen markierten Kontakte sollten Ihrem Ordner Contacts hinzugefügt werden. Jetzt können Sie jede der in diesem Artikel erwähnten Methoden verwenden, um sie zu exportieren.

Zuverlässigkeit der PST-Migration und -Sicherung

Wenn der einzige Zweck des Exportierens von Outlook-Kontakten und anderen Postfachelementen darin besteht, Ihre Daten zu migrieren oder zu sichern, sind die in diesem Artikel genannten Methoden möglicherweise nicht so zuverlässig, wie Sie es benötigen. Jede Sicherung ist besser als keine Sicherung, aber ist es genug?

CSV-Dateien sind so weit wie möglich von Skalierbarkeit entfernt und PST-Dateien sind in der Regel sehr unzuverlässig. Der folgende Ratgeber zeigt alle Vor- und Nachteile einer PST-Sicherung, damit Sie leicht entscheiden können, ob diese Lösung für Sie geeignet ist oder Sie eine bessere benötigen:

Exchange-Daten zu Sicherungs- oder Migrationszwecken in PST exportieren

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