Abwesenheitsnotizen in Office 365 einstellen

Abwesenheitsnotizen in Office 365 sind sehr nützlich (nehmen wir an, Office 365 = Microsoft 365, um es einfacher zu machen). Diese einfache, automatische Antworten sind viel mehr als nur E-Mails. In diesem Artikel gehe ich kurz auf die Grundlagen ein: Was ist eine Abwesenheitsnotiz in Office 365 und wie richten Sie sie für Ihr Konto ein? Starten wir also mit der einfachsten Methode zum Einrichten einer Abwesenheitsnotiz für einen anderen Benutzer (oder für alle Benutzer).

Abwesenheitsnotizen in Office 365 einstellen

Automatische Antworten in Office 365

Das Konzept der Abwesenheitsnotizen ist recht einfach: Sie sind automatische Antworten, die in Ihrem Namen zurückgesendet werden, wenn Sie nicht da oder beschäftigt sind, und jemand Ihnen eine E-Mail schickt. Die Einstellungen Ihrer Abwesenheitsnotiz werden auf Ihrem Mailserver gespeichert. Aus diesem Grund werden automatische Antworten unabhängig davon gesendet, ob Outlook ein oder aus ist.

Es gibt außerdem einen eingebauten Mechanismus, der Endlosschleifen verhindert. Somit werden Ihre Abwesenheitsnotizen nur einmal an jeden Absender geschickt. Selbst wenn sowohl der Absender als auch der Empfänger automatische Antworten aktiv haben, wird dank dieser Funktion keine Endlosschleife verursacht.

Aber das ist nicht alles. Outlook hat seit seinem Erscheinen einen langen Weg zurückgelegt und Office 365 bietet heutzutage viel mehr als nur E-Mail-Dienst. Deswegen gehen Abwesenheitsnotizen weit über einfache E-Mail-Autoresponder hinaus. Wenn eingerichtet und aktiv, lösen sie MailTips in Outlook und Outlook im Web sowie einen entsprechenden Status in Teams aus:

MailTips in Outlook
Abwesenheitsstatus in MS Teams

Wenn Sie wissen, ob Ihre Empfänger da sind oder nicht, ist das ein Vorteil für Ihre Produktivität. Deswegen bestehen die meisten Unternehmen darauf, Abwesenheitsnotizen zu nutzen. Und sie haben recht!

So richten Sie Abwesenheitsnotizen in Office 365 ein

Um eine Abwesenheitsnotiz in Outlook einzurichten, tun Sie Folgendes:

  • im Outlook gehen Sie auf: Datei > Informationen > Automatische Antworten,
  • im Outlook im Web gehen Sie auf: Einstellungen > Alle Outlook-Einstellungen anzeigen > E-Mail > Automatische Antworten,
  • im mobilen Outlook gehen Sia auf: Menü > Einstellungen > Konto > Automatische Antworten,
  • Im Teams gibt es derzeit keine bestimmte Einstellung. Gemäß diesem Roadmap plant aber Microsoft, diese zu Teams hinzuzufügen. Beachten Sie aber, das Teams die Abwesenheitsnotiz von Ihrem Server abruft, wenn sie sie eingerichtet haben.

Das Einrichten eigener automatischer Antworten in Office 365 ist kein Hexenwerk. Manchmal muss aber eine IT-Abteilung die Abwesenheitsnotiz für eine andere Person einrichten. Leider nicht alle denken daran, dies selbst zu tun. Zum Glück gibt es hier einige Optionen. Schauen wir sie uns an.

Abwesenheitsnotiz für andere Benutzer einrichten

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine Abwesenheitsnotiz für einen anderen Benutzer einzurichten:

  1. Microsoft 365 Admin Center – der UI-basierte Ansatz. Er funktioniert gut, hat aber einige Nachteile (siehe Einschränkungen am Ende dieses Artikels).
  2. Als dieser Benutzer anmelden und die Abwesenheitsnotiz beispielsweise in Outlook einrichten.
  3. Die Erstellung einer Regel für Posteingang ist auch eine Option, aber sie weist einige Einschränkungen auf. Sie können sie nicht planen. Diese Funktion ist auch nicht mit dem Teams-Status und den MailTips verbunden. Außerdem werden beim Einrichten von Posteingangsregeln mit PowerShell alle clientseitigen Regeln entfernt. Mehr über Posteingangsregeln in Office 365
  4. Über PowerShell und das Cmdlet Set-MailboxAutoReplyConfiguration.

Die letzte Methode ist bei weitem die einfachste und schnellste. Es ist aber gut, die restlichen Methoden zu kennen, um genau zu sehen, wie viel schlechter sie sind. Da die zweite Methode hinsichtlich der Sicherheit fraglich ist und die dritte einige zusätzliche Nachteile aufweist, beschreibe ich nur die erste und die letzte Methode.

Erforderliche Berechtigungen

Um Abwesenheitsnotizen in Office 365 für einen anderen Benutzer einzurichten (sowohl über das Microsoft 365 Admin Center als auch über PowerShell), brauchen Sie folgende Berechtigungen:

  • Mail Recipients
  • User Options

Standardmäßig sind beide Rollen in der Rollengruppe Organization Management enthalten. Die Rollengruppen Recipient management und Helpdesk enthalten zusammen auch alle erforderlichen Berechtigungen.

Abwesenheitsnotizen in Microsoft 365 Admin Center einrichten

Gehen Sie in Ihrem Microsoft 365 Admin Center auf Users > Active users > Pick a user > Mail > Manage automatic replies.

Abwesenheitsnotizen in Microsoft 365 Admin Center einrichten

Hier richten Sie die automatischen Antworten für die ausgewählten Benutzer ein. Beachten Sie, dass Sie mit dieser Methode den Abwesenheitszeitraum nicht bestimmen können. Daher müssen Sie oder Benutzer später diese Abwesenheitsnotiz deaktivieren.

Abwesenheitsnotizen verwalten

Wie oben dargestellt, ist die Einrichtung schnell und einfach. Es gibt aber eine Methode, die noch einfacher ist. Zumindest nach kleiner Vorbereitung.

Abwesenheitsnotizen mit PowerShell einstellen

Das Einrichten von Abwesenheitsnotizen in Office 365 wird mit dem Cmdlet Set-MailboxAutoReplyConfiguration erledigt. Eine Abwesenheitsnotiz jedes Mal erneut einzugeben ist kontraproduktiv, fehleranfällig und zeitaufwändig. Deshalb zeige ich Ihnen, wie Sie ein einfaches Skript erstellen, um die Aufgabe möglichst viel zu vereinfachen.

Zunächst erstellen Sie ein eigenes Skript. Ein Beispiel sehen Sie unten. Sie können es unverändert anwenden oder an Ihre Bedürfnisse anpassen. Stellen Sie in jedem Fall sicher, dass Sie den Teil mailto: kontakt@beispiel.de ändern.

param ($users, $start, $end)
$externalmessage = "Sehr geehrte Damen und Herren,<br>Vielen Dank für Ihre Nachricht.<br>Bis $End bin ich außer Haus und ohne Zugriff auf meine E-Mail. In dringenden Fällen können Sie <a href=’mailto:kontakt@beispiel.de’>unser Team kontaktieren</a>. Sonst antworte ich auf Ihre E-Mail nach meinem Rückkehr.<br>Mit freundlichen Grüßen,"
$internalmessage = "Hallo,<br>Ich bin außer Haus bis $End. Wenn dein Fall dringend ist, kontaktiere bitte meinen Vorgesetzten."
foreach ($user in $users) {Set-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity $user -AutoReplyState Scheduled -StartTime $start -EndTime $end -ExternalMessage $externalmessage -InternalMessage $internalmessage}

Wenn Sie dieses Skript speichern, können Sie Abwesenheitsnotizen in Sekundenschnelle verwalten. Nehmen wir an, ich habe das Skript auf meinem Standardstartpunkt für PowerShell gespeichert: C:\users\admin\set-ooo.ps1.

Bevor Sie das Skript anwenden, müssen Sie mit PowerShell eine Verbindung zu Exchange Online herstellen. Danach müssen Sie nur noch das Skript mit den richtigen Parametern aufrufen. Zum Beispiel:

Ich möchte eine Abwesenheitsnotiz für John Doe vom 1. November 2020 bis zum 13. November 2020 einrichten:

.\set-ooo.ps1 -users j.doe -start 11/01/2020 -end 11/13/2020

Und das war’s. Sowohl interne als auch externe Abwesenheitsnotizen werden nach dem Text aus dem obigen Skript eingerichtet.

.\set-ooo.ps1 -users (get-mailbox).UserPrincipalName -start (get-date) -end (((get-date).adddays(1)).ToShortDateString())

Und wenn alle Mitglieder der Marketingabteilung vor einer Stunde plötzlich verschwunden sind und ich weiß, dass sie nach 4 Stunden zurückkommen:

.\set-ooo.ps1 -users (Get-UnifiedGroupLinks -Identity "Marketing" -LinkType Members).UserPrincipalName -start (get-date).addhours(-1) -end (get-date).addhours(4)

Erweiterte Optionen

Das obige Skript ist einfach. Es schildert Ihnen die Idee und die Verwendung der vorhandenen Tools. Es gibt dazu einige nützliche Parameter, die Sie dem Cmdlet Set-MailboxAutoReplyConfiguration in Office 365 hinzufügen können:

  • -AutoDeclineFutureRequestsWhenOOF $true lehnt alle Besprechungsanfragen ab, während der Abwesenheitsstatus aktiv ist.
  • -DeclineAllEventsForScheduledOOF $true lehnt alle akzeptierten Ereignisse ab, die während der Abwesenheitszeit stattfinden.
  • -DeclineMeetingMessage legt den Nachrichtentext fest, der an Besprechungsorganisatoren gesendet wird, wenn mindestens einer der beiden vorherigen Parameter verwendet wird.
  • CreateOOFEvent $ true erstellt ein Ereignis für die Zeit, in der der Abwesenheitsstatus aktiv ist. Dies erleichtert den Besprechungsorganisatoren, den Planungsassistenten zu verwenden.
  • -OOFEventSubject legt das Thema des Abwesenheitsereignisses fest.

Falls Sie sich über den OOF-Teil Gedanken gemacht haben, handelt es sich um eine Abkürzung für den altmodischen Begriff „Out of Facility“. Was interessant ist, man kann ziemlich oft auf die OOF-Phrase stoßen. Ich glaube aber, dass ich niemals jemanden „Out of Facility“ laut sagen gehört habe.

Herausforderungen und Einschränkungen

Abwesenheitsnotizen sind wichtig für Ihre Produktivität. Sie bringen jedoch einige Herausforderungen mit sich:

  • Standard-Abwesenheitsnotizen, die serverseitig gesendet werden, haben nur wenige Formatierungsoptionen. Sie können ihnen Hyperlinks hinzufügen, deren Inhalt fett schreiben und so weiter, aber eine professionelle E-Mail-Signatur ist keine Option.
  • Über Posteingangsregeln festgelegte Autoresponder können Bilder (wie ein Logo oder ein Banner) enthalten, lösen jedoch keine MailTips oder eine Statusänderung in Teams aus. Es gibt auch keine Möglichkeit, sie zu planen. Dies bedeutet, dass Sie daran immer wieder denken müssen, sie auszuschalten.
  • Wenn Sie eine Abwesenheitsnotiz im Microsoft 365 Admin Center einrichten, können Sie den Abwesenheitszeitraum nicht planen.

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