Einrichten von Abwesenheitsnotizen in Office 365

Abwesenheitsnotizen in Office 365 sind sehr nützlich (nehmen wir an, Office 365 = Microsoft 365, um es einfacher zu machen). Allerdings weiß nicht jeder, dass diese einfachen automatischen Antworten viel mehr als nur E-Mails sind. In diesem Artikel gehe ich kurz auf die Grundlagen ein: was ist eine Abwesenheitsnotiz in Office 365 und wie richten Sie sie für Ihr Konto ein? Als besonderes Highlight zeige ich den einfachsten Weg, eine Abwesenheitsnotiz für einen anderen Benutzer (oder alle Benutzer) einzurichten.

• Abwesenheitsnotizen in Office 365
• Abwesenheitsbenachrichtigung in Office 365
• Beispiele für Abwesenheitsnotizen
• Festlegen Ihres Abwesenheitsstatus in Office 365
• Einrichten einer Abwesenheitsnotiz für andere Benutzer
• Abwesenheitsstatus von allen Benutzern
• Herausforderungen/Einschränkungen
• Verwaltung von Autorespondern mit Drittanbieterlösungen

Hinweis: dieser Artikel zeigt, wie man Abwesenheitsnachrichten aus der Sicht des Administrators einrichtet. Wenn Sie ein Benutzer sind, wechseln Sie zu diesem Artikel.

Sehen Sie sich unseren vollständigen Leitfaden zu automatischen Antworten in Microsoft 365 an

Abwesenheitsnotizen in Office 365

Das Konzept der Abwesenheitsnotizen ist recht einfach: sie sind automatische Antworten, die in Ihrem Namen zurückgesendet werden, wenn Sie nicht da oder beschäftigt sind, und jemand Ihnen eine E-Mail schickt. Jedes Mal, wenn Sie eine Abwesenheitsnotiz einrichten, werden deren Inhalt und Einstellungen auf Ihrem Mailserver gespeichert. Aus diesem Grund werden automatische Antworten unabhängig davon gesendet, ob Outlook gerade läuft oder nicht.

Es gibt außerdem einen eingebauten Mechanismus, der Endlosschleifen verhindert. Somit werden Ihre Abwesenheitsnotizen nur einmal an den gegebenen Absender geschickt. Selbst wenn sowohl der Absender als auch der Empfänger automatische Antworten aktiv haben, wird dank dieser Funktion keine Endlosschleife verursacht.

Abwesenheitsbenachrichtigung in Office 365

Was ist eine Abwesenheitsbenachrichtigung? Es handelt sich um eine Information, die Sie erhalten, wenn Sie versuchen, jemanden zu erreichen, der den Abwesenheitsstatus aktiviert hat. Outlook hat seit seinem Erscheinen einen langen Weg zurückgelegt und Office 365 bietet heutzutage viel mehr als nur einen E-Mail-Dienst. Deswegen gehen Abwesenheitsnotizen weit über einfache E-Mail-Autoresponder hinaus. Wenn eingerichtet und aktiv, lösen sie MailTips in Outlook und Outlook im Web sowie einen entsprechenden Status in Teams aus:

Beachten Sie, dass diese Benachrichtigungen Personen innerhalb Ihres Office 365-Tenants vorbehalten sind. Externe Empfänger werden nur herkömmliche automatische Antworten per E-Mail erhalten. Auf jeden Fall tragen diese internen Benachrichtigungen in Office 365 sehr zur Produktivität bei. Wenn Sie wissen, ob Ihre Empfänger anwesend sind oder nicht, ist es viel einfacher, Ihre Aufgaben zu planen. Deswegen bestehen die meisten Unternehmen darauf, Abwesenheitsnotizen zu nutzen. Und sie haben recht!

Beispiele für Abwesenheitsnotizen

Eines der Probleme bei Abwesenheitsnotizen besteht darin, dass sich Menschen normalerweise erst fünf Minuten vor der Abreise in den Urlaub Gedanken darüber machen, wie sie sie formulieren sollen. Während dieser Zeitrahmen ausreicht, um eine Abwesenheitsnotiz zu erstellen, reicht er möglicherweise nicht aus, um einen perfekten Text für Ihren Autoresponder zu verfassen (und ihn ein paar Mal zu lesen, um Tippfehler zu vermeiden).

Deshalb ist es in der Regel am besten, einfach eine Muster-Abwesenheitsnachricht zu verwenden, die Lücken auszufüllen und sie bei Bedarf anzupassen. Kreativität ist lobenswert, aber manchmal ist es einfach besser, auf der sicheren Seite zu bleiben und eine Nachricht zu verwenden, die gründlich Korrektur gelesen wurde.

Festlegen Ihres Abwesenheitsstatus in Office 365

Um eine Abwesenheitsnotiz in Outlook einzurichten, tun Sie Folgendes:

• im Outlook gehen Sie auf: Datei > Informationen > Automatische Antworten,
• im neuen Outlook für Windows gehen Sie auf: Einstellungen > Konten > Automatische Antworten,
• im Outlook für Mac gehen Sie auf: Extras > Automatische Antworten,
• im Outlook im Web gehen Sie auf: Einstellungen > E-Mail > Automatische Antworten,
• im mobilen Outlook gehen Sia auf: Menü > Einstellungen > Konto > Automatische Antworten,
• in Teams gehen Sie auf: Profil > Statusmeldung festlegen > Abwesenheit planen. Beachten Sie, dass Teams die Abwesenheitsnotiz von Ihrem Server abruft, wenn sie sie eingerichtet haben.

Das Einrichten eigener automatischer Antworten in Office 365 ist kein Hexenwerk. Manchmal muss aber die IT-Abteilung die Abwesenheitsnotiz für eine andere Person einrichten. Der häufigste Grund dafür ist meist die Tatsache, dass der Benutzer es einfach vergessen hat. Zum Glück gibt es hier einige Optionen. Schauen wir sie uns an.

Einrichten einer Abwesenheitsnotiz für andere Benutzer

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine Abwesenheitsnotiz für einen anderen Benutzer einzurichten:

1. Microsoft 365 Admin Center – der UI-basierte Ansatz. Er funktioniert gut, hat aber einige Nachteile (siehe Einschränkungen am Ende dieses Artikels).
2. Anmeldung als dieser Benutzer und Einrichtung der Abwesenheitsnotiz, beispielsweise in Outlook.
3. Erstellung einer Posteingangsregel zum Einrichten automatischer Antworten – dies ist auch eine Option, aber sie weist einige Einschränkungen auf. Sie können sie nicht planen. Diese Funktion ist auch nicht mit dem Teams-Status und den MailTips verbunden. Außerdem werden beim Einrichten von Posteingangsregeln mit PowerShell alle clientseitigen Regeln entfernt. Mehr über Posteingangsregeln in Office 365
4. Verwendung von PowerShell und dem Cmdlet Set-MailboxAutoReplyConfiguration.
5. Verwendung von CodeTwo Autoresponder für Microsoft 365 – diese Methode ist zwar nicht nativ verfügbar, aber am einfachsten zu verwenden. Damit können Sie nicht nur vollständig gebrandete automatische Antworten für das gesamte Unternehmen verwalten und planen, sondern auch Ihre Microsoft 365-E-Mail-Signaturen verwalten.

Von den oben genannten nativen Methoden ist die Verwendung von Set-MailboxAutoReplyConfiguration bei weitem die einfachste und schnellste. Es ist aber gut, die restlichen nativen Methoden zu kennen, um genau zu sehen, wie viel umständlicher sie sind. Da die zweite Methode hinsichtlich der Sicherheit fraglich ist und die dritte einige zusätzliche Nachteile aufweist, beschreibe ich nur die erste und die vierte Methode.

Erforderliche Berechtigungen

Um Abwesenheitsnotizen in Office 365 für einen anderen Benutzer einzurichten (sowohl über das Microsoft 365 Admin Center als auch über PowerShell), brauchen Sie folgende Berechtigungen:

• Mail Recipients
• User Options

Standardmäßig sind beide Rollen in der Rollengruppe Organization Management enthalten. Die Rollengruppen Recipient management und Helpdesk enthalten zusammen auch alle erforderlichen Berechtigungen.

Einrichten von Abwesenheitsnotizen in Microsoft 365 Admin Center

Gehen Sie in Ihrem Microsoft 365 Admin Center auf Users > Active users > Pick a user > Mail > Manage automatic replies.

Hier richten Sie die automatischen Antworten für den ausgewählten Benutzer ein. Beachten Sie, dass Sie mit dieser Methode den Abwesenheitszeitraum nicht bestimmen können. Daher müssen Sie oder der Benutzer später diese Abwesenheitsnotiz deaktivieren.

Wie oben dargestellt, ist die Einrichtung schnell und einfach. Es gibt aber eine Methode, die noch einfacher ist. Zumindest nach kleiner Vorbereitung.

Hinweis: alternativ können Sie eine Abwesenheitsnotiz im Exchange Admin Center einrichten. Gehen Sie einfach auf Recipients > Mailboxes > Pick a mailbox > Others > Manage automatic replies. Die hier verfügbaren Optionen sind dieselben wie im Microsoft 365 Admin Center.

Einrichten von Abwesenheitsnotizen mit PowerShell

Die Abwesenheitsnotizen in Office 365 werden mit dem Cmdlet Set-MailboxAutoReplyConfiguration eingerichtet. Für das Cmdlet müssen Sie die Abwesenheitsnachricht (interne, externe oder beide), die geplante Abwesenheitsdauer und natürlich die Identität des Benutzers eingeben. Eine Abwesenheitsnotiz jedes Mal erneut einzugeben ist kontraproduktiv, fehleranfällig und zeitaufwändig. Deshalb zeige ich Ihnen, wie Sie ein einfaches Skript erstellen, um die Aufgabe so schnell und einfach wie möglich zu erledigen.

Zunächst erstellen Sie ein eigenes Skript. Ein Beispiel sehen Sie unten. Sie können es unverändert anwenden oder an Ihre Bedürfnisse anpassen. Stellen Sie in jedem Fall sicher, dass Sie den Teil mailto: [email protected] ändern.

param ($users, $start, $end) $externalmessage = "Sehr geehrte Damen und Herren,<br>Vielen Dank für Ihre Nachricht.<br>Bis $End bin ich außer Haus und ohne Zugriff auf meine E-Mail. In dringenden Fällen können Sie <a href=’mailto:[email protected]’>unser Team kontaktieren</a>. Sonst antworte ich auf Ihre E-Mail nach meiner Rückkehr.<br>Mit freundlichen Grüßen," $internalmessage = "Hallo,<br>Ich bin außer Haus bis $End. Wenn Ihr Fall dringend ist, kontaktieren Sie bitte meinen Vorgesetzten." foreach ($user in $users) {Set-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity $user -AutoReplyState Scheduled -StartTime $start -EndTime $end -ExternalMessage $externalmessage -InternalMessage $internalmessage}

Wenn Sie dieses Skript speichern, können Sie Abwesenheitsnotizen in Sekundenschnelle verwalten. Nehmen wir an, ich habe das Skript an meinem Standardstartpunkt für PowerShell gespeichert: C:\users\admin\set-ooo.ps1.

Bevor Sie das Skript anwenden, müssen Sie mit PowerShell eine Verbindung zu Exchange Online herstellen. Danach müssen Sie nur noch das Skript mit den richtigen Parametern aufrufen. Zum Beispiel:

Ich möchte eine Abwesenheitsnotiz für John Doe vom 1. November 2024 bis zum 13. November 2024 einrichten:

.\set-ooo.ps1 -users j.doe -start 11/01/2024 -end 11/13/2024

Und das war’s. Sowohl interne als auch externe Abwesenheitsnotizen werden gemäß dem Text aus dem obigen Skript eingerichtet.

Was aber, wenn ich für heute und morgen Abwesenheitsnotizen für alle einrichten möchte, weil ein Nationalfeiertag bevorsteht?

.\set-ooo.ps1 -users (get-mailbox).UserPrincipalName -start (get-date) -end (((get-date).adddays(1)).ToShortDateString())

Und wenn alle Mitglieder der Marketingabteilung vor einer Stunde plötzlich verschwunden sind und ich weiß, dass sie nach 4 Stunden zurückkommen:

.\set-ooo.ps1 -users (Get-UnifiedGroupLinks -Identity "Marketing" -LinkType Members).UserPrincipalName -start (get-date).addhours(-1) -end (get-date).addhours(4)

Erweiterte Optionen

Das obige Skript ist einfach. Es schildert Ihnen die Idee und die Verwendung der vorhandenen Tools. Es gibt dazu einige nützliche Parameter, die Sie dem Cmdlet Set-MailboxAutoReplyConfiguration in Office 365 hinzufügen können:

• -AutoDeclineFutureRequestsWhenOOF $true lehnt alle Besprechungsanfragen ab, während der Abwesenheitsstatus aktiv ist.
• -DeclineAllEventsForScheduledOOF $true lehnt alle akzeptierten Ereignisse ab, die während der Abwesenheitszeit stattfinden.
• -DeclineMeetingMessage legt den Nachrichtentext fest, der an Besprechungsorganisatoren gesendet wird, wenn mindestens einer der beiden vorherigen Parameter verwendet wird.
• -CreateOOFEvent $ true erstellt ein Ereignis für die Zeit, in der der Abwesenheitsstatus aktiv ist. Dies erleichtert den Besprechungsorganisatoren, den Planungsassistenten zu verwenden.
• -OOFEventSubject legt das Thema des Abwesenheitsereignisses fest.

Falls Sie sich über den OOF-Teil Gedanken gemacht haben, handelt es sich um eine Abkürzung für den altmodischen Begriff „Out of Facility”. Was interessant ist, man kann ziemlich oft auf die OOF-Phrase stoßen. Ich glaube aber, dass ich niemals jemanden „Out of Facility” laut sagen gehört habe.

Nun ist es eine Sache, den Abwesenheitsstatus unternehmensweit einzurichten, aber den Abwesenheitsstatus aller Benutzer herauszufinden, ist eine andere. Während Sie den Tab Active users im Microsoft 365 Admin Center durchgehen und den Status für jeden Benutzer einzeln überprüfen könnten, ist die Verwendung von PowerShell viel effizienter.

Abrufen des Abwesenheitsstatus mit PowerShell

Es gibt viele Gründe, warum Sie den Abwesenheitsstatus in Ihrer Microsoft 365-Organisation überprüfen möchten. Zum Beispiel:

• um zu bestätigen, ob das obige Skript erfolgreich ausgeführt wurde,
• um eine allgemeine Vorstellung davon zu bekommen, wie viele Benutzer ihre Abwesenheitsnotizen aktiviert haben (im Gegensatz dazu, wie viele Benutzer tatsächlich abwesend sind),
• um zu sehen, welche Benutzer die Unternehmensstandards in Bezug auf Abwesenheitsnachrichten befolgen.

Glücklicherweise können Sie den Abwesenheitsstatus aller Benutzer problemlos mit einem einfachen PowerShell-Skript überprüfen. Ehrlich gesagt ist es auch übertrieben, diese Cmdlet-Sätze als „Skript“ zu bezeichnen. Das ist eine perfekte Lösung, da sie unglaublich einfach zu verwenden, zu verstehen und an Ihre Bedürfnisse anzupassen ist. Sehen Sie sich die Kommentare im Code an, um zu erfahren, was die einzelnen Teile des Skripts bewirken.

$autoreplies = (get-mailbox | Get-MailboxAutoReplyConfiguration) <# Ruft den Abwesenheitsstatus aller Postfächer ab und speichert ihn in der Variable $autoreplies. Sie müssen diese Zeile jedes Mal ausführen, wenn Sie neue Daten vom Server abrufen möchten. #> $autoreplies | group-object -property autoreplystate | sort-object count -Descending | select name, count <# Der allgemeinste Teil. Er zeigt an, wie viele Benutzer ihren Abwesenheitsstatus auf Aktiviert, Deaktiviert und Geplant eingestellt haben. #> foreach ($autoreply in $autoreplies) {if ($autoreply.AutoReplyState -eq "enabled") { $autoreply.identity, $autoreply.AutoreplyState -join ' - '} if ($autoreply.AutoReplyState -eq "scheduled"){$autoreply.Identity, $autoreply.AutoReplyState,$autoreply.StartTime ,  $autoreply.EndTime -join " - "}} <# Dieser Teil des Skripts gibt eine Liste aller Benutzer zurück, deren automatische Antworten aktiviert oder geplant sind. Im letzteren Fall werden auch das Start- und Enddatum zurückgegeben. #>  foreach ($autoreply in $autoreplies) { if ($autoreply.ExternalMessage) {$autoreply.identity , $autoreply.ExternalMessage}} <# Dieser Teil gibt alle Benutzer zurück, deren externe Abwesenheitsnachricht konfiguriert ist, und zeigt diese Nachricht an. Sie können beispielsweise das Cmdlet export-csv hinzufügen, wenn Sie dies an jemanden weiterleiten müssen. #>

Herausforderungen und Einschränkungen

Abwesenheitsnotizen sind wichtig für Ihre Produktivität. Sie bringen jedoch einige Herausforderungen mit sich:

• Standardmäßige Abwesenheitsnotizen, die serverseitig gesendet werden, haben nur wenige Formatierungsoptionen. Sie können ihnen Hyperlinks hinzufügen, deren Inhalt fett schreiben und so weiter, aber eine professionelle HTML-E-Mail-Signatur kommt nicht in Frage.
• Über Posteingangsregeln festgelegte Autoresponder können Bilder (wie ein Logo oder ein Banner) enthalten, lösen jedoch keine MailTips oder eine Statusänderung in Teams aus. Es gibt auch keine Möglichkeit, sie zu planen. Dies bedeutet, dass Sie daran immer wieder denken müssen, sie auszuschalten.
• Wenn Sie eine Abwesenheitsnotiz im Microsoft 365 Admin Center / Exchange Admin Center einrichten, können Sie den Abwesenheitszeitraum nicht planen.

Verwaltung von Autorespondern mit Drittanbieterlösungen

Um die Verwaltung von Autorespondern einfacher und effektiver zu gestalten, können Sie ein Drittanbieter-Tool verwenden: CodeTwo Email Signatures 365. Während es hauptsächlich zum Hinzufügen einheitlicher, jedoch personalisierter E-Mail-Signaturen und Disclaimer zur gesamten Unternehmenskommunikation verwendet wird, verfügt es über eine integrierte Funktion, mit der Sie auch automatische Antworten verwalten können.

Wie unterscheidet es sich von den anderen Optionen zur Verwaltung von automatischen Antworten, die ich oben beschrieben habe? Sehen Sie sich die folgende Liste an:

• Möglichkeit, vollständig gebrandete Autoresponder über ein zentrales Verwaltungspanel anzuwenden.
• Erweitertes Targeting von automatischen Antworten – Sie können automatische Antworten einrichten, die nur in bestimmten Szenarien gesendet werden. Beispielsweise kann der Autoresponder nur für einen bestimmten Zeitraum, nur für E-Mails von bestimmten E-Mail-Adressen/Domains oder nur für Nachrichten mit bestimmten Wörtern oder Phrasen ausgelöst werden.
• Zusätzliche Optionen – einschließlich der Möglichkeit zu steuern, wie viele automatische Antworten über einen bestimmten Zeitraum an denselben Empfänger gesendet werden (Verhinderung von E-Mail-Schleifen) und Optionen zur E-Mail-Weiterleitung.
• Kontrolle über E-Mail-Signaturen und Haftungsausschlüsse.

Erfahren Sie mehr über CodeTwo Email Signatures 365

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