MailTips in Office 365

MailTips (im deutschen Outlook E-Mail-Infos) sind Benachrichtigungen, die Outlook und Outlook im Web anzeigen, wenn Ihre E-Mail bestimmte Anforderungen erfüllt. Sie erscheinen, wenn Sie beispielsweise eine Nachricht an externe Empfänger oder an jemanden senden, für den automatische Antworten aktiviert sind. Diese Benachrichtigungen können sich als sehr hilfreich und manchmal sogar lebensrettend erweisen.

MailTips in Office 365

Über MailTips

Die MailTips weden automatisch in Office 365 angezeigt, wenn eine E-Mail bestimmten Kriterien entspricht. Wenn Sie eine E-Mail schreiben, sendet Outlook oder Outlook im Web eine Anfrage an Ihren Mailserver (und manchmal auch an den Server des Empfängers): Erfüllt Ihre Nachricht die vorgegebenen Bedingungen, taucht ein MailTip direkt darüber auf.

Es ist zu bemerken, dass es einige Sekunden dauert, bis der E-Mail-Client eine Benachrichtigung anzeigt. Außerdem zeigt Outlook keine MailTips im Offline-Modus.

MailTips erschienen erst in Outlook 2010. Daher finden Sie sie in Outlook 2007 und älteren Versionen nicht.

Eine der häufigsten Fragen zu E-Mail-Infos lautet: Kann ich dessen Inhalt ändern? Der einzige MailTip, dessen Inhalt Sie ändern können, ist der benutzerdefinierte MailTip. Er ist leider auf 175 Zeichen begrenzt (mehr darüber im folgenden Abschnitt).

Sowohl in PowerShell als auch in der HTML-Quellcodeansicht wirken MailTips wie HTML-Entities mit den <html>- und <body>-Tags. Dies bedeutet, dass Sie das Design andern können, oder? Leider, nicht diesmal. Sogar die <strong>-Tags werden nicht unterstützt und Sie müssen sich vollständig auf die Arbeit der Outlook-Grafikdesigner verlassen.

Liste der MailTips

MailTips können in drei Gruppen unterteilt werden: General (Allgemein), Relying on mailbox data (Auf Basis von Postfachdaten) und Custom (Benutzerdefiniert). Jeder Typ hat eigene Einstellungen, die das Aussehen von MailTips steuern.

Allgemeine MailTipps

  • Invalid Internal Recipient – angezeigt, wenn der Absender versucht, eine E-Mail an einen nicht vorhandenen internen Kontakt zu senden (identifiziert durch die interne Domäne).
  • Restricted Recipient – gilt, wenn der Empfänger durch Message Delivery Restrictions blockiert ist. Wenn Sie bestimmte Empfänger auf der Mailflow-Ebene blockieren, wird der MailTip nicht angezeigt.
  • External Recipients – dieser MailTip wird für Nachrichten angezeigt, die an externe Domänen gesendet werden. Es ist nicht möglich, ihn nur auf ausgewählte Domänen anzuwenden, da es hier um eine Ein / Aus-Einstellung geht.
  • Large Audience – erscheint, wenn eine Nachricht an viele Empfänger gesendet wird. Standardmäßig beträgt das Limit 25 Benutzer oder mehr. Exchange zählt die Anzahl der Benutzer in Verteilerlisten und Gruppen.
  • Moderated Recipient – wenn für eine Empfängergruppe eine Nachrichtengenehmigung erforderlich ist, informiert dieser MailTip den Absender darüber.
  • Reply-All on Bcc – wenn Sie als BCC-Empfänger auf die Schaltfläche „Allen antworten“ klicken, wird eine Warnung angezeigt.
  • Oversize Message – dieser MailTip warnt davor, dass die Nachricht wegen deren Größe nicht zustellbar ist. Hier gelten die organisationsweiten und empfängerspezifischen Einstellungen. Grenzwerte, die in Sende- und Empfangsconnectoren definiert werden, führen nicht zur Anzeige dieses MailTips.

MailTips auf Basis von Postfachdaten

Die folgenden zwei Arten von MailTips sind etwas anders, da sie auf Postfachdaten und nicht auf organisationsweiten Einstellungen basieren.

  • Out of office – dieser MailTip-Typ ist wahrscheinlich der häufigste. Er taucht auf, wenn der Empfänger automatische Antworten aktiviert hat. Diese Nachricht informiert darüber, dass eine automatische Antwort zurückgesendet wird und zeigt deren Inhalt.
  • Mailbox full – wird angezeigt, wenn die Nachricht nicht zugestellt werden kann, weil die Mailbox des Empfängers voll ist.

Benutzerdefinierte MailTips

Benutzerdefinierte MailTips kommen vor, wenn Sie einen Empfänger eingeben, für den die MailTip-Eigenschaft konfiguriert ist. Sie können für jeden Empfängertyp festgelegt werden: alle Postfachtypen, externen Kontakten und Gruppen.

So richten Sie MailTips in Office 365 ein

Zuerst sollten Sie sich die folgende Frage stellen: Welche MailTips sind bereits in meiner Office 365-Organisation vorhanden? Sie können das mit dem folgenden Cmdlet prüfen, das alle MailTips-Einstellungen in Ihrer Organisation zeigt:

Get-OrganizationConfig | select *mailtips*

MailTips-Einstellungen in  Organisation anzeigen

MailTipsAllTipsEnabled ist die Haupteinstellung, die alle MailTips für eine Organisation deaktiviert oder aktiviert. MailTipsExternalRecipientsTipsEnabled aktiviert oder deaktiviert die MailTips für externe Empfänger und ist die einzige Einstellung für Mail-Tipps, die standardmäßig deaktiviert ist. MailTipsGroupMetricsEnabled aktiviert oder deaktiviert MailTips, die auf Gruppenmetrikdaten basieren. MailTipsLargeAudienceThreshold definiert die Anzahl der Empfänger, die als „viele“ definiert ist, und schließlich gilt MailTipsMailboxSourcedTipsEnabled für die MailTips, die auf Postfachdaten basieren.

Alle diese Einstellungen lassen sich sehr einfach mit dem folgenden Cmdlet ausführen:

Set-OrganizationConfig -MailTipsAllTipsEnabled $true

Um alle Empfänger aufzulisten, für die benutzerdefinierte Mail-Tipps aktiviert sind, nutzen Sie das folgende Cmdlet:

Get-Mailbox | where mailtip -ne $null | FL name,mailtip

Wenn Sie Get-Mailbox in Get-MailContact oder Get-DistributionGroup ändern, werden andere Empfängertypen überprüft.

Bestehende benutzerdefinierte MailTips in Office 365 überprüfen

Sie können die benutzerdefinierten MailTips über das Exchange-Verwaltungskonsole oder über PowerShell einstellen:

Get-MailContact -MailTip “<Bis zu 175 Zeichen Ihrer benutzerdefinierten Nachricht>”

Für andere Empfängertypen verwandeln Sie das Get-MailContact-Cmdlet zu einem anderen Get-Cmdlet.

MailTips in Organisationsbeziehungen

Wenn Sie Organisationsbeziehungen haben, können Sie die Zugriffsebene für MailTips auf All (Alle), Limited (Eingeschränkt) oder None (Keine) festlegen. (Set-OrganizationRelationship -Identity “Green Zorro” -MailTipAccessLevel Limited).

Die auf All eingestellte Zugriffsebene stellt alle MailTips-Typen zur Verfügung, wobei auf der eingeschränkten Zugriffsebene (Limited) nur folgende MailTips angezeigt werden können: Automatic Replies, Oversize Message, Restricted Recipient und External Recipients. None, wie sie sich vorstellen können, deaktiviert die MailTips. Es ist jedoch besser, -MailTipsAccessEnabled $false anzuwenden.

Wenn Sie einige Domäne vom External Recipient MailTip ausschließen möchten, werden Sie leider enttäuscht. Es ist nämlich nicht möglich. Dieser MailTip-Typ wird nur für Ihre internen Domains ausgeschlossen.

Sie können auch die externen MailTips deaktivieren und versuchen, einen benutzerdefinierten MailTip für die Kontakte erstellen, die ihn benötigen. Dieser Ansatz hat aber geringe Effizienz. Sie können zwar benutzerdefinierte MailTips für alle Benutzer gleichzeitig einstellen, aber es gibt andere Probleme. Wenn ein Benutzer eine E-Mail an jemanden sendet, der kein E-Mail-Kontakt in Exchange Online ist, wird der benutzerdefinierte MailTip nicht angezeigt.

Es gibt aber einen anderen Weg, die Benutzer vor möglichen externen Empfänger zu warnen. Sie können nämlich eine Nachricht den E-Mails hinzufügen, die außerhalb Ihrer Organisation stammen. Diese Methode informiert Benutzer, wenn sie eine E-Mail von externen Absendern erhalten.

MailTips: Benutzerperspektive

Aus Sicht des Benutzers können MailTips hilfreich, nervig oder unsichtbar sein. Aus diesem Grund möchten einige Benutzer sie deaktivieren.

Ungeachtet davon, wie viel Aufwand Sie in die Feinabstimmung der MailTips-Einstellungen auf Ihrem Mailserver investieren, ist das Deaktivieren von MailTips für Benutzer so einfach wie das Aufrufen der Outlook-Einstellungen (Datei> Optionen> E-Mail> E-Mail-Infos).

Einstellungen für E-Mail-Infos in Outlook

Hier können Sie beliebige Benachrichtigungen deaktivieren:

Optionen für E-Mail-Infos

Auf der anderen Seite erlaubt Outlook im Web eine solche Freiheit nicht. Zumindest noch nicht.

Fazit: MailTips sind hilfreich. In den meisten Fällen enthalten sie sogar eine Schaltfläche, mit der der Absender die „problematischen“ Empfänger löschen kann. Auf der anderen Seite sind sie keine narrensichere Methode, die die Benutzer von Fehler abhält. Daher ist es wichtig, sie zusammen mit anderen Sicherheitsmaßnahmen und zahlreichen Benutzerschulungen zu nutzen.

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