So antworten Sie auf Nur-Text-Emails im HTML-Format

Haben Sie jemals eine E-Mail im Nur-Text-Format erhalten? Wenn doch, dann wissen Sie schon, dass das Nachrichtenformat beim Antworten und Weiterleiten unverändert bleibt. Aus diesem Grund können Sie Ihrer E-Mail keine Hyperlinks und Bilder hinzufügen oder sie formatieren. So erhält Ihr Empfänger anstelle Ihrer sorgfältig gestalteten E-Mail-Signatur im HTML-Format bloß deren Nur-Text-Version. Ich habe aber gute Neuigkeiten für Sie: Mit etwa Herumbasteln in den Einstellungen können Sie auf Nur-Text-Nachrichten im HTML-Format antworten. Dies gilt sowohl für Outlook als auch für andere E-Mail-Clients. Darüber hinaus ist es auch möglich, das HTML-Format in jeder E-Mail zu erzwingen, die Ihre Organisation schickt.

E-Mails im Nur-Text-Format

Vielleicht fragen Sie sich, warum Sie überhaupt E-Mails im Nur-Text-Format erhalten. Immerhin sollten E-Mail-Clients im 21. Jahrhundert in der Lage sein, das HTML-Format zu verarbeiten, oder? Es gibt einige Gründe, warum Sie Nur-Text-E-Mails erhalten:

1. Einige mobile E-Mail-Clients unterstützen HTML-E-Mails immer noch nicht.
2. Webseiten nutzen verschiedene Mechanismen (wie Kontaktformulare), die im Prinzip das Nur-Text-Format verwenden.
3. Einige Organisationen konvertieren aus Sicherheitsgründen alle ausgehenden Nachrichten und manchmal sogar eingehende E-Mails in Nur-Text.
4. Die meisten E-Mail-Clients unterstützen verschiedene Formate. Einige Nutzer ziehen es aber vor, es einfach zu halten und die leichteren E-Mail-Versionen zu nutzen.

Outlook nutzt beim Antworten standardmäßig immer das Format der ursprünglichen Nachricht. Dahinter steckt eine solide Logik: Wenn jemand eine Nur-Text-Nachricht schickt, bedeutet dies möglicherweise, dass sein E-Mail-Client die erweiterten Formate nicht unterstützt. In einigen Fällen ist diese Logik vollkommen gültig. Sie schlägt jedoch für die Optionen Allen antworten und Weiterleiten fehl. Es ist nämlich sehr unwahrscheinlich, dass mehrere Empfänger ihre E-Mails nicht im HTML-Format anzeigen. Sehen wir uns also näher an, wie man das E-Mail-Format in HTML ändert.

E-Mail-Format in Outlook auf HTML umstellen

Es gibt immer die Möglichkeit, das E-Mail-Format manuell zu wechseln: Wenn Sie auf eine Nachricht antworten oder sie weiterleiten, gehen Sie im Outlook-Ribbon auf Text formatieren und dann auf HTML.

Diese Option ist jedoch nicht verfügbar, wenn Sie Ihre Antwort im Vorschaufenster verfassen. Um sie einzublenden, öffnen Sie ein neues Fenster mit einem Klick auf Ausklappen.

Wenn Sie das Format nicht manuell geändert haben und einige formatierte Elemente nutzen, die im Nur-Text-Format nicht unterstützt werden (wie Emojis), gibt Ihnen Outlook noch eine Chance, die Nachricht in HTML zu konvertieren. Und so wird die Microsoft Outlook-Kompatibilitätsprüfung geöffnet:

Diese Methode ist kein Hexenwerk. Wenn Sie aber bei jeder Antwort sich daran erinnern müssen, HTML-Format einzustellen, wird es bald zum Störfaktor. Und da das zusätzliche Pop-up nicht angezeigt wird, wenn Sie keinen formatierten Text hinzugefügt haben, dient es nicht immer als Erinnerung. Beim Antworten im Nur-Text-Format fügt die Tastenkombination Strg+K auch keine Hyperlinks hinzu. Es kann eine Weile dauern, bevor Sie feststellen, dass das E-Mail-Format dafür zuständig ist. Aber keine Sorge: Sie sind nicht die einzigen.

Selbst wenn Sie immer mit HTML-Nachrichten antworten möchten, ist der manuelle Ansatz keine verlässliche Methode: Einige E-Mails werden immerhin fehlen. Manchmal merken Sie gar nicht, dass Sie gerade eine Nachricht im Nur-Text-Format gesendet haben. Deshalb ist es am besten, E-Mails automatisch in HTML zu konvertieren. So verringern Sie die Anzahl sich wiederholender Aufgaben und sind mehr produktiv am Arbeitsplatz.

HTML-Format in Outlook für alle Antworten und Weiterleitungen erzwingen

Dieser Artikel von HowTo-Outlook zeigt ein Makro, mit dem Sie das E-Mail-Format in allen Antworten und Weiterleitungen automatisch ändern. Wenn Sie eine Lösung nur für Ihren persönlichen Gebrauch brauchen, kann dieser Ansatz hilfreich sein.

Es ist aber wahrscheinlich, dass die Verwendung von Makros gegen Ihre Unternehmensrichtlinien verstößt. Außerdem gelten sie nur für Outlook. In diesem Fall brauchen Sie eine Lösung, die für alle in Ihrem Unternehmen geeignet ist: Unabhängig von den E-Mail-Clients oder Geräten, mit denen Sie E-Mails senden.

HTML-Format in jeder E-Mail erzwingen

Glücklicherweise gibt es eine Methode, die für alle E-Mails geeignet ist, die Ihr Unternehmen schickt. So wird jede E-Mail im Nur-Text-Format (z. B. von einem Mobilgerät gesendet) automatisch in HTML konvertiert. Darüber hinaus erhalten diese E-Mails personalisierte, gebrandete E-Mail-Signaturen.

Die Erzwingung des HTML-Formats ist eine der zusätzlichen Optionen, die unsere Tools zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen bieten. Mit CodeTwo Exchange Rules Pro verwalten Sie Ihre E-Mail-Signaturen zentral im On-Prem-Exchange und mit CodeTwo Email Signatures for Office 365 in Microsoft 365. Mit diesen Tools stellen Sie sicher, dass jede E-Mail zum Aufbau Ihrer Marke beiträgt und neue Marketingmöglichkeiten schafft.

Das Video zeigt, wie die CodeTwo-Lösungen Ihre Arbeit erleichtern: