Festlegen benutzerdefinierter Office 365-Attribute und deren Verwendung in E-Mail-Signaturen

Ähnlich wie beim lokalen Exchange enthält Exchange Online mehrere Attribute, die Sie für jeden Benutzer festlegen können. Vorname, Nachname, Adresse, Organisations- und Kontaktinformationen – alles lässt sich in Office 365 einrichten. Während standardmäßige AD-Felder für einige Office 365-Organisationen ausreichen, wird manchmal ein nicht standardmäßiges Feld benötigt. Hier kommen benutzerdefinierte Attribute zum Einsatz. In diesem Artikel werde ich erläutern, wie benutzerdefinierte Office 365-Attribute eingerichtet werden, und einige ihrer Anwendungen zeigen.

Festlegen benutzerdefinierter Office 365-Attribute

Warum sollte man benutzerdefinierte Attribute verwenden?

Es gibt 15 benutzerdefinierte Attribute in Exchange Online. Sie ähneln Verzeichniserweiterungsattributen, die aus dem lokalen Exchange bekannt sind. Sie können verwendet werden, um:

Und dies sind nur einige ihrer Anwendungen. Benutzerdefinierte Attribute können auf viele andere Arten verwendet werden, insbesondere von Administratoren, die von verschiedenen PowerShell-Cmdlets generierte Ergebnisse filtern möchten. Bevor Sie jedoch mit der Verwendung benutzerdefinierter Attribute beginnen, müssen Sie diese einrichten. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie das geht.

Einrichten benutzerdefinierter Attribute in Office 365

Es gibt zwei Methoden zum Einrichten benutzerdefinierter Attribute in Office 365: mit dem Microsoft 365 Admin Center und mit PowerShell. Eine weitere Methode – mit dem Exchange Admin Center – wird in diesem Artikel keinen eigenen Abschnitt erhalten. Sie ist identisch mit der ersten, abgesehen von einem etwas anderen Zugriffspfad.

Auch wenn die erste Methode ein scheinbar benutzerfreundlicheres UI verwendet, finden Sie es möglicherweise viel einfacher, PowerShell zu verwenden. Vergleichen Sie die beiden folgenden Ansätze und entscheiden Sie selbst.

Bearbeiten benutzerdefinierter Attribute mit dem Microsoft 365 Admin Center

  1. Melden Sie sich bei Ihrem Office 365-Tenant an und klicken Sie auf die Admin-App.
Einrichtung benutzerdefinierter Attribute in Office 365 01
  1. Gehen Sie als Nächstes zu Users (Benutzer) > Active users (Aktive Benutzer).
Einrichtung benutzerdefinierter Attribute in Office 365 02
  1. Wählen Sie einen Benutzer mit einem aktiven Postfach aus, um auf seine Eigenschaften zuzugreifen. Gehen Sie dann zu Mail (E-Mail) > Edit Exchange properties (Exchange-Eigenschaften bearbeiten).
Einrichtung benutzerdefinierter Attribute in Office 365 03
  1. Klicken Sie auf More options (Weitere Optionen), um das Fenster zu erweitern und benutzerdefinierte Attribute anzuzeigen. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Edit (Bearbeiten), um weitere Felder hinzuzufügen.
Einrichtung benutzerdefinierter Attribute in Office 365 04
  1. Ein neues Fenster wird geöffnet. Hier können Sie benutzerdefinierte Attribute für den ausgewählten Benutzer ändern.
Einrichtung benutzerdefinierter Attribute in Office 365 05

Bearbeiten benutzerdefinierter Attribute mit PowerShell

Überprüfen Sie vor dem Bearbeiten, ob benutzerdefinierte Attribute bereits ausgefüllt wurden:

Get-mailbox [email protected] | FL CustomAttribute*

Verwenden Sie das folgende Cmdlet, um das erste benutzerdefinierte Attribut für einen einzelnen Benutzer zu bearbeiten:

Set-Mailbox [email protected] -CustomAttribute1 <der neue Wert>

Sie können ein benutzerdefiniertes Attribut für eine Benutzergruppe oder für alle Benutzer ändern:

Get-Mailbox | Set-Mailbox -CustomAttribute5 <der neue Wert>

Wie Sie sehen können, ist die Einrichtung benutzerdefinierter Attribute mit PowerShell viel schneller als bei Verwendung der Benutzeroberfläche, insbesondere wenn Sie diese Eigenschaften in großen Mengen ändern müssen.

Verwendung benutzerdefinierter Attribute in E-Mail-Signaturen

Um benutzerdefinierte Attribute in E-Mail-Signaturen zu verwenden, benötigen Sie CodeTwo Email Signatures for Office 365.

CodeTwo Email Signatures for Office 365 ist ein Dienst zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen, mit dem Sie E-Mail-Signaturen und Haftungsausschlüsse in einer Organisation vereinheitlichen können, unabhängig von den verwendeten E-Mail-Clients und Mobilgeräten.

Benutzerdefinierte Office 365-Attribute in E-Mail-Signaturen

Sie können einen Platzhalter in einer E-Mail-Signaturvorlage verwenden, um einen individuellen Wert des benutzerdefinierten Attributs Ihres Benutzers einzufügen. Mit dieser einfachen Aktion können Sie:

  • Ihren E-Mails Ein-Klick-Kundenzufriedenheitsumfragen hinzufügen. Ein-Klick-Umfragen sind eine einfache Möglichkeit, Feedback von Ihren Kunden zu Ihren Dienstleistungen zu sammeln. Die meisten Menschen sind nicht bereit, einen langen Fragebogen über ihre Kundenerfahrung auszufüllen. Ein-Klick-Umfragen ermöglichen eine viel freundlichere Option, einfach auf eine Bewertungsschaltfläche zu klicken. Lesen Sie mehr über CSAT-Umfragen in E-Mail-Signaturen.
  • Terminplanungslinks bereitstellen. Ein Terminplanungslink in einer E-Mail-Signatur ist eine großartige Möglichkeit, Kunden die Buchung einer Demo oder einer anderen Art von Besprechung zu erleichtern. Anstatt lästige E-Mails hin und her zu schicken, um Zeit zu buchen, können Sie Ihre Kunden automatisch zu Ihrem oder dem Kalender Ihres Teams leiten. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie und Ihr Kunde sich in unterschiedlichen Zeitzonen befinden. Lesen Sie mehr über die einfache Planung von Besprechungen.
  • Zusätzliche Kontaktdetails hinzufügen. In einigen Fällen müssen Sie Ihrem E-Mail-Haftungsausschluss zusätzliche Kontaktinformationen oder spezifische IDs hinzufügen. Mit benutzerdefinierten Attributen können Sie automatisch jede Art von benutzerspezifischen Attributen zu der E-Mail-Signatur hinzufügen.
  • A/B-Tests Ihrer Marketingkampagnen durchführen. Wenn Sie unterschiedliche Links als benutzerdefinierte Attribute einfügen, können Sie genau dieselbe E-Mail-Signaturvorlage mit unterschiedlichen Bannern und Zielseiten verwenden. Infolgedessen können Sie Ihr Marketingteam ganz einfach die Effektivität ihrer E-Mail-Kampagnen testen lassen.

Verwendung benutzerdefinierter Office 365-Attribute in E-Mail-Signaturen

Die Verwendung eines benutzerdefinierten Attributs in CodeTwo Email Signatures for Office 365 ist viel einfacher und schneller als das Hinzufügen eines in Exchange Online. Sie müssen lediglich den Editor für Signaturvorlagen öffnen, einen Platzhalter mit dem benötigten benutzerdefinierten Attribut auswählen, und die Signatur jedes einzelnen Benutzers wird mit den Werten der ausgewählten Attribute personalisiert.

Zusätzlich zu den im vorherigen Abschnitt dieses Artikels erwähnten Anwendungsfällen können Sie auch Social Media Buttons hinzufügen, die beispielsweise automatisch mit den LinkedIn-Profilen Ihrer Mitarbeiter verknüpft werden:

Hinzufügen vom LinkedIn Social Media Link

Sie können auch direkt im HTML-Code einen Link zum WhatsApp-Chat hinzufügen:

Hinzufügen eines benutzerdefinierten Attributes zu HTML

Wenn Sie den Link nicht zur Signatur jedes einzelnen Benutzers hinzufügen möchten, können Sie das benutzerdefinierte Attributfeld von Office 365 jederzeit leer lassen und die {RT}-Tags hinzufügen:

RT tags in CodeTwo Email Signatures for Office 365

Wenn ein bestimmtes Attribut für einen Benutzer nicht definiert ist (das Feld in Azure Active Directory ist leer), wird auf diese Weise das gesamte Element zwischen den {RT}-Tags nicht in der E-Mail-Signatur dieses Benutzers angezeigt.

Erfahren Sie mehr über die Verwendung benutzerdefinierter Attribute in CodeTwo Email Signatures for Office 365

Verwendung des CodeTwo User Attributes Managers

Eine weitere Möglichkeit, Ihre E-Mail-Signaturen mit benutzerdefinierten Attributen zu erweitern, ist der User Attributes Manager. Das Tool kann kostenlos von jeder Organisation verwendet werden, die eine aktive Subskription für CodeTwo Email Signatures for Office 365 hat. Es ermöglicht Ihnen die bequeme Einrichtung und Steuerung von (standardmäßigen und) benutzerdefinierten Attributen – sowohl einzeln als auch in größeren Mengen – innerhalb einer cloudbasierten Lösung zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen.

Darüber hinaus sind Sie dank des User Attributes Managers nicht mehr auf 15 benutzerdefinierte Attribute beschränkt, die in Exchange Online verfügbar sind. Falls sie in Ihrem Unternehmen bereits aufgebraucht sind, können Sie einfach neue benutzerdefinierte CodeTwo-Attribute erstellen, die Sie in Ihren E-Mail-Signaturen verwenden können. Diese werden in dem Editor für Signaturvorlagen neben den nativen benutzerdefinierten Attributen aufgelistet, sodass Sie sie einfach wie jedes andere Attribut einfügen können:

Hinzufügen neuer benutzerdefinierter CodeTwo-Attribute

Üblicherweise werden alle Platzhalter, die in Ihren E-Mail-Signaturen verwendet werden, mit den Daten gefüllt, die aus Ihrem Azure Active Directory (AAD) gezogen werden. Mit dem User Attributes Manager hingegen können Sie die Platzhalter verwalten, ohne Änderungen an AAD selbst vorzunehmen. Alle Informationen werden in einem lokalen Cache gespeichert, was die Verwaltung und Weitergabe von Änderungen beschleunigt.

Schließlich können Sie mit dem Manager auch Endbenutzern erlauben, ihre eigenen Signaturinformationen anzuzeigen und zu bearbeiten. Dies gewährleistet personalisierte und genaue E-Mail-Signaturen, ohne das Risiko einzugehen, die AAD-Daten Ihrer Organisation zu ändern.

Sehen Sie sich dieses kurze Video an, um sich einen allgemeinen Überblick über den User Attributes Manager zu verschaffen, oder klicken Sie auf den Link unter dem Video, um detailliertere Informationen zu erhalten.

Erfahren Sie mehr über den User Attributes Manager und die benutzerdefinierten CodeTwo-Attribute

Weitere Informationen zu E-Mail-Signaturen in Office 365

E-Mail-Signaturen sind ein oft vernachlässigter Aspekt der Kommunikation in Unternehmen. Mit CodeTwo Email Signatures for Office 365 können Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Signatur von einer unsichtbaren Ergänzung zu einem unschätzbaren, attraktiven Asset aufrüsten. Bauen Sie Ihr Branding auf und gewinnen Sie dank unserer Software mehr Marketingmöglichkeiten.

Leseempfehlung:

CodeTwo Email Signatures for Office 365 ist die einzige Microsoft 365-zertifizierte E-Mail-Signaturlösung für Microsoft 365 und Office 365. Es handelt sich um einen Azure-basierten Cloud-Dienst, der in Zusammenarbeit mit Microsoft entwickelt wurde und alle Geräte und E-Mail-Apps unterstützt. Unser Produkt wurde von Microsoft ausgezeichnet und hat die höchsten Bewertungen der Benutzerzufriedenheit. Mit der ISO/IEC 27001- und 27018-Zertifizierung von CodeTwo und einem kostenlosen einjährigen Microsoft 365-Datensicherungsdienst ist es die sicherste Signaturlösung auf dem Markt. Sehen Sie sich ein kurzes Produktvideo an

CodeTwo liefert Lösungen für die zentrale E-Mail-Signaturverwaltung, Datensicherung und Migration für Microsoft 365 & Exchange Server. Sie werden seit 15 Jahren entwickelt und von über 100.000 Organisationen weltweit verwendet, darunter Facebook, Samsung und UNICEF.

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