Festlegen benutzerdefinierter Office 365-Attribute und deren Verwendung in E-Mail-Signaturen

Ähnlich wie beim lokalen Exchange enthält Exchange Online mehrere Attribute, die Sie für jeden Benutzer festlegen können. Vorname, Nachname, Adresse, Organisations- und Kontaktinformationen – alles lässt sich in Office 365 einrichten. Während standardmäßige AD-Felder für einige Office 365-Organisationen ausreichen, wird manchmal ein nicht standardmäßiges Feld benötigt. Hier kommen benutzerdefinierte Attribute zum Einsatz. In diesem Artikel werde ich erläutern, wie benutzerdefinierte Office 365-Attribute eingerichtet werden, und einige ihrer Anwendungen zeigen.

Warum sollte man benutzerdefinierte Attribute verwenden?

Es gibt 15 benutzerdefinierte Attribute in Exchange Online. Sie ähneln Verzeichniserweiterungsattributen, die aus dem lokalen Exchange bekannt sind. Sie können verwendet werden, um:

• benutzerdefinierte Adresslisten auf der Grundlage benutzerdefinierter Attribute zu erstellen,
• Office 365-Benutzern zusätzliche Kontaktdaten hinzuzufügen,
• Ein-Klick-Umfragen oder Terminplanungslinks zu E-Mail-Signaturen und Haftungsausschlüssen hinzuzufügen

Und dies sind nur einige ihrer Anwendungen. Benutzerdefinierte Attribute können auf viele andere Arten verwendet werden, insbesondere von Administratoren, die von verschiedenen PowerShell-Cmdlets generierte Ergebnisse filtern möchten. Bevor Sie jedoch mit der Verwendung benutzerdefinierter Attribute beginnen, müssen Sie diese einrichten. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie das geht.

Einrichten benutzerdefinierter Attribute in Office 365

Es gibt zwei Methoden zum Einrichten benutzerdefinierter Attribute in Office 365: mit dem Exchange Admin Center und mit PowerShell. Auch wenn die erste Methode ein scheinbar benutzerfreundlicheres UI verwendet, finden Sie es möglicherweise viel einfacher, PowerShell zu verwenden. Vergleichen Sie die beiden folgenden Ansätze und entscheiden Sie selbst.

Bearbeiten benutzerdefinierter Attribute mit dem Exchange Admin Center

1. Melden Sie sich beim Exchange Admin Center an.

2. Gehen Sie als Nächstes zu Recipients (Empfänger) > Mailboxes (Postfächer).

3. Wählen Sie einen Benutzer mit einem aktiven Postfach aus, um auf seine Eigenschaften zuzugreifen. Gehen Sie dann zu Others (Andere) > Custom attributes (Benutzerdefinierte Attribute).

4. Hier sehen Sie die Liste der benutzerdefinierten Office 365-Attribute, deren Werte Sie für den ausgewählten Benutzer ändern können. Um Änderungen zu übernehmen, verwenden Sie die Schaltfläche Save (Speichern), wenn Sie mit der Bearbeitung der Attributwerte fertig sind.

Bearbeiten benutzerdefinierter Attribute mit PowerShell

Überprüfen Sie vor dem Bearbeiten, ob benutzerdefinierte Attribute bereits ausgefüllt wurden:

Get-mailbox [email protected] | FL CustomAttribute*

Verwenden Sie das folgende Cmdlet, um das erste benutzerdefinierte Attribut für einen einzelnen Benutzer zu bearbeiten:

Set-Mailbox [email protected] -CustomAttribute1 <der neue Wert>

Sie können ein benutzerdefiniertes Attribut für eine Benutzergruppe oder für alle Benutzer ändern:

Get-Mailbox | Set-Mailbox -CustomAttribute5 <der neue Wert>

Und wenn Sie PowerShell mit einer entsprechend formatierten CSV-Datei kombinieren, können Sie ausgewählte/alle benutzerdefinierten Attribute für mehrere Benutzer mit Werten füllen. Es ist ein etwas komplexerer Vorgang, mit dem Sie jedoch eine Menge Zeit sparen können. So geht es:

1. Bereiten Sie Ihre CSV-Datei vor (hier verwende ich Excel, aber Sie können es in jeder Software machen, die CSV-Dateien unterstützt, z. B. Notepad):
   • die Überschrift der ersten Spalte (Zelle A1) muss den Namen UPN tragen,
   • die nächsten Spaltenüberschriften (B1, C1, D1 usw.) müssen CustomAttribute1, CustomAttribute2, CustomAttribute3 usw. heißen, je nachdem, wie viele Attribute Sie mit Daten füllen möchten,
   • die erste Spalte muss den Wert für den Benutzerprinzipalnamen (UPN) für jeden Ihrer Benutzer enthalten (UPN ist oft identisch mit der E-Mail-Adresse Ihres Benutzers, aber das ist nicht immer der Fall – mehr darüber erfahren Sie in diesem Artikel),
   • die nächsten Spalten sollten die Werte enthalten, die Sie in den angegebenen benutzerdefinierten Exchange Online-Attributen speichern möchten.

Schauen Sie sich die folgende CSV-Beispieldatei an:

2. Wenn Sie mit der Bearbeitung der CSV-Datei fertig sind, speichern Sie sie als CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt) an einem Speicherort Ihrer Wahl.
3. Starten Sie Windows PowerShell mit Administratorrechten.
4. Stellen Sie eine Verbindung zu Exchange Online her, wie hier erläutert.
5. Führen Sie das folgende Skript aus und ersetzen Sie <Speicherort der CSV-Datei> durch den tatsächlichen Speicherort der CSV-Datei, die Sie im Schritt 2 gespeichert haben.

Import-Csv <Speicherort der CSV-Datei> | % { Set-Mailbox $_.'UPN' -CustomAttribute1 $_.CustomAttribute1 -CustomAttribute2 $_.CustomAttribute2 -CustomAttribute3 $_.CustomAttribute3 -CustomAttribute4 $_.CustomAttribute4 }

Profi-Tipp: Das obige Skript füllt die benutzerdefinierten Attribute 1-4 in Exchange Online. Wenn Sie auch Attribute mit der Nummer 5 und höher mit Daten füllen möchten, fügen Sie einfach das Snippet -CustomAttributeX $_.CustomAttributeX beliebig oft in die geschweiften Klammern ein und ersetzen Sie dabei X durch die Nummer des benutzerdefinierten Attributs. Vergessen Sie natürlich nicht, Ihre CSV-Datei vorher um weitere Spalten und Daten zu ergänzen.

6. Vergessen Sie abschließend nicht, die Verbindung zu Exchange Online zu trennen.

Warten Sie einige Zeit, bis die Änderungen wirksam werden.

Wie Sie sehen können, ist die Einrichtung benutzerdefinierter Attribute mit PowerShell viel schneller als bei Verwendung der Benutzeroberfläche, insbesondere wenn Sie diese Eigenschaften in großen Mengen ändern müssen.

Verwendung benutzerdefinierter Attribute in E-Mail-Signaturen

Um benutzerdefinierte Attribute in E-Mail-Signaturen zu verwenden, benötigen Sie CodeTwo Email Signatures 365.

CodeTwo Email Signatures 365 ist ein Dienst zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen, mit dem Sie E-Mail-Signaturen und Haftungsausschlüsse in einer Organisation vereinheitlichen können, unabhängig von den verwendeten E-Mail-Clients und Mobilgeräten.

Sie können einen Platzhalter in einer E-Mail-Signaturvorlage verwenden, um einen individuellen Wert des benutzerdefinierten Attributs Ihres Benutzers einzufügen. Mit dieser einfachen Aktion können Sie:

• Ihren E-Mails Ein-Klick-Kundenzufriedenheitsumfragen hinzufügen. Ein-Klick-Umfragen sind eine einfache Möglichkeit, Feedback von Ihren Kunden zu Ihren Dienstleistungen zu sammeln. Die meisten Menschen sind nicht bereit, einen langen Fragebogen über ihre Kundenerfahrung auszufüllen. Ein-Klick-Umfragen ermöglichen eine viel freundlichere Option, einfach auf eine Bewertungsschaltfläche zu klicken. Lesen Sie mehr über CSAT-Umfragen in E-Mail-Signaturen.
• Terminplanungslinks bereitstellen. Ein Terminplanungslink in einer E-Mail-Signatur ist eine großartige Möglichkeit, Kunden die Buchung einer Demo oder einer anderen Art von Besprechung zu erleichtern. Anstatt lästige E-Mails hin und her zu schicken, um Zeit zu buchen, können Sie Ihre Kunden automatisch zu Ihrem oder dem Kalender Ihres Teams leiten. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie und Ihr Kunde sich in unterschiedlichen Zeitzonen befinden. Lesen Sie mehr über die einfache Planung von Besprechungen.
• Zusätzliche Kontaktdetails hinzufügen. In einigen Fällen müssen Sie Ihrem E-Mail-Haftungsausschluss zusätzliche Kontaktinformationen oder spezifische IDs hinzufügen. Mit benutzerdefinierten Attributen können Sie automatisch jede Art von benutzerspezifischen Attributen zu der E-Mail-Signatur hinzufügen.
• A/B-Tests Ihrer Marketingkampagnen durchführen. Wenn Sie unterschiedliche Links als benutzerdefinierte Attribute einfügen, können Sie genau dieselbe E-Mail-Signaturvorlage mit unterschiedlichen Bannern und Zielseiten verwenden. Infolgedessen können Sie Ihr Marketingteam ganz einfach die Effektivität ihrer E-Mail-Kampagnen testen lassen.

Verwendung benutzerdefinierter Office 365-Attribute in E-Mail-Signaturen

Die Verwendung eines benutzerdefinierten Attributs in CodeTwo Email Signatures 365 ist viel einfacher und schneller als das Hinzufügen eines in Exchange Online. Sie müssen lediglich den Editor für Signaturvorlagen öffnen, einen Platzhalter mit dem benötigten benutzerdefinierten Attribut auswählen, und die Signatur jedes einzelnen Benutzers wird mit den Werten der ausgewählten Attribute personalisiert.

Zusätzlich zu den im vorherigen Abschnitt dieses Artikels erwähnten Anwendungsfällen können Sie auch Social Media Buttons hinzufügen, die beispielsweise automatisch mit den LinkedIn-Profilen Ihrer Mitarbeiter verknüpft werden:

Sie können auch direkt im HTML-Code einen Link zum WhatsApp-Chat hinzufügen:

Wenn Sie den Link nicht zur Signatur jedes einzelnen Benutzers hinzufügen möchten, können Sie das benutzerdefinierte Attributfeld von Office 365 jederzeit leer lassen und die {RT}-Tags hinzufügen:

Wenn ein bestimmtes Attribut für einen Benutzer nicht definiert ist (das Feld in Azure Active Directory ist leer), wird auf diese Weise das gesamte Element zwischen den {RT}-Tags nicht in der E-Mail-Signatur dieses Benutzers angezeigt.

Erfahren Sie mehr über die Verwendung benutzerdefinierter Attribute in CodeTwo Email Signatures 365

Verwendung des CodeTwo User Attributes Managers

Eine weitere Möglichkeit, Ihre E-Mail-Signaturen mit benutzerdefinierten Attributen zu erweitern, ist der User Attributes Manager. Das Tool kann kostenlos von jeder Organisation verwendet werden, die eine aktive Subskription für CodeTwo Email Signatures 365 hat. Es ermöglicht Ihnen die bequeme Einrichtung und Steuerung von (standardmäßigen und) benutzerdefinierten Attributen – sowohl einzeln als auch in größeren Mengen – innerhalb einer cloudbasierten Lösung zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen.

Darüber hinaus sind Sie dank des User Attributes Managers nicht mehr auf 15 benutzerdefinierte Attribute beschränkt, die in Exchange Online verfügbar sind. Falls sie in Ihrem Unternehmen bereits aufgebraucht sind, können Sie einfach neue benutzerdefinierte CodeTwo-Attribute erstellen, die Sie in Ihren E-Mail-Signaturen verwenden können. Diese werden in dem Editor für Signaturvorlagen neben den nativen benutzerdefinierten Attributen aufgelistet, sodass Sie sie einfach wie jedes andere Attribut einfügen können:

Üblicherweise werden alle Platzhalter, die in Ihren E-Mail-Signaturen verwendet werden, mit den Daten gefüllt, die aus Ihrem Azure Active Directory (AAD) gezogen werden. Mit dem User Attributes Manager hingegen können Sie die Platzhalter verwalten, ohne Änderungen an AAD selbst vorzunehmen. Alle Informationen werden in einem lokalen Cache gespeichert, was die Verwaltung und Weitergabe von Änderungen beschleunigt.

Schließlich können Sie mit dem Manager auch Endbenutzern erlauben, ihre eigenen Signaturinformationen anzuzeigen und zu bearbeiten. Dies gewährleistet personalisierte und genaue E-Mail-Signaturen, ohne das Risiko einzugehen, die AAD-Daten Ihrer Organisation zu ändern.

Sehen Sie sich dieses kurze Video an, um sich einen allgemeinen Überblick über den User Attributes Manager zu verschaffen, oder klicken Sie auf den Link unter dem Video, um detailliertere Informationen zu erhalten.

Erfahren Sie mehr über den User Attributes Manager und die benutzerdefinierten CodeTwo-Attribute

Weitere Informationen zu E-Mail-Signaturen in Office 365

E-Mail-Signaturen sind ein oft vernachlässigter Aspekt der Kommunikation in Unternehmen. Mit CodeTwo Email Signatures 365 können Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Signatur von einer unsichtbaren Ergänzung zu einem unschätzbaren, attraktiven Asset aufrüsten. Bauen Sie Ihr Branding auf und gewinnen Sie dank unserer Software mehr Marketingmöglichkeiten.

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