Exchange-Migrations-Services kontra Exchange-Migrations-Tools – was ist das Beste für Sie?

Die Datenmigration gehört nicht zu den täglichen Aufgaben in einem Unternehmen. Und die vollständige Migration von E-Mail-Daten wird wahrscheinlich nicht öfter als einmal alle paar Jahre stattfinden. Es besteht jedoch eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass Sie sich früher oder später nach einer Möglichkeit zur Migration Ihrer Postfächer umschauen werden. Und wenn die Zeit kommt, werden viele Fragen auftauchen: sollten Sie zu einem neuen On-premises-Exchange oder zu Office 365 migrieren? Welche Datentypen sollen migriert werden? Kann man nur ausgewählte Daten migrieren? Und vor allem: wie migriert man seine E-Mail-Daten?

In diesem Artikel versuche ich einige dieser Fragen zu beantworten. Außerdem vergleiche ich einige der Vor- und Nachteile zwischen Exchange-Migrationsdiensten, die von Drittanbieter-Unternehmen angeboten werden, und ein Migrationstool, das von Ihnen selbst oder von Ihrem IT-Team verwendet werden kann.

Warum sollten Sie eigentlich E-Mail-Daten migrieren?

Vielleicht haben Sie zurzeit keine solche Notwendigkeit. Wenn Sie jedoch immer noch einen alten Exchange Server (2010 oder sogar 2007) verwenden, besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass Sie die Verbesserung Ihrer IT-Infrastruktur in Erwägung ziehen oder dies bald tun werden. Legacy Exchange Server und Windows Server, auf denen die erwähnten Versionen ausgeführt werden, werden nicht mehr unterstützt, und das Ende der erweiterten Unterstützung für Exchange Server 2010 steht vor der Tür. Was bedeutet das? Keine Sicherheitsupdates oder Bugfixes von Microsoft mehr, was Ihre Daten anfällig für Angriffe macht und letztendlich zu deren Verlust führen kann. Eine andere Option setzt natürlich voraus, dass Sie Ihre alten physischen Server vollständig verlassen und in die Cloud (nämlich in Office 365) wechseln. Auf diese Weise müssen Sie sich nicht mehr um Serverwartung, Systemupdates oder Sicherheitsprobleme kümmern.

Was aber, wenn Ihr Unternehmen gehostete E-Mail-Dienste (wie Gmail, Yahoo oder Hotmail) nutzt? Sollten Sie die Migration von E-Mail-Daten zu irgendeinem Zeitpunkt in Betracht ziehen? Das hängt sicher von vielen Faktoren ab: Unternehmensgröße, Strategie, Expansionsplan und so weiter. Bei der wachsenden Anzahl von Mitarbeitern, werden Sie wahrscheinlich mit der Zeit mehr Kontrolle über E-Mails in Ihrem Unternehmen haben wollen. Und es wäre eine gute Idee, Ihren Mitarbeitern verschiedene Tools zur Zusammenarbeit und zur gemeinsamen Nutzung bereitzustellen, wie etwa Teamwebsites, öffentliche Ordner, Videokonferenzen usw. Wenn Sie sich für diesen Zweck für Exchange (On-premises oder Online) entscheiden, möchten Sie sicher nicht alle Ihre E-Mails verlieren, oder? Und hier kommt die Exchange-Datenmigration ins Spiel.

Was sind Ihre E-Mail-Migrationsoptionen?

Sobald Sie sich entschieden haben, etwas mit Ihrem alten E-Mail-Server zu tun, sollten Sie nun endgültige Entscheidungen treffen. Abhängig von Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur oder deren Nichtvorhandensein müssen Sie das Ziel Ihrer Daten bestimmen – On-premises-Exchange, Exchange Online oder beides (Hybridumgebung).

Eine andere Sache ist die Auswahl der geeigneten Zeit für die Migration. Das Hauptproblem hierbei ist die Menge der zu migrierenden Daten. Die am meisten benutzten Migrationsszenarien sind:

• Cutover-Migration – wo alle Daten auf einmal migriert werden sollen. Der Migrationsprozess wird voraussichtlich über das Wochenende beginnen und abgeschlossen werden, sodass Benutzer ab Montag den neuen E-Mail-Server verwenden können. Diese Art der Migration wird jedoch für kleinere und mittlere Unternehmen oder bei geringerer Datenmenge empfohlen.
• Staged-Migration – kann verwendet werden, um Daten in zwei oder mehr Stapeln (Batches) zu migrieren. Sie können beispielsweise die Migrationsdauer des ersten Stapels für Tage oder Wochen planen, in denen die meisten Daten übertragen werden (z. B. die ältesten Daten), wobei der zweite Stapel aus letztwöchigen E-Mails über das Wochenende migriert werden kann, wie bei der Cutover-Migration. Dies ist die beste Option für große Unternehmen mit vielen Benutzern und zu migrierenden Daten.
• Hybrid-Migration – wo die migrierten Daten zwischen lokalem Exchange und Office 365 aufzuteilen sind. Eine perfekte Lösung für Unternehmen, die von beiden Umgebungen profitieren möchten oder für Organisationen, die nach einer vorübergehenden Lösung suchen, bevor sie vollständig in die Cloud migrieren.

Nun bleibt die Frage: wer wird den Migrationsprozess durchführen? Sehen wir uns die beliebtesten Lösungen genauer an.

Umfassende Exchange-Migrationsdienste

Es gibt Unternehmen, die den gesamten Migrationsprozess selbst durchführen können. Diese Unternehmen verfügen über IT-Experten mit langjähriger Erfahrung im Bereich Datenmigration, die Ihre Daten problemlos von jedem System zu einen neuen Exchange Server oder zu Office 365 migrieren können. Wenn Sie aber lieber eine Angel als einen Fisch bekommen möchten, können Ihnen auch einige Unternehmen alle Hinweise zu Mailboxmigrationen geben, Sie bei jedem Schritt des Migrationsprozesses begleiten oder sogar Ihr eigenes IT-Personal schulen.

Die E-Mail-Migrationsdienste beginnen häufig mit der Analyse von Daten und enden mit Post-Migrations-Support. In der Regel sind solche Dienstleistungen in vier Phasen unterteilt:

Vormigrationsphase

Hier werden alle für die Migration vorgesehenen Daten analysiert und die besten Migrationsoptionen ausgewählt. Hier wählen Sie auch den Datentyp aus, der migriert werden soll (z. B. nur Postfächer und Kontaktlisten). Unternehmen, die E-Mail-Migrationsdienste anbieten, können auch Quell- und Zielumgebungen vorbereiten und Probleme behandeln, die möglicherweise vor Beginn der Migration auftreten.

Migrationsphase

Je nachdem, wie viele Daten migriert werden müssen, kann diese Phase sogar mehrere Tage oder Wochen dauern. Beachten Sie, dass viele Unternehmen entweder native Migrationslösungen von Microsoft oder andere kommerziell verfügbare Lösungen von Drittanbietern verwenden. Einige von ihnen können jedoch ihre eigene Software benutzen.

Postmigrationsphase

Zu dieser Phase gehören häufig das Einrichten des Nachrichtenflusses über den neuen Server, die Konfiguration von E-Mail-Clients und -Geräten, Tests und Mitarbeiterschulungen. Wenn Sie eine CRM- oder ERP-Software verwenden, werden Ihre Systeme in diesem Stadium in den neuen Exchange Server und/oder Office 365 integriert.

Aufsichtsphase

Sobald die neuen E-Mail-Server betriebsbereit sind, erhalten Sie für einen bestimmten Zeitraum zusätzliche Unterstützung bei der Fehlerbehebung und Überwachung, z. B. wenn migrierte Daten beschädigt sind oder fehlen.

E-Mail-Migrations-Tools

Natürlich sollte ein erfahrener Administrator keine Probleme haben, Postfächer zu On-premises-Exchange oder zu Office 365 zu migrieren. Und da viele Unternehmen ihre eigenen firmeninternen IT-Teams haben, warum sollten sie nicht selbst mit der Migration fortfahren? Besonders, wenn ihnen sowohl native Microsoft-Tools als auch Drittanbieter-Lösungen zur Verfügung stehen.

Native Microsoft-Migrations-Tools

Obwohl Microsoft die Möglichkeit bietet, Postfächer und andere Daten von einem Exchange Server zu einen anderen zu migrieren, ist dies eine ziemlich komplexe und zeitraubende Aufgabe. Es beinhaltet sicherlich jede Menge Recherchieren und Scripting. Es gibt auch viele Einschränkungen. Zum Beispiel gibt es keine Möglichkeit, Exchange 2010 direkt zu Exchange 2019 zu migrieren. Diese E-Mail-Server können nicht in demselben Forest vorhanden sein und die Cross-Forest-Migration zwischen ihnen wird nicht unterstützt. Sie können dies jedoch weiterhin über eine “Double-Hop” -Migration tun, indem Sie zuerst zu Exchange 2013 oder 2016 migrieren. Dies bedeutet jedoch noch mehr Recherchieren, Planung und Ressourcen.

Im Vergleich dazu scheint die Migration zu Office 365 weniger problematisch zu sein. Obwohl das Exchange-Verwaltungscenter in Exchange Online Ihnen einige der erforderlichen Tools zur Verfügung stellt, müssen Sie dennoch viele Schritte und Konfigurationsoptionen ausführen. Ohne Scripting kommen Sie jedoch nicht aus, beispielsweise um lokale Postfächer in E-Mail-aktivierte Benutzer zu konvertieren (im Fall der Staged-Migration). Leider gibt es hier auch viele Einschränkungen. Einige Migrationstypen unterstützen nur bestimmte Exchange Server (z. B. die Staged-Migration ausschließlich Exchange 2003 und 2007), während andere die Datenmenge beschränken, die migriert werden kann (die Cutover-Migration ermöglicht die Migration von bis zu 2000 Postfächern; Microsoft empfiehlt jedoch die Migration von nur 150 Postfächern und weniger). Darüber hinaus muss für die Staged- und Hybrid-Migrationen ein Verzeichnisabgleich zwischen lokalem Active Directory und Azure AD eingerichtet werden.

Andere Nachteile der Verwendung der nativen Lösung bestehen darin, dass Sie die zu migrierenden Daten nicht filtern können (Sie müssen alles migrieren) und dass keine Planungsmöglichkeit vorhanden ist. Daher müssen Sie den Migrationsprozess manuell starten und stoppen.

Migrations-Tools von CodeTwo

Dieses kurze Video erklärt, wie Migrationstools dabei helfen, das Migrationsprojekt zu vereinfachen:

Wenn Sie ein All-in-One-Migrationstool benötigen, das den Migrationsprozess einfach wie 1-2-3 macht, sind CodeTwo Exchange Migration und CodeTwo Office 365 Migration für Sie da. Diese Tools wurden erstmals vor über 5 Jahren eingeführt. Seitdem werden sie ständig aktualisiert und verbessert. Beide Tools werden auch von Migrationsdiensten-Anbietern verwendet, da sie alle Funktionen haben, die eine reibungslose Migration ermöglichen:

• Unterstützung für Cutover-, Staged- und Hybrid-Migrationen;
• Direkte Migration von Exchange 2010 (und neuer), Office 365 und IMAP-Servern zu Exchange 2016/2019 oder Office 365;
• Sichere (verschlüsselte) und zuverlässige Datenübertragung, basierend auf dem Exchange-Web-Services-Protokoll für unterstützende Systeme. Die Verbindung über MAPI wird auch als eine Alternative zur Migration von Daten aus Legacy-Systemen unterstützt;
• Keine Beschränkung hinsichtlich der Anzahl der zu migrierenden Postfächer;
• Möglichkeit der Migration von verschiedenen Exchange-Containern wie primäre Postfächer, Archivpostfächer und/oder öffentliche Ordner;
• Integrierte Filter, mit denen Sie den Typ und das Alter von den zu migrierenden Daten auswählen können;
• Automatische Erstellung von Postfächern auf dem Zielserver, einschließlich der Zuweisung von Office-365-Lizenzen – alles an einem Ort!
• Automatische Zuweisung aller Rollen und Berechtigungen, die für die Durchführung von Datenmigrationen erforderlich sind;
• Und das alles gepackt in einer einfach zu bedienenden grafischen Benutzeroberfläche. Kein Scripting nötig!

Darüber hinaus bietet die Migrationssoftware von CodeTwo technischen Support, der im Preis inbegriffen ist. Sie erhalten 24/5 Zugriff per E-Mail oder Telefon auf CodeTwo-Techniker, die alle Ihre Fragen zu diesen Produkten beantworten und bei der Lösung möglicher technischer Probleme behilflich sind.

Zusammenfassung: Vor- und Nachteile beider Lösungen

Das Erfolg einer Migration scheint darauf anzukommen, ob Sie über ausreichende Fähigkeiten oder engagierte Mitarbeiter verfügen. Wenn Sie kein eigenes IT-Team haben, ist die Nutzung der E-Mail-Migrationsdienste die einzige verfügbare Option für Sie. Auf der anderen Seite, falls Ihre täglichen IT-Operationen an einen langfristigen IT-Dienstleister ausgelagert werden, fragen Sie möglicherweise zunächst, ob sie mit E-Mail-Migrationstools wie den CodeTwo-Migrationstools vertraut sind.

Ein weiteres Problem, auf das Sie stoßen können, ist die Verfügbarkeit von E-Mail-Migrationsdiensten in Ihrer Region. Einige Unternehmen bieten interne Schulungen und Dienstleistungen an, während andere ihre Dienste nur aus der Ferne liefern. Natürlich bringt das Remote-Arbeiten andere Probleme mit sich (meist technischer Art). Das Gute an diesen Unternehmen ist, dass sie rund um die Uhr Service und Support sowie eine dedizierte Anlaufstelle haben. Ähnliche Unterstützung bieten aber auch Softwarehersteller wie CodeTwo.

Wenn die Sicherheit Ihrer Daten Ihre Hauptsorge ist, kann die Verwendung von externen Dienstleister schwierig sein. Zu einem bestimmten Zeitpunkt müssen Sie ihnen Zugriff auf einige Ihrer Daten oder auf erforderliche Zugriffsrechten oder Zugangsdaten gewähren, was zu einer Datenverletzung führen können, falls keine Datenverarbeitungsvereinbarungen (oder ähnliche Vereinbarungen) vorliegen. Die Verwendung von Migrationstools birgt in der Regel keine derartigen Risiken mit sich.

Der letzte aber wahrscheinlich einer der wichtigsten Faktoren, der berücksichtigt werden muss, ist der Preis, welcher für Sie am günstigsten wäre. Die umfassendsten Exchange-Migrationsdienste, zu denen Aktivitäten Vor- und Postmigrationsaufgaben sowie laufende Unterstützung gehören, sind ebenfalls die teuersten. Bei CodeTwo Exchange Migration oder CodeTwo Office 365 Migration kaufen Sie einfach die Anzahl der Lizenzen, die für die Migration der exakten Anzahl von Postfächern erforderlich sind (plus 25 zusätzliche Lizenzen, falls Sie auch öffentliche Ordner migrieren möchten). Der Hauptvorteil dieses Lizenzsystems besteht darin, dass Sie für jedes Quellpostfach einmal bezahlen und es dann in nahezu unbegrenzte Anzahl von Zielumgebungen migrieren können. Das bedeutet, dass Sie nicht erneut zahlen müssen, wenn Sie sich beispielsweise in der Zukunft für eine Hybridumgebung entscheiden.

Testen Sie kostenlos die 30-Tage-Testversion von CodeTwo Exchange Migration oder CodeTwo Office 365 Migration und sehen Sie selbst, wie einfach es ist, Ihre Daten zwischen zwei Exchange-Umgebungen zu migrieren, sowohl für lokale als auch Office 365-Umgebung.

Nützliche Links:

• Erhalten Sie ganz umsonst eine Kopie von Conversational Office 365 Migrations by J. Peter Bruzzese hier