Office 365: Postfächer mittels eDiscovery in PST exportieren

[Update]: Dieser Beitrag wurde am 13. Mai 2020 aktualisiert.

Dieser Artikel erläutert, wie man Postfächer aus Office 365 in PST-Dateien exportieren kann. Es handelt sich um einen Workaround, welcher die In-Place-eDiscovery von Office 365 nutzt.

Der Grund, weshalb man nach so einen Workaround sucht, liegt daran, dass Microsoft kein entsprechendes Tool zur Verfügung stellt (im Gegensatz zu dem New-MailboxExportRequest-Cmdlet für Exchange On-Premise). Wenn man Postfächer in PST-Dateien exportieren möchte, um beispielsweise seine Office 365-Daten zusätzlich zu sichern oder auch von Office 365 weg zu migrieren, ist der eDiscovery-Mechanismus die einzige Option, wenn man nicht jedes Postfach in Outlook öffnen und per Import- / Export-Funktion sichern will.

WICHTIG: eDiscovery ist für alle Exchange Online- und nur für ausgewählte Office 365-Pläne verfügbar. Mehr erfahren Sie aus diesem TechNet-Artikel.

Die vorgestellte Methode funktioniert ebenfalls für Exchange 2019, 2016 und 2013.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie einige eDiscovery-Aufgaben mit PowerShell vereinfachen können.

Inhaltsverzeichnis:

• Systemanforderungen
• Exportieren von Office 365-Postfächern in PST mit eDiscovery
• Office 365-Export mit eDiscovery: Probleme
• Exportieren von Office 365-Postfächern in PST mit CodeTwo Backup for Office 365

Systemanforderungen:

• Windows 7 oder neuer (32- und 64-Bit)
• Microsoft .NET Framework 4.5
• Internet Explorer 10 und neuer oder Microsoft Edge. Mozilla Firefox oder Google Chrome funktionieren nur mit dem installierten ClickOnce Add-in

Wie bereits erwähnt, handelt es sich hier um einen Workaround. Aus diesem Grund betreffen die meisten Schritte den Set-up von In-Place-eDiscovery. Der PST-Export kommt erst zum Schluss (er wird per ClickOnce-Anwendung ausgeführt).

Exportieren von Office 365-Postfächern in PST mit eDiscovery

1. Im Microsoft 365 Admin Center, nach der Anmeldung bei Ihrem Office 365-Portal, greifen Sie auf das “Security & Compliance”-Center zu, wie unten gezeigt. 
2. In Ihrem Microsoft 365 Admin Center, nachdem Sie die Option Admin centers einblenden, klicken Sie auf Security.
3. In dem “Security & Compliance”-Center gehen Sie auf Permissions und editieren Sie die eDiscovery Manager-Rollengruppe. Diese Schritte sind erforderlich, weil Sie Mitglied der eDiscovery Manager-Rollengruppe sein müssen, um eDiscovery nutzen zu können.
4. In dem Eigenschaftenfenster der eDiscovery Manager-Rollengruppe fügen Sie Ihr Account zu der eDiscovery Administrator-Liste hinzu, indem Sie den Edit-Button anklicken und einem einfachen Assistenten folgen.

   Folgende Rollen sind normalerweise einer Rollengruppe zugewiesen: Case Management, Compliance Search, Export, Hold, Preview, Review und RMS Decrypt. In einigen Fällen fehlt die Export-Rolle. Ist das der Fall, stellen Sie sicher, dass Sie sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Edit role group hinzufügen.

   
5. Jetzt wählen Sie Search > Content Search.
   Wichtiger Hinweis: Wenn Sie die Option Content search nicht finden können, ist das höchstwahrscheinlich mit den eDiscovery-Berechtigungen verbunden, die Sie in den vorherigen Schritten festgelegt haben. Änderungen in den eDiscovery-Berechtigungen können bis zu 24 Stunden dauern. 24 Stunden nachdem Sie die Berechtigungen festgelegt haben (oder weniger, in meinem Fall war das fast sofort) soll das Tool ordentlich funktionieren. Das Problem mit den Berechtigungen kann auch dazu führen, dass die Export- / Download-Option später fehlen wird.
6. Im neuen Fenster klicken Sie auf New Search. 
7. In diesem Fenster wurden seit der Einführung der eDiscovery-Suche einige Layoutaktualisierungen vorgenommen. Die Funktionsweise ist jedoch ähnlich. Im Suchfenster können Sie angeben, welche Postfachdaten Sie exportieren möchten. Beachten Sie, dass wenn Sie All locations auswählen, durchsucht das Tool Ihre SharePoint Online- und öffentliche Ordner-Datenbank, was möglicherweise länger dauert. Wenn Sie Daten aus allen Postfächern exportieren möchten, gehen Sie auf Specific locations und dann auf Modify. 
8. Gehen Sie in diesem Fenster auf Exchange email oder wählen Sie bestimmte Postfächer mit der Option Choose users, groups aus. Darüber hinaus können Sie das Exportieren von SharePoint (wiederum der gesamten Datenbank oder bestimmten Elementen) und öffentlichen Ordnern aktivieren, indem Sie die Option Exchange public folders (im Bereich Public folders ganz unten) verwenden. 
9. Neben dem Lokationsfilter bietet die Suchoption mehrere Filteroptionen:
   • Keywords/Phrasen (getrennt durch einen logischen Operator: AND, OR, NEAR, NOT etc.)
   • Zeitfenster
   • Felder Von/An/Cc/Bcc
   • Nachrichtentyp (den Sie festlegen können, indem Sie auf den Button select message types… klicken)
   • und vieles mehr. Sie können die weiteren Optionen überprüfen, indem Sie im Suchfenster auf den Button Add conditions klicken. 
10. Wenn Sie alle Postfachdaten exportieren möchten, fügen Sie keine Bedingungen oder Schlüsselwörter hinzu. Klicken Sie Save and run und Sie werden aufgefordert, einen Namen für die Suche und deren Beschreibung einzugeben: 
11. Nachdem Sie auf Save geklickt haben, führt der Assistent die Suche im Hintergrund durch. Gehen Sie nun zurück zum Fenster Content Search, klicken Sie auf Refresh und wählen Sie Ihre Suche. 
12. In dem neu geöffneten Fenster können Sie sehen, ob die Suche abgeschlossen wurde, sowie weitere Details zu dem Ergebnis anzeigen. Klicken Sie auf Export results. 
13. In diesem Fenster können Sie bestimmen, ob Sie verschlüsselte Dateien einschließen möchten. Sie können auch entscheiden, wie der Exchange-Inhalt exportiert werden soll. Ich finde die Standardoptionen für eine Sicherung am vernünftigsten – jedes Postfach hat eine separate PST-Datei, was die Wiederherstellung bei Bedarf ein wenig erleichtert. Lassen Sie die Option Enable deduplication ausgecheckt, damit die Ergebnisse nicht in eine einzige PST-Datei exportiert werden. Mehr über nicht durchsuchbare Elemente erfahren Sie aus diesem TechNet-Artikel.
    Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Export unten im Fenster. 
14. Der Assistent beginnt den Datenexport. Wechseln Sie zur Registerkarte Export und wählen Sie Ihre Suche erneut aus, um den Fortschritt zu sehen. 
15. Sie können entweder warten, bis die Aufgabe abgeschlossen ist, oder auf Download results direkt klicken. Wenn Sie sich entscheiden, vor dem Ende des Exports die Ergebnisse herunterzuladen, sollten die Tools zum Herunterladen und Exportieren den Vorgang gleichzeitig abschließen. Ein weiterer wichtiger Teil dieses Fensters ist der spezielle Exportschlüssel (export key). Denken Sie daran, ihn zu kopieren, da er in der ClickOnce-Anwendung erforderlich ist, die im nächsten Schritt gestartet wird. 
16. Eine ClickOnce-Anwendung namens eDiscovery PST export tool wird gestartet. Fügen Sie den Exportschlüssel ein, der im vorherigen Schritt kopiert wurde. Definieren Sie als Nächstes, wo Ihre PST-Dateien abgelegt werden sollen. 

Klicken Sie auf Start, um den Export auszuführen. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, schließen Sie die Anwendung.

Nach dem Export kann die eDiscovery-Suche im Fenster Content Search gelöscht werden. Markieren Sie diese und klicken Sie auf den Button trash.

Office 365-Export mit eDiscovery: Probleme

Das Exportieren von Postfachdaten mit eDiscovery in PST kann in einigen Fällen eine gute Problemumgehung sein. Sie sollten sich jedoch auf einige potenzielle Probleme vorbereiten:

Der PST Export-Button fehlt oder der Export kann nicht abgeschlossen werden

Es gibt zwei mögliche Ursachen dieses Problems:

• Ihrem Konto ist die Postfachimport- / -exportrolle nicht zugewiesen, oder die Änderungen der Rollenzuweisung haben eDiscovery noch nicht erreicht. Der schnellste Weg, sie zuzuweisen, ist die Verwendung eines PowerShell-Cmdlets:
  New-ManagementRoleAssignment –Role “Mailbox Import Export” –User “user name”
• Das Exportieren von Ergebnissen wird von Ihrem Browser nicht unterstützt. Der Export erfolgt über eine Click-Once-Anwendung. Dies bedeutet, dass er nur mit Internet Explorer oder Microsoft Edge funktioniert. Damit der Export unter Mozilla Firefox oder Google Chrome funktioniert, können Sie eine Click-Once-Erweiterung anwenden.

Der eDiscovery-Export von Office 365 erstellt Duplikate

Beim Exportieren in PST werden häufig doppelte Elemente erstellt. Dies liegt daran, dass eDiscovery häufig mehrere Instanzen derselben E-Mail-Nachricht findet und diese standardmäßig als separate Objekte behandelt. Dies kann leicht durch Aktivieren der Option Enable deduplication behoben werden (siehe Schritt 13 oben). Beachten Sie dabei, dass diese Option keine ideale Lösung ist. Sie weist einige Einschränkungen auf. So markiert sie beispielsweise einige einmalige Elemente als Duplikate, die deswegen vom Export ausgeschlossen werden.

Einige zusätzliche Probleme, die nach dem Exportabschluss auftreten können:

• Fehlende Elemente
• Beschädigte PST-Dateien
• Der Export dauert zu lange
• Die Suche ist sehr problematisch

Leider lassen sich diese Probleme nicht leicht beheben. Tatsächlich ist es keine gute Idee, einen etwa veralteten PST-Dateityp für Sicherungs- oder Archivierungszwecke zu verwenden. Um Ihre Office 365-Postfachächer und SharePoint-Daten ohne all diese Probleme erfolgreich zu sichern und zu archivieren, benötigen Sie ein Drittanbieter-Tool wie CodeTwo Backup for Office.

Exportieren von Office 365-Postfächern in PST mit CodeTwo Backup for Office 365

Wenn Sie nach einer einfacheren und schnelleren Möglichkeit zum Erstellen von PST-Dateien suchen, die Ihnen diese Spielerei mit eDiscovery-Suche und -Export erspart, können Sie eine Drittanbieterlösung wie CodeTwo Backup for Office 365 verwenden. Das Programm wird mit einer intuitiven Konsole geliefert, mit der Sie zunächst Ihre Postfachdaten in lokalen Speichern sichern und dann in PST-Dateien archivieren können.

Da das Programm über den integrierten Scheduler verfügt, können Sie den Archivierungsprozess einfach automatisieren. Auf diese Weise wird der Archivierungsjob zum geplanten Zeitpunkt automatisch gestartet.

Das Programm wird mit einer Testversion angeboten, so dass Sie eine kostenlose Version von CodeTwo Backup for Office 365 herunterladen und direkt in Ihrer Umgebung testen können. Die Testversion gibt Ihnen tatsächlich die gleiche Erfahrung wie die Vollversion mit nur zwei Einschränkungen – sie funktioniert 30 Tage und ermöglicht die Wiederherstellung von bis zu 5 Elementen pro Ordner (wenn Sie auch die Wiederherstellungsfunktion testen möchten).

Zusammenfassend ist die Verwendung von PST-Dateien als Sicherungsmethode eher eine schlechte Idee. Ihre Anfälligkeit für Korruption, geringe bis keine Effektivität bei der Suche nach Artikeln und schlechte Verwaltungsoptionen machen diese Methode ziemlich unsicher und gefährlich für Backup- oder Migrationszwecke.

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