[Update]: Dieser Artikel wurde erstmals am 9. Juni 2020 veröffentlicht. Er wurde aufgrund von Änderungen in Bezug auf die Entwicklung von Outlook Roaming Signatures aktualisiert.
“Roaming-Signatures” oder Signatur-Cloud-Einstellungen sind eine lang erwartete Funktion für Outlook für Windows. Sie soll die Art und Weise ändern, wie E-Mail-Signaturen in Outlook gespeichert werden. Anstatt sie auf einem lokalen Laufwerk zu speichern (ironischerweise in den Roamingbenutzerprofilen), sollen Signaturen in die Cloud verschoben werden – in das Postfach des Benutzers. Somit könnte ein Benutzer auf seine Signaturen auf allen Geräten zugreifen, wo Outlook für Windows ausgeführt wird und sein E-Mail-Konto konfiguriert wurde. Da es viele ungenaue Informationen zu dieser Funktion gibt, erklären wir in diesem Beitrag, was diese Funktion wirklich ist, wann sie zu erwarten ist und ob sie sich überhaupt auf Lösungen von CodeTwo auswirkt.
Wann sind Roaming-Signaturen zu erwarten?
Die Funktion wurde erstmals Anfang 2020 zur Roadmap hinzugefügt. Ausgehend von den Daten in dem Roadmapelement 60371 (Outlook for Windows: Signature cloud settings) und einigen Ankündigungen des Nachrichtencenters wurde die Lieferung noch im Jahr 2020 erwartet.
Der Termin wurde mehrfach verschoben. Laut dem letzten Update können wir mit der Vorschau des Features im September 2022 rechnen. Der endgültige Veröffentlichungstermin ist Oktober 2022. Nicht nur der Termin hat sich in den Entwicklungsplänen geändert. Während ursprünglich Roaming-Signaturen für alle verfügbar sein sollten, können wir jetzt lesen, dass die Phase derer globalen Verfügbarkeit nur für den aktuellen Kanal (Current Channel) geplant ist. Das bedeutet, dass die meisten Unternehmen es wahrscheinlich nie nutzen werden, da viele Organisationen stabilere Veröffentlichungskanäle wie den halbjährlichen Semi-Annual Channel und den monatlichen Monthly Channel bevorzugen.
Für diejenigen Benutzer, die die Möglichkeit haben werden, dieses Feature zu nutzen, nachfolgend eine kurze Beschreibung, wie es funktionieren wird.
Roaming-Signaturen für Outlook: kurze Beschreibung
Das Verschieben von Signatureinstellungen von einem lokalen Laufwerk in das Postfach des Benutzers ist eine gute Änderung. Wenn Sie Ihr Outlook auf mehreren Computern verwenden, müssen Sie dadurch nicht auf jedem einzelnen Endpunkt eine Signatur separat einrichten. Außerdem eröffnet dies potenziell die Möglichkeit, Tools wie PowerShell zu verwenden, um eine Signatur remote einzurichten.
Schaut man sich das Roadmapelement allerdings genauer an, sind die Möglichkeiten des Features eingeschränkt. Derzeit gibt es Pläne nur für Outlook für Windows. Das heißt, Sie profitieren nur dann von den Änderungen, wenn Sie z. B. gelegentlich Outlook für Windows auf einem anderen PC verwenden, z. B. in einem Konferenzraum. Wenn Sie Outlook auf einem Mac oder einem mobilen Gerät (oder Outlook im Web) verwenden, sind die Signatureinstellungen weiterhin separat.
Es gab einige Informationen, dass Roaming-Signaturen E-Mail-Signatur-Add-Ins beeinträchtigen oder die sogar unbrauchbar machen könnten. Werfen wir einen Blick darauf, wie sich diese Funktion auf Tools von Drittanbietern wie unseres auswirken könnte.
Wie wirken sich Outlook Roaming Signatures auf die CodeTwo-Software aus?
In einer Nachrichtencenter-Ankündigung und einer an Microsoft 365-Kunden gesendeten E-Mail teilte Microsoft mit, dass sich Roaming-Signaturen auf Drittanbieter-Add-Ins mit der E-Mail-Signaturfunktion auswirken werden. Laut der Nachricht werden diese Add-Ins nach der Freigabe der neuen Funktionalität nicht mehr funktionieren, es sei denn, Administratoren ändern die Registrierung für Benutzer in ihrer Organisation wie in diesem Artikel beschrieben. Ähnliche Informationen erscheinen auch in verschiedenen Quellen und Artikeln. Aus diesem Grund möchten wir klarstellen, dass die neue Funktion von Microsoft:
- CodeTwo-Tools nicht „kaputt machen“ oder in irgendeiner Form ersetzen wird. Die neue Funktion speichert lediglich Outlook-Signaturen in der Cloud, was Outlook im Web (OWA) schon jahrelang getan hat. Auf diese Weise werden diese Signaturen automatisch für einen Benutzer auf anderen Windows-PCs zugreifbar, wenn er Outlook verwendet, das mit demselben Microsoft-Konto verbunden ist;
- keine zentrale Verwaltung von Signaturen, AD-Integration, dynamischen Signaturen, Signaturkampagnen und anderen Funktionen einführt, die Sie bereits von CodeTwo erhalten;
- nicht mit Mobilgeräten und anderen E-Mail-Clients funktioniert – sie ist nur auf Outlook für Windows beschränkt;
- keine Aktion* Ihrerseits in Ihrer Organisation erfordert, unabhängig davon, welchen Signaturmodus Sie in CodeTwo Email Signatures for Office 365 verwenden:
- wenn Sie den serverseitigen Modus verwenden, wirkt sich diese Änderung nicht auf Ihre Organisation aus;
- wenn Sie den clientseitigen oder Combo-Modus verwenden (wofür Sie das CodeTwo Signatures Add-in for Outlook installieren müssen), ändern alle Versionen des Outlook-Add-Ins von CodeTwo seit 17. Juni 2020 automatisch die Registrierung für alle Benutzer, die es verwenden. So werden CodeTwo-Signaturen nach dem Release der Roaming Signatures von Microsoft weiterhin funktionieren. Die Aktualisierung des Add-Ins erfolgt für diese Benutzer automatisch (sie werden möglicherweise aufgefordert, Outlook nach dem Update neu zu starten).
* Nur Administratoren, die das klassische COM-Add-In global über das Gruppenrichtlinienobjekt (GPO) bereitgestellt haben, müssen es erneut bereitstellen, um sicherzustellen, dass alle Benutzer die neueste Version erhalten (Anweisungen dazu finden Sie im Benutzerhandbuch).
Funktionsvergleich: Outlook Roaming Signatures und CodeTwo Email Signatures for Office 365
Wie oben erwähnt, ändert die neue Funktion für Outlook nichts für Unternehmen, die Drittanbieter-Signaturtools wie CodeTwo Email Signatures for Office 365 verwenden, da diese ganz andere Probleme lösen. In der folgenden Tabelle können Sie die Funktionen von Outlook Roaming Signatures und CodeTwo Email Signatures for Office 365 vergleichen.
| CodeTwo Email Signatures for Office 365 | Outlook Roaming Signatures | |
|---|---|---|
| Zentrale E-Mail-Signaturverwaltung für ganze Organisation oder bestimmte Benutzergruppen |  |  |
Unterstützung für alle E-Mail-Clients und -Geräte (einschließlich Mobilgeräte) |
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Verschiedene Signaturen für interne und externe E-Mails |
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Signaturen automatisch auf Regel-Basis eingefügt |
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| E-Mail-Signaturen in verschlüsselten Nachrichten |
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Azure Active Directory-Synchronisierung (Signaturen werden automatisch mit Benutzerinformationen ausgefüllt) |
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| Planen von E-Mail-Signaturkampagnen | | |
| Delegation des Designs und der Verwaltung von E-Mail-Signaturen an bestimmte Personen oder Teams | | |
| Einheitliches Firmenimage im gesamten Unternehmen |
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| Automatische Konvertierung von Plain-Text-E-Mails in das HTML-Format (Signaturen in E-Mails gesendet von Mobilgeräten und von PCs sehen gleich aus) |
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| Blockade der Signaturbearbeitung für alle / ausgewählte Benutzer | | |
| Ein-Klick-CSAT-Umfragen in E-Mail-Signaturen | | |
| Signaturen eingefügt / entfernt auf Basis von Keywords aus E-Mail-Inhalt | | |
| Weitere Funktionen | | |
Wenn Sie weitere Fragen oder Bedenken bezüglich der neuen Funktion und deren Auswirkungen auf die von Ihnen verwendete CodeTwo-Software haben, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.
Moin Moin,
gibt es das CodeTwo Email Signatures for Office 365 User’s manual
eigentlich auch auf Deutsch?
Liebe Grüße
Hallo Ronny,
Leider nicht. Das Benutzerhandbuch ist lediglich auf Englisch verfügbar. Unsere deutsche Website enthält aber viele nützliche Informationen über die Funktionen der Software.
Grüße,
Pawel