Outlook Roaming Signatures vs. E-Mail-Signaturen von CodeTwo

[Update]: Dieser Artikel wurde erstmals am 9. Juni 2020 veröffentlicht. Er wurde aufgrund von Änderungen in Bezug auf die Entwicklung und Veröffentlichung von Outlook Roaming Signatures aktualisiert.

Nach einem langen Kampf hat Microsoft eine neue Funktion für Outlook für Windows namens „Roaming-Signaturen“ (oder Signatur-Cloud-Einstellungen) eingeführt. Die neue Funktion ändert die Art und Weise, wie E-Mail-Signaturen in Outlook gespeichert werden. Anstatt sie auf einem lokalen Laufwerk zu speichern (ironischerweise in den Roamingbenutzerprofilen), werden Signaturen in die Cloud verschoben (und mit dem Benutzerkonto verknüpft). Dadurch sind sie auf allen Geräten verfügbar, auf denen Outlook für Windows ausgeführt wird und die mit dem E-Mail-Konto dieses Benutzers konfiguriert sind. Da es viele ungenaue Informationen zu dieser Funktion gibt, erklären wir in diesem Beitrag, was diese Funktion wirklich ist, wann sie zu erwarten ist (falls Sie sie noch nicht haben) und ob sie sich überhaupt auf Lösungen von CodeTwo auswirkt.

Veröffentlichungszeitplan von Roaming-Signaturen

Die Funktion wurde erstmals Anfang 2020 zur Microsoft 365-Roadmap (Roadmapelement 60371 – Outlook for Windows: Signature cloud settings) hinzugefügt. Die Lieferung wurde noch im Jahr 2020 erwartet, aber das Veröffentlichungsdatum wurde mehrmals verschoben. Ab Oktober 2022 wird die Funktion endlich schrittweise eingeführt.

Nicht nur der Termin hat sich in den Entwicklungsplänen geändert. Ursprünglich sollten Roaming-Signaturen für alle verfügbar sein. Später war die Phase derer globalen Verfügbarkeit nur für den aktuellen Kanal (Current Channel) geplant. Nun, nach dem Rollout, stellt sich heraus, dass die Funktion dem stabileren Monthly Enterprise Channel hinzugefügt wurde und nach und nach auch in anderen Kanälen eingeführt wird.

Für diejenigen Benutzer, die die Möglichkeit haben werden, dieses Feature zu nutzen, nachfolgend eine kurze Beschreibung, wie es funktioniert.

Roaming-Signaturen für Outlook: kurze Beschreibung

Das Verschieben von Signatureinstellungen von einem lokalen Laufwerk in das Postfach des Benutzers ist eine gute Änderung. Wenn Sie Ihr Outlook auf mehreren Computern verwenden, müssen Sie dadurch nicht auf jedem einzelnen Endpunkt eine Signatur separat einrichten.

Zusammen mit der neuen Funktionalität hat Microsoft eine schlichte E-Mail-Signaturgalerie mit einfachen Vorlagen vorbereitet, die Benutzer auswählen und mit ihrem Firmenlogo, Foto, ihrer Website und sozialen Profilen anpassen können. Sobald die Funktion für einen Benutzer eingeführt wurde, kann auf die Galerie über seinen Outlook-Client (über die Einstellungen für Signaturen und Briefpapier) oder direkt über diesen Link zugegriffen werden.

Die Erklärung von Microsoft, dass Outlook-Signaturen Ihre Marke und Kontaktinformationen konsistent anzeigen können, könnte jedoch etwas übertrieben sein. Standardmäßig müssen Benutzer Signaturen immer noch selbst herunterladen, auswählen, ändern und in ihre Outlook-Apps importieren. Dies kann zu Unstimmigkeiten, Tippfehlern und anderen Abweichungen führen. Ganz zu schweigen davon, dass es sich bei der E-Mail-Signaturgalerie nur um ein Word-Dokument handelt und die dort gespeicherten Beispiele möglicherweise in anderen E-Mail-Clients als Outlook nicht korrekt angezeigt werden.

Darüber hinaus werden bei genauerer Betrachtung des jeweiligen Roadmapelements weitere Einschränkungen deutlich. Zunächst teilte Microsoft mit, dass Roaming-Signaturen nur für Outlook für Windows reserviert seien. Mit anderen Worten bedeutet dies, dass Sie nur dann von den Änderungen profitieren würden, wenn Sie zum Beispiel gelegentlich Outlook für Windows auf einem anderen PC verwenden. Wenn Sie Outlook auf einem Mac oder einem mobilen Gerät verwenden, sind die Signatureinstellungen weiterhin separat.

Es stellt sich jedoch heraus, dass das nicht die ganze Geschichte ist. Die „Cloud-Signaturen“ wirken sich auch auf Outlook im Web aus. Der Nebeneffekt ist, dass einige bisher unbekannte Probleme mit E-Mail-Signaturen aufgetreten sind, wie zum Beispiel das Verschwinden von Signaturen. Außerdem, solange Sie Roaming-Signaturen für Ihre Organisation aktiv haben, ist es unmöglich, PowerShell zum Einrichten von HTML-E-Mail-Signaturen für Benutzerpostfächer zu verwenden. Aus diesem Grund verzichten viele Unternehmen überhaupt auf den Einsatz von Roaming-Signaturen. Erfahren Sie, wie Sie Roaming-Signaturen deaktivieren können

Es ist schwer vorherzusagen, wie sich die Funktion entwickeln wird, aber im Moment gibt es viel daran zu tun.

Es gab einige Informationen, dass Roaming-Signaturen E-Mail-Signatur-Add-Ins beeinträchtigen oder die sogar unbrauchbar machen könnten. Werfen wir einen Blick darauf, wie sich diese Funktion auf Tools von Drittanbietern wie unseres auswirken könnte.

Wie wirken sich Outlook Roaming Signatures auf die Software von CodeTwo aus?

In einer Nachrichtencenter-Ankündigung und einer an Microsoft 365-Kunden gesendeten E-Mail teilte Microsoft mit, dass sich Roaming-Signaturen auf COM-Add-Ins von Drittanbietern für Outlook auswirken werden. Laut der Nachricht werden diese Add-Ins nach der Freigabe der neuen Funktionalität nicht mehr funktionieren, es sei denn, Administratoren ändern die Registrierung für Benutzer in ihrer Organisation wie in diesem Artikel beschrieben. Ähnliche Informationen erscheinen auch in verschiedenen Quellen und Artikeln. Aus diesem Grund möchten wir klarstellen, dass die neue Funktion von Microsoft:

1. die Tools von CodeTwo nicht „kaputt machen“ oder in irgendeiner Form ersetzen wird. Die neue Funktion speichert lediglich Outlook-Signaturen in der Cloud, was Outlook im Web (OWA) schon jahrelang getan hat. Auf diese Weise werden diese Signaturen automatisch für einen Benutzer auf anderen Windows-PCs zugreifbar, wenn er Outlook verwendet, das mit demselben Microsoft-Konto verbunden ist;
2. keine zentrale Verwaltung von Signaturen, AD-Integration, dynamischen Signaturen, Signaturkampagnen und anderen Funktionen einführt, die Sie bereits von CodeTwo erhalten;
3. nicht mit Mobilgeräten und anderen E-Mail-Clients funktioniert – derzeit ist sie nur auf Outlook für Windows und Outlook im Web beschränkt;
4. keine Aktion* Ihrerseits in Ihrer Organisation erfordert, unabhängig davon, welches CodeTwo Add-In für Outlook und welchen Signaturmodus Sie in CodeTwo Email Signatures 365 verwenden:
   1. das moderne CodeTwo Signatures Web Add-in for Outlook ist kein COM-Add-in, daher wird es weiterhin funktionieren und clientseitige Signaturen hinzufügen, selbst wenn die Roaming-Signaturen aktiviert sind;
   2. das ältere CodeTwo Signatures Add-in for Outlook ist ein COM-Add-In, aber es wird auch einwandfrei funktionieren. Seit 17. Juni 2020 ändern alle Versionen des COM-Add-Ins automatisch die Registrierung für alle Benutzer, die es verwenden. Die Aktualisierung des Add-Ins erfolgt für diese Benutzer automatisch (sie werden möglicherweise aufgefordert, Outlook nach dem Update neu zu starten).
      
      * Nur Administratoren, die das ältere COM-Add-In global über das Gruppenrichtlinienobjekt (GPO) vor dem 17. Juni 2020 bereitgestellt haben, müssen es erneut bereitstellen, um sicherzustellen, dass alle Benutzer die neueste Version erhalten (Anweisungen dazu finden Sie im Benutzerhandbuch). Es ist jedoch eine viel bessere Idee, stattdessen auf das moderne Add-In zu wechseln.

Funktionsvergleich: Outlook Roaming Signatures und CodeTwo Email Signatures 365

Wie oben erwähnt, ändert die neue Funktion für Outlook nichts für Unternehmen, die Drittanbieter-Signaturtools wie CodeTwo Email Signatures 365 verwenden, da diese ganz andere Probleme lösen. Nachstehend finden Sie ein kurzes Video, welches alle Unterscheidungsmerkmale der Cloud-Signaturen von CodeTwo hervorhebt, und in der darauf folgenden Tabelle können Sie die Funktionen von Outlook Roaming Signatures und CodeTwo Email Signatures 365 vergleichen.

	CodeTwo Email Signatures 365	Outlook Roaming Signatures
Zentrale E-Mail-Signaturverwaltung für ganze Organisation oder bestimmte Benutzergruppen
Unterstützung für alle E-Mail-Clients und -Geräte (einschließlich Mobilgeräte)
Verschiedene Signaturen für interne und externe E-Mails
Signaturen automatisch auf Regel-Basis eingefügt
E-Mail-Signaturen in verschlüsselten Nachrichten
Azure Active Directory-Synchronisierung (Signaturen werden automatisch mit Benutzerinformationen ausgefüllt)
Planen von E-Mail-Signaturkampagnen
Delegation des Designs und der Verwaltung von E-Mail-Signaturen an bestimmte Personen oder Teams
Einheitliches Firmenimage im gesamten Unternehmen
Automatische Konvertierung von Plain-Text-E-Mails in das HTML-Format (Signaturen in E-Mails gesendet von Mobilgeräten und von PCs sehen gleich aus)
Blockade der Signaturbearbeitung für alle / ausgewählte Benutzer
Ein-Klick-CSAT-Umfragen in E-Mail-Signaturen
Signaturen eingefügt / entfernt auf Basis von Keywords aus E-Mail-Inhalt
Weitere Funktionen

Wenn Sie weitere Fragen oder Bedenken bezüglich der neuen Funktion und deren Auswirkungen auf die von Ihnen verwendete CodeTwo-Software haben, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.