Aktivierung und Verwendung von Plus-Adressierung in Exchange Online

Das Exchange-Team hörte auf die Stimmen der Benutzer und stellte schließlich im Oktober 2020 die Plus-Adressierungsfunktion (auch bekannt als Unteradressierung) in Exchange Online bereit. Das Feature wurde von den Exchange-Administratoren buchstäblich erzwungen, da es 6589 Stimmen auf UserVoice erhielt (als UserVoice noch zum Sammeln von Feedback verwendet wurde) und gleichzeitig zur am häufigsten nachgefragten Funktionalität wurde.

Was ist Plus-Adressierung und was sind ihre Einschränkungen?

Bei der Plus-Adressierung geht es darum, eindeutige, nur zum Empfangen von E-Mails bestimmte Adressen zu verwenden, die eine Art Erweiterung Ihrer Basis-E-Mail-Adresse darstellen. Das Feature hilft Ihnen, Ihren Posteingang ordentlich zu halten und ihn vor dem Zufluss unerwünschter Nachrichten zu schützen.

Beispiel? Nehmen wir an, Ihre Basisadresse ist [email protected]. Bei der Plus-Adressierung fügen Sie das Pluszeichen (+) direkt nach dem lokalen Teil (MeganB) hinzu und folgen ihm mit einem Tag (String) Ihrer Wahl. Tags unterliegen natürlich allen SMTP-Einschränkungen (z. B. es sind keine Leerzeichen erlaubt). Um beispielsweise eine eindeutige Adresse zu erstellen, an die Sie alle Angebote Ihres Telekommunikationsanbieters erhalten möchten, könnten Sie Folgendes verwenden: [email protected].

Bei der Verwendung der Plus-Adressierung sind einige Einschränkungen und Vorbehalte zu beachten:

• Eine Plus-Adresse ist kein Alias in Exchange Online. Aus diesem Grund kann sie nur zum Empfangen von Nachrichten und nicht zum Senden verwendet werden.
• Außerdem wird diese Art von Adresse in Outlook-Clients nicht in den Namen eines Benutzers aufgelöst, sodass sie in den Feldern “An” und “CC” einer E-Mail leicht identifiziert werden kann.
• Wenn Sie in einer Hybridumgebung arbeiten, funktioniert die Plus-Adressierung nicht für diese lokalen Postfächer, die in Exchange Online nicht aufgelöst werden.
• Einige Online-Formulare erlauben kein Pluszeichen im E-Mail-Feld. In diesen Fällen können Sie sich nicht mit einer Plus-Adresse anmelden.

Deaktivieren und Aktivieren der Funktion

Seit Ende April 2022 ist die Plus-Adressierung standardmäßig in Exchange Online für jeden Tenant aktiviert. Viele Organisationen haben jedoch vor der Aktivierung der Funktion Pluszeichen in ihren E-Mail-Adressen verwendet. Wenn Ihr Unternehmen dies auch getan hat, hat das Aktivieren der Plus-Adressierung möglicherweise Probleme mit diesen “alten” Plus-Adressen verursacht. In einem solchen Fall hilft es, die Funktion zu deaktivieren.

Um die Plus-Adressierung in Ihrer Organisation über EAC zu deaktivieren, melden Sie sich bei admin.exchange.microsoft.com an. Gehen Sie zu Settings (Einstellungen im linken Navigationsmenü) > Mail flow (Nachrichtenfluss). Aktivieren Sie als Nächstes das Kontrollkästchen Turn off plus addressing for your organization (Deaktivieren Sie die Plus-Adressierung für Ihre Organisation) und klicken Sie schließlich auf Save (Speichern).

Um die Plus-Adressierung in Ihrer Organisation mit einem Skript zu deaktivieren, müssen Sie eine Verbindung mit Exchange Online PowerShell herstellen (erfahren Sie mehr) und den folgenden Befehl ausführen:

Set-OrganizationConfig -DisablePlusAddressInRecipients $true

Wie bei vielen Exchange Online-Einstellungen müssen Sie höchstwahrscheinlich mehrere Stunden warten, bis die Änderung wirksam wird.

Denken Sie daran, dass Sie die Funktion jederzeit wieder aktivieren können, indem Sie das Kontrollkästchen in EAC deaktivieren oder denselben PowerShell-Befehl verwenden, jedoch mit dem Operator $false anstelle von $true.

E-Mail-Plus-Adressierung – grundlegender Anwendungsfall

Wie ich bereits geschrieben habe, soll die Plus-Adressierung Ihnen dabei helfen, Unordnung in Ihrem Posteingangsordner zu vermeiden. Es müssen drei wichtige Schritte unternommen werden, um die Vorteile der Funktion zu nutzen:

1. Geben Sie Ihre Plus-Adresse an Drittanbieter weiter, von denen Sie keine E-Mails in Ihrem Hauptposteingang erhalten möchten. Ich bin mir sicher, dass nicht alle E-Mails, die Sie in Ihrem Posteingang erhalten, von gleicher Wichtigkeit sind. Newsletter, Produktangebote, Werbung, Bankbelege usw. – diese Nachrichten können Ihren Posteingang unnötig unordentlich machen. Wenn Sie ein Online-Formular ausfüllen, das die Eingabe einer E-Mail-Adresse zum Erhalten solcher Korrespondenz erfordert, geben Sie Ihre Plus-Adresse (z. B. [email protected] für Banktransaktionsbelege) anstelle Ihrer Hauptadresse ([email protected]) an und Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.
2. Erstellen Sie einen neuen Ordner, in dem die E-Mails in Outlook im Web (oder einem beliebigen Outlook-Client) abgelegt werden sollen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Folders (Ordner) und wählen Sie Create new folder (Neuen Ordner erstellen) (A) oder klicken Sie einfach auf New folder (Neuer Ordner) (B). Benennen Sie den Ordner nach Ihren Wünschen. Im Fall von Banktransaktionsbelegen kann es Bank receipts (Bankbelege) sein.

3. Erstellen Sie eine Regel, um die an die Plus-Adresse gesendeten Nachrichten in den neu erstellten Ordner umzuleiten. Stellen Sie sicher, dass Sie die Regel in Outlook im Web (OWA) und nicht in einem lokalen Outlook-Client (auf einem Desktop-Computer oder Mobilgerät) erstellen. Auf diese Weise wird die Regel unabhängig von dem von Ihnen verwendeten Outlook-Client aktiv sein.

Erstellen einer Posteingangsregel in Outlook im Web

Um die Regel zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf das Einstellungen-Symbol in der oberen rechten Ecke und wählen Sie View all Outlook settings (Alle Outlook-Einstellungen anzeigen).

2. Gehen Sie im neu geöffneten Fenster zu Rules (Regeln) > Add new rule (Neue Regel hinzufügen).

3. Benennen Sie Ihre Regel nun nach Belieben.
4. Wählen Sie im zweiten Schritt To (An) (unter People – Personen) und geben Sie Ihre Plus-Adresse (z. B. [email protected]) in das Textfeld ein.

5. Geben Sie im dritten Schritt eine Aktion an. Wählen Sie Move to (Verschieben in) (unter Organize – Organisieren) und wählen Sie den Ordner aus, den Sie in Schritt 2 oben erstellt haben.

6. Schließlich können Sie die zusätzlichen Optionen konfigurieren, z. B. Run rule now (Regel jetzt ausführen) auswählen, um die Regel auszuführen und auf alle E-Mails anzuwenden, die bereits in Ihrem Posteingang eingegangen sind.

Das ist alles. Jetzt werden alle E-Mails mit einem Transaktionsbeleg, die an die in Ihrem Banksystem angegebene Plus-Adresse gesendet werden, in den Ordner mit den Bankbelegen verschoben, und Sie werden sich über einen etwas übersichtlicheren Posteingang freuen. Natürlich können Sie beliebig viele Plus-Adressen erstellen und Nachrichten von bestimmten Drittanbietern in bestimmte Ordner Ihres Postfachs in Exchange Online umleiten (einschließlich Junk-E-Mail).

Weitere spezifische Anwendungsfälle

Während dies der grundlegendste Anwendungsfall für die Plus-Adressierungsfunktion ist, gibt es auch andere, ziemlich attraktive Möglichkeiten, dieses Feature zu nutzen.

Verfolgung der Reaktion auf E-Mail-Kampagnen

Wenn Sie mehrere E-Mail-Kampagnen starten, können Sie diese mithilfe der Plus-Adressierung einfacher nachverfolgen. Beispielsweise können Sie separate Plus-Adressen ([email protected], [email protected] usw.) zusammen mit Ordnern (Campaign 1 / Kampagne 1, Campaign 2 / Kampagne 2 usw.) für jede Kampagne erstellen. Auf diese Weise werden die Antworten der Benutzer auf bestimmte Kampagnen in bestimmte Ordner verschoben, sodass Sie sehen können, welche Kampagnen am besten abschneiden.

Verfolgung von Supportfällen

Wenn Ihr Unternehmen Kundensupport anbietet und bestimmte IDs zum Nachverfolgen von Fällen verwendet, ist es möglicherweise eine gute Idee, die Plus-Adressierung zum Nachverfolgen von E-Mail-Gesprächen mit bestimmten Kunden zu verwenden. Sie könnten zum Beispiel das Erstellen von Plus-Adressen, Postfachordnern und Outlook-Regeln zusätzlich automatisieren, sodass diese bestimmten Fall-IDs folgen. Auf diese Weise könnte die Korrespondenz mit einem bestimmten Kunden separat an einem Ort (Ordner) gespeichert werden, um Fehler und Chaos im Posteingang des Support-Teams zu vermeiden. Dies wird natürlich nur im Fall einer relativ kleinen Anzahl von Supportfällen funktionieren.

Identifizierung von Datenlecks / Verkauf von E-Mail-Adressen

Dies ist bei weitem der interessanteste Anwendungsfall. Ich bin mir sicher, dass Sie die Situation erlebt haben, in der Sie Ihre E-Mail-Adresse an Dritte weitergeben und nach einiger Zeit Marketing-E-Mails von einem anderen Unternehmen erhalten, an das Sie sich nicht erinnern können, dass Sie Ihre E-Mail mit ihnen geteilt haben. Aber das ist nicht das schlimmste Szenario. Manchmal wird Ihr Posteingang möglicherweise von einem Zustrom unerwünschter Spam-Nachrichten oder echten Phishing-Versuchen angegriffen. Mit der Plus-Adressierung können Sie jetzt genau herausfinden, welcher Drittanbieter gehackt wurde oder Ihre E-Mail-Adresse an ein anderes Unternehmen verkauft hat.

Da Sie beispielsweise Ihre Plus-Adresse wie [email protected] an den Anbieter Nr. 1 weitergegeben haben, wenn dieser gehackt wird oder Ihre E-Mail-Adresse an jemand anderen verkauft, wird der Hacker oder die kaufende Partei nur von Ihrer Plus-Adresse ([email protected]) wissen und Ihre Hauptadresse ([email protected]) wird sicher bleiben. Wenn der Hacker/Käufer die Adresse zum Versenden von Spam/Phishing verwendet, erreichen seine Nachrichten folglich immer denselben Outlook-Ordner wie Nachrichten von Anbieter Nr. 1 (nicht Ihren Hauptposteingang).

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