Signatur in Einladung zur Teams-Besprechung? So fügen Sie sie ein

Die Interesse an Microsoft-Teams sowie die Nutzung dieser App wachsen in der letzten Zeit als nie zuvor. Dies bedeutet, es werden immer mehr Online-Besprechungen ausgemacht. Und da es über Outlook schnell und einfach gelingt, andere zu einem Teams-Besprechung einzuladen, tun so die meisten Benutzer. Wussten Sie, dass Sie in eine solche Besprechungseinladung eine Signatur einfügen können? Dieser Beitrag zeigt, wie und warum Sie es tun sollten.

Signatur in Einladung für Teams-Besprechung

Was stimmt nicht mit der Standardeinladung einer Teams-Besprechung?

Obwohl auch per E-Mail gesendet, unterscheidet sich die Besprechungseinladung in Teams von einer Standardnachricht. Standardmäßig enthält solche Einladung eine Teams-Signatur direkt unter der Besprechungsbeschreibung:

Microsoft Teams: standardmäßige Besprechungseinladung

Diese vordefinierte Signatur macht genau das, wofür sie entstanden ist: Sie enthält einen Link, über den Ihre Empfänger an der Besprechung teilnehmen können. Außerdem gibt Sie Ihnen mehr Auskunft über Microsoft Teams. Das Problem liegt daran, dass einige wichtige Elemente fehlen:

  • Die Teams-Einladung ist nicht mit Ihrer Marke gebrandet.
  • Es wird kein Haftungsausschluss eingeschlossen.

Die fehlenden Informationen können eine große Sache für interne Besprechungen sein und sind völlig inakzeptabel, wenn Sie Teams-Einladungen auch für Ihre externen Besprechungen verwenden.

Warum Signaturen in Teams-Einladungen einbetten?

Erstens: das Branding. Die Standardeinladung zu Teams-Besprechungen enthält keine Informationen über Sie und Ihr Unternehmen, außer Ihrer E-Mail-Adresse und Angaben in den Kopfzeilen (die eher nicht informativ sind). Ihre Empfänger werden höchstwahrscheinlich sich weigern oder zumindest zweimal überlegen, bevor sie auf Links klicken, deren Herkunft Ihnen unbekannt oder unsicher ist. Sie können auch Ihre Marke fördern, indem Sie Ihre Corporate Identity wo möglich hervorheben. Mit jeder gebrandeten Einladung, die Sie senden, bauen Sie Vertrauen und Bindung mit Ihren Empfängern auf.

Es gibt auch den rechtlichen Aspekt. Oft müssen Sie einen Haftungsausschluss in Ihre Kommunikation aufnehmen. Besprechungseinladungen sind keine Ausnahme.

Sie halten wahrscheinlich interne Besprechungen für weniger wichtig. Es gibt jedoch den Sicherheitsaspekt. Das Branding Ihrer Einladungen und E-Mails bietet nämlich eine zusätzliche Schutzebene gegen Phishing. Die häufigsten Phishing-Methoden basieren auf Standardbenachrichtigungen und -vorlagen, sodass sie an nahezu jeden gesendet werden können. Durchs Ändern der Standardsignatur sehen Ihre Benutzer sofort, dass etwas nicht stimmt. Außerdem sieht Ihre Kommunikation viel besser aus, wenn Sie über alle Kanäle hinweg konsistent ist. Darum möchten Sie möglicherweise diese standardmäßige Einladungssignatur ändern, insbesondere da das Hinzufügen Ihrer eigenen Signatur keine Hexerei ist.

So fügen Sie Signaturen zu Besprechungseinladungen in Outlook hinzu

Um Ihre E-Mail-Signatur zu einer Besprechungseinladung in Teams hinzuzufügen, machen Sie Folgendes:

  1. Öffnen Sie Ihre Kalenderansicht in Outlook und klicken Sie auf New Teams Meeting: Teams-Besprechungseinladung erstellen
  2. Der einfachste Weg zum Ändern der Standardsignatur ist die Verwendung einer vordefinierten E-Mail-Signatur. Sie können sie einfügen, indem Sie zur Registerkarte Insert (1) wechseln, auf Signature (2) klicken und die zuvor erstellte Signatur auswählen (Hinweis: So erstellen Sie eine Outlook-Signatur). Teams-Besprechungseinladung anpassen
  3. So kann eine Beispielsignatur aussehen: teams-Besprechungseinladung mit Logo

Wenn Benutzer jetzt eine Team-Besprechungseinladung erstellen, können sie eine gebrandete E-Mail-Signatur mit einem Haftungsausschluss anwenden, wodurch die visuelle Corporate Identity Ihres Unternehmens verbessert und gleichzeitig die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sichergestellt wird.

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