Die Interesse an Microsoft-Teams sowie die Nutzung dieser App wachsen in der letzten Zeit als nie zuvor. Dies bedeutet, es werden immer mehr Online-Besprechungen ausgemacht. Und da es über Outlook schnell und einfach gelingt, andere zu einem Teams-Besprechung einzuladen, tun so die meisten Benutzer. Wussten Sie, dass Sie in eine solche Besprechungseinladung eine Signatur einfügen können? Dieser Beitrag zeigt, wie und warum Sie es tun sollten.
Was stimmt nicht mit der Standardeinladung einer Teams-Besprechung?
Obwohl auch per E-Mail gesendet, unterscheidet sich die Besprechungseinladung in Teams von einer Standardnachricht. Standardmäßig enthält solche Einladung eine Teams-Signatur direkt unter der Besprechungsbeschreibung:
Diese vordefinierte Signatur macht genau das, wofür sie entstanden ist: Sie enthält einen Link, über den Ihre Empfänger an der Besprechung teilnehmen können. Außerdem gibt Sie Ihnen mehr Auskunft über Microsoft Teams. Das Problem liegt daran, dass einige wichtige Elemente fehlen:
- Die Teams-Einladung ist nicht mit Ihrer Marke gebrandet.
- Es wird kein Haftungsausschluss eingeschlossen.
Die fehlenden Informationen können eine große Sache für interne Besprechungen sein und sind völlig inakzeptabel, wenn Sie Teams-Einladungen auch für Ihre externen Besprechungen verwenden.
Warum Signaturen in Teams-Einladungen einbetten?
Erstens: das Branding. Die Standardeinladung zu Teams-Besprechungen enthält keine Informationen über Sie und Ihr Unternehmen, außer Ihrer E-Mail-Adresse und Angaben in den Kopfzeilen (die eher nicht informativ sind). Ihre Empfänger werden höchstwahrscheinlich sich weigern oder zumindest zweimal überlegen, bevor sie auf Links klicken, deren Herkunft Ihnen unbekannt oder unsicher ist. Sie können auch Ihre Marke fördern, indem Sie Ihre Corporate Identity wo möglich hervorheben. Mit jeder gebrandeten Einladung, die Sie senden, bauen Sie Vertrauen und Bindung mit Ihren Empfängern auf.
Es gibt auch den rechtlichen Aspekt. Oft müssen Sie einen Haftungsausschluss in Ihre Kommunikation aufnehmen. Besprechungseinladungen sind keine Ausnahme.
Sie halten wahrscheinlich interne Besprechungen für weniger wichtig. Es gibt jedoch den Sicherheitsaspekt. Das Branding Ihrer Einladungen und E-Mails bietet nämlich eine zusätzliche Schutzebene gegen Phishing. Die häufigsten Phishing-Methoden basieren auf Standardbenachrichtigungen und -vorlagen, sodass sie an nahezu jeden gesendet werden können. Durchs Ändern der Standardsignatur sehen Ihre Benutzer sofort, dass etwas nicht stimmt. Außerdem sieht Ihre Kommunikation viel besser aus, wenn Sie über alle Kanäle hinweg konsistent ist. Darum möchten Sie möglicherweise diese standardmäßige Einladungssignatur ändern, insbesondere da das Hinzufügen Ihrer eigenen Signatur keine Hexerei ist.
So fügen Sie Signaturen zu Besprechungseinladungen in Outlook hinzu
Um Ihre E-Mail-Signatur zu einer Besprechungseinladung in Teams hinzuzufügen, machen Sie Folgendes:
- Öffnen Sie Ihre Kalenderansicht in Outlook und klicken Sie auf New Teams Meeting:
- Der einfachste Weg zum Ändern der Standardsignatur ist die Verwendung einer vordefinierten E-Mail-Signatur. Sie können sie einfügen, indem Sie zur Registerkarte Insert (1) wechseln, auf Signature (2) klicken und die zuvor erstellte Signatur auswählen (Hinweis: So erstellen Sie eine Outlook-Signatur).
- So kann eine Beispielsignatur aussehen:
Das Problem ist nun, dass normalerweise jeder Benutzer seine Signatur nach denselben Richtlinien einrichten soll. Es wäre leichtsinnig zu erwarten, dass jeder Benutzer weiß, wofür dieser rechtliche Teil bestimmt ist und wie die Signatur in seinem E-Mail-Client korrekt eingerichtet wird.
Und hier kommt das Beste: Sie können eine perfekt gebrandete, einheitliche Signatur für alle gleichzeitig einrichten und automatisch zu E-Mails hinzufügen, die von Ihrer Organisation gesendet werden. Alles, was Sie für diese Aufgabe brauchen, ist CodeTwo Email Signatures for Office 365 und ein paar Minuten Zeit fürs Set-up.
Personalisierte Signatur in Teams-Besprechungseinladung für jeden Benutzer
Sobald Sie CodeTwo Email Signatures for Office 365 mit Ihrem Tenant verbunden haben, müssen Sie nur noch zwei einfache Schritte ausführen:
- Erstellen Sie eine neue clientseitige Signaturregel und legen Sie Absender fest, die Ihre Signatur erhalten sollen.
- Gehen Sie zur Registerkarte Design (1) und klicken Sie auf Edit signature (2), um mit unserem Signaturvorlagen-Editor ganz einfach Ihre geschickte E-Mail-Signatur zu erstellen. Sie können eine Signatur von Grund auf neu entwerfen oder schnell eine der integrierten Vorlagen anpassen.
Sobald Sie die Signatur erstellt und die Änderungen gespeichert haben, erhalten die von Ihnen ausgewählten Benutzer ihre personalisierte E-Mail-Signatur direkt im Signatur-Menü in Outlook. Wenn sie jetzt eine Teams-Besprechungseinladung erstellen, können sie diese personalisieren und mit den gesetzlichen Anforderungen Ihres Unternehmens konform machen, indem sie eine Signatur mit einem Haftungsausschluss hinzufügen:
Und das ist nur ein Bruchteil dessen, was CodeTwo Email Signatures for Office 365 leisten kann. Sie können nämlich auch:
- unterschiedliche Signaturen für externe und interne Besprechungen erstellen,
- Benutzerfotos verwenden, um eine persönliche Note zu verleihen,
- Signaturen automatisch zu E-Mails hinzufügen, die von einem beliebigen E-Mail-Client und -Gerät gesendet werden,
- CSAT-Umfragen in Signaturen einfügen, um Informationen über die Leistung Ihrer Mitarbeiter zu erhalten
- und vieles mehr…
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