So erreicht man DSGVO-Konformität mit CodeTwo-Software

Um die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten, mussten Unternehmen auf der ganzen Welt den Umgang mit personenbezogenen Daten neu erfinden. Neue Verfahren und Richtlinien sowie physische Datenschutzmaßnahmen stehen ganz oben auf der Liste der Mittel, die zur Erreichung der DSGVO-Konformität führen. Viele Organisationen scheinen jedoch einen Aspekt zu übersehen, der eine beträchtliche Anzahl von Risiken mit sich bringt. Nämlich eine E-Mail.

So erreicht man DSGVO-Konformität mit CodeTwo-Software

Exchange Server bietet systemeigene Sicherheitsmaßnahmen zur Schutz von Daten, die sich sowohl unterwegs als auch auf dem Server befinden. Trotz dieser Schutzmechanismen kann es jedoch mehrere Situationen geben, in denen persönliche Daten gefährdet werden können. Hier benötigen Sie möglicherweise ein DSGVO-konformes Tool für Exchange Server. Mit dem richtigen Tool können Sie sich nicht nur viel sicherer fühlen, sondern auch die DSGVO als Gelegenheit betrachten und Ihr Unternehmen als dasjenige fördern, das großen Wert auf den Datenschutz seiner Kunden legt.

Exchange Rules Pro ist ein preisgekrönter, Microsoft-zertifizierter Mail Flow Manager für Exchange. Das Tool kann Ihnen helfen, eine vollständige DSGVO-Konformität zu erreichen. Durch die Verwaltung Ihres Nachrichtenflusses können Sie das Risiko von Datenlecks erheblich reduzieren und die Arbeit eines Datenschutzbeauftragten erleichtern. In diesem Artikel werden einige Möglichkeiten beschrieben, wie Sie Exchange Rules Pro verwenden können, um die Einhaltung der DSGVO (und der persönlichen Datensicherheit) auf Ihrem Exchange Server zu gewährleisten.

Erweiterte E-Mail-Weiterleitung

Eine der wichtigsten Anforderungen der DSGVO ist es, die Sicherheit der von Ihnen gespeicherten personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Für die meisten Unternehmen dienen E-Mails nicht nur zur Übertragung, sondern auch zur Speicherung persönlicher Daten. Eine Möglichkeit, diese Daten auf Ihrem Exchange Server sicher zu machen, ist die Anwendung erweiterter E-Mail-Weiterleitung.

Wie Sie die E-Mail-Weiterleitung nutzen, hängt stark von anderen Maßnahmen zur Datensicherheit ab, die Sie implementiert haben. Eine gute Methode, die Sicherheit der von Ihnen aufbewahrten Daten zu garantieren, besteht darin, sie an einem Ort mit strengen Zugriffsrechten zu halten. Abgesehen von der Datensicherheit erleichtert dies auch den zeitnahen Zugriff auf persönliche Daten. Je weniger verteilt Ihre E-Mail-Datenbank ist, desto einfacher ist es, die benötigten Daten zu finden.

Mit der automatischen Weiterleitung können Sie alle Fragen zur DSGVO an das richtige Postfach weiterleiten. Dies ist eine großartige Möglichkeit, den Arbeitsablauf zu erleichtern und Ihre Mitarbeitern zum Teil von der DSGVO zu entlasten.

Eine einzelne E-Mail kann sich als Sicherheitslücke darstellen. Deshalb kann die E-Mail-Weiterleitung zusammen mit den richtigen DLP-Richtlinien Ihre Rettung sein.

Erfahren Sie, wie Sie mithilfe der erweiterten E-Mail-Weiterleitung DSGVO-konform bleiben können

Intelligenter Abmeldemechanismus

Der Abmeldemechanismus ist wahrscheinlich nichts Neues für Sie. Die DSGVO ist nicht die erste Regelung, die die Notwendigkeit eines einfach zu verwendenden Abmeldemechanismus für Kunden und Abonnenten einführt. Gleichzeitig ist die DSGVO ziemlich genau, wenn es um die Einwilligung geht. Als Faustregel gilt, für jeden Zweck eine gesonderte Einwilligung einzuholen. Nicht jeder Abmeldemechanismus erlaubt Ihren Abonnenten, nur bestimmte Nachrichtentypen abzulehnen. Glücklicherweise können Sie mit CodeTwo Exchange Rules Pro einen intelligenten Abmeldemechanismus verwenden.

CodeTwo Exchange Rules Pro ist ein Tool, mit dem Sie jeder E-Mail, die von Ihrem Unternehmen gesendet wird, Branding- und Marketing-Banner hinzufügen können. Darüber hinaus können Sie einen Abmeldemechanismus einführen. Der Mechanismus kann für alle oder nur bestimmte Nachrichtentypen gelten, z. B. nur für Marketing-Newsletter. Sie lassen Ihre Kunden entscheiden, welche E-Mails sie erhalten möchten. Auf diese Weise können sie alle Informationen zu Ihren Softwareupdates oder neuen Produkten erhalten und sich nur von einigen Marketingkampagnen abmelden, an denen sie nicht interessiert sind. Ihre Kunden sind froh, dass sie keinen Spam erhalten, und Sie können sicher sein, dass Sie keine E-Mails ohne die richtige Einwilligung versenden. Eine Win-win-Situation.

Erfahren Sie mehr darüber, wie der intelligente Abmeldemechanismus Sie dabei unterstützen kann, DSGVO-konform zu bleiben

DSGVO-konforme Haftungsausschlüsse

Möglicherweise haben Sie bereits gehört, dass E-Mail-Haftungsausschlüsse nicht als Gewährleistung der Einhaltung von DSGVO verwendet werden können. Dies ist richtig, da es keine einzige Maßnahme oder einen einzigen Mechanismus gibt, der eine vollständige Einhaltung der DSGVO an sich gewährleistet. Es gibt jedoch einige Möglichkeiten, automatische E-Mail-Haftungsausschlüsse vorteilhaft anzuwenden. CodeTwo Exchange Rules Pro kann sicherstellen, dass der richtige Haftungsausschluss immer am richtigen Ort ist, unabhängig davon, von welchem Gerät oder E-Mail-Client die E-Mails in Ihrem Unternehmen gesendet werden.

Erstens sind Disclaimer der perfekte Ort für den Abmeldelink. Dies ist der erste Ort, wo die meisten Empfänger nach einen Weg suchen, den Erhalt von E-Mails von dem bestimmten Absender zu beenden. Wenn Sie zusätzlich den von Exchange Rules Pro konfigurierten intelligenten Abmeldelink verwenden, können Sie sich darauf verlassen, dass Sie sich ohne Einwilligung nicht mit den Empfängern in Verbindung setzen werden.

Eine weitere Möglichkeit, Haftungsausschlüsse zu Ihrem Vorteil zu nutzen, besteht darin, Links zu Ihrer Datenschutzerklärung oder anderen dedizierten Dokumenten aufzunehmen, in denen Sie eindeutig angeben, wie Sie mit personenbezogenen Daten umgehen. Durch die Angabe einer E-Mail-Adresse für alle DSGVO-Anfragen ist es für Ihre Kunden sehr einfach, beispielsweise das Recht auf Vergessenheit auszuüben. Das ist ein klares Signal für Ihre Verbraucher, dass Sie für die Sicherheit ihrer persönlichen Daten sorgen.

Lesen Sie weiter über DSGVO-konforme Disclaimer

Data Leak Protection

CodeTwo Exchange Rules Pro enthält einen Mechanismus zum Schutz vor Datenlecks. Sie können das Programm so konfigurieren, dass in gesendeten E-Mails nach bestimmten Phrasen gesucht wird. Mit dem Programm können Sie Algorithmen, Wildcards, Phrasen und reguläre Ausdrücke verwenden, um zu bestimmen, ob eine Nachricht vertraulichen Inhalt enthält. Wenn dies der Fall ist, können Sie bestimmte Regelaktionen verwenden, um vertrauliche Daten zu maskieren oder die Nachricht zu blockieren und Ihren Datenschutzbeauftragten zu benachrichtigen, dass eine Datenschutzverletzung verhindert wurde.

Abgesehen von integrierten Wörterbüchern können Sie dieses E-Mail-Compliance-Tool frei konfigurieren, um sicherzustellen, dass es mit anderen von Ihnen implementierten Sicherheitsmaßnahmen problemlos funktioniert.

Lesen Sie weiter über das Löschen sensibler Inhalte

Die in diesem Artikel aufgelisteten Funktionen stellen nur eine kurze Auswahl dessen dar, was CodeTwo Exchange Rules Pro zu bieten hat. Eine vollständige Liste der Funktionen des Programms finden Sie unter den folgenden Links:

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