CodeTwo Email Signatures 365: Anwendungsbeispiele

Anwendungsbeispiele

Die Hauptfunktion von CodeTwo Email Signatures 365 erlaubt es Ihnen, E-Mail-Signaturen und -Disclaimer in Ihrem Microsoft 365 (Office 365)-Tenant zentral zu erstellen und zu verwalten. Die Lösung bietet außerdem zahlreiche erweiterte Funktionen, mit denen Sie die E-Mail-Signaturen Ihrer Organisation aufpeppen.

Unten finden Sie die häufigsten Anwendungsbeispiele unseres Signaturmanagers. Werfen Sie einen Blick und überzeugen Sie sich selbst, wie Sie mit unserer Software die professionellsten E-Mail-Signaturen erstellen können.

Signaturen in E-Mails, die von jedem E-Mail-Client (darunter mobile Clients) gesendet werden

Branding verbessert die Markenwiedererkennung und E-Mail-Signaturen sind ein wesentliches Branding-Element. Deswegen ist es wichtig, dass alle Geschäfts-E-Mails eine korrekte Signatur enthalten. Auch diese, die Sie von Mobilgeräten schicken („Von meinem iPhone gesendet“ ist inakzeptabel). CodeTwo Email Signatures 365 fügt E-Mail-Signaturen zu Nachrichten hinzu, die von jedem E-Mail-Client gesendet werden. Ohne zusätzliches Setup.

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Unterschiedliche Signaturen für neue und nachfolgende Nachrichten (Antworten/Weiterleitungen)

E-Mail-Signaturen können manchmal zu lang sein und die Lesbarkeit längerer E-Mail-Threads beeinträchtigen. Es gibt eine einfache Lösung dafür: alle nötigen Informationen in der ersten E-Mail behalten (Marketingbanner, Social Media Buttons und andere Elemente, die Aufmerksamkeit erregen) und nur die wesentlichsten Infos (Firmenlogo, Kontaktangeben) in nachfolgenden Nachrichten desselben Threads einschließen. All dies mit wenigen Mausklicks.

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Unterschiedliche Signaturen für interne und externe E-Mails

Sie brauchen keine Marketingbanner in E-Mails, die Sie innerhalb Ihrer Organisation senden. Auf andere Elemente, die nur das Postfach belasten, können Sie ebenso verzichten. Mit CodeTwo Email Signatures 365 erstellen Sie unterschiedliche Signaturregeln: für interne Kommunikation und externe Domains.

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Individuelle E-Mail-Signaturen je nach Benutzer oder Abteilung

C-Level-Führungskräfte brauchen normalerweise keine Signaturen, die die Produkte oder Dienstleistungen Ihrer Firma bewerben. Gleiches gilt für vorgefertigte Antworten Abteilungen wie Legal oder Compliance, die tagtäglich mit offiziellen Institutionen zu tun haben. Aus diesem Grund sollten Sie einige Signaturregeln in CodeTwo Email Signatures 365 erstellen, die unterschiedliche Signaturvorlagen verwenden. So werden beispielsweise Signaturen mit Marketingkampagnen nur zu E-Mails hinzugefügt, die Ihre Marketing- oder Vertrieb-Teams senden.

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Signaturen direkt unter Antworten / Weiterleitungen

CodeTwo-Signaturen stapeln sich nicht am Ende eines E-Mail-Threads. Sie werden direkt unter der neusten Antwort oder Weiterleitung eingefügt (Standardeinstellung). Dies ist einer der wichtigsten Vorteile von CodeTwo Email Signatures 365 gegenüber den systemeigenen Lösungen von Exchange Online. Wenn Sie aber trotzdem möchten, dass Ihre Disclaimer ganz unten erscheinen, können Sie es auch tun.

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Signaturen angepasst an Ihre Zielgruppe

Setzen Sie Ihre E-Mail-Signaturen effektiv ein und personalisieren Sie deren Inhalt für die beabsichtigten Empfänger, um ein breiteres Publikum zu erreichen. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie gezielte E-Mail-Kampagnen durchführen möchten. Signaturregeln, die an die Empfänger angepasst sind, automatisieren das Einfügen solcher E-Mail-Signaturen. Alternativ können Sie mehrere Signaturvorlagen erstellen, sodass Benutzer beim E-Mail-Schreiben in Outlook und OWA selbst eine entsprechende Signatur auswählen können.

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E-Mail-Signaturen in verschiedenen Sprachen

Es gibt viele Vorteile, verschiedene Sprachversionen Ihrer Firmensignaturen zu haben: sie sorgen für breiteres Publikum Ihrer Marketingkampagnen, verhindern Missverständnisse und bauen Vertrauen bei Ihren ausländischen Kunden auf, um nur einige zu nennen. Mit CodeTwo Email Signatures 365 wählen Ihre Benutzer die richtige Signaturversion beim E-Mail-Schreiben in Outlook und OWA selbst aus. Dieser Vorgang lässt sich jedoch auch mit (serverseitigen) Cloud-Signaturen völlig automatisieren.

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E-Mail-Signaturen als vorgefertigte Antworten

Schauen wir jetzt über den Tellerrand: was wäre, wenn Sie E-Mail-Signaturen als Vorlagen für verschiedene E-Mail-Typen nutzen könnten? Es ist doch möglich! Sie können ganze Nachrichten erstellen, die Sie als schnelle Antworten für die häufigsten Fragen Ihrer Kunden verwenden (lassen Sie dabei Leerzeilen für Details, die manuell angegeben werden müssen, wie Kundenname usw.). Kopieren Sie sie einfach in den Signaturvorlagen-Editor von CodeTwo Email Signatures 365, um Vorlagen für (clientseitige) Outlook-Signaturen zu erstellen. Ihre Benutzer können dann diese auswählen und bearbeiten, wenn Sie eine E-Mail in Outlook und OWA schreiben.

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E-Mail-Signatur-Marketing: Signaturen mit rotierenden/abwechselnden Bannern

Wenn Sie immer das gleiche Marketingbanner nutzen, wird es mit der Zeit weniger wirksam. Um Ihre Empfänger zu engagieren, ist es eine gute Praxis, Banner gelegentlich zu ändern oder alle paar Tage, einmal pro Woche usw. zwischen den Bannern zu wechseln. Dabei hilft Ihnen auch CodeTwo Email Signatures 365: einfach (clientseitige) Outlook-Signaturen oder den Scheduler nutzen.

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Automatisiertes E-Mail-Marketing

CodeTwo Email Signatures 365 kommt mit einem integrierten Scheduler, dank dessen Sie Ihre Signaturregeln zur bestimmten Zeit automatisch ein- und ausschalten können. Somit planen Sie E-Mail-Marketingkampagnen oder nutzen einige E-Mail-Signaturen nur für bestimmte Zeit. Einfach den Scheduler für ausgewählte Regeln einstellen und unsere Software erledigt alles für Sie.

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Signaturen mit Schlüsselwörtern (de)aktivieren

Wenn Sie CodeTwo Email Signatures 365 im (serverseitigen) Cloud-Modus nutzen, haben Sie volle Kontrolle über die E-Mail-Signaturen in Ihrer Organisation. Sie können Benutzern jedoch auch die Möglichkeit geben, die E-Mail-Signatur vor dem E-Mail-Versand zu ändern oder zu verhindern, dass unser Dienst überhaupt Signaturen hinzufügt. Dies erreichen Sie dadurch, dass Sie ein Schlüsselwort oder eine bestimme Phrase definieren. Wenn sie in dem E-Mail-Betreff oder -Inhalt (oder in beiden) erscheinen, (de)aktivieren sie eine bestimmte Signaturregel.

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E-Mail-Signaturen für freigegebene Postfächer

Um Ihr Branding konsistent zu halten, sollten Sie über Signaturen für Ihre freigegebene Postfächer nicht vergessen. CodeTwo Email Signatures 365 liefert Ihnen viele Optionen in diesem Bereich. So kann eine Nachricht mit einer Signatur gestempelt werden: die speziell für ein bestimmtes freigegebenes Postfach erstellt wurde, die einem Benutzer gehört, der diese Nachricht im Namen dieses Postfachs sendet, oder auch jede Signatur, die ein Benutzer direkt in Outlook / OWA auswählt.

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E-Mail-Signaturen für Alias-Adressen

Verwenden Sie alternative E-Mail-Adressen (Aliase) für verschiedene Abteilungen, Brands oder Rollen in Ihrer Organisation? Mit CodeTwo können Sie ganz einfach für jede Adresse eine separate E-Mail-Signatur erstellen. Beispielsweise müssen die von einem Sicherheitsbeauftragten gesendeten E-Mails möglicherweise bestimmte Kontaktdaten enthalten, oder Sie möchten, dass E-Mails einer Schwesterfirma ein eindeutiges Branding aufweisen. Was auch immer Ihr Fall ist, CodeTwo stellt maßgeschneiderte Signaturen für Aliase mühelos sicher.

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