CodeTwo Email Signatures for Office 365

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Serverseitige, zentral verwaltete E-Mail-Signaturen für Exchange Online
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Kunden aus 150 Ländern lieben uns für:
24-Stunden-Support
Signaturen sichtbar beim Verfassen einer E-Mail
blitzschnelle Bereitstellung
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Frequently Asked Questions - CodeTwo Email Signatures for Office 365

Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen zu CodeTwo Email Signatures for Office 365:

Einkauf

  1. Wozu braucht man CodeTwo Email Signatures for Office 365?

    In puncto zentrale E-Mail-Signatur-Verwaltung bietet Office 365 nur begrenzte Möglichkeiten. Mit CodeTwo Email Signatures for Office 365 können alle Einschränkungen von Office 365 überwunden werden. Die Anwendung bietet folgende Vorteile:

    • E-Mail-Signatur unterhalb von Antworten und Weiterleitungen (anstatt erst am Ende des Konversations-Threads)
    • Eingebettete Grafik in E-Mails (anstatt Verlinkung auf die Web-Quelle)
    • Grafischer Signature Template Editor (anstatt nacktes HTML)
    • Automatische Ausblendung von Platzhaltern bei fehlenden Active Directory-Attributen (anstatt leere Stellen in der Signatur)
    • und mehr...
  2. Ist CodeTwo Email Signatures for Office 365 DSGVO-konform?

    Ja, sowohl die Software als auch unser Unternehmen sind vollständig DSGVO-konform.

    Wir ergreifen zusätzliche Maßnahmen, um die Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten unserer Kunden zu gewährleisten. Unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Vertrieb und Dienstleistungen geben genau an, wie wir personenbezogene Daten schützen. Es ist gesetzlich vorgeschrieben, dass alle Unternehmen, die CodeTwo Email Signatures for Office 365 verwenden, diese Bedingungen akzeptieren und eine Datenverarbeitungsvereinbarung (Data Processing Agreement, DPA) mit uns eingehen.

    Detaillierte Informationen dazu, wie wir mit den persönlichen Daten unserer Kunden umgehen, finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

    Wenn Sie weitere Fragen bezüglich der DSGVO-Konformität von CodeTwo haben oder eine Vorschau von der Datenverarbeitungsvereinbarung haben möchten, wenden Sie sich unter Verwendung dieses Formulars an unseren Data Security Officer.

  3. Wie ist das Lizensierungsmodel?

    CodeTwo Email Signatures for Office 365 weist Usern und gemeinsam genutzten Postfächern Lizenzen zu, deren E-Mails durch CodeTwo Email Azure Service geleitet werden. Die Lizenzen werden zugewiesen, auch wenn keine Regeln zum Hinzufügen von Signaturen zu diesen E-Mails festgelegt sind. Für mehr Einzelheiten, wie die Anzahl der User verwaltet wird, siehe unten unter Frequently Asked Questions Nummer 3.

    Aliase, E-Mail-aktivierte öffentliche Ordner und E-Mail-aktivierte Verteilergruppen verbrauchen keine Lizenzen. Dies liegt daran, dass E-Mails, die von diesen Quellen gesendet werden, nicht vom Mechanismus zum Hinzufügen von Signaturen unterstützt werden.

    CodeTwo Email Signatures for Office 365 wird als eine monatliche oder jährliche Subskription angeboten. Mehr erfahren Sie unter Lizensierungsmodel.

  4. Bieten Sie Support in deutscher Sprache an?

    Ja, unsere deutschsprachigen Techniker stehen zu Ihrer Verfügung werktags von 08:00 bis 16:00  Uhr. Außer dieser Zeiten ist unser englischer Support für Sie 24/5 da.

  5. Ich will das Produkt für nicht alle Benutzer kaufen - was soll ich tun?

    Erwerben Sie ganz einfach genug Lizenzen, um die Anzahl der User (Benutzer) abzudecken, bei denen CodeTwo Email Signatures for Office 365 zum Einsatz kommen soll. Dann im Programm beim Konfigurieren von Konnektoren wählen Sie bitte, im Schritt „Sender scope“, die Option „Only users belonging to this distribution group“ und dann die entsprechende Gruppe. In diese Weise wird das Programm nur die E-Mails bearbeiten, die von einem Sender geschickt werden, der zur gewählten Distributionsgruppe gehört.  ​

  6. Welche Einschränkungen gibt es in der Trial-Version?

    Die Trial-Version ist auf 14 Tage befristet und bedient bis zu 1000 Postfächer. Im Fall, dass Sie das Programm an mehr als 1000 Postfächern testen möchten, wenden Sie sich an uns.

  7. Wie kann ich mein Abonnement kündigen?

    Wenn Sie Ihr Abonnement kündigen möchten, loggen Sie sich zu Ihrem CodeTwo Email Signatures for Office 365 Admin Panel ein und klicken Sie auf den Button Manage tenant neben dem Namen Ihres Tenants und wählen Sie die Option Cancel subscription aus. Die Kündigung wird am Ende des aktuellen Abrechnungszyklus wirksam - bis dahin werden Ihre Signaturen wie gewohnt hinzugefügt. Nachfolgende Kreditkartenzahlungen werden nicht verrechnet.

    Sie können Ihr Abonnement jederzeit wieder fortsetzen. Wenn Sie ein Abonnement kündigen, werden Ihre  Einstellungen für sechs Monate beibehalten.

  8. Wie kann ich die Verwendung von CodeTwo-Diensten beenden?

    Wenn Sie die Verwendung von CodeTwo-Diensten vollständig beenden möchten, können Sie Ihren Tenant einfach über CodeTwo Email Signatures for Office 365 Admin Panel abmelden. Nachfolgende Kreditkartenzahlungen werden nicht verrechnet. Wenn Sie Ihren Tenant abmelden, wird das Abonnement automatisch gekündigt und es werden keine Signaturen hinzugefügt. Ihre Einstellungen werden dauerhaft entfernt.

    Es besteht keine Notwendigkeit, Ihr Benutzerkonto zu entfernen. Aber wenn Sie dies tun möchten, verwenden Sie bitte die E-Mail-Adresse, die mit Ihrem CodeTwo Email Signatures for Office 365 Benutzerkonto verknüpft ist, um ein Ticket im Customer Service einzureichen und eine Anfrage zu stellen.

  9. Wie lösche ich mein CodeTwo Email Signatures for Office 365-Account?

    Zu diesem Zweck verwenden Sie bitte die E-Mail-Adresse, welche mit Ihrem CodeTwo Email Signatures for Office 365-Account verknüpft ist, und übermitteln Sie Ihren Antrag per Customer Service-Ticket.

  10. Kann ich das Abonnement kaufen, wenn ich keine Kreditkarte habe?

    Ja, das können Sie. Sie müssen nur Ihren Office 365 Tenant im CodeTwo Admin Panel registrieren und dann den Kundendienst von CodeTwo kontaktieren, damit wir das Konto zu einem unserer Reseller umschalten können. Der Reseller kann dann für Ihren Abonnement zahlen, ohne Zugriff zu Ihren Daten zu haben. Sie können mit dem Reseller auch Ihre Zahlungsmethode besprechen.

  11. Kann ich das Abonnement kaufen, wenn ich aus der EU stamme und keine EU-Umsatzsteuer-ID habe?

    Ja, das können Sie. Sehen Sie sich die Lösung in der obigen Frage an: " Kann ich das Abonnement kaufen, wenn ich keine Kreditkarte habe?". Das Verfahren ist genau das gleiche.

Funktionalität

  1. Kann die Signatur direkt unterhalb einer Antwort/Weiterleitung angefügt werden?

    Ja.

    CodeTwo Email Signatures for Office 365 basiert auf einem über mehrere Jahre entwickelten Algorithmus, der übrigens auch in dem Produkt CodeTwo Exchange Rules verwendet wird.

    Mehr erfahren Sie hier: CodeTwo Email Signatures for Office 365 - Signature Template Editor

  2. Kann das Programm verschiedene Signaturen für neue und nachfolgende Nachrichten hinzufügen?

    Ja, das kann es.

    Sie können das Programm so konfigurieren, dass es verschiedene Signaturen für neue und nachfolgende Nachrichten einfügt. Dadurch können Sie eine Signatur nur für neue E-Mails erstellen, z. B. mit ausführlichen Kontaktdaten, Werbebanner und Links zu Social-Media. Für nachfolgende E-Mails gestalten Sie dann eine einfache Signatur nur mit Grunddaten.

    Diese Funktionalität ist im Regel-Editor verfügbar, unter Design, Choose how signatures should be added in the correspondence, dort wählen Sie die Option Different signature in the first email and different in subsequent emails.

  3. Kann ich verschiedene Signaturen für interne und externe Nachrichten erstellen?

    Ja. Erstellen Sie einfach zwei Regeln. Die eine für Signaturen für interne Nachrichten und die zweite für externe Nachrichten. Sie können diese Einstellungen in der Registerkarte Recipients in der Admin-Konsole des Programms festlegen.

  4. Kann das Programm beim Senden an verschiedene externe Domains verschiedene Signaturen einfügen?

    Ja, das kann es. Sie können die Empfänger, für die Ihre E-Mail-Signaturen hinzugefügt werden sollen, im Tab Recipients in der Manage Signatures App des Programms definieren. Fügen Sie einzelne E-Mail-Adressen hinzu oder verwenden Sie das Sternchen (*) als Platzhalter, um ganze Domänen anzugeben (z. B. *codetwo.de oder *gmail.com).

    Erfahren Sie mehr über diese Funktion

  5. Wenn einige Benutzer keine Telefonnummer haben, werden sie eine Leerzeile in der Signatur haben?

    Nein, das werden sie nicht haben, wenn Signatur-Elemente zwischen den Remove Text-Tags (RT-Tags) stehen.

    CodeTwo Email Signatures for Office 365 kann automatisch Leerzeichen aus der Signatur entfernen, wenn keine spezifischen Daten im Active Directory für ein ausgewähltes Attribut gefunden wurden. Zum Beispiel, wenn es die folgende Zeile in der Signatur gibt: "Mobile: {mobile Platzhalter, der Daten aus Active Directory zieht" und bei einigen Benutzern dieses AD-Feld leer ist, wird die ganze Zeile "Mobile: {mobile}“ aus der Signatur entfernt. Um diese Funktion zu verwenden, müssen Sie alle Signatur-Elemente zwischen Remove Text-Tags {RT}{/RT} platzieren.

    In den folgenden Beispielen erfahren Sie, wie Sie RT-Tags in einer Signatur richtig verwenden:

    Regards,
    {First name} {Last name}
    {Company} {Department}
    Phone: {Phone}
    {RT} Mobile: {Mobile}
    {/RT} Email: {Email}

    Und wie Sie die RT-Tags NICHT verwenden sollen (die Linie selbst wird entfernt, aber die Leerzeile bleibt):

    Regards,
    {First name} {Last name}
    {Company} {Department}
    Phone: {Phone}
    {RT} Mobile: [Mobile]{/RT}
    Email: {Email}

  6. Ich möchte Benutzerfotos in E-Mail-Signaturen einfügen - ist das möglich?

    Ja. Mit CodeTwo Email Signatures for Office 365 können Benutzerfotos direkt in Ihre E-Mail-Signaturen eingefügt werden.

    Um dies zu erreichen, müssen Sie zuerst die Benutzerfotos in Office 365 hochladen und dann den Platzhalter {Photo} in Ihre Signaturvorlage einfügen. Der Platzhalter wird automatisch durch ein entsprechendes Benutzerfoto ersetzt.

    Um die Benutzerfotos einfach und schnell auf Office 365 hochzuladen, verwenden Sie unsere Freeware CodeTwo User Photos for Office 365.

  7. Ich möchte, dass unsere Marketingabteilung die Signaturen verwalten/ändern kann, aber keinen Zugang zu anderen Einstellungen hat - ist das möglich?

    Ja, das ist möglich.

    Signaturen können von jedem Office 365-Benutzer mit Zugriffsrechten auf die Manage Signatures App verwaltet werden.

    Erfahren sie mehr über die Verwaltung von Zugriffsrechten in CodeTwo Email Signatures for Office 365

  8. Können Endnutzer die eingefügte Signatur sehen?

    Ja. Nachdem Sie die Sent Items Update Funktion aktiviert haben, zeigt CodeTwo Email Signatures for Office 365 die eingefügten Signaturen im Gesendete Elemente Ordner von Nutzern auf allen Geräten und E-Mail-Clients an.

    Erfahren Sie mehr über das Gesendete Elemente Update...

  9. Können Benutzer auswählen, welche Signatur hinzugefügt werden soll?

    Ja. Dies ist möglich, wenn eine Bedingung der Regel auf einer Keyword-Phrase basiert. Wenn sie in der E-Mail oder Betreff gefunden wird, wird eine Regel auslöst, die eine Signatur in eine E-Mail einfügt. Keywords können in der Admin-Konsole auf der Registerkarte Keywords festgelegt werden.

    Wenn Sie z. B. eine Regel konfigurieren, in der eine Bedingung auf das folgende Schlüsselwort gesetzt ist: "my_sig", wird CodeTwo Email Signatures for Office 365diese in der E-Mail oder Betreff suchen und die Signatur einfügen. Die Signatur wird nur angewendet, wenn ein Benutzer die "my_sig" -Phrase in seiner E-Mail setzt. Phrasen können auch verwendet werden, um Signaturen zu unterdrücken.

  10. Kann ich Signaturen beim Verfassen einer E-Mail sehen?

    Ja. Das ist möglich. Nach der Installation von CodeTwo Email Signatures for Office 365 Add-in, zeigt es Signaturen in Echtzeit beim Verfassen einer E-Mail an, sowohl in Microsoft Outlook als auch im Outlook for Mac oder Outlook on the web (OWA).

    Das Add-in wird per Office 365 User (nicht per Maschine) installiert, somit ist keine COM/EXE Datei erforderlich. Die Technologie ist agentfrei.

    Erfahren Sie mehr von Installation eines Signaturen Vorschau Add-ins.

  11. Kann die Anwendung automatisch bestimmte Regeln ein- und ausschalten?

    Ja, das kann sie. Dies ist dank der Scheduler-Funktion möglich, mit der Sie verschiedene Aktivitätszeiten für jede Regel individuell festlegen können. Infolgedessen weiß das Programm, wann alle Regeln, die die Scheduler-Option aktiviert haben, ausgeführt werden sollen.

    Erfahren Sie mehr über diese Funktion.

  12. Funktioniert die Signatur auch für E-Mails, die von Mobilgeräten gesendet werden?

    Ja.

    CodeTwo Email Signatures for Office 365 stempelt die Signatur ein, wenn die E-Mail durch Microsofts Datenzentren fließt. Es spielt keine Rolle, welche Clients oder Geräte verwendet werden.

    Mehr erfahren Sie hier: CodeTwo Email Signatures for Office 365 - Übersicht

Technische Fragen

  1. Wie funktioniert CodeTwo Email Signatures for Office 365?

    CodeTwo Email Signatures for Office 365 arbeitet regelbasiert. Innerhalb jeder Regel wird der Absenderkreis, die Empfänger und das Design der anzuhängenden Signatur definiert.

    Im Fall, dass eine E-Mail die Regelkonditionen erfüllt, fügt CodeTwo Email Signatures for Office 365 eine entsprechende Signatur an. So sieht der Verarbeitungsweg aus:

    Wie funktioniert das Programm

    CodeTwo Email Signatures for Office 365 verwendet Microsoft Azure, eine Cloud-Computing-Plattform von Microsoft. Azure wird in den gleichen Datenzentren gehostet wie die Office 365-Tenants.

    Mehr erfahren Sie hier: CodeTwo Email Signatures for Office 365 - Übersicht

  2. Wie sind die Systemanforderungen?

    Um unterstütze Plattformen und System Anforderungen zu überprüfen, gehen Sie bitte zur folgenden Seite von Benutzerhandbuch: CodeTwo Email Signatures for Office 365 - Systemanforderungen.

  3. Muss das Programm lokal installiert werden?

    CodeTwo Email Signatures for Office 365 ist eine Cloud-basierte Anwendung, was bedeutet, dass die Dienste, die E-Mails verarbeiten und Signaturen hinzufügen nur in Microsoft Azure laufen.
    Die Verwaltung findet nur in der Cloud statt, nachdem Sie sich in CodeTwo Admin Panel einloggen.

    Um die Signaturen zu erstellen und verwalten müssen Sie die Adminconsole lokal installieren (ClickOnce-Anwendung). Dadurch können Sie die Unterschriften und Regeln verwalten.

    Mehr erfahren Sie hier: CodeTwo Email Signatures for Office 365 - Installation

  4. Kann ich den Integritätszustand Ihrer Dienste prüfen?

    Ja, unsere Dienste werden rund um die Uhr überwacht und Sie können deren aktuellen Status auf der dedizierten Status-Seite einsehen. Dort können Sie überprüfen, ob bei Diensten an Ihrer Geolokation Probleme auftreten und wie wir sie beheben. Sie können auch E-Mails, RSS-Feeds oder Textnachrichten abonnieren, die an Sie geschickt werden, sobald Probleme auftreten.

  5. Wie melde ich mich zum CodeTwo Admin Panel an, um das Programm zu verwalten?

    Es gibt zwei Möglichkeiten:
    - Sie können ein Konto im CodeTwo Admin Panel erstellen und sich dann auf dieses Konto anmelden;
    - Sie können das Microsoft Konto (geschäftlich, persönlich, Schulkonto) verwenden und sich unter diesem Konto anmelden.

    Erfahren Sie mehr über das Einloggen zum CodeTwo Admin Panel von CodeTwo Email Signatures for Office 365.

  6. Sind meine E-Mails irgendwo gespeichert, nachdem sie vom Programm verarbeitet wurden?

    Nein, das sind sie nicht. Wir speichern (oder lesen) Ihre E-Mails nicht - sie gehen nur über unsere Dienste durch, um E-Mail-Signaturen zu erhalten.

  7. Ich habe gerade Benutzer in eine Verteilergruppe hinzugefügt, aber sie bekommen keine Signatur. Wie kann man es reparieren?

    Es kann von wenigen Minuten bis zu einigen Stunden unter Office 365 dauern, um Änderungen an der Verteilergruppenmitgliedschaft anzuwenden. Das bedeutet, dass wenn Sie Signaturen Mitgliedern einer Verteilergruppe hinzufügen, möglicherweise erhalten sie ihre Signaturen nicht sofort. Sobald die Änderungen in Ihrem Tenant propagiert werden, erhalten neue Benutzer ihre Signaturen. Erfahren Sie mehr in unserer Wissensbank.

  8. Beeinflusst die Sent Items Update die Leistung meines Office 365 Tenant in irgendeiner Weise?

    Nein überhaupt nicht. Sent Items Update ist ein Service, der von CodeTwo auf Azure Server gehostet wird (genau wie CodeTwo Email Azure Service) und es ist völlig unabhängig von Ihrem Mailfluss und der Funktionsweise Ihres Office 365 Tenants - es ist eine parallele Pipeline, die keinen Einfluss auf Ihre E-Mail-Verarbeitung und E-Mail-Lieferzeit hat. Darüber hinaus erfordert das Sent Items Update keine Dienstkonten, da der gesamte Authentifizierungs- und Autorisierungsprozess OAuth 2.0 verwendet. Zusammenfassend lässt sich feststellen - wenn es einen Overhead gibt, der durch die Sent Items Update Funktion entstanden ist, ist es ein Job für unsere Server, nicht Ihre.

  9. Funktioniert CodeTwo Email Signatures for Office 365 auf Mac OS?

    Ja, aber nur ein Teil der Funktionen ist dabei verfügbar. Wenn Sie einen der unterstützten Internetbrowser verwenden, können Sie unter Anwendung des Userpanels von Ihrem Office 365 einen Tenant registrieren, oder eine Subskription erwerben (vollständige Liste der Funktionen des Userpanels ist im Benutzerhandbuch im Kapitel Program´s components verfügbar). Im Mac System ist es nicht möglich E-Mail Unterschriften zu verwalten sowie den eingebauten Signature Template Editor in Anspruch zu nehmen. Die Programmkonsole, die diese Funktionen bedient, erfordert einen Windows Betriebssystem.

  10. Während der Tenantregistrierung bekomme ich eine Nachricht ‘Provisioning in progress’. Was heißt das?

    Dies ist ein normales Verhalten und ist Teil des Konfigurationsprozesses. Der Provisioning-Prozess dauert in der Regel von 3 bis 15 Minuten. Während dieser Zeit wird für Ihren Tenant ein individuelles TLS-Zertifikat generiert. Es ist ein notwendiger Schritt (von Microsoft verlangt), der einen sicheren E-Mail-Fluss sicherstellt. Während diesem Vorgang sind einige Aktionen auf der Registerkarte Manage tenant nicht verfügbar.

    Sie können Ihre Admin Console verwenden, um Regeln zu erstellen und E-Mail-Signaturen zu erstellen, aber der Konfigurationsprozess muss beendet werden, bevor diese Änderungen angewendet werden. Erfahren Sie mehr über die ersten Konfigurationsschritte.

  11. Kann ich die Geolokation von einem Tenant ändern?

    Ja, das können Sie.

    CodeTwo Email Azure Service funktioniert in acht Geolokationen: Nord Europa, West Europa, Nord Zentral US, West US, UK Süd, Germany West Central, Australien Ost oder Kanada Ost. Wenn Sie die Service-Geolokation ändern möchten, kontaktieren Sie uns.

    Weitere Details finden Sie in diesem KB-Artikel.

  12. Unterstützt das Programm die Multi-Faktor-Authentifizierung?

    Ja, es gibt aber einige Ausnahmen:

    • Beim Einrichten der Konnektoren müssen Sie das App-Passwort anstelle des Office 365-Kontopassworts verwenden.
    • Die App für die Synchronisierung benutzerdefinierter Attribute unterstützt derzeit keine MFA. Erfahren Sie mehr…

  13. Werden meine Daten innerhalb Deutschlands verarbeitet?

    Ja. CodeTwo Email Signatures for Office 365 verfügt über die Geolokation Germany West Central, die sich im Azure-Rechenzentrum in Frankfurt befindet. Wenn Sie diese Geolokation auswählen, haben Sie die Garantie, dass Ihre Daten ausschließlich innerhalb der Grenzen Deutschlands verarbeitet werden.

  14. Wird TLS 1.2 von CodeTwo Email Signatures for Office 365 unterstützt?

    Ja, Transport Layer Security (TLS) 1.2 wird vollständig unterstützt.​

  15. Kann ich verschlüsselten Nachrichten E-Mail-Signaturen hinzufügen?

    Ja, CodeTwo Email Signatures for Office 365 unterstützt das Hinzufügen von Signaturen zu digital signierten und verschlüsselten Nachrichten (einschließlich Nachrichten mit Vertraulichkeitsbezeichnungen). Clientseitige Signaturen werden direkt in einer Outlook-Desktop-App hinzugefügt, während Sie eine E-Mail schreiben. Dies bedeutet, dass nach dem E-Mail-Versand die Signatur zusammen mit der gesamten Nachricht verschlüsselt wird. Bei serverseitigen Signaturen muss die Verschlüsselung auch serverseitig mithilfe von Nachrichtenflussregeln durchgeführt werden. Dies erfolgt nachdem E-Mails über den CodeTwo Email Azure Service weitergeleitet werden, wo sie Signaturen erhalten.   

  16. Werden E-Mails immer über CodeTwo-Dienste weitergeleitet?

    Nein, es hängt von dem Modus ab, in dem die Software arbeitet. Im clientseitigen Modus werden Signaturen direkt in Outlook hinzugefügt, sodass kein zusätzliches Routing über CodeTwo-Dienste erfolgt. Wenn Sie serverseitige Signaturen verwenden möchten (im serverseitigen oder Combo-Modus), müssen Ihre E-Mails über den CodeTwo Email Azure Service weitergeleitet werden, um Signaturen zu erhalten. Da sich der Dienst in Microsoft Azure befindet, verlassen Ihre E-Mails dabei niemals die Rechenzentren von Microsoft. Unabhängig davon, welchen Signatur-Modus Sie verwenden, werden Ihre E-Mails weder irgendwo gespeichert noch von jemandem bei CodeTwo gelesen. Erfahren Sie mehr über die Sicherheit unserer Software.

Signatur-Modi

  1. Hat sich nach der Einführung der Signatur-Modi etwas an meinen vorhandenen Signaturregeln oder anderen Einstellungen geändert?

    Nein, alle Ihre Signaturregeln und -einstellungen bleiben erhalten. Vor dem Update unterstützte CodeTwo Email Signatures for Office 365 nur serverseitige Signaturen. Nach dem Update ist der serverseitige Modus weiterhin der standardmäßige Signatur-Modus, in dem das Programm arbeitet. Wenn Sie also die Software schon vor dem Update verwendet haben, werden beim Öffnen der Manage Signatures App alle Ihre Signaturregeln in der Gruppe Server-side signatures angezeigt.

  2. Wo kann ich den Signatur-Modus ändern?

    Melden Sie sich im CodeTwo Admin Panel an und rufen Sie die Seite Manage tenants auf, indem Sie neben dem Namen Ihres Tenants auf das Manage tenant icon Symbol klicken. Dann gehen Sie im Navigationsmenü links auf Signature modes. Wenn Sie einen anderen Signatur-Modus ausgewählt haben, klicken Sie auf Apply, um die Änderung zu bestätigen. Weitere Anweisungen werden auf dem Bildschirm angezeigt.

  3. Wie klone ich eine serverseitige Signaturregel auf eine clientseitige?

    Das Klonen von Signaturen ist nur innerhalb derselben Signaturregelgruppe möglich, da für beide Arten von Signaturregeln unterschiedliche Bedingungen und Ausnahmen verfügbar sind. So zum Beispiel definieren Sie keine Empfänger (Recipients) oder Keywords für clientseitige Signaturregeln. Wenn Ihre Regeln nur auf Absendern (Senders) basieren, müssen Sie beim Erstellen eines anderen Regeltyps lediglich denselben Absenderbereich auswählen. Es ist jedoch möglich, eine Signaturvorlage, die für einen Typ von Signaturregel definiert ist, in einem anderen Typ zu verwenden (z. B. eine serverseitige Signaturvorlage kann in einer clientseitigen Signaturregel verwendet werden). Lesen Sie diesen KB-Artikel, um herauszufinden, wie das geht.

  4. Gibt es für jeden Signatur-Modus ein separates Lizenzierungsmodel? Brauche ich unterschiedliche Lizenzen, um serverseitige und clientseitige Signaturen zu verwenden?

    Nein, in CodeTwo Email Signatures for Office 365 ist nur ein Lizenzierungsmodell verfügbar (lesen Sie den obigen Eintrag, um zu erfahren, wie das Programm die Lizenzen Benutzern und freigegebenen Postfächern zuweist). Ein Office 365-Benutzer / freigegebenes Postfach verbraucht nur eine Lizenz, unabhängig davon, welchen Signatur-Modus Sie verwenden und wie viele Signaturen (serverseitige oder clientseitige) sie erhalten.

  5. Kann ich das CodeTwo Signatures Add-in for Outlook zentral für alle Benutzer bereitstellen?

    Nein, das Add-In muss heruntergeladen (über diesen Link) und von jedem Outlook-Benutzer einzeln installiert werden. Es ist jedoch eine ClickOnce-Anwendung, die sehr einfach bereitzustellen ist und nur minimalen Aufwand von Benutzern erfordert (es sind keine Administratorrechte erforderlich).

  6. Welche Outlook-Versionen unterstützen clientseitige Signaturen?

    Um clientseitige Signaturen verwenden zu können, müssen Benutzer das CodeTwo Signatures Add-in for Outlook installieren. Das Add-In funktioniert nur mit Outlook-Desktop-Apps für Windows (Outlook 2013 und höher).

  7. Warum brauche ich clientseitige Signaturen? Wie unterscheiden sie sich von serverseitigen Signaturen?

    Serverseitige Signaturen werden in der Cloud hinzugefügt, nachdem ein Benutzer eine E-Mail gesendet hat. Benutzer haben nur sehr begrenzte Möglichkeiten auszuwählen, welche Signatur zu ihrer Nachricht hinzugefügt wird, da E-Mail-Signaturen zentral von einem Administrator oder anderen delegierten Personen verwaltet werden. Clientseitige Signaturen werden direkt in einer Outlook-Desktop-App hinzugefügt, wenn Benutzer ihre E-Mails schreiben. Dieser Ansatz bietet gegenüber serverseitigen Signaturen mehrere Vorteile:

    • Sie definieren für jeden Benutzer so viele E-Mail-Signaturen, wie Sie möchten, und der Benutzer entscheidet selbst vor dem E-Mail-Versand, welche Signatur er verwenden will;
    • Signaturen können zu verschlüsselten Nachrichten hinzugefügt werden;
    • Benutzer können E-Mails mit Signaturen versehen, die von E-Mail-Aliasnamen gesendet werden, sowie solche, die gesendet als / im Auftrag von freigegebenen Postfächern und Office 365-Gruppen sind.

    Klicken Sie hier, um mehr über verschiedene Signatur-Modi zu erfahren.

  8. Was passiert, wenn derselbe Benutzer sowohl in einer serverseitigen als auch in einer clientseitigen Signaturregel im Combo-Modus definiert ist? Erhält er zwei Signatur in einer E-Mail?

    In diesem Szenario werden clientseitige Signaturen nur zu E-Mails hinzugefügt, die von der Outlook-Desktop-App gesendet werden, während serverseitige zu Nachrichten, die von einem anderen E-Mail-Client gesendet werden. Um auf clientseitige Signaturen zugreifen zu können, muss ein Benutzer das CodeTwo Signatures Add-in for Outlook installieren und sich anmelden. Wenn sich ein Benutzer von dem Add-In abmeldet, werden seine E-Mails über CodeTwo-Dienste weitergeleitet und mit serverseitigen Signaturen versehen, selbst wenn diese E-Mails von Outlook gesendet werden.

    Eine einzige Möglichkeit, zwei E-Mail-Signaturen abzurufen, besteht dann, wenn ein Benutzer nicht beim Add-In angemeldet ist und beim Nachrichtenverfassen in Outlook eine clientseitige Signatur in seine E-Mail einfügt.

  9. Wie oft wird das CodeTwo Signatures Add-in for Outlook mit CodeTwo-Diensten synchronisiert?

    Das Add-In wird alle paar Minuten mit CodeTwo-Diensten synchronisiert. Benutzer können die Synchronisierung jedoch jederzeit im Add-In erzwingen. Während der Synchronisierung aktualisiert unser Dienst Client-Signaturen mit Änderungen vorgenommen an clientseitigen Signaturregeln in der Manage Signatures App. Und wenn die Option zum Entfernen aller benutzerdefinierten Signaturen in Outlook (Remove all user-defined signatures in Outlook) aktiviert ist, werden alle an CodeTwo-Signaturvorlagen in Outlook vorgenommenen Änderungen gelöscht.

  10. Können alle E-Mail-Typen clientseitige Signaturen erhalten? Was mit Nachrichtenanfragen oder Termine?

    Clientseitige Signaturen funktionieren genauso wie systemeigene Outlook-Signaturen. Dies bedeutet, dass Benutzer beim Erstellen einer neuen Besprechung oder eines neuen Termins eine CodeTwo-Signatur einfügen können, indem sie diese aus dem Signatur-Dropdown-Menü in Outlook auswählen, das auf der Nachricht-Registerkarte verfügbar ist.

  11. Kann ich clientseitige Signaturen für bestimmte Benutzer deaktivieren?

    Ja. Damit ein Benutzer auf CodeTwo-Signaturen in Outlook zugreifen kann, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein:

    • Ein Benutzer muss in die clientseitige Signaturregel aufgenommen werden (jedoch nicht als Ausnahme).
    • Ein Benutzer muss das CodeTwo Signatures Add-in for Outlook installieren.

    Der einfachste Weg, clientseitige Signaturen für einen Benutzer zu deaktivieren, besteht darin, ihn nicht in eine clientseitige Signaturregel aufzunehmen oder von allen Regeln auszuschließen.

  12. Erhöhen clientseitige Signaturen die Größe einer Nachricht?

    Ja, genau wie bei normalen Outlook-Signaturen.

  13. Werden clientseitige Signaturen zu Nachrichten hinzugefügt, die von einer Alias-Adresse gesendet werden?

    Ja. Eine clientseitige Signatur wird einer E-Mail beim Nachrichtenverfassen in Outlook hinzugefügt. Dies bedeutet, dass CodeTwo-Signaturen in Nachrichten eingefügt werden können, die aus jedem E-Mail-Konto gesendet werden, das zu Outlook hinzugefügt ist. Beachten Sie dabei, dass clientseitige E-Mail-Signaturen die Kontaktdaten eines Benutzers enthalten, der beim CodeTwo Signatures Add-in for Outlook angemeldet ist.

  14. Können Benutzer clientseitige Signaturen selbst ändern?

    Ja und nein. Clientseitige Signaturen werden dem E-Mail-Inhalt hinzugefügt, wenn Benutzer ihre E-Mails in Outlook schreiben. So kann ein Benutzer die Signatur ändern oder sogar vollständig entfernen, bevor die Nachricht gesendet wird. Wenn ein Benutzer seine Änderungen an Outlook-Signaturvorlagen speichert, werden diese bei der nächsten Synchronisierung des Add-Ins dennoch überschrieben (dies geschieht alle paar Minuten).

    Wenn ein Benutzer den Namen der Signaturvorlage ändert oder sie unter einem anderen Namen speichert, können solche Vorlagen mithilfe der Option zum Entfernen aller benutzerdefinierten Signaturen in Outlook (Remove all user-defined signatures in Outlook) über die Manage Signatures App global in allen Outlook-Instanzen gelöscht werden (diese Option finden Sie auf der Registerkarte Options beim Konfigurieren einer clientseitigen Signaturregel).

  15. Können Benutzer serverseitige Signaturen ändern?

    Nein, es sei denn, diese Benutzer verfügen über entsprechende Zugriffsberechtigungen auf die Manage Signatures App und können Signaturen in Ihrer gesamten Organisation verwalten.

  16. Was passiert mit meinen Signaturregeln, wenn ich den Signaturmodus von serverseitig auf Combo ändere? Werden sie weiter funktionieren?

    Ja, das Ändern des Signatur-Modus von serverseitigen zu Combo hat keine unmittelbaren Auswirkungen auf E-Mail-Signaturen in Ihrer Organisation. Sie werden weiterhin gemäß den konfigurierten serverseitigen Signaturregeln hinzugefügt. Sie können clientseitige Signaturen schrittweise implementieren, indem Sie:

    • Clientseitige Signaturregeln in der Manage Signatures App erstellen und aktivieren;
    • die Benutzer dazu auffordern, das CodeTwo Signatures Add-in for Outlook mit ihren Office 365-Arbeitskonten zu installieren und sich anzumelden.

    Wichtiger Hinweis: Führen Sie diese Schritte nicht in umgekehrter Reihenfolge aus. Andernfalls erhalten Benutzer nach dem Anmelden bei dem Add-In in ihren Outlook-Desktop-Apps keine serverseitigen Signaturen mehr. Wenn Sie also noch keine clientseitigen Signaturen konfiguriert haben, erhalten Benutzer überhaupt keine Signaturen.

  17. Können Benutzer beim Senden von E-Mails aus Outlook serverseitige Signaturen erhalten, wenn CodeTwo Email Signatures for Office 365 im Combo-Modus arbeitet?

    Ja, sie müssen jedoch nicht beim CodeTwo Signatures Add-in for Outlook angemeldet sein. Stellen Sie aber vor dem Abmelden sicher, dass Sie entweder die Regeln deaktivieren, die die clientseitigen Signaturen hinzufügen, oder die Optionen deaktivieren, die die clientseitigen Signaturen als Standardwerte für neue Nachrichten oder Antworten / Weiterleitungen festlegen (Sie können dies auf der Registerkarte Options in einer clientseitigen Signaturregel in der Manage Signatures App tun). Andernfalls werden clientseitige Signaturen weiterhin automatisch zu E-Mails hinzugefügt, während Benutzer sie in Outlook erstellen. Sofern die Benutzer diese Signaturen nicht manuell entfernen, erhalten Empfänger möglicherweise E-Mails mit zwei E-Mail-Signaturen.

  18. Was passiert, wenn ich das CodeTwo Signatures Add-in for Outlook schließe? Funktionieren clientseitige Signaturen trotzdem?

    Ja, der Bereich wird nur verwendet, um sich beim Add-In anzumelden, Vorschau der clientseitigen Signaturen anzuzeigen und andere Aktionen im Zusammenhang mit CodeTwo-Diensten auszuführen. Nachdem sich ein Benutzer angemeldet hat, kann der Bereich geschlossen werden. Clientseitige Signaturen werden weiterhin mit CodeTwo-Diensten synchronisiert. Der Bereich kann über eine dedizierte Schaltfläche mit dem C2-Logo auf der Start-Registerkarte von Outlook ein- und ausgeschaltet werden.

  19. Kann ich gleichzeitig das Outlook-Add-In für die Vorschau der serverseitigen Signaturen und das neue Add-In für direkte Signaturvorschau in Outlook verwenden? Welche Signaturen werden in diesen Add-Ins angezeigt?

    Ja, das können Sie. Beide Add-Ins können gleichzeitig in einer Outlook-Desktop-App installiert und verwendet werden. Die angezeigten Signaturen können sich jedoch je nach dem Add-In unterscheiden, da jedes Add-In für die Verwendung mit einem anderen Signaturtyp ausgelegt ist. Das CodeTwo Signatures Add-in for Outlook zeigt clientseitige Signaturen an, die hinzugefügt werden (oder aus der Signatur-Menü in Outlook ausgewählt werden), während ein Benutzer seine E-Mail schreibt. Das CodeTwo Email Signatures for Office 365 Add-in zeigt eine Vorschau der serverseitigen Signatur an, die nach dem E-Mail-Versand von anderen E-Mail-Clients als Ihrer aktuellen Outlook-Desktop-App (z. B. Mobilgeräten) auf der Serverseite hinzugefügt wird.

    Beachten Sie, dass keine Vorschau in den Add-Ins angezeigt wird, wenn für den bestimmten Outlook-Benutzer keine Signaturregeln festgelegt sind. Außerdem, wenn sich ein Benutzer vom CodeTwo Signatures Add-in for Outlook abmeldet, funktionieren clientseitige Signaturen nicht mehr. Stattdessen werden serverseitige Signaturen zu Nachrichten hinzugefügt, die diese Person aus Outlook (und aus allen anderen E-Mail-Clients) sendet.

    Lesen Sie auch: Was passiert, wenn derselbe Benutzer sowohl in einer serverseitigen als auch in einer clientseitigen Signaturregel im Combo-Modus definiert ist? Erhält er zwei Signatur in einer E-Mail?