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Die weltweit #1 E-Mail-Signatursoftware für Microsoft 365

CodeTwo
Email Signatures 365

Kostenlose Trial-Version

(14 Tage ohne Kreditkartenangabe)

CodeTwo Email Signatures for Office 365

Frequently Asked Questions - CodeTwo Email Signatures 365

Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen zu CodeTwo Email Signatures 365:

Einkauf und Bereitstellung

  1. Wozu braucht man CodeTwo Email Signatures 365?

    Sehen Sie sich dieses kurze Video an, um die wichtigsten Vorteile der Verwendung unseres Signaturmanagers in Ihrer Organisation zu sehen:

    In puncto zentrale E-Mail-Signatur-Verwaltung bietet Microsoft 365 (Office 365) nur begrenzte Möglichkeiten. Mit CodeTwo Email Signatures 365 können alle Einschränkungen von Microsoft 365 überwunden werden. Die Anwendung bietet folgende Vorteile:

    • E-Mail-Signatur unterhalb von Antworten und Weiterleitungen (anstatt erst am Ende des Konversations-Threads).
    • Eingebettete Grafiken in E-Mails, einschließlich Fotos von Microsoft 365-Benutzern (anstatt nur im Web gehostete Grafiken zu verwenden).
    • Grafischer Signature Template Editor (anstatt nacktem HTML).
    • Automatische Ausblendung von Platzhaltern bei fehlenden Active Directory-Attributen (anstatt leerer Stellen in der Signatur).
    • Organisationsweite E-Mail-Signaturen, die für Benutzer direkt in Outlook zugreifbar sind.
    • Zentrale Erstellung und Verwaltung automatischer Antworten in Ihrer Organisation und Erweiterung dieser mit Links, Grafiken und personalisierten E-Mail-Signaturen.
    • und mehr...

    Vergleich zwischen unserem Signaturmanager und Microsoft 365-Bordmitteln ansehen

  2. Wie ist das Lizensierungsmodell?

    CodeTwo Email Signatures 365 wird als eine monatliche oder jährliche Subskription angeboten. Mit der jährlichen Subskription können Sie etwa 10% pro Jahr sparen, wenn Sie jedoch eine kurzfristige Verpflichtung bevorzugen, ist der monatliche Plan perfekt für Sie. Hier gibt es keine Haken – wenn Sie sich entscheiden, Ihre Subskription zu einem gewissen Zeitpunkt zu kündigen, läuft sie am Ende Ihres aktuellen Abrechnungszeitraums (Datum der nächsten monatlichen/jährlichen Lizenzerneuerung) ab.

    Gehen Sie auf:

  3. Ist CodeTwo Email Signatures 365 DSGVO-, CCPA- und HIPAA-konform?

    Ja, sowohl die Software als auch unser Unternehmen sind vollständig konform mit der Datenschutz-Grundverordnung, dem California Consumer Privacy Act (und anderen geltenden Datenschutzgesetzen der US-Bundesstaaten) und dem Health Insurance Portability and Accountability Act.

    Wir ergreifen zusätzliche Maßnahmen, um die Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten unserer Kunden zu gewährleisten. Unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Vertrieb und Dienstleistungen geben genau an, wie wir personenbezogene Daten schützen. Es ist gesetzlich vorgeschrieben, dass alle Unternehmen, die CodeTwo Email Signatures 365 verwenden, diese Bedingungen akzeptieren und eine Datenverarbeitungsvereinbarung (Data Processing Agreement, DPA) mit uns eingehen.

    Detaillierte Informationen dazu, wie wir mit den persönlichen Daten unserer Kunden umgehen, finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

    Wenn Sie weitere Fragen bezüglich der DSGVO-, CCPA- und HIPAA-Konformität von CodeTwo oder der Datenverarbeitungsvereinbarung haben, wenden Sie sich unter Verwendung dieses Formulars an unseren Data Protection Officer.

  4. Bieten Sie Support in deutscher Sprache an?

    Ja, unsere deutschsprachigen Techniker stehen zu Ihrer Verfügung werktags von 08:00 bis 18:00 Uhr. Außer dieser Zeiten ist unser englischer Support für Sie 24/5 da.

  5. Kann ich den CodeTwo-Dienst nur für eine begrenzte Gruppe von Benutzern bereitstellen?

    Wenn Sie Ihren Microsoft 365-Tenant bei CodeTwo Email Signatures 365 registrieren (siehe Schritt-für-Schritt-Anweisungen), gehen Sie zum Schritt Scope & region, um die Anzahl der Benutzer zu begrenzen, die von dem Dienst profitieren (E-Mail-Signaturen, automatische Antworten usw. erhalten) können und deren Daten (wie die in E-Mail-Signaturen verwendeten Entra ID-Benutzerattribute) im CodeTwo-Cache gespeichert werden. Beachten Sie außerdem, dass nur diese Benutzer Lizenzen verbrauchen werden. Weitere Informationen dazu, wie CodeTwo Email Signatures 365 Lizenzen zählt und wie Sie den Umfang lizenzierter Benutzer im Programm einschränken können, finden Sie auf der Preisseite.

    Die Beschränkung des Umfangs lizenzierter Benutzer kann sehr nützlich sein, wenn Sie CodeTwo in einer großen Organisation testen. Sie können beispielsweise interne Tests an einer ausgewählten Pilotgruppe von Benutzern durchführen, und die übrigen Benutzer Ihres Microsoft 365-Tenants werden in keiner Weise in unseren Dienst integriert (bis Sie sich dazu entschließen).

  6. Einige Lizenzen wurden falschen Benutzern zugewiesen. Was kann ich machen?

    Sie können die Lizenzanzahl jederzeit im CodeTwo Admin Panel zurücksetzen (jedoch nicht öfter als einmal alle 24 Stunden). Wählen Sie dazu Ihren Tenant auf der Seite Tenants aus, klicken Sie im linken Menü auf Licenses, gehen Sie zum Tab Signature licenses und klicken Sie auf Reset license count.

    Erfahren Sie mehr über die Verwaltung und Neuzuweisung von Lizenzen in unserem Handbuch

  7. Was passiert, wenn meine Lizenzen zu Ende gehen?

    Wenn Sie das Lizenzlimit überschreiten, erhalten einige Ihrer Benutzer keine Signaturen mehr in deren E-Mails. Bei Bedarf kaufen Sie zusätzliche Lizenzen für alle Benutzer, die Signaturen erhalten sollen.

  8. Kann ich Subskriptionen bearbeiten, die von anderen Administratoren des CodeTwo Admin Panels erworben wurden?

    Ja, wenn Sie Besitzer oder Administrator im Admin Panel Ihrer Organisation sind, können Sie die Subskription ändern oder zusätzliche Lizenzen für die Subskription erwerben, die von einem anderen Administrator verwaltet werden. Sie müssen dabei jedoch Ihre eigene Zahlungsmethode zuweisen (wenn Sie diese nicht haben, müssen Sie sie erstellen). Ihre Zahlungsmethode wird zur Standardmethode für diese Subskription.

    Aus Sicherheitsgründen können Sie die Zahlungsmethoden einer anderen Person nicht nutzen oder anzeigen. Sie können jedoch dieselbe Zahlungsmethode (z. B. eine Kreditkarte) verwenden, die bereits von einem anderen Administrator verwendet wurde: Sie müssen sie einfach Ihrem Konto hinzufügen.

    Mehr über das Hinzufügen einer Zahlungsmethode finden Sie im Benutzerhandbuch.

  9. Welche Einschränkungen gibt es in der Trial-Version?

    Die Testzeit ist auf 14 Tage begrenzt, kann aber über das CodeTwo Admin Panel auf insgesamt 21 Tage verlängert werden. Standardmäßig bedient die Testversion eine maximale Anzahl von bis zu 1000 Postfächern. Im Fall, dass Sie das Programm an mehr als 1000 Postfächern testen möchten, wenden Sie sich an uns.

    Während der Probezeit erhalten Sie auch den kostenlosen technischen Support unseres Kundendienstes.

  10. Wie kann ich meine Subskription kündigen?

    In diesem Artikel aus dem Benutzerhandbuch erfahren Sie, wie Sie Ihre Subskription kündigen. Die Kündigung wird am Ende des aktuellen Abrechnungszyklus wirksam - bis dahin werden Ihre Signaturen wie gewohnt hinzugefügt. Nachfolgende Kreditkartenzahlungen werden nicht verrechnet.

    Sie können Ihre Subskription jederzeit wieder fortsetzen. Wenn Sie die Subskription kündigen, werden Ihre Einstellungen für sechs Monate beibehalten.

  11. Wie kann ich die Verwendung von CodeTwo-Diensten beenden?

    Wenn Sie die Verwendung von CodeTwo-Diensten vollständig beenden möchten, können Sie Ihren Tenant einfach über CodeTwo Email Signatures 365 Admin Panel abmelden. Nachfolgende Kreditkartenzahlungen werden nicht verrechnet. Wenn Sie Ihren Tenant abmelden, wird die Subskription automatisch gekündigt und es werden keine Signaturen hinzugefügt. Ihre Einstellungen werden dauerhaft entfernt.

    Es besteht keine Notwendigkeit, Ihr Benutzerkonto zu entfernen. Aber wenn Sie dies tun möchten, verwenden Sie bitte die E-Mail-Adresse, die mit Ihrem CodeTwo Email Signatures 365 Benutzerkonto verknüpft ist, um ein Ticket bei Customer Service einzureichen und eine Anfrage zu stellen.

  12. Kann ich die Subskription kaufen, wenn ich aus der EU stamme und keine EU-Umsatzsteuer-ID habe?

    Ja, das können Sie. Sehen Sie sich die Lösung in der Antwort zu der Frage Kann ich die Subskription kaufen, wenn ich keine Firmenkreditkarte habe? an. Das Verfahren ist genau das gleiche.

  13. Kann ich die Subskription kaufen, wenn ich keine Firmenkreditkarte habe?

    Sicher. Wenden Sie sich einfach an das Customer Success Team von CodeTwo, um einen Produktlizenzschlüssel zu kaufen, und aktivieren Sie dann Ihre Subskription im CodeTwo Admin Panel, indem Sie diesen Schritten folgen.

    Alternativ können Sie den Schlüssel über einen Reseller von CodeTwo erwerben. Sie müssen nur Ihren Microsoft 365-Tenant im CodeTwo Admin Panel registrieren.

  14. Wie kann ich den CodeTwo-Dienst in meiner Organisation bereitstellen?

    Um CodeTwo-Signaturen bereitzustellen, müssen Sie ein globaler Administrator sein und einem einfachen Assistenten folgen. Sehen Sie alles in unserem Video:

  15. Muss ich für zusätzliche Funktionen wie Ein-Klick-Umfragen, Benutzerinformationseditor und Autoresponder extra bezahlen?

    Nein, alle Features von CodeTwo Email Signatures 365 sind als Teil Ihrer bestehenden Subskription verfügbar. Es gibt keine versteckten oder zusätzlichen Gebühren und keine separaten Preispläne mit unterschiedlichen Funktionen.

    Um einige zusätzliche Funktionen nutzen zu können, müssen Sie diese zunächst im CodeTwo Admin Panel aktivieren. Nachfolgend finden sie entsprechende Anweisungen:

  16. Muss ich für den technischen Support zusätzlich bezahlen?

    Nein, der technische Support ist im Subskriptionspreis inbegriffen.

    Beachten Sie außerdem, dass alle unsere Subskribenten das gleiche Maß an Support genießen. Das bedeutet, dass wir Ihnen unabhängig von der Anzahl Ihrer Lizenzen oder dem ausgewählten Subskriptionsplan die folgenden Vorteile bieten:

    • 24/5-Support per E-Mail oder Telefon durch unser preisgekröntes Team von Spezialisten, die unsere Produkte in- und auswendig kennen,
    • 24-Stunden-Reaktionszeit-Garantie – wir bieten Support direkt von unserem Hauptsitz aus (wir lagern den Kundensupport nicht an Dritte aus),
    • Vollen Zugriff auf unsere Online-Wissensbank,
    • Unterstützung in jeder Phase der Nutzung unseres Dienstes (vom Onboarding bis zum Go-Live und darüber hinaus).

    Wir bieten umfassenden technischen Support auch während der Testphase.

Funktionalität

  1. Kann das Programm Signaturen direkt unterhalb einer Antwort / Weiterleitung einfügen?

    Ja.

    CodeTwo Email Signatures 365 basiert auf einem über mehrere Jahre entwickelten Positionierungs-Algorithmus, der übrigens auch in dem Produkt CodeTwo Exchange Rules verwendet wird.

    Aus Sicht des Programmbenutzers muss er lediglich eine gewünschte Signaturvorlage in dem integrierten Signature Template Editor entwerfen. Standardmäßig werden alle Signaturen direkt unter den neuesten Antworten / Weiterleitungen hinzugefügt.

    Mehr darüber erfahren Sie in unserem Benutzerhandbuch

  2. Kann das Programm verschiedene Signaturen für neue und nachfolgende Nachrichten hinzufügen?

    Ja, das kann es.

    Sie können das Programm so konfigurieren, dass es automatisch verschiedene Signaturen für neue und nachfolgende Nachrichten einfügt. Dadurch können Sie eine Signatur nur für neue E-Mails erstellen, z. B. mit ausführlichen Kontaktdaten, Werbebannern und Links zu Social Media. Für nachfolgende E-Mails gestalten Sie dann eine einfache Signatur nur mit Grunddaten.

    Beim Konfigurieren einer (serverseitigen) Cloud-Signaturregel, ist diese Funktionalität unter Design > Choose how you want the signature to appear in email conversations verfügbar.

    Wenn Sie eine (clientseitige) Outlook-Signaturregel konfigurieren, können Sie mit dem Programm im Schritt Logic standardmäßige Signaturvorlagen für neue Nachrichten und Antworten/Weiterleitungen festlegen.

    Mehr darüber erfahren Sie in unserem Benutzerhandbuch

  3. Kann ich verschiedene Signaturen für interne und externe Nachrichten erstellen?

    Ja. Erstellen Sie einfach zwei Regeln. Die eine für Signaturen für interne Nachrichten und die zweite für externe Nachrichten. Sie können diese Einstellungen im Schritt Recipients beim Konfigurieren Ihrer (serverseitigen) Cloud-Signaturregel festlegen.

    Mehr darüber erfahren Sie in unserem Benutzerhandbuch

  4. Kann das Programm beim Senden an verschiedene externe Domains verschiedene Signaturen einfügen?

    Ja, das kann es. Wenn Sie eine (serverseitige) Cloud-Signaturregel konfigurieren, können Sie die Empfänger, die eine bestimmte E-Mail-Signatur erhalten sollen, im Schritt Recipients definieren. Fügen Sie einzelne E-Mail-Adressen hinzu oder verwenden Sie das Sternchen (*) als Platzhalter, um ganze Domänen anzugeben (z. B. *codetwo.de oder *gmail.com).

    Mehr darüber erfahren Sie in unserem Benutzerhandbuch

  5. Wenn einige Benutzer keine Telefonnummer haben, werden sie eine Leerzeile in der Signatur haben?

    Nein, das Programm kommt mit zwei verschiedenen Lösungen zur Behebung dieses Problems.

    Ersetzen fehlender Informationen durch generische Daten mithilfe der bedingten Platzhalter

    Bedingte Platzhalter fügen unterschiedliche Informationen in E-Mail-Signaturen ein, je nachdem, ob bestimmte Regelbedingungen erfüllt werden. In diesem Fall können Sie also einen bedingten Platzhalter erstellen, der jeden leeren {Mobile}-Platzhalter durch eine bestimmte Telefonnummer ersetzt (z. B. eine generische Telefonnummer Ihres Kundendienstes).

    Erfahren Sie mehr über die bedingten Platzhalter

    Ausblenden leerer Platzhalter mit den RT-Tags

    CodeTwo Email Signatures 365 kann automatisch Leerzeilen in der Signatur ausblenden, wenn keine entsprechenden Daten im Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) für ein bestimmtes Attribut vorhanden sind. Zum Beispiel, wenn eine Signatur die folgende Zeile enthält: "Mobile: {Mobile}“ (wo {Mobile} ein Platzhalter ist, der Daten aus Entra ID zieht), und bei einigen Benutzern dieses Entra ID-Feld leer ist, wird die ganze Zeile "Mobile: {Mobile}“ aus der Signatur entfernt. Um diese Funktion zu verwenden, müssen Sie alle Kontaktelemente der Signatur zwischen den Remove Text-Tags {RT}{/RT} platzieren.

    In den folgenden Beispielen erfahren Sie, wie Sie die RT-Tags in einer Signatur richtig verwenden:

    Grüße,
    {First name} {Last name}
    {Company} {Department}
    Phone: {Phone}
    {RT} Mobile: {Mobile}
    {/RT} Email: {Email}

    Und wie Sie die RT-Tags NICHT verwenden sollen (die Linie selbst wird entfernt, aber die Leerzeile bleibt):

    Grüße,
    {First name} {Last name}
    {Company} {Department}
    Phone: {Phone}
    {RT} Mobile: [Mobile]{/RT}
    Email: {Email}

    Erfahren Sie mehr über die RT-Tags

  6. Ich möchte Benutzerfotos in E-Mail-Signaturen einfügen - ist das möglich?

    Ja. Mit CodeTwo Email Signatures 365 können Benutzerfotos direkt in Ihre E-Mail-Signaturen eingefügt werden.

    Um dies zu erreichen, müssen Sie zuerst die Benutzerfotos in Microsoft 365 (Office 365) hochladen und dann den Platzhalter {Photo} in Ihre Signaturvorlage einfügen. Der Platzhalter wird automatisch durch ein entsprechendes Benutzerfoto ersetzt.

    Um die Benutzerfotos einfach und schnell in Microsoft 365 hochzuladen, verwenden Sie unsere Freeware CodeTwo User Photos for Office 365.

  7. Kann ich animierte E-Mail-Signaturen erstellen?

    Ja, CodeTwo Email Signatures 365 erlaubt Ihnen, Ihrer E-Mail-Signatur animierte GIFs hinzuzufügen. Dies bedeutet, dass Sie Ihrem Signatur-Design ganz einfach ein animiertes Logo oder Banner einfügen können.

    Das animierte GIF wird auf jedem E-Mail-Client angezeigt, der HTML unterstützt. Die meisten webbasierten und mobilen E-Mail-Clients zeigen solche Animationen ohne Probleme an. Desktop-Outlook-Clients hingegen zeigen meistens nur den ersten Frame Ihrer Animation an.

    Hier erfahren Sie mehr über GIFs in E-Mail-Signaturen

  8. Was ist der Unterschied zwischen CodeTwo und Outlook Roaming Signatures?

    Roaming Signatures (oder Signatur-Cloud-Einstellungen) sind eine Funktion, deren Einführung in Outlook für Windows (Outlook-Versionen, die mit einem Microsoft 365-Abonnement verbunden sind, nur im Current Channel) und Outlook im Web (von Benutzern gemeldet, nicht offiziell von Microsoft bestätigt) im Oktober 2022 begonnen hat. Die Funktion ändert, wie E-Mail-Signaturen gespeichert werden. Sie werden nicht mehr auf einem lokalen Gerät, sondern in der Cloud gespeichert. Genauer gesagt in den Postfächern der Microsoft 365-Benutzer. Somit wird ein Benutzer Zugriff auf seine E-Mail-Signaturen von jedem PC haben, auf dem Outlook für Windows ausgeführt wird, und – in Zukunft – auch in Outlook im Web. Mit anderen Worten, diese Funktion ist in keiner Weise ein Tool zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen.

    CodeTwo Email Signatures 365 ist ein E-Mail-Signaturmanager, mit dem Benutzer E-Mail-Signaturen organisationsweit verwalten und über alle E-Mail-Clients hinweg einheitlich halten können. Die gleiche Signatur in Outlook für Windows auf mehreren PCs zu haben, ist nur eine von vielen Möglichkeiten, die unsere Lösung bietet. Darüber hinaus verfügbar sind zahlreiche weitere Funktionen: zentrale Signaturverwaltung, Integration mit Entra ID (Azure AD), dynamische regelbasierte Signaturen, Unterstützung mobiler Geräte und aller E-Mail-Clients.

    Sehen Sie sich einen detaillierteren Vergleich zwischen Outlook Roaming Signatures und CodeTwo Email Signatures 365 an

  9. Ich möchte, dass unsere Marketingabteilung oder ein externer Partner die Signaturen verwalten/ändern kann, aber keinen Zugang zu anderen Einstellungen hat. Ist das möglich?

    Ja, das ist möglich.

    Signaturen können von jedem Benutzer oder jeder Gruppe in Ihrer Microsoft 365 (Office 365)-Organisation verwaltet werden, der/die über die erforderlichen Zugriffsrechte im CodeTwo Admin Panel verfügt. Erfahren sie mehr über die Delegierung der Signaturverwaltung in CodeTwo Email Signatures 365 an interne Benutzer

    Im Fall von Drittpartnern muss ein Gastbenutzer, der die Signaturen im Namen Ihrer Organisation verwalten wird, zusätzlich in Ihren Microsoft 365-Tenant eingeladen werden und bestimmte Bedingungen erfüllen. Erfahren Sie mehr in diesem Knowledge Base-Artikel

  10. Können Benutzer auswählen, welche Signatur hinzugefügt werden soll?

    Ja, das können Sie. Bei (serverseitigen) Cloud-Signaturen ist dies möglich, wenn eine Bedingung der Regel auf einer Keyword-Phrase basiert. Wenn sie in dem E-Mail-text oder im Betreff gefunden wird, wird die Regel ausgelöst, die eine Signatur in eine E-Mail einfügt. Keywords können beim Verwalten Ihrer Cloud-Signaturregeln im Schritt Keywords festgelegt werden.

    Wenn Sie z. B. eine Regel konfigurieren, in der eine Bedingung auf das folgende Schlüsselwort gesetzt ist: „my_sig“, wird CodeTwo Email Signatures 365 diese in dem E-Mail-Text oder im Betreff suchen und die Signatur einfügen. Die Signatur wird nur angewendet, wenn ein Benutzer die „my_sig“-Phrase in seiner E-Mail setzt. Phrasen können auch verwendet werden, um Signaturen zu blockieren.

    Wenn Sie das Programm im (clientseitigen) Outlook-Modus verwenden und mehrere Signaturvorlagen für einen bestimmten Outlook-Benutzer oder eine bestimmte Outlook-Gruppe erstellt haben, können diese Benutzer die Signaturen direkt in Outlook für Windows, Mac und OWA auswählen, wenn sie eine E-Mail schreiben.

    Sehen Sie sich die schrittweise Anleitung für dieses Szenario an

  11. Können Benutzer ihre Cloud-Signaturen (die nach dem Versand einer E-Mail in der Cloud hinzugefügt werden) sehen?

    Ja. Aktivieren Sie einfach die Sent Items Update-Funktion für Ihre Organisation. Danach werden Benutzer die von CodeTwo hinzugefügten Signaturen in den Gesendeten Elementen sehen. Oder verwenden Sie unser Web Add-in für Outlook, um eine Vorschau der Cloud-Signaturen direkt beim Verfassen von E-Mails anzuzeigen.

  12. Kann ich (serverseitige) Cloud-Signaturen beim Verfassen von E-Mails sehen?

    Ja. Das ist möglich – nach der Bereitstellung des CodeTwo Web Add-ins für Outlook, welches Signaturen in Echtzeit beim Verfassen von E-Mails in Microsoft Outlook für Windows, Outlook für Mac und Outlook im Web (OWA) anzeigt.

    Das Add-In wird per Microsoft 365-Benutzer (nicht per Gerät) aus dem Microsoft 365 Admin Center bereitgestellt. Diese Technologie ist agentenlos, es werden also keine lokalen COM/EXE-Module verwendet.

    Weitere Informationen zur Bereitstellung des Add-Ins finden Sie im Benutzerhandbuch

  13. Kann die Anwendung automatisch bestimmte Regeln ein- und ausschalten?

    Ja, das kann sie. Dies ist dank der Scheduler-Funktion möglich, mit der Sie verschiedene Aktivitätszeiten für jede Regel individuell festlegen können. Infolgedessen weiß das Programm, wann alle Regeln, im Fall von welchen die Scheduler-Option aktiviert ist, ausgeführt werden sollen.

    Sehen Sie sich die schrittweise Anleitung für dieses Szenario an

    Sie können auch überprüfen, ob die im Scheduler ausgeführten Regeln ordnungsgemäß funktionieren, indem Sie den integrierten Tester für Signaturregeln verwenden.

  14. Kann das Programm Signaturen zu E-Mails hinzufügen, die von Mobilgeräten gesendet werden?

    Ja. Wenn Sie CodeTwo Email Signatures 365 im (serverseitigen) Cloud-Modus verwenden, werden alle von Mobilgeräten gesendeten E-Mails über den in Microsoft Azure gehosteten Cloud-Dienst von CodeTwo übertragen. Hier erhalten sie eine Signatur, bevor sie den vorgesehenen Empfängern zugestellt werden. Aus diesem Grund können Sie ein beliebiges Gerät verwenden – sofern es mit Ihrem Microsoft 365-E-Mail-Konto verbunden ist, werden Ihre E-Mails immer vollständig gebrandete Signaturen von CodeTwo erhalten.

    Sehen Sie sich die schrittweise Anleitung für dieses Szenario an

    Im (clientseitigen) Outlook-Modus werden die Signaturen von CodeTwo direkt zu E-Mails hinzugefügt, während Benutzer diese in Outlook eingeben – und das auf jedem Gerät: Windows, Mac, iOS und Android. Erfahren Sie mehr

  15. Wie nutzt man das Programm, um Kundenfeedback zu sammeln?

    Zuerst müssen Sie One-click surveys im CodeTwo Admin-Panel aktivieren (siehe Vorgehensweise). Erstellen Sie als Nächstes eine Umfrage und fügen Sie sie zu Ihren E-Mail-Signaturen in der Signatures-App hinzu. Überprüfen Sie abschließend die Umfrageergebnisse und erhalten Sie Echtzeitanalysen, indem Sie auf CodeTwo Insights, unser integriertes CSAT-Analysetool, zugreifen.

    Erfahren Sie mehr über One-click surveys und Insights

  16. Wie verwende ich das Programm, um automatische Antworten und Abwesenheitsnachrichten für meine Benutzer zu erstellen?

    Zuerst müssen Sie den Autoresponder im CodeTwo Admin Panel aktivieren (siehe Vorgehensweise). Danach werden Sie die Autoresponder-Regeln in der Signaturverwaltungs-App auf app.codetwo.com erstellen können.

  17. Kann ich Benutzerinformationen verwalten, die in E-Mail-Signaturen erscheinen?

    Ja. Alle persönlichen und organisationsbezogenen Informationen, die in Signaturen erscheinen, werden von CodeTwo aus Ihrem Microsoft Entra ID (Azure Active Directory) zwischengespeichert. Wenn Sie Attribute in Entra ID ändern, werden diese Änderungen auch auf E-Mail-Signaturen und automatische Antworten angewendet.

    Sie können Benutzerattribute auch einfacher verwalten. Mit dem Attributes manager können Sie Informationen zentral verwalten, die von CodeTwo zwischengespeichert und zu E-Mail-Signaturen und automatischen Antworten hinzugefügt werden. Sie können Ihre Endbenutzer sogar ihre Informationen in Signaturen selbst auf user.codetwo.com aktualisieren lassen.

Technische Fragen

  1. Wie funktioniert CodeTwo Email Signatures 365?

    In diesem Artikel finden Sie detaillierte Informationen zur Integration unserer E-Mail-Signatursoftware in Ihren Microsoft 365 (Office 365)-Tenant und zum Hinzufügen von E-Mail-Signaturen. Oder sehen Sie sich den Teil unseres Tutorials an, in dem die Signaturmodi erklärt werden:

  2. Was sind die Systemanforderungen?

    Um unterstütze Plattformen und Systemanforderungen zu überprüfen, gehen Sie bitte zur folgenden Seite des Benutzerhandbuchs: CodeTwo Email Signatures 365 - Systemanforderungen.

  3. Muss das Programm lokal installiert werden?

    CodeTwo Email Signatures 365 ist eine cloudbasierte Anwendung, die über eine völlig webbasierte Oberfläche verfügt. Alle Aufgaben im Zusammenhang mit der Konfiguration des Programms, der Verwaltung von Subskriptionen, der Erstellung und Verwaltung von Signaturregeln und Gestaltung der Signaturvorlagen werden über eine webbasierte Schnittstelle ausgeführt, die von jedem Gerät und jeder Plattform (Windows, Mac, Handys, Tablets und so weiter) aus zugänglich ist. Wenn Sie Signaturen direkt in Outlook hinzufügen möchten, müssen Sie unser Web Add-in bereitstellen (keine Endbenutzerinstallation erforderlich). Erfahren Sie mehr

    Weitere Informationen zur Bereitstellung finden Sie unter CodeTwo Email Signatures 365 – Bereitstellungsschritte und Softwarekonfiguration.

  4. Funktioniert das CodeTwo Outlook Add-In mit Outlook Roaming Signatures?

    Ja. Beide Add-Ins – das moderne Web Add-in und das ältere COM-Add-In – werden weiterhin funktionieren und Ihren E-Mails (clientseitige) Outlook-Signaturen hinzufügen, sogar wenn Roaming-Signaturen (Signatur-Cloud-Einstellungen) aktiviert sind. Gleiches gilt für (serverseitige) Cloud-Signaturen – sie werden von der Funktion in keiner Weise beeinflusst. Sie müssen keine Maßnahmen ergreifen.

    Die Angabe, dass unsere Add-Ins für Outlook nicht mehr funktionieren werden, ergibt sich aus diesem Artikel sowie aus der E-Mail-Benachrichtigung, die an Microsoft 365-Benutzer gesendet wurde. In beiden Fällen berichtet Microsoft, dass die Veröffentlichung der Roaming-Signaturen die Funktion jeglicher Drittanbieter-COM-Add-Ins für Outlook zum Hinzufügen von Signaturen beeinträchtigen würde. Es sei denn, Roaming-Signaturen werden manuell in der Windows-Registrierung deaktiviert. Dies gilt nicht für unsere Add-Ins – wir haben das alte COM-Add-In bereits im Jahr 2020 aktualisiert*, um uns auf die Veröffentlichung der neuen Funktion von Microsoft vorzubereiten, und unser modernes Web Add-In ist in keiner Weise betroffen (es ist kein COM-Add-in). Wenn Sie jedoch immer noch das alte COM-Add-in verwenden, empfehlen wir Ihnen, stattdessen auf das moderne Web Add-in umzusteigen, da es mehr Funktionen bietet und auch Outlook für Windows, für Mac, OWA und Outlook für iOS und Android unterstützt.

    * Die Aktualisierung des klassischen COM-Add-Ins erfolgt auf den Computern der Benutzer automatisch. Nur Administratoren, die das Add-In global über das Gruppenrichtlinienobjekt (GPO) vor dem 17. Juni 2020 bereitgestellt haben, müssen es erneut bereitstellen, um sicherzustellen, dass alle Benutzer die neueste Version erhalten (Anweisungen dazu finden Sie hier).

  5. Kann ich den Integritätszustand Ihrer Dienste prüfen?

    Ja, unsere Dienste werden rund um die Uhr, sieben Tage die Woche überwacht und Sie können deren aktuellen Status auf der dedizierten Status-Seite einsehen. Dort können Sie überprüfen, ob bei Diensten in Ihrer Region Probleme auftreten und wie wir sie beheben. Sie können auch E-Mails oder RSS-Feeds abonnieren, die an Sie geschickt werden, sobald Probleme auftreten. Sie können sich auch direkt im CodeTwo Admin Panel für den Empfang von Textnachrichten auf Ihrem Telefon entscheiden.

  6. Wie kann ich auf das CodeTwo Admin Panel zugreifen, um das Programm zu verwalten?

    Es gibt zwei Möglichkeiten, auf das CodeTwo Admin Panel zuzugreifen:

    - Erstellen Sie ein Konto beim CodeTwo Admin Panel mit Ihrem Microsoft-Konto oder einer anderen E-Mail-Adresse.
    - Melden Sie sich mit Ihrem vorhandenen Admin Panel-Konto an

    Erfahren Sie mehr über den Zugriff auf das Admin Panel von CodeTwo Email Signatures 365.

  7. Wer kann CodeTwo Email Signatures 365 verwalten?

    CodeTwo Email Signatures 365 verfügt über eine rollenbasierte Zugriffssteuerung. Es gibt vier Rollen im CodeTwo Admin Panel:

    • Besitzer (Owner) – diese Rolle bietet die größten Berechtigungen und wird automatisch dem Benutzer zugewiesen, der das erste CodeTwo Admin Panel-Konto für die gegebene Organisation erstellt. Ein Benutzer mit dieser Rolle kann die Tenants, Subskriptionen, Administratoren und Rechnungsinformationen der Organisation verwalten.
    • Admin Panel-Administratoren (Admin Panel admins) – Benutzer mit dieser Rolle können die Tenants und Subskriptionen der Organisation verwalten.
    • Tenant-Administratoren (Tenant admins) – Benutzer mit dieser Rolle können die CodeTwo Admin Panel-Einstellungen (ohne Rechnungsdetails) nur für den Microsoft 365-Tenant verwalten, zu dem sie gehören.
    • Signaturregel-Administratoren (Signature rule admins) – Benutzer mit dieser Rolle können auf E-Mail-Signaturregeln in deren Microsoft 365-Tenant zugreifen und sie verwalten.

    Erfahren Sie mehr über die Administratorrollen im Benutzerhandbuch

    Beachten Sie, dass Sie beim Delegieren von Zugriffsrechten auf unseren Signaturdienst keine zusätzlichen Administratorrollen in Microsoft 365 zuweisen müssen.

  8. Kann derselbe Microsoft 365-Benutzer die Rolle des CodeTwo Admin Panel-Administrators für mehrere Organisationen halten?

    Nein, ein einzelnes Microsoft 365 (Office 365)-Benutzerkonto kann ein Admin Panel-Administrator (oder Besitzer) für nur eine Organisation im CodeTwo Admin Panel sein. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Administratoren einladen.

  9. Sind meine E-Mails irgendwo gespeichert, nachdem sie vom Programm verarbeitet wurden?

    Nein, das sind sie nicht. Wir speichern (oder lesen) Ihre E-Mails nicht - sie gehen nur über unsere Dienste durch, um E-Mail-Signaturen zu erhalten.

  10. Ich möchte nur die vom modernen Web Add-in hinzugefügten (clientseitigen) Outlook-Signaturen verwenden. Auf welche Benutzer-/Organisationsdaten greift das Add-In in diesem Szenario zu?

    Wenn die Lösung von CodeTwo im Outlook-Signaturmodus arbeitet (also wenn E-Mails nicht über CodeTwo weitergeleitet werden), hat das CodeTwo Web Add-in Zugriff auf: die E-Mail-Adresse des Absenders, den Nachrichtentyp (neue Nachricht, Antwort oder Weiterleitung) und den Nachrichtentexttyp (HTML oder Nur-Text). Dies ist der Mindestsatz an Informationen, die das Add-in benötigt, um Signaturregeln korrekt anzuwenden und die Benutzerlizenz zu validieren. Auf andere Organisationsdaten greift CodeTwo nicht zu.

    Erfahren Sie mehr über das moderne Web Add-in im Benutzerhandbuch

  11. Ich habe gerade Benutzer in eine Verteilergruppe hinzugefügt, aber sie bekommen keine Signatur. Wie kann man es reparieren?

    Es kann von wenigen Minuten bis zu einigen Stunden unter Office 365 (Microsoft 365) dauern, um Änderungen an der Verteilergruppenmitgliedschaft anzuwenden. Das bedeutet, dass wenn Sie Signaturen Mitgliedern einer Verteilergruppe hinzufügen, möglicherweise erhalten sie ihre Signaturen nicht sofort. Sobald die Änderungen in Ihrem Tenant propagiert werden, erhalten neue Benutzer ihre Signaturen. Erfahren Sie mehr in unserer Wissensbank.

  12. Beeinflusst die Sent Items Update die Leistung meines Office 365- / Microsoft 365-Tenants in irgendeiner Weise?

    Nein, überhaupt nicht. Sent Items Update ist ein Bestandteil des Cloud-Dienstes von CodeTwo in Azure und ist völlig unabhängig von Ihrem Mailfluss und der Funktionsweise Ihres Microsoft 365-Tenants – er ist eine parallele Pipeline, die keinen Einfluss auf Ihre E-Mail-Verarbeitung und -Lieferzeit hat. Darüber hinaus sind mit dem Sent Items Update keine Dienstkonten verbunden, da der gesamte Authentifizierungs- und Autorisierungsprozess OAuth 2.0 verwendet. Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass wenn es einen Overhead gibt, der durch die Sent Items Update Funktion entstanden ist, ist es ein Job für unsere Server, nicht Ihre.

  13. Kann ich die Region für einen bestehenden Tenant ändern?

    Es ist nicht möglich, die Azure-Region für Ihren Microsoft 365-Tenant zu ändern, ohne den Tenant von CodeTwo abzumelden (wodurch auch Ihre aktuelle Subskription gekündigt wird – falls Sie eine haben). Um diese Unannehmlichkeiten zu vermeiden, achten Sie darauf, bei der Registrierung Ihres Tenants bei CodeTwo die richtige Region auszuwählen. Der Cloud-Dienst von CodeTwo funktioniert in 18 Rechenzentren in 9 Azure-Regionen: West US, North Central US, Canada East, North Europe, UK South, Germany West Central, West Europe, Australia East, und UAE North.

    Wenn Sie Ihre Azure-Region dennoch ändern müssen, wenden Sie sich an unser Customer Success Team, um detaillierte Anweisungen zu erhalten und zu erfahren, wie Sie Ihre Konfiguration verschieben können.

  14. Unterstützt das Programm die Multi-Faktor-Authentifizierung?

    Ja, das tut es. Mehr darüber erfahren Sie in der Antwort zu der nächsten Frage.

  15. Muss ich meine Anmeldedaten des globalen Microsoft 365 (Office 365)-Administrators in CodeTwo Email Signatures 365 eingeben?

    Nein. Die CodeTwo-Software verwendet das OAuth 2.0-Autorisierungsprotokoll, um eine Verbindung mit Microsoft 365 herzustellen. Ihre Anmeldedaten werden also zu keinem Zeitpunkt gespeichert oder verarbeitet. Immer wenn Sie zur Authentifizierung aufgefordert werden, wird die dedizierte Microsoft-Anmeldeseite geöffnet und Sie melden sich dort an.

  16. Werden meine Daten innerhalb Deutschlands verarbeitet?

    Ja. CodeTwo Email Signatures 365 stellt Ihnen die Azure-Region Germany West Central zur Verfügung. Sie befindet sich im Azure-Rechenzentrum in Frankfurt, bietet hohe Skalierbarkeit und ist speziell auf die Bedürfnisse deutscher Kunden ausgelegt. Wenn Sie diese Region auswählen, haben Sie die Garantie, dass Ihre Daten ausschließlich innerhalb der Grenzen Deutschlands verarbeitet werden.

    CodeTwo genießt das Vertrauen deutscher Kunden – wir haben den größten Kundenkreis in dieser Azure-Region unter allen Anbietern von E-Mail-Signatursoftware. CodeTwo Email Signatures 365 wird sowohl von kleineren als auch größeren deutschen Organisationen (mehrere Kunden mit mehr als 5000 Lizenzen) verwendet. Darüber hinaus bietet unser preisgekröntes Customer Success Team technischen Support in deutscher Sprache direkt von unserem Hauptsitz aus.

  17. Wird TLS 1.2 von CodeTwo Email Signatures 365 unterstützt?

    Ja, Transport Layer Security (TLS) 1.2 wird vollständig unterstützt.​

  18. Kann ich verschlüsselten Nachrichten E-Mail-Signaturen hinzufügen?

    Ja, CodeTwo Email Signatures 365 unterstützt das Hinzufügen von Signaturen zu digital signierten (S/MIME) und verschlüsselten Nachrichten (einschließlich Nachrichten mit Vertraulichkeitsbezeichnungen). (Clientseitige) Outlook-Signaturen werden direkt in Outlook Desktop, Mobile und OWA hinzugefügt, während Sie eine E-Mail schreiben. Dies bedeutet, dass nach dem E-Mail-Versand die Signatur zusammen mit der gesamten Nachricht verschlüsselt wird. Bei (serverseitigen) Cloud-Signaturen muss die Verschlüsselung auch in der Cloud mithilfe von Nachrichtenflussregeln durchgeführt werden. Dies erfolgt, nachdem E-Mails über CodeTwo weitergeleitet werden, wo sie Signaturen erhalten. Erfahren Sie mehr

  19. Werden E-Mails immer über CodeTwo weitergeleitet?

    Nein, es hängt von dem Modus ab, in dem die Software arbeitet. Im (clientseitigen) Outlook-Modus werden Signaturen direkt in Outlook hinzugefügt, sodass kein zusätzliches Routing über CodeTwo erfolgt. Wenn Sie (serverseitige) Cloud-Signaturen verwenden möchten (im Combo- oder Cloud-Modus), müssen Ihre E-Mails über den Dienst von CodeTwo weitergeleitet werden, um Signaturen zu erhalten. Da sich der Dienst in Microsoft Azure befindet, verlassen Ihre E-Mails dabei niemals die Rechenzentren von Microsoft. Unabhängig davon, welchen Signatur-Modus Sie verwenden, werden Ihre E-Mails weder irgendwo gespeichert noch von jemandem bei CodeTwo gelesen. Erfahren Sie mehr über die Sicherheit unserer Software.

  20. Warum muss ich die Contact ID und die Tenant Association ID angeben, wenn ich mich an den CodeTwo-Kundensupport wende? Was sind diese IDs?

    Die Contact ID und die Tenant Association ID sind Identifikationsnummern, anhand von denen der CodeTwo-Kundensupport überprüfen kann, ob die Person, die ihn kontaktiert, tatsächlich zu dem Zugriff auf vertrauliche Subskriptionsdetails und Unternehmensinformationen berechtigt ist.

    Ihre Funktion besteht darin, eine zusätzliche Sicherheitsmaßnahme zu gewährleisten, um unsere Kunden vor unbefugtem Zugriff auf ihre vertraulichen Informationen zu schützen. Sie werden wie folgt zugewiesen: die Contact ID beim Erstellen eines Kontos und die Tenant Association ID beim Registrieren eines Tenants. Sie finden die IDs erst nach der Anmeldung beim CodeTwo Admin Panel (mehr dazu hier) und dürfen sie nicht an Dritte weitergeben.

  21. Ich nutze derzeit CodeTwo Exchange Rules. Kann ich meine lokalen Signaturen, Vorlagen usw. nach CodeTwo Email Signatures 365 verschieben?

    Ja, wir haben ein dediziertes Tool dafür: CodeTwo Exchange Rules Converter. Diese Freeware konvertiert automatisch:

    • Regeln, die im Administration Panel von CodeTwo Exchange Rules oder Exchange Rules Pro konfiguriert sind und E-Mail-Signaturen, Haftungsausschlüsse oder automatische Antworten enthalten.
    • Vorlagen für E-Mail-Signaturen und automatische Antwortnachrichten, die in diesen Regeln definiert sind, und benutzerdefinierte Vorlagen, die in der Vorlagenbibliothek gespeichert sind.

    Sie werden alle in CodeTwo Email Signatures 365 zugreifbar sein. Hier erfahren Sie mehr über den CodeTwo Exchange Rules Converter.

    Wenn Sie auch nach einer Lösung suchen, mit der Sie einfach und sicher Ihre Exchange-Postfächer in die Cloud migrieren, bieten wir Ihnen auch solche Möglichkeit. Erfahren Sie mehr

  22. Kann ich meine CodeTwo-Regeln und -Signaturen auf einen anderen Microsoft 365-Tenant verschieben?

    Ja. Sie können die Import-/Export-Funktion verwenden, um die in CodeTwo Email Signatures 365 konfigurierten Regeln (Regeleinstellungen + E-Mail-Signaturvorlagen) zwischen Tenants zu verschieben. Dies funktioniert mit allen Typen von Regeln: (serverseitigen) Cloud-Signaturregeln, (clientseitigen) Outlook-Signaturregeln und Autoresponder-Regeln.

    Erfahren Sie mehr in unserem Handbuch

Signatur-Modi

  1. Wo kann ich den Signatur-Modus ändern?

    Melden Sie sich beim CodeTwo Admin Panel an und klicken Sie auf der Seite Tenants auf Ihren Tenant, um den Bereich für Tenant-Einstellungen zu öffnen. Wählen Sie anschließend im Menü links die Option Signature mode aus. Sobald Sie einen anderen Signaturmodus ausgewählt haben, klicken Sie unbedingt auf Apply changes in signature mode, um die Änderung zu bestätigen. Weitere Anweisungen werden auf dem Bildschirm angezeigt (z. B. werden Sie möglicherweise das Outlook Web Add-In bereitstellen müssen).

    Weitere Einzelheiten finden Sie in diesem Artikel im Benutzerhandbuch.

  2. Kann ich eine (serverseitige) Cloud-Signaturregel in eine (clientseitige) Outlook-Signaturregel konvertieren (oder umgekehrt)?

    Ja. Sie können Signaturregeln (Regeleinstellungen und Signaturvorlagen) in der Signatures-App von einem Typ in einen anderen konvertieren. Wählen Sie einfach eine Signaturregel aus und klicken Sie über der Regelliste auf die Schaltfläche Convert. Die Konvertierung wird automatisch gestartet. Beachten Sie, dass beim Konvertieren einer Regel eine Kopie der Quellregel erstellt und in den anderen Regeltyp umgewandelt wird. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre aktuellen Regeln und Signaturen nicht beeinträchtigt werden. Wenn Sie nach der Konvertierung noch etwas anpassen müssen (Cloud- und Outlook-Signaturregeln unterscheiden sich geringfügig in Bezug auf die verfügbaren Einstellungen, unterstützten Platzhalter usw.), werden Sie darüber benachrichtigt.

    Die integrierte Funktion zur Konvertierung von Signaturregeln ist besonders nützlich, wenn Sie möchten, dass Ihre Benutzer unabhängig vom verwendeten Signaturmodus (Cloud, Outlook oder Combo) immer dieselbe E-Mail-Signatur erhalten, oder wenn Sie im Voraus einen anderen Typ von Regeln vorbereiten möchten, bevor Sie den aktuellen Signaturmodus ändern (z. B. von Cloud auf Outlook).

    Erfahren Sie mehr über die Funktion zur Regelkonvertierung in unserem Handbuch

  3. Gibt es für jeden Signatur-Modus ein separates Lizenzierungsmodel? Brauche ich unterschiedliche Lizenzen, um (serverseitige) Cloud- und (clientseitige) Outlook-Signaturen zu verwenden?

    Nein, in CodeTwo Email Signatures 365 ist nur ein Lizenzierungsmodell verfügbar (erfahren Sie, wie das Programm die Lizenzen den Benutzern und freigegebenen Postfächern zuweist). Ein Microsoft 365 (Office 365)-Benutzer / freigegebenes Postfach verbraucht nur eine Lizenz, unabhängig davon, welchen Signatur-Modus Sie verwenden und wie viele (Cloud- oder Outlook-)Signaturen sie erhalten.

  4. Kann ich das CodeTwo Outlook Web Add-in zentral für alle Benutzer bereitstellen?

    Ja. Das moderne CodeTwo Web Add-In für Outlook und OWA wird zentral für alle oder ausgewählte Benutzer direkt über das Microsoft 365 Admin Center bereitgestellt. Weitere Informationen finden Sie in der kurzen Videoanleitung unten oder in diesem Artikel mit den Richtlinien zur Bereitstellung des Add-Ins.


    Mehr über die Outlook Add-Ins erfahren

  5. Welche Outlook-Versionen unterstützen (clientseitige) Outlook-Signaturen?

    Um Outlook-Signaturen verwenden zu können, müssen Sie zunächst ein CodeTwo Outlook Add-In für Ihre Benutzer bereitstellen. Es sind zwei CodeTwo Add-Ins verfügbar und jedes unterstützt verschiedene Versionen von Outlook:

    • Neues Erlebnis: das moderne Web Add-in funktioniert mit:
      • Outlook im Web (OWA),
      • Outlook für Windows, verbunden mit einer Microsoft 365-Subskription, Version 2108, Build 14326.21018 und neuer
      • Outlook 2021/2019/2016 retail, Version 2308, Build 16731.20170 und neuer,
      • Dem neuen Outlook für Windows (beliebige Version), verbunden mit einer Microsoft 365-Subskription (aufgrund aktueller Einschränkungen der neuen Outlook-App können Sie das Add-In derzeit nur mit dem primären Konto verwenden),
      • Outlook für Mac (neue Benutzeroberfläche), verbunden mit einer Microsoft 365-Subskription, Version 16.59, Build 22031300 und neuer,
      • Outlook für iOS – die aktuellste Version,
      • Outlook für Android – die aktuellste Version.
    • Älteres Erlebnis: das ältere COM-Add-In funktioniert mit Outlook-Desktop-Apps für Windows (Outlook 2013 und neuer). Benutzer müssen sich bei diesem Add-In mit deren Microsoft-Konten anmelden, um auf die Outlook-Signaturen von CodeTwo zuzugreifen.

    Beachten Sie, dass Sie nur eines der beiden Add-Ins verwenden können. Mehr über die Outlook Add-Ins von CodeTwo erfahren

  6. Wozu brauche ich (clientseitige) Outlook-Signaturen? Wie unterscheiden sie sich von (serverseitigen) Cloud-Signaturen?

    Cloud-Signaturen, wie der Name schon sagt, werden in der Cloud hinzugefügt, nachdem ein Benutzer eine E-Mail gesendet hat. Sie funktionieren mit allen E-Mail-Clients und -Geräten und sind manipulationssicher. Benutzer haben nur sehr begrenzte Möglichkeiten auszuwählen, welche Signatur zu ihren E-Mails hinzugefügt wird – die Signaturen werden automatisch basierend auf Regeln hinzugefügt, die von einem Administrator oder anderen delegierten Personen definiert werden.

    Outlook-Signaturen werden automatisch zum E-Mail-Text hinzugefügt, wenn Benutzer ihre E-Mails in Outlook Desktop, Mobile und OWA verfassen. Dieser Ansatz bietet gegenüber Cloud-Signaturen mehrere Vorteile. Benutzer können beispielsweise vor dem Senden einer E-Mail manuell eine andere Signatur auswählen (auf Android-/iOS-Geräten werden unterschiedliche Signaturen automatisch in neue E-Mails und Antworten/Weiterleitungen eingefügt). Outlook-Signaturen können auch zu verschlüsselten und digital signierten (S/MIME) Nachrichten hinzugefügt werden.

    Klicken Sie hier, um mehr über verschiedene Signatur-Modi zu erfahren.

  7. Was passiert, wenn derselbe Benutzer sowohl in einer (serverseitigen) Cloud- als auch in einer (clientseitigen) Outlook-Signaturregel im Combo-Modus definiert ist? Erhält er zwei Signaturen in einer E-Mail?

    Wenn Sie das moderne CodeTwo Web Add-in nutzen und dieses Add-In eine Signatur einer Nachricht in Outlook oder OWA hinzufügt (automatisch oder manuell), wird so eine Nachricht keine Cloud-Signatur erhalten (sogar, wenn der Benutzer die Signatur aus der Nachricht manuell entfernt). Wenn eine Outlook-Signatur nicht von dem Web Add-In eingefügt wird, dann fügt CodeTwo Email Signatures 365 eine Cloud-Signatur ein. Sie können Benutzern auch erlauben, direkt im Bereich des Web Add-Ins zwischen Outlook- und Cloud-Signaturen zu wechseln. Wie das geht, erfahren Sie im Benutzerhandbuch.

    Wenn Sie das ältere COM-Add-In nutzen, dann werden Outlook-Signaturen nur zu E-Mails hinzugefügt, die von Outlook für Windows gesendet werden, während Cloud-Signaturen zu Nachrichten eingefügt werden, die von jedem anderen E-Mail-Client gesendet werden. Um auf Outlook-Signaturen zugreifen zu können, muss ein Benutzer das Add-in installieren und sich anmelden. Wenn sich ein Benutzer von dem Add-In abmeldet, werden seine E-Mails über den Dienst von CodeTwo weitergeleitet und mit Cloud-Signaturen versehen, selbst wenn diese E-Mails von Outlook gesendet werden. Die einzige Möglichkeit, zwei E-Mail-Signaturen abzurufen, besteht dann, wenn ein Benutzer nicht beim Add-In angemeldet ist und beim Nachrichtenverfassen in Outlook eine Outlook-Signatur in seine E-Mail einfügt.

    Mehr über die Outlook Add-Ins von CodeTwo erfahren

  8. Wie oft werden die CodeTwo Outlook Add-ins mit dem Cloud-Dienst von CodeTwo synchronisiert?

    Das moderne CodeTwo Web Add-in wird mit dem Dienst von CodeTwo in Echtzeit synchronisiert. Dies bedeutet, dass alle Änderungen an (clientseitigen) Outlook-Signaturen in der Signaturverwaltungs-App sofort in Signaturen in Outlook übernommen werden.

    Das ältere COM-Add-In wird alle paar Minuten mit dem Dienst von CodeTwo synchronisiert. Benutzer können jedoch die Synchronisierung jederzeit im Add-In erzwingen. Während der Synchronisierung aktualisiert unser Dienst Outlook-Signaturen mit Änderungen vorgenommen an (clientseitigen) Outlook-Signaturregeln in CodeTwo Email Signatures 365. Und wenn die Option zum Entfernen aller benutzerdefinierten Signaturen in Outlook (Remove all user-defined signatures in Outlook) aktiviert ist, werden alle an CodeTwo-Signaturvorlagen in Outlook vorgenommenen Änderungen gelöscht.

    Mehr über Outlook Add-Ins von CodeTwo erfahren

  9. Werden (clientseitige) Outlook-Signaturen zu anderen E-Mail-Typen wie Nachrichtenanfragen oder Terminen hinzugefügt?

    Wenn Sie das ältere COM-Add-In nutzen, können Benutzer beim Erstellen einer neuen Besprechung oder eines neuen Termins eine CodeTwo Outlook-Signatur einfügen, indem sie diese aus dem Signatur-Dropdown-Menü in Outlook auswählen, welches in dem Tab Einfügen verfügbar ist. Das moderne Web-Add-In wird diese Funktionalität kürzlich erhalten, sobald das Outlook-Team von Microsoft dies in dessen API implementiert.

  10. Kann ich (clientseitige) Outlook-Signaturen für bestimmte Benutzer deaktivieren?

    Ja. Damit ein Benutzer auf CodeTwo-Signaturen in Outlook zugreifen kann, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein:

    • Ein Benutzer muss in die (clientseitige) Outlook-Signaturregel aufgenommen werden.
    • Ein CodeTwo Outlook Add-In muss für diesen Benutzer bereitgestellt werden.

    Der einfachste Weg, Outlook-Signaturen für einen Benutzer zu deaktivieren, besteht darin, ihn nicht in eine Outlook-Signaturregel aufzunehmen oder von allen Regeln auszuschließen.

  11. Erhöhen (clientseitige) Outlook-Signaturen die Größe einer Nachricht?

    Ja, genau wie bei normalen Outlook-Signaturen.

  12. Werden Signaturen zu Nachrichten hinzugefügt, die von einer Alias-Adresse gesendet werden?

    Ja. Sowohl im (clientseitigen) Outlook- als auch im (serverseitigen) Cloud-Signaturmodus können E-Mail-Signaturen zu E-Mails hinzugefügt werden, die von einer Alias-Adresse gesendet werden. Es ist dabei zu beachten, dass:

    • Outlook-E-Mail-Signaturen die Kontaktdaten der primären E-Mail-Adresse eines Benutzers enthalten, der die Nachricht sendet (wenn Sie das neue Web Add-in verwenden), oder die Kontaktdaten des Benutzers, der beim Outlook-Add-In angemeldet ist (wenn Sie das ältere COM Add-in verwenden). Mehr über CodeTwo Outlook Add-Ins erfahren
    • Cloud-E-Mail-Signaturen immer die Kontaktdaten des Benutzers enthalten, der die E-Mail sendet – die Signatur wird dieselbe sein wie die, die von der primären E-Mail-Adresse gesendet wird.

    Da Lizenzen für CodeTwo Email Signatures 365 pro Benutzer verbraucht werden, werden durch die Verwendung von Signaturen in von Alias-Adressen gesendeten E-Mails keine zusätzlichen Lizenzen verbraucht.

    Erfahren Sie mehr darüber, wie CodeTwo Email Signatures 365 mit E-Mail-Aliassen funktioniert

  13. Können Benutzer (clientseitige) Outlook-Signaturen selbst ändern?

    Ja und nein. Clientseitige Signaturen werden dem E-Mail-Inhalt hinzugefügt, wenn Benutzer ihre E-Mails in Outlook schreiben. So kann ein Benutzer die Signatur ändern oder sogar vollständig entfernen, bevor die Nachricht gesendet wird.

    Wenn Sie das moderne Web Add-In nutzen, kann ein Benutzer die Signatur ändern, die seiner E-Mail hinzugefügt wird, während er die Nachricht eingibt und sendet. Die Änderungen werden jedoch nicht vom Add-In gespeichert. Wenn er also das nächste Mal eine E-Mail schreibt, fügt das Add-In die Standardsignatur wieder hinzu.

    Wenn Sie in Ihrer Organisation das ältere COM Add-In nutzen und ein Benutzer seine Änderungen an Outlook-Signaturvorlagen speichert, werden diese bei der nächsten Synchronisierung des Add-Ins immer noch überschrieben (dies geschieht alle paar Minuten). Wenn ein Benutzer den Namen einer Signaturvorlage ändert oder eine Vorlage unter einem anderen Namen speichert, können solche Vorlagen mithilfe der Option zum Entfernen aller benutzerdefinierten Signaturen (Remove all user-defined signatures in Outlook) in CodeTwo Email Signatures 365 global in allen Outlook-Instanzen gelöscht werden (diese Option finden Sie im Schritt Logic beim Konfigurieren einer Outlook-Signaturregel).

  14. Können Benutzer (serverseitige) Cloud-Signaturen ändern?

    Nein, es sei denn, diese Benutzer verfügen über entsprechende Zugriffsberechtigungen und können Signaturen in Ihrer gesamten Organisation verwalten.

    Mehr über diese Funktion erfahren

  15. Was passiert mit meinen Signaturregeln, wenn ich den Signaturmodus von Cloud (serverseitig) auf Combo ändere? Werden sie weiter funktionieren?

    Ja, das Ändern des Signatur-Modus von Cloud auf Combo hat keine unmittelbaren Auswirkungen auf E-Mail-Signaturen in Ihrer Organisation. Sie werden weiterhin gemäß den konfigurierten (serverseitigen) Cloud-Signaturregeln hinzugefügt. Sie können (clientseitige) Outlook-Signaturen schrittweise implementieren, indem Sie:

    • Ihre vorhandenen (serverseitigen) Cloud-Signaturregeln in (clientseitige) Outlook-Regeln mithilfe der integrierten Funktion zur Regelkonvertierung umwandeln (Sie können Outlook-Signaturregeln auch von Grund auf neu erstellen, wie hier beschrieben),
    • ein CodeTwo Outlook Add-in für Benutzer bereitstellen, die ihre Signaturen direkt in Outlook brauchen. Sie erhalten das Add-In und die Signaturen automatisch (erfahren Sie mehr über CodeTwo Outlook Add-Ins).
  16. Können Benutzer beim Senden von E-Mails aus Outlook (serverseitige) Cloud-Signaturen erhalten, wenn CodeTwo Email Signatures 365 im Combo-Modus arbeitet?

    Ja. Wenn Sie schon das moderne Outlook Web Add-in für Ihre Benutzer bereitgestellt haben, werden sie Cloud-Signaturen erhalten, und zwar wenn:

    • keine (clientseitige) Outlook-Signaturregel für sie gilt,
    • oder die Outlook-Signatur zu ihrer E-Mail nicht hinzugefügt wird.

    Sie können Ihren Benutzern auch erlauben, direkt im Bereich des Web Add-Ins manuell zwischen Cloud- und Outlook-Signaturen zu wechseln. In diesem Artikel erfahren Sie, wie das geht.

    Wenn Sie stattdessen das ältere COM-Add-In nutzen, erhalten Benutzer Cloud-Signaturen solange sie nicht beim Add-In angemeldet sind. Stellen Sie vor dem Abmelden sicher, dass Sie entweder die Regeln deaktivieren, die die Outlook-Signaturen hinzufügen, oder die Optionen deaktivieren, mit denen die Outlook-Signaturen standardmäßig für neue Nachrichten oder Antworten/Weiterleitungen verwendet werden (Sie können dies beim Verwalten der E-Mail-Signaturen in CodeTwo Email Signatures 365 im Schritt Logic einer (clientseitigen) Outlook-Signaturregel tun). Andernfalls werden Outlook-Signaturen weiterhin automatisch zu E-Mails hinzugefügt, während Benutzer sie in Outlook erstellen. Sofern die Benutzer diese Signaturen nicht manuell entfernen, erhalten Empfänger möglicherweise E-Mails mit zwei E-Mail-Signaturen.

    Mehr über CodeTwo Outlook Add-Ins erfahren

  17. Was passiert, wenn ich das CodeTwo Signatures-Bereich in Outlook schließe? Werden (clientseitige) Outlook-Signaturen trotzdem funktionieren?

    Ja, der Bereich muss nicht geöffnet sein, damit die Outlook-Signaturen von CodeTwo zu E-Mails hinzugefügt werden.

    Im Fall des modernen Web Add-ins dient der Bereich dazu, eine Vorschau aller verfügbaren Signaturen anzuzeigen und, wenn Sie es möchten, diese Signaturen manuell in eine E-Mail einzufügen. Auch wenn der Bereich geschlossen ist, fügt das Add-In weiterhin die Outlook-Standardsignatur zu neuen Nachrichten und Antworten/Weiterleitungen hinzu. Sie können den Bereich beim Nachrichtenverfassen jederzeit öffnen, indem Sie im Outlook-Menüband auf CodeTwo Signatures klicken. In Outlook im Web (OWA) klicken Sie beim Verfassen einer E-Mail auf die Schaltfläche Apps im Menüband und wählen Sie in dem sich öffnenden Menü die Option CodeTwo for Outlook aus.

    Bei dem älteren COM Add-In dient der Bereich dazu, sich beim Add-In anzumelden, eine Vorschau der Outlook-Signaturen von CodeTwo anzuzeigen und andere Aktionen im Zusammenhang mit CodeTwo-Diensten auszuführen. Nachdem sich ein Benutzer angemeldet hat, kann der Bereich geschlossen werden. Outlook-Signaturen werden weiterhin mit dem Dienst von CodeTwo synchronisiert. Der Bereich kann über eine dedizierte Schaltfläche mit dem C2-Logo auf dem Start-Tab von Outlook ein- und ausgeschaltet werden.

    Mehr über CodeTwo Outlook Add-Ins erfahren

  18. Kann ich das (veraltete) Outlook Add-In für die Vorschau der (serverseitigen) Cloud-Signaturen gleichzeitig mit dem CodeTwo Outlook Add-In für das direkte Hinzufügen der (clientseitigen) Outlook-Signaturen zu Outlook verwenden? Welche Signaturen werden in diesen Add-Ins angezeigt?

    Ja, das können Sie. Sowohl das Add-In für die Vorschau der Signaturen (CodeTwo Email Signatures for Office 365 Add-in) als auch eines der Outlook Signatur-Add-Ins können gleichzeitig in Outlook installiert und verwendet werden. Das Vorschau-Add-In ist jetzt jedoch veraltet, daher empfehlen wir die Verwendung eines einzigen Add-Ins – des modernen Web Add-ins – um Outlook-Signaturen hinzuzufügen und Cloud-Signaturen in der Vorschau anzuzeigen. Erfahren Sie mehr über diese Funktion

    Die von den einzelnen Add-Ins angezeigten Signaturen können sich je nach Add-In und verwendetem Signaturmodus unterscheiden. Standardmäßig zeigt das Web Add-in im (clientseitigen) Outlook- und im Combo-Modus Signaturen an, die zu E-Mails hinzugefügt werden, während Benutzer diese in Outlook verfassen. Im (serverseitigen) Cloud-Modus zeigt das Web Add-In eine Vorschau der Cloud-Signatur an, die einer E-Mail nach dem Versand hinzugefügt wird.

    Das ältere COM Add-In zeigt immer Outlook-Signaturen an und das veraltete Vorschau-Add-in zeigt immer eine Vorschau der Cloud-Signatur an.

    Beachten Sie, dass keine Vorschau in den Add-Ins angezeigt wird, wenn für den bestimmten Outlook-Benutzer keine Signaturregeln festgelegt sind. Außerdem, wenn sich ein Benutzer von dem älteren COM Add-In abmeldet, werden Outlook-Signaturen nicht mehr funktionieren. Stattdessen werden Cloud-Signaturen zu Nachrichten hinzugefügt, die diese Person aus Outlook (und aus allen anderen E-Mail-Clients) sendet.

    Lesen Sie auch: Was passiert, wenn derselbe Benutzer sowohl in einer (serverseitigen) Cloud- als auch in einer (clientseitigen) Outlook-Signaturregel im Combo-Modus definiert ist? Erhält er zwei Signaturen in einer E-Mail?

  19. Kann ich die Standardsignaturen der Benutzer in Outlook deaktivieren?

    Ja. Wenn Sie das moderne Web Add-in verwenden, werden die Standardsignaturen des Benutzers automatisch deaktiviert, wenn Sie die Signaturen von CodeTwo als Standardsignaturen für neue E-Mails und für Antworten und Weiterleitungen festlegen. Dies funktioniert mit den Desktop-Apps von Outlook (für Windows und Mac), den mobilen Outlook-Apps (für iOS und Android) und mit Outlook im Web (OWA). Sie können auch auf die erweiterten Optionen des Add-Ins im CodeTwo Admin Panel zugreifen und die Einstellung Always disable end users' default signatures in Outlook auswählen, um die Standardsignaturen der Benutzer zu deaktivieren, selbst wenn sie keine automatischen Signaturen von CodeTwo erhalten oder wenn Sie das Web-Add-In im (serverseitigen) Cloud-Modus zur Vorschau von Signaturen verwenden, die in der Cloud nach dem E-Mail-Versand hinzugefügt werden. Sehen Sie sich dieses kurze Video an oder lesen Sie diesen Artikel, um mehr über erweiterte Optionen zu erfahren, die für das Web Add-In verfügbar sind.

    Wenn Sie das ältere COM-Add-In verwenden, können Sie die Standardsignaturen des Benutzers nur in Outlook für Windows deaktivieren. Wählen Sie dazu beim Konfigurieren einer (clientseitigen) Outlook-Signaturregel in der Signaturverwaltungs-App die Option Remove all user-defined signatures in Outlook. Erfahren Sie mehr