CodeTwo Email Signatures for Office 365

Email signatures for Office 365 logo   Serverseitige, zentral verwaltete E-Mail Signaturen für Exchange Online
Email signatures for Office 365 App Source Vertraute Applikation von Microsoft AppSource
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Email signatures for Office 365 globe Die weltweit einzige E-Mail-Signaturlösung mit:
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Frequently Asked Questions - CodeTwo Email Signatures for Office 365

Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen zu CodeTwo Email Signatures for Office 365:

  1. Wozu braucht man CodeTwo Email Signatures for Office 365?

    In puncto zentrale E-Mail-Signatur-Verwaltung bietet Office 365 nur begrenzte Möglichkeiten. Mit CodeTwo Email Signatures for Office 365 können alle Einschränkungen von Office 365 überwunden werden. Die Anwendung bietet folgende Vorteile:

    • E-Mail-Signatur unterhalb von Antworten und Weiterleitungen (anstatt erst am Ende des Konversations-Threads)
    • Eingebettete Grafik in E-Mails (anstatt Verlinkung auf die Web-Quelle)
    • Grafischer Editor für Signatur-Templates (anstatt nacktes HTML)
    • Automatische Ausblendung von Platzhaltern bei fehlenden Active Directory-Attributen (anstatt leere Stellen in der Signatur)
    • und mehr...
  2. Wie funktioniert CodeTwo Email Signatures for Office 365?

    CodeTwo Email Signatures for Office 365 arbeitet regelbasiert. Innerhalb jeder Regel wird der Absenderkreis, die Senderichtung und das Design der anzuhängenden Signatur definiert.

    Im Fall, dass eine E-Mail die Regelkonditionen erfüllt, fügt CodeTwo Email Signatures for Office 365 eine entsprechende Signatur an. So sieht der Verarbeitungsweg aus:

    Schemat Esig for O365

    CodeTwo Email Signatures for Office 365 verwendet Microsoft Azure, eine Cloud-Computing-Plattform von Microsoft. Azure wird in den gleichen Datenzentren gehostet wie die Office 365-Mandanten.

    Mehr erfahren Sie hier: CodeTwo Email Signatures for Office 365 - Übersicht

  3. Wie sind die Systemanforderungen?

    Die Hauptanforderung ist ein Office 365-Plan mit Exchange Online.

    Zusätzlich dazu wird folgendes vorausgesetzt:

    • Windows mit .NET 4.5 Framework
    • Internetbrowser: Internet Explorer 9 (oder neuer); Microsoft Edge 20.10240 (oder neuer); Mozilla Firefox 40.x (oder neuer); Google Chrome (ausführbare Anwendung wird heruntergeladen)
    • Die Installation und Anmeldung zwecks Programmkonfiguration erfordern die Berechtigung Global Admin für Office 365

     

    Mehr erfahren Sie hier: CodeTwo Email Signatures for Office 365 - Systemanforderungen

  4. Muss das Programm lokal installiert werden?

    CodeTwo Email Signatures for Office 365 ist eine Cloud-basierte Anwendung, was bedeutet, dass die Dienste, die E-Mails verarbeiten und Signaturen hinzufügen nur in Microsoft Azure laufen.
    Die Verwaltung findet nur in der Cloud statt, nachdem Sie sich in CodeTwo User Panel einloggen.

    Um die Signaturen zu erstellen und verwalten müssen Sie die Adminconsole lokal installieren (ClickOnce-Anwendung). Dadurch können Sie die Unterschriften und Regeln verwalten.

    Mehr erfahren Sie hier: CodeTwo Email Signatures for Office 365 - Installation

  5. Wie melde ich mich zum CodeTwo User Panel an, um das Programm zu verwalten?

    Es gibt zwei Möglichkeiten:
    - Sie können ein Konto im CodeTwo User Panel erstellen und sich dann auf dieses Konto anmelden;
    - Sie können das Microsoft Konto (geschäftlich, persönlich, Schulkonto) verwenden und sich unter diesem Konto anmelden.

    Erfahren Sie mehr über das Einloggen zum CodeTwo User Panel von CodeTwo Email Signatures for Office 365.

  6. Wie viel kostet CodeTwo Email Signatures for Office 365?

    Der Preis richtet sich nach Anzahl der Lizenzen.

    Für jeden User, dessen E-Mails durch den CodeTwo Email Azure Service geroutet werden, benötigen Sie eine Lizenz. Der Service verantwortet die Verarbeitung von E-Mails und die Hinzufügung von Signaturen.

    Die Lizenzierung erfolgt nach dem Modell einer monatlichen bzw. jährlichen Subscription (Mengenrabatt wird beim Auslösen einer neuen Bestellung automatisch berücksichtigt).

    Mehr erfahren Sie hier: CodeTwo Email Signatures for Office 365 - Preise

  7. Wie wird das Programm lizenziert?

    CodeTwo Email Signatures for Office 365 weist jedem User, dessen E-Mails durch den CodeTwo Email Azure Service fließen, eine Lizenz zu.

    Um zu erfahren, wie Sie den Userkreis verwalten, lesen Sie die nachstehende Frage Nr. 9.

  8. Sind meine E-Mails irgendwo gespeichert, nachdem sie vom Programm verarbeitet wurden?

    Nein, das sind sie nicht. Wir speichern (oder lesen) Ihre E-Mails nicht - sie gehen nur über unsere Dienste durch, um E-Mail-Signaturen zu erhalten.

  9. Ich möchte das Produkt nur für ausgewählte User einsetzen. Was soll ich tun?

    Für jeden User, dessen Signatur mit Hilfe des Programms verwaltet werden soll, bestellen Sie eine Lizenz. Beim Einrichten der Konnektoren aktivieren Sie unter Senders Scope die Option Only users belonging to this distribution group und wählen Sie Ihre Gruppe aus. Auf diese Weise verarbeitet das Programm nur E-Mails von Usern, die zu dieser Gruppe gehören.

    Mehr erfahren Sie hier: CodeTwo Email Signatures for Office 365 - Preise

  10. Ich habe gerade Benutzer in eine Verteilergruppe hinzugefügt, aber sie bekommen keine Signatur. Wie kann man es reparieren?

    Es kann von wenigen Minuten bis zu einigen Stunden unter Office 365 dauern, um Änderungen an der Verteilergruppenmitgliedschaft anzuwenden. Das bedeutet, dass wenn Sie Signaturen Mitgliedern einer Verteilergruppe hinzufügen, möglicherweise erhalten sie ihre Signaturen nicht sofort. Sobald die Änderungen in Ihrem Tenant propagiert werden, erhalten neue Benutzer ihre Signaturen. Erfahren Sie mehr in unserer Wissensbank.

  11. Gibt es eine Testversion?

    Ja, die gibt es. In dem User Panel von CodeTwo Email Signatures for Office 365 erstellen Sie ein neues Account und melden Sie einen Mandanten an. Der Mandant bleibt 14 Tage aktiv, ohne dass Sie eine Subskription erwerben müssen. Während der Trial-Zeit stehen Ihnen alle Programmfunktionen zur Verfügung.

  12. Welche Einschränkungen gibt es in der Trial-Version?

    Die Trial-Version ist auf 14 Tage befristet und bedient bis zu 1000 Postfächer. Im Fall, dass Sie das Programm an mehr als 1000 Postfächern testen möchten, wenden Sie sich an uns.

  13. Funktioniert die Signatur auch für E-Mails, die von Mobilgeräten gesendet werden?

    Ja.

    CodeTwo Email Signatures for Office 365 stempelt die Signatur ein, wenn die E-Mail durch Microsofts Datenzentren fließt. Es spielt keine Rolle, welche Clients oder Geräte verwendet werden.

    Mehr erfahren Sie hier: CodeTwo Email Signatures for Office 365 - Übersicht

  14. Kann die Signatur direkt unterhalb einer Antwort/Weiterleitung angefügt werden?

    Ja.

    CodeTwo Email Signatures for Office 365 basiert auf einem über mehrere Jahre entwickelten Algorithmus, der übrigens auch in dem Produkt CodeTwo Exchange Rules verwendet wird.

    Mehr erfahren Sie hier: CodeTwo Email Signatures for Office 365 - Editor

  15. Kann das Programm verschiedene Signaturen für neue und nachfolgende Nachrichten hinzufügen?

    Ja, das kann es.

    Sie können das Programm so konfigurieren, dass es verschiedene Signaturen für neue und nachfolgende Nachrichten einfügt. Dadurch können Sie eine Signatur nur für neue E-Mails erstellen, z. B. mit ausführlichen Kontaktdaten, Werbebanner und Links zu Social-Media. Für nachfolgende E-Mails gestalten Sie dann eine einfache Signatur nur mit Grunddaten.

    Diese Funktionalität ist im Regel-Editor verfügbar, unter Design, Choose how signatures should be added in the correspondence, dort wählen Sie die Option Different signature in the first email and different in subsequent emails.

  16. Wenn einige Benutzer keine Telefonnummer haben, werden sie eine Leerzeile in der Signatur haben?

    Nein, das werden sie nicht haben, wenn Signatur-Elemente zwischen den Remove Text-Tags (RT-Tags) stehen.

    CodeTwo Email Signatures for Office 365 kann automatisch Leerzeichen aus der Signatur entfernen, wenn keine spezifischen Daten im Active Directory für ein ausgewähltes Attribut gefunden wurden. Zum Beispiel, wenn es die folgende Zeile in der Signatur gibt: "Mobile: {mobile Platzhalter, der Daten aus Active Directory zieht" und bei einigen Benutzern dieses AD-Feld leer ist, wird die ganze Zeile "Mobile: {mobile}“ aus der Signatur entfernt. Um diese Funktion zu verwenden, müssen Sie alle Signatur-Elemente zwischen Remove Text-Tags {RT}{/RT} platzieren.

    In den folgenden Beispielen erfahren Sie, wie Sie RT-Tags in einer Signatur richtig verwenden:

    Regards,
    {First name} {Last name}
    {Company} {Department}
    Phone: {Phone}
    {RT} Mobile: {Mobile}
    {/RT} Email: {Email}

    Und wie Sie die RT-Tags NICHT verwenden sollen (die Linie selbst wird entfernt, aber die Leerzeile bleibt):

    Regards,
    {First name} {Last name}
    {Company} {Department}
    Phone: {Phone}
    {RT} Mobile: [Mobile]{/RT}
    Email: {Email}

  17. Kann ich verschiedene Signaturen für interne und externe Nachrichten erstellen?

    Ja. Erstellen Sie einfach zwei Regeln. Die eine für Signaturen für interne Nachrichten und die zweite für externe Nachrichten. Sie können diese Einstellungen in der Registerkarte Email direction in der Admin-Konsole des Programms festlegen.

  18. Kann das Programm beim Senden an verschiedene externe Domains verschiedene Signaturen einfügen?

    Nein. Das Programm kann Signaturen zu allen externen E-Mails hinzufügen, aber nicht zu ausgewählten.

    Wenn Sie diese Funktion benötigen, erzählen Sie uns darüber.

  19. Ich möchte, dass unsere Marketingabteilung die Signaturen verwalten/ändern kann, aber keinen Zugang zu anderen Einstellungen hat - das ist möglich?

    Nein. Die Signaturen können nur von Benutzern mit Office 365 globalen Admin-Rechten verwaltet werden. Das bedeutet, dass sie auf alle Programmeinstellungen zugreifen können.

    Wenn Sie diese Funktion benötigen, um E-Mail-Signaturen in Ihrer Organisation zu verwalten, erzählen Sie uns darüber.

  20. Können Endnutzer die eingefügte Signatur sehen?

    Ja. Nachdem Sie die Sent Items Update Funktion aktiviert haben, zeigt CodeTwo Email Signatures for Office 365 die eingefügten Signaturen im Gesendete Elemente Ordner von Nutzern auf allen Geräten und E-Mail-Clients an.

    Erfahren Sie mehr über das Gesendete Elemente Update...

  21. Können Benutzer auswählen, welche Signatur hinzugefügt werden soll?

    Ja. Dies ist möglich, wenn eine Bedingung der Regel auf einer Keyword-Phrase basiert. Wenn sie in der E-Mail oder Betreff gefunden wird, wird eine Regel auslöst, die eine Signatur in eine E-Mail einfügt. Keywords können in der Admin-Konsole auf der Registerkarte Keywords festgelegt werden.

    Wenn Sie z. B. eine Regel konfigurieren, in der eine Bedingung auf das folgende Schlüsselwort gesetzt ist: "my_sig", wird CodeTwo Email Signatures for Office 365diese in der E-Mail oder Betreff suchen und die Signatur einfügen. Die Signatur wird nur angewendet, wenn ein Benutzer die "my_sig" -Phrase in seiner E-Mail setzt. Phrasen können auch verwendet werden, um Signaturen zu unterdrücken.

  22. Ist die Signatur sichtbar, während ich eine E-Mail verfasse?

    Sie können keine Signaturen beim Schreiben einer E-Mail sehen, da sie direkt auf dem Server hinzugefügt werden, nachdem Sie die Schaltfläche Senden gedrückt haben.

    Sie können jedoch Ihre Signaturen im Ordner Gesendete Objekte sehen, wenn Sie die Funktion Sent Items Update aktiviert haben. Mehr erfahren…

  23. Kann die Anwendung automatisch bestimmte Regeln ein- und ausschalten?

    Ja, das kann sie. Dies ist dank der Scheduler-Funktion möglich, mit der Sie verschiedene Aktivitätszeiten für jede Regel individuell festlegen können. Infolgedessen weiß das Programm, wann alle Regeln, die die Scheduler-Option aktiviert haben, ausgeführt werden sollen.

    Erfahren Sie mehr über diese Funktion.

  24. Beeinflusst die Sent Items Update die Leistung meines Office 365 Tenant in irgendeiner Weise?

    Nein überhaupt nicht. Sent Items Update ist ein Service, der von CodeTwo auf Azure Server gehostet wird (genau wie CodeTwo Email Azure Service) und es ist völlig unabhängig von Ihrem Mailfluss und der Funktionsweise Ihres Office 365 Tenants - es ist eine parallele Pipeline, die keinen Einfluss auf Ihre E-Mail-Verarbeitung und E-Mail-Lieferzeit hat. Darüber hinaus erfordert das Sent Items Update keine Dienstkonten, da der gesamte Authentifizierungs- und Autorisierungsprozess OAuth 2.0 verwendet. Zusammenfassend lässt sich feststellen - wenn es einen Overhead gibt, der durch die Sent Items Update Funktion entstanden ist, ist es ein Job für unsere Server, nicht Ihre.

  25. Kann das Programm Anhänge speichern, die von externen Adressen gesendet werden?

    Nein. Aber wenn Sie eine Hybrid-Umgebung (Office 365 und On-Premise Exchange) mit zentralem Mail-Transport aktiviert haben, können Sie CodeTwo Exchange Rules Pro verwenden, um alle Anhänge an einem Ort zu speichern.

  26. Wo finde ich die technische Dokumentation?

    Alle technischen Unterlagen zum Programm sind online abrufbar: CodeTwo Email Signatures for Office 365 - Handbuch

  27. Wie kann ich mein Abonnement kündigen?

    Wenn Sie Ihr Abonnement kündigen möchten, loggen Sie sich zu Ihrem CodeTwo Email Signatures for Office 365 User Panel ein und klicken Sie auf den Button Manage tenant neben dem Namen Ihres Tenants und wählen Sie die Option Cancel subscription aus. Die Kündigung wird am Ende des aktuellen Abrechnungszyklus wirksam - bis dahin werden Ihre Signaturen wie gewohnt hinzugefügt. Nachfolgende Kreditkartenzahlungen werden nicht verrechnet.

    Sie können Ihr Abonnement jederzeit wieder fortsetzen. Wenn Sie ein Abonnement kündigen, werden Ihre  Einstellungen für sechs Monate beibehalten.

  28. Wie kann ich die Verwendung von CodeTwo-Diensten beenden?

    Wenn Sie die Verwendung von CodeTwo-Diensten vollständig beenden möchten, können Sie Ihren Tenant einfach über CodeTwo Email Signatures for Office 365 User Panel abmelden. Nachfolgende Kreditkartenzahlungen werden nicht verrechnet. Wenn Sie Ihren Tenant abmelden, wird das Abonnement automatisch gekündigt und es werden keine Signaturen hinzugefügt. Ihre Einstellungen werden dauerhaft entfernt.

    Es besteht keine Notwendigkeit, Ihr Benutzerkonto zu entfernen. Aber wenn Sie dies tun möchten, verwenden Sie bitte die E-Mail-Adresse, die mit Ihrem CodeTwo Email Signatures for Office 365 Benutzerkonto verknüpft ist, um ein Ticket im Customer Service einzureichen und eine Anfrage zu stellen.

  29. Wie ist die Rückgabepolitik?

    CodeTwo Email Signatures for Office 365 wird als monatlicher Bezahldienst angeboten, mit kostenloser, 14-tägiger Testphase. Zum Kündigen Ihrer Subskription melden Sie Ihren Mandanten via CodeTwo Email Signatures for Office 365-User Panel ab. Die monatlichen Abbuchungen von Ihrer Kreditkarte werden eingestellt.

  30. Wie lösche ich mein CodeTwo Email Signatures for Office 365-Account?

    Zu diesem Zweck verwenden Sie bitte die E-Mail-Adresse, welche mit Ihrem CodeTwo Email Signatures for Office 365-Account verknüpft ist, und übermitteln Sie Ihren Antrag per Customer Service-Ticket.

  31. Kann ich das Abonnement kaufen, wenn ich keine Kreditkarte habe?

    Ja, das können Sie. Sie müssen nur Ihren Office 365 Tenant im CodeTwo User Panel registrieren und dann den Kundendienst von CodeTwo kontaktieren, damit wir das Konto zu einem unserer Reseller umschalten können. Der Reseller kann dann für Ihren Abonnement zahlen, ohne Zugriff zu Ihren Daten zu haben. Sie können mit dem Reseller auch Ihre Zahlungsmethode besprechen.

  32. Kann ich das Abonnement kaufen, wenn ich aus der EU stamme und keine EU-Umsatzsteuer-ID habe?

    Ja, das können Sie. Sehen Sie sich die Lösung in der obigen Frage an: " Kann ich das Abonnement kaufen, wenn ich keine Kreditkarte habe?". Das Verfahren ist genau das gleiche.

  33. Funktioniert CodeTwo Email Signatures for Office 365 auf Mac OS?

    Ja, aber nur ein Teil der Funktionen ist dabei verfügbar. Wenn Sie einen der unterstützten Internetbrowser verwenden, können Sie unter Anwendung des Userpanels von Ihrem Office 365 einen Tenant registrieren, oder eine Subskription erwerben (vollständige Liste der Funktionen des Userpanels ist im Benutzerhandbuch im Kapitel Program´s components verfügbar). Im Mac System ist es nicht möglich E-Mail Unterschriften zu verwalten sowie den eingebauten HTML Editor in Anspruch zu nehmen. Die Programmkonsole, die diese Funktionen bedient, erfordert einen Windows Betriebssystem.

  34. Während der Tenantregistrierung bekomme ich eine Nachricht ‘Provisioning in progress’. Was heißt das?

    Dies ist ein normales Verhalten und ist Teil des Konfigurationsprozesses. Der Provisioning-Prozess dauert in der Regel von 3 bis 15 Minuten. Während dieser Zeit wird für Ihren Tenant ein individuelles TLS-Zertifikat generiert. Es ist ein notwendiger Schritt (von Microsoft verlangt), der einen sicheren E-Mail-Fluss sicherstellt. Während diesem Vorgang sind einige Aktionen auf der Registerkarte Manage tenant nicht verfügbar.

    Sie können Ihre Admin Console verwenden, um Regeln zu erstellen und E-Mail-Signaturen zu erstellen, aber der Konfigurationsprozess muss beendet werden, bevor diese Änderungen angewendet werden. Erfahren Sie mehr über die ersten Konfigurationsschritte.

  35. Kann ich die Geolokation von einem Tenant ändern?

    Ja, das können Sie.

    CodeTwo Email Azure Service funktioniert in sieben Geolokationen: Nord Europa, West Europa, Nord Zentral US, West US, UK Süd, Australien Ost oder Kanada Ost. Wenn Sie die Service-Geolokation ändern möchten, kontaktieren Sie uns.

    Weitere Details finden Sie in diesem KB-Artikel.