Die weltweit #1 E-Mail-Signatursoftware für Microsoft 365

E-Mail-Signaturen mit Office 365-Benutzerfotos in Exchange Online-E-Mails: So fügen Sie sie ein

Sie kennen wahrscheinlich schon die zwei Wege zum Hochladen von Benutzerfotos in Office 365 (Microsoft 365): PowerShell oder unsere Freeware CodeTwo User Photos for Office 365. Wussten Sie aber, dass Sie Ihren E-Mail-Signaturen automatisch Office 365-Benutzerfotos einfügen können?

Wie erstellen Sie also E-Mail-Signaturen mit Office 365-Benutzerfotos? Das zeigt Ihnen die folgende Videoanleitung.

 

CodeTwo Email Signatures 365 ist eine Cloud-basierte Anwendung, die sich perfekt für diese Aufgabe eignet. Mit der Software erstellen Sie E-Mail-Signaturvorlagen mit Platzhaltern, die mit Office 365-Daten und -Fotos eines Absenders erfüllt werden, sobald seine Nachricht eine E-Mail-Signatur erhält.

Nachstehend finden Sie eine bebilderte Anweisung zum Hinzufügen der Office 365-Benutzerfotos mithilfe von CodeTwo Email Signatures 365. Testen Sie sie selbst!

 

Hier starten Sie die 14-tägige kostenlose Trial-Version von CodeTwo Email Signatures 365.

Starten Sie die Manage Signatures App und klicken Sie auf den Plus-Symbol oben links, um eine neue serverseitige oder clientseitige E-Mail-Signaturregel einzufügen (mehr über Signaturmodi). In diesem Beispiel erstellen wir eine serverseitige Signaturregel.

Auf der Registerkarte Overview geben Sie den Namen der Regel ein und auf den Registerkarten Senders und Recipients konfigurieren Sie die Regelbedingungen nach eigenem Bedarf. Nur E-Mails, die diesen Bedingungen erfüllen, werden die Regel auslösen (und die entsprechende Signatur erhalten).

Auf der Registerkarte Design klicken Sie auf Edit Signature und öffnen Sie die Signaturvorlagenbibliothek (signature template library). Dann wählen Sie eine Signaturvorlage mit einem Benutzerfoto aus (Sie können die angezeigten Vorlagen auf diejenigen beschränken, die Benutzerfotos enthalten, indem Sie das Photo-Kontrollkästchen rechts aktivieren und die restlichen Kontrollkästchen deaktivieren).

Nach der Auswahl der Signaturvorlage, können Sie diese schnell anpassen: Mit einem Klick auf Open öffnen Sie den Signature Template Editor. Hier können Sie zusätzliche Änderungen an Ihrer Vorlage machen. Der Platzhalter {Photo 1}, den Sie im Bearbeitungsbereich sehen, wird beim Einfügen der Signatur durch das Absenderfoto aus Entra ID (Azure AD) ersetzt. Um die Fotoabmessungen zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Platzhalter {Photo 1} und wählen Sie Edit placeholder.

Sie können den Platzhalter {Photo} auch manuell hinzufügen. Platzieren Sie dazu den Cursor an der Stelle, wo das Foto erscheinen soll. Klicken Sie dann auf der Registerkarte Main des Editors auf den Button Placeholder und wählen Sie Message Sender > Photo.

Wenn Ihre E-Mail-Signatur bereit ist, gehen Sie auf Apply & Close (oben links im Signature Template Editor). Nach der Rückkehr an die Manage Signatures App, klicken Sie auf  (Save) um die Änderungen an den CodeTwo Azure-Server zu senden.

Ab jetzt, wenn ein Benutzer eine Nachricht sendet, die den in der Signaturregel definierten Bedingungen entspricht, wird eine personalisierte E-Mail-Signatur mit den Absenderinformationen und dem Office 365-Benutzerfoto direkt unter dieser Nachricht eingefügt.