Bedingte Platzhalter: neue Funktion in CodeTwo Email Signatures for Office 365

Das neueste Update von CodeTwo Email Signatures for Office 365 bringt eine neue Funktionalität in den integrierten Signatur Template Editor: bedingte Platzhalter (conditional placeholders). Anders als Standardplatzhalter, die Absenderinformationen aus Azure AD (wie Name, Jobposition, Telefonnummer usw.) oder Nachrichteneigenschaften ziehen, fügen bedingte Platzhalter benutzerdefinierte Informationen in E-Mail-Signaturen ein (Text, Bilder, Animationen und sogar HTML-Code-Schnipsel). Dadurch erhalten Ihre Signaturen automatisch generische Informationen anstelle der fehlenden Azure AD-Benutzerattribute. Dieser Beitrag erklärt, wie diese Platzhalter funktionieren, wozu sie fähig sind und wie Sie sie in Ihren E-Mail-Signaturvorlagen für Microsoft 365 (Office 365) verwenden können.

Bedingte Platzhalter – neue Funktion in CodeTwo Email Signatures for Office 365

Bedingte Platzhalter: Funktionsweise

Ein bedingter Platzhalter ist ein Feld, den Sie Ihrer E-Mail-Signatur hinzufügen. Abhängig von einer Reihe benutzerdefinierter Regeln kann er mit einem von vielen Werten ausgefüllt werden. Ein bedingter Platzhalter kann eine oder mehrere Regeln haben. Jede Regel besteht aus einer Bedingung (condition), die auf den Absendereigenschaften basiert, und einem Platzhalterwert (placeholder value). Sie kommunizieren unserer Software, welchen Platzhalterwert beim E-Mail-Versand in Ihre Signatur einzufügen. Nur ein Platzhalterwert ist jeweils tätig: Nämlich dieser, der zu der Regel gehört, deren Bedingungen als erstes erfüllt werden. Sie können auch einen Standardplatzhalterwert (default placeholder value) festlegen. Er ersetzt den bedingten Platzhalter, wenn keine der Regelbedingungen erfüllt wird.

Bedingte Platzhalter in CodeTwo Email Signatures of Office 365: Funktionsweise

Anwendungsbeispiele

Bedingte Platzhalter haben zahlreiche Anwendungen. Sie können sie verwenden, um:

  • eine generische Telefonnummer / einen generischen Avatar in eine E-Mail-Signatur einzufügen, wenn diese Werte (Telefonnummer / Benutzerbild) in AD des Absenders fehlen,
  • Marketingbanner oder Links zu Social Media-Websites in verschiedenen Sprachen je nach Länderattribut des Absenders einzufügen (siehe unten),
  • zusätzliche Elemente (Haftungsausschlüsse, Ein-Klick-CSAT-Umfragen, Banner usw.) in eine Signatur einzufügen, die nur für bestimmte Benutzer oder Gruppen gelten, z. B. für ausgewählte Microsoft 365-Gruppen,
  • die persönliche E-Mail-Adresse des Absenders aus der Signatur durch eine allgemeine Adresse (z. B. support@beispiel.de) zu ersetzen,
  • die Kontaktdaten aus E-Mails (z. B. der Führungskräfte) auszublenden,
  • und vieles mehr.
Ändern Sie Banner je nach AD-Länderattribut des Absenders

Alternative für RT-Tags

Wenn Sie bereits die RT-Tags (Remove Text tags) in Ihren E-Mail-Signaturen verwenden, können sich bedingte Platzhalter manchmal als guter Ersatz herausstellen. Mit den RT-Tags entfernen Sie bestimmte Elemente aus einer E-Mail-Signatur (wie ein Kontaktdetail, eine gesamte Textzeile, eine Tabellenzeile usw.), wenn der ihnen zugeordnete Standardplatzhalter nicht mit Informationen aus Azure AD ausgefüllt werden kann. So sind Sie sicher, dass Ihre Signatur keine Leestellen enthält.

Anstelle der RT-Tags können Sie aber auch einen bedingten Platzhalter einfügen. Wenn kein Wert für ein bestimmtes AD-Attribut vorhanden ist, füllt so ein Platzhalter die Lücke mit allgemeinen Informationen des Unternehmens aus. Somit stellen Sie sicher, dass E-Mail-Signaturen immer alle erforderlichen Informationen enthalten, auch wenn einige Daten in der AD des Absenders fehlen. Wie setzen Sie bedingte Platzhalter in einem solchen Szenario ein? Dies erfahren Sie auf dieser Webseite.

Wo fange ich an?

Bestehende Benutzer

Um das neue Update mit dem Zugriff auf bedingte Platzhalter zu erhalten, führen Sie einfach die Manage Signatures App aus. Da es sich um eine ClickOnce-Anwendung handelt, wird das Update automatisch gestartet. Wenn nicht, bedeutet dies wahrscheinlich, dass Sie bereits über die neueste Version verfügen. In der Manage Signatures App gehen Sie auf der Registerkarte Design und öffnen Sie den Signature Template Editor, indem Sie auf den Button Edit signature klicken. Um mit dem Erstellen der bedingten Platzhaltern anzufangen, gehen Sie im Hauptmenü des Editors auf Placeholder > Conditional placeholders > Manage und wechseln Sie zu Conditional placeholders manager.

Conditional placeholders manager

Eine schrittweise Anleitung zum Erstellen und Verwenden von bedingten Platzhaltern finden Sie in diesem Benutzerhandbuch.

Neue Benutzer

Wenn Sie CodeTwo Email Signatures for Office 365 noch nicht kennen und bedingte Platzhalter sowie weitere nützliche Funktionen unseres Tools zur E-Mail-Signaturverwaltung in Microsoft 365 überprüfen möchten, können Sie das Programm 14 Tage lang kostenlos testen. Interessiert? Hier starten Sie Ihre kostenlose Testversion.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*

*