16 profesionelle Beispiele für Abwesentheitsnotizen

Haben Sie sich jemals gefragt, was Sie in Ihre Abwesenheitsnotizen schreiben sollen? Dann sind Sie an der richtigen Stelle! Manchmal ist es einfach schwierig, auf Anhieb einen perfekten Text für Ihre Abwesenheit zu erfinden. Deshalb dachten wir, es wäre schön, einige gute Beispiele und Inspirationen zu teilen. Nachfolgend finden Sie Beispielnotizen für jeden Anlass. Aber schauen wir uns zunächst die grundlegenden Informationen an, die Sie immer (Bedingungen gelten!) in Ihrer Abwesenheitsnotizen beinhalten und vermeiden sollten.

11+ profesionelle Beispiele für Abwesentheitsnotizen

Inhaltsverzeichnis:

Was gehört in eine Abwesenheitsnotiz?

Es gibt einige Informationen, die ihren Weg in jede Abwesenheitsnotizen finden müssen. Sie denken vielleicht, dass diese Liste offensichtlich ist. Wenn aber wir uns eilen, vergessen wir oft diese Dinge:

  • Abreisedatum und Rückkehrdatum. Während es wichtig ist, das Rückkehrdatum anzugeben, ist es normalerweise besser, beide Daten anzugeben. Somit weißt man genau, wie lange Sie außer Haus sind. Denken Sie daran, wie viele E-Mails Sie nach einer dreitägigen Abwesenheit lesen müssen. Denken Sie jetzt daran, wie viele E-Mails auf Sie warten, wenn Sie zwei Monate weg sind. Normalerweise kann es mehr als einen Tag dauern, bis Sie alle wichtigen E-Mails in Ihrem Posteingang überhaupt lesen und beantworten. Ihre Empfänger möchten wissen, wann sie die tatsächliche Antwort von Ihnen erwarten können.
  • Kontaktdaten. Manchmal möchten Leute vielleicht jemanden in einer anderen Abteilung kontaktieren. Wenn Sie Ihre Berufsbezeichnung und einige andere persönliche Informationen angeben, können Sie den Tag retten. Wenn Sie Ihre grundlegenden persönlichen Daten nicht einfügen, so werden möglicherweise Leute auf Ihre Rückkehr warten müssen, wobei die richtige Person könnte ihnen früher helfen. Außerdem sollten Sie alternative Kontaktdaten angeben. Dies hilft in dem Fall, dass jemand eine sehr dringende Angelegenheit hat und einfach nicht auf Ihre Rückkehr warten kann. Sie sollten immer eine E-Mail-Adresse einer Person angeben, die Sie während Ihrer Abwesenheit vertritt. Alternativ, wenn Sie nie wirklich weg von der Arbeit sind – schreiben Sie, wie man Sie erreichen kann. Eine professionelle E-Mail-Signatur mit Kontaktdaten sollte in jedem Fall ausreichen.
  • Werden Sie Ihr Postfach lesen? Manchmal, wenn Sie nicht im Büro sind, können Sie von Zeit zu Zeit Ihre eingehenden E-Mails überprüfen. Wenn Sie dies tun, fügen Sie auch diese Informationen in Ihre Abwesenheitsnotiz ein: Dies verleiht ihr eine professionelle Note. Aber wenn Sie sich in Ihrer Abwesenheit keine E-Mails ansehen – machen Sie anderen keine falschen Hoffnungen.
  • Der Grund für die Abwesenheit. Jetzt ist dieser knifflig. Sie sollten den Grund Ihrer Abwesenheit (Urlaub / Geschäftsreise) angeben, aber keine konkreten Angaben machen. Es ist zwar eine gute Idee, Ihre Teilnahme an einer internationalen Konferenz zu kommunizieren, aber Details über Ihren Urlaub zu geben, ist nicht professionell.
  • Ich entschuldige. Nun, wahrscheinlich ist es nicht Ihre Schuld, dass Sie nicht da sind. Es kostet Sie jedoch nichts, höflich zu sein. „Entschuldigung, ich habe dich vermisst!“ ist eine großartige Möglichkeit, um Ihre Interesse zu zeigen.

Was gehört nicht in eine Abwesenheitsnotiz?

Einige Abwesenheitsnotizen gehen einfach auf die Nerven. Nicht nur deshalb, weil Sie auf eine Antwort warten müssen. Das ist selbstverständlich. Manchmal verärgern diese automatischen Antworten die Empfänger aufgrund dessen, was darin steht. Nachfolgend finden Sie eine Liste, was Sie aus Ihren Abwesenheitsnotizen löschen sollten:

  • Details. Sie werden vielleicht überrascht sein, aber die meisten Leute interessiert es nicht, wo Sie Ihren Urlaub verbringen, mit wem und was Sie tun werden. Gleiches gilt für detaillierte Informationen zu Ihrem Krankenstand. Auf solche Details in Ihren kann es unterschiedliche Reaktionen geben: Am meisten aber Irritation oder Gleichgültigkeit. Glückliche Gefühle sind sehr unwahrscheinlich.
  • Selbstmitleid. Manche Leute merken nicht einmal, dass sie Selbstmitleid in ihre Abwesenheitsnotizen aufnehmen. Einer der beliebtesten Sätze lautet: „Nach Monaten harter Arbeit habe ich es endlich geschafft, meinen Jahresurlaub zu nehmen“. Oder auch: „Ich bin so froh, außer Haus zu sein!“. Diese Gedanken sollten Sie für sich selbst behalten.
  • Tippfehler. Ich weiß, dass Sie es eilig haben, aber bitte lesen Sie Ihren Text, nachdem Sie ihn geschrieben haben. Diese Nachrichten sind in der Regel kurz und wenn sie Tippfehler oder Grammatikprobleme enthalten, werden Sie möglicherweise nicht ernst genommen. Deshalb ist es eine gute Idee, eine Nachrichtenvorlage zu nutzen, die sorgfältig gelesen und auf Fehler überprüft wurde.
  • Ich bin nicht da / Ich bin nicht bei der Arbeit. Enthält Ihre Nachricht nur diese Worte? Dann schreiben Sie besser gar nichts. Der Grund ist einfach – sie hilft Ihren Empfängern überhaupt nicht.
  • Eingeschränkter Zugriff auf E-Mails. Das ist eine beliebte Phrase, die einfach nichts sagt. Während die meisten Leute nichts dagegen haben, ist es auch nicht hilfreich. Wenn Sie höflich sagen wollen: „Ich werde keine E-Mails lesen“, schreiben Sie es besser direkt.

Natürlich gibt es Ausnahmen von der oben genannten Regeln. In Ihren internen Nachrichten können Sie wahrscheinlich viel informeller sein.

Beispiele für Abwesenheitsnotizen

Unten finden Sie einige Out-of-Office-Vorlagen für verschiedene Anlässe. Ich hoffe sie helfen Ihnen, wenn Sie nicht die richtigen Worte finden können oder einfach keine Zeit haben.

Universelle Abwesenheitsnotizen

Die folgenden Beispiele sind für jede Gelegenheit geeignet. Sie gehen nicht ins Detail, sondern sagen einfach alles, was nötig ist.

Guten Tag,
Es tut mir leid, aber Sie haben mich gerade verpasst – ich bin am {Datum} zurück. Während meiner Abwesenheit können Sie {Name} unter {E-Mail} kontaktieren. Er / Sie kann Ihnen bei allen Ihren Problemen und Fragen weiterhelfen.
Beste Größe,

-Achtung: Abwesenheitsnotiz-
Liebe Empfänger*innen,
ich bin vom {Datum} bis zum {Datum} wegen {Grund} nicht im Büro. Es tut mir leid. Ich werde Ihnen gleich nach meiner Rückkehr sicherlich antworten. In der Zwischenzeit können Sie:
sales@beispiel.de für Verkaufsanfragen
oder support@beispiel.de für technische Unterstützung
kontaktieren.

Guten Tag,
Vielen Dank für Ihre E-Mail.
Ich bin bis zum {Datum} im Urlaub und habe keinen Zugriff auf meine E-Mails. In dringenden Fällen können Sie sich an unser Team{Link} wenden. Ansonsten melde ich mich wieder, sobald ich wieder im Büro bin.
Mit freundlichen Grüßen,

Abwesenheitsnotiz für (jährlichen) Urlaub

Wahrscheinlich die häufigste. Sie sind zwar jahrelang gesund wie ein Fisch im Wasser, aber ab und zu braucht jeder Urlaub:

Vielen Dank für Ihre Kontaktaufnahme, aber ich bin im Urlaub. Ich melde mich am {Datum} zurück und helfe Ihnen gerne bei allen Fragen, die Sie haben. Wenn Sie sofortige Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an den Kundenservice unter support@beispiel.de.

Guten Tag,
ich möchte Ihnen sehr gerne eine schnelle Antwort geben, aber dies kann ich leider nicht tun. Ich bin nämlich vom {Datum} bis zum {Datum} im Jahresurlaub und werde mein Postfach erst nach meiner Rückkehr regelmäßig lesen. Deswegen empfehle ich Ihnen, sich für eine schnellere Antwort mit {Name} unter {E-Mail} zu kontaktieren.
Mit freundlichen Grüßen,
{Signatur}

Abwesenheitsnotiz für Krankentage

Krankmeldungen gehören zur Tagesordnung an jedem Arbeitsplatz. Und wenn jemand plötzlich krank wird, ist eine Abwesenheitsnotiz ein Muss. Es ist großartig, wenn Sie trotz Ihrer Krankheit eine Abwesenheitsnotiz schreiben, bevor Sie den Arbeitsplatz verlassen. In den meisten Fällen wird aber diese Aufgabe von einer anderen Person übernommen. Wie bereits erwähnt, ist die Angabe der Details Ihrer Abwesenheit nicht die beste Idee, insbesondere wenn Sie krankgeschrieben sind. Wenn Sie eine solche Abwesenheitsnotiz bearbeiten, denken Sie daran, dass eine solche Abwesenheit häufig sich verlängert. Der Empfänger muss daher keine bösen Details wissen. Die Erwähnung der Krankmeldung ist aber für ihn ein Signal, dass eine Verlängerung der Abwesenheitszeit möglich ist.

Guten Tag,
Ich bin wegen Krankheit bis zum {Datum} abwesend. In der Zwischenzeit können Sie meinen Kollegen / meine Kollegin unter {E-Mail} kontaktieren.
Bleiben Sie gesund!

Guten Tag!
Ich bin derzeit nicht erreichbar und ohne Zugriff auf meine E-Mail. Ich hoffe, dass ich bis {Datum} wieder da bin. Ich melde mich so schnell wie möglich bei Ihnen zurück.
Sollten Sie Fragen vor meiner Rückkehr haben, hilft Ihnen {Name} unter {E-Mail} gerne weiter.
Alles Gute,

Abwesenheitsnotiz für Elternzeit

Warum ist diese so besonders? Abgesehen davon, dass es um das Wunder der Geburt geht. Sie müssen sicher sein, dass alles richtig ist – diese Nachrichten sind normalerweise lange da.

Guten Tag,
ich bin im Mutterschafts- / Vaterschaftsurlaub. Ich habe zwischen {Datum} und {Datum} keinen Zugriff auf mein Postfach. {Name} vertritt mich während meiner Abwesenheit. Wenn Sie sie / ihn kontaktieren möchten, senden Sie eine E-Mail an {E-Mail}.
Freundliche Grüße,
{Signatur}

Abwesenheitsnotiz für gesetzliche Feiertage

Wenn Sie an einem Feiertag verreist sind, sind wahrscheinlich nicht nur Sie außer Haus. Deshalb ist es besonders gut, für alle Mitarbeiter eine ähnliche Notiz zu erstellen:

Liebe Leser*innen,
Vielen Dank für Ihre E-Mail, aber unser Unternehmen ist abwesend und feiert {Feiertag}.
Aus diesem Grund können wir Ihnen erst ab {Datum} antworten.
Wir entschuldigen uns für die Verzögerung und wünschen Ihnen erholsame Feiertage.
Freundliche Grüße,

Abwesenheitsnotiz für Dienstreise und Schulung

Wenn Sie Ihr Büro für eine Konferenz verlassen, sollten Sie E-Mails empfangen und beantworten können. Machen Sie aber andere darauf aufmerksam, dass sich Ihre Antworten möglicherweise verzögern:

Guten Tag,
Ich bin vom {Datum} bis zum {Datum} bei {Name des Events}. Ich werde sicher zwischen den Sitzungen in meinem Posteingang nachsehen. Es kann aber etwas länger dauern, bis ich mich bei Ihnen melde. Wenn Sie nicht warten können, bin ich unter {Handynummer} erreichbar.

Liebe Empfänger*innen,
Ich besuche gerade eine Schulung. Daher kann meine Antwort etwas länger als üblich dauern. Ich werde wieder ab {Datum} schneller antworten können.

Abwesenheitsnotiz für Fernarbeit

Wenn Sie Home-Office machen, sind Sie in gewissem Sinne dauerhaft „abwesend“. Dieser Typ der Abwesenheitsnotiz wird normalerweise nicht von einem einzelnen Benutzer für sich selbst eingerichtet. Er gilt eher als Autoresponder für Helpdesk, Support oder jedes andere freigegebene Postfach in einem Unternehmen. Dadurch weiß der Empfänger, dass seine E-Mail nicht in einem schwarzen Loch verschwunden ist, sondern wirklich bearbeitet wird. Aufgrund der kürzlich erzwungenen Migration zu einem Hybrid- und Remote-Arbeitsmodell könnten Sie darüber nachdenken, einige Änderungen an einem solchen Autoresponder vorzunehmen.

Wenn Sie schon auf Fernarbeit umgestellt haben, teilen Sie Ihren Empfängern mit, dass die Antwortzeit möglicherweise länger wird. Wenn das nicht der Fall ist, können Sie Ihre Empfängern versichern, dass trotz Umstellung auf Home-Office alles in Ordnung ist und alle Anfragen wie gewohnt bearbeitet werden. Achten Sie jedoch darauf, Ihre automatische Antwort nicht zu lang zu machen:

Liebe Nutzer*innen,
Danke für Ihre Nachricht. Wir möchten Sie wissen lassen, dass wir Ihre Anfrage erhalten haben und daran arbeiten. Wir werden uns so schnell wie möglich bei Ihnen melden, was normalerweise weniger als {Nummer} Stunden dauert. Wenn Ihre Angelegenheit dringend ist, rufen Sie uns unter {Telefon} an.
Mit freundlichen Grüßen,

Vielen Dank für Ihre E-Mail.
Wegen einer erhöhten Anzahl von Anfragen und weniger verfügbaren Technikern aufgrund von {Grund} kann es zu längeren Antwortzeiten kommen. Wir werden uns jedoch bemühen, Ihnen innerhalb von {Zeit} zu antworten.In dringenden Fällen rufen Sie uns unter {Telefon} an. Wenn Sie nach bestimmten Informationen suchen, sehen Sie sich außerdem unsere häufig gestellten Fragen {Link} und unsere umfangreiche Wissensbank {Link} an.
Freundliche Grüße,

Abwesenheit im Home-Office

Wenn Ihr Zuhause zu Ihrem Büro wird, ist der Begriff „außer Haus“ nicht mehr zutreffend. Ihre Empfänger müssen jedoch nicht wissen, dass Sie normalerweise von zu Hause aus arbeiten. So können Sie jede allgemeine automatische Antwort sicher nutzen.

Sehr geehrter Damen und Herren,
Ich bin derzeit nicht erreichbar und habe keinen Zugriff auf E-Mails. Ich bin am {Datum} zurück und melde mich so schnell wie möglich bei Ihnen. Wenn Sie dringend Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an {Name} unter {E-Mail}.
Mit freundlichen Grüßen,

Guten Tag,
Dies ist eine automatische Antwort. Im Moment bin ich nicht erreichbar und kann Ihnen keine schnelle Antwort geben. Ich bin am {Date} zurück und werde Sie dann kontaktieren. Wenn Sie dringend Hilfe benötigen, rufen Sie unser Büro unter {Phone} an.
Freundliche Grüße!

Abwesenheitsnotiz für weitergeleitete E-Mails

In einigen Fällen, insbesondere bei längerer Abwesenheit (wie Elternzeit oder längere Krankheit), werden Ihre E-Mails an ein anderes Postfach weitergeleitet. Dadurch warten keine wichtigen E-Mails auf Ihre Rückkehr. Dies ist zwar eine gängige Praxis, enthält jedoch nicht immer diese wichtige Information für den ursprünglichen Absender. Und sie ist äußerst wichtig! Wenn der Absender eine automatische Antwort mit der Information erhält, dass seine E-Mail weitergeleitet wurde, muss er sich um nichts Weiteres kümmern. Außerdem ist es verdächtig, wenn Sie eine Nachricht an einen bestimmten Kontakt senden und plötzlich eine Antwort von jemand anderem bekommen. Beispiele für solche Abwesenheitsnotizen sind:

Guten Tag,
Dies ist eine automatische Nachricht. Wir möchten Sie darüber informieren, dass {Name} derzeit nicht verfügbar ist. Ihre E-Mail wurde jedoch an {Name} unter {E-Mail} weitergeleitet. Er / Sie wird sich in Kürze bei Ihnen melden.
Freundliche Grüße,

Guten Tag,
Ich werde einige Zeit abwesend sein, aber keine Sorge – Ihre Nachricht wurde automatisch an {E-Mail} weitergeleitet. Jemand wird Sie so schnell wie möglich kontaktieren.
Mit freundlichen Grüßen,

Lustige Abwesenheitsnotizen

Eher nicht für Ihre externen Kontakte. Sie können aber Ihre Mitarbeiter zum Lachen bringen, solange Sie es bei gutem Geschmack behalten – schließlich teilen nicht alle den gleichen Humor.

Hallo, hier ist der Autoresponder von {Name}. {Name} ist erst am {Datum} wieder da.
Ich kann Ihnen leider nicht helfen, obwohl ich es gerne machen würde. Meine derzeitige Aufgabe, alle wichtigen E-Mails und Kontakte aus dem Postfach von {Name} zu löschen, nimmt mir zu viel Zeit. Ich bin aber sicher, er / sie wird sich so schnell wie möglich bei Ihnen melden. Das ist, wenn ich mich entscheide, diese E-Mail zu verschonen. In dringenden Fällen würde ich versuchen, {Name} unter {E-Mail} zu kontaktieren.
Schönen Tag,
Autoresponder

Hallo,
Es tut mir leid, aber ich bin am {Datum} abwesend. Sie können mich weiterhin unter meine 0190-Nummer oder einfach unter {Telefonnummer} erreichen (möglicherweise fallen Gebühren an).
Achtung: Nur für Erwachsene!

Hallo,
ich freue mich wirklich darauf, dass Sie mich zu erreichen versuchen. Zurzeit bin ich nicht im Büro und nehme gerade ein Sonnenbad. Ich bin am {Datum} zurück. Danach werde ich wahrscheinlich zwei zusätzliche Tage brauchen, um mich an mein Büro zu gewöhnen und Hunderte neuer dringender E-Mails zu durchforsten, bevor ich mich wieder bei Ihnen melde.
Oder wenden Sie sich an {E-Mail}, um sofortige Hilfe zu erhalten. Ich mein ja nur.

Abwesenheitsnotizen in Exchange Server verwalten

Was aber passiert, wenn jemand vergisst, eine Abwesenheitsnotiz oder eine Weiterleitung einzustellen? Es kann zu ernsthaften Problemen führen, wenn jemand es eilig hat und nicht einmal merkt, dass seine E-Mail ungelesen in jemandes Postfach liegt. Glücklicherweise gibt es eine einfache Möglichkeit, Abwesenheitsnotizen für andere Benutzer oder sogar für ein ganzes Unternehmen zentral einzurichten.

CodeTwo Exchange Rules Pro ist ein funktionsreiches Tool zum E-Mail-Signatur- und E-Mail-Fluss-Management. Eine seiner zahlreichen Funktionen ist die Konfiguration automatischer Antworten. Somit stellen Sie sicher, dass jeder abwesende Benutzer eine Abwesenheitsnotiz sendet und einen professionellen Ton beibehält. Sie können automatisch Autoresponder für alle Mitarbeiter personalisieren, ohne auf deren Rechner zugreifen zu müssen. Abgesehen davon haben Sie viel mehr Kontrolle über E-Mails mit Abwesenheitsnotizen. Während herkömmliche Autoresponder nur aus Text bestehen, können automatische Antworten erstellt in CodeTwo Exchange Rules Hyperlinks, Bilder und vieles mehr enthalten. Dadurch können Sie ein hohes Maß an professioneller Kommunikation aufrechterhalten und Ihr Markenimage auch bei automatischen Antworten einhalten. Einfach kostenlos testen!

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