Wie archiviert man die Postfächer ehemaliger Mitarbeiter in Office 365?

Immer wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, müssen Administratoren ein bestimmtes Verfahren anwenden. In Office 365 müssen Sie je nach den bewährten Praktiken des Unternehmens die Anmeldefunktion des Benutzers deaktivieren oder ihn ganz löschen. Dies sind einige Standardaktivitäten, die man wahrscheinlich im Schlaf ausführen sollte. Das Vertrackte ist aber nun: Wie archiviert man den Postfachinhalt der ehemaligen Mitarbeiter, ohne dass man für die Office-365-Lizenz des früheren Arbeitnehmers bezahlen muss? Im Folgenden stelle ich einige Möglichkeiten vor, wie man das erreichen kann.

Office 365 - Archivierung des Postfaches eines ehem. Mitarbeiter

Die ersten beiden Methoden können Sie allein durch native Mittel erreichen. Die dritte erfordert ein Drittanbieter-Tool – CodeTwo Backup for Office 365.

Konvertieren in freigegebenes Postfach

Dies ist wahrscheinlich die schnellste Methode zum Archivieren der Daten früherer Benutzer. Trotz deren weiten Verbreitung, weist sie aber erhebliche Mängel auf.

  1. Loggen Sie sich zuerst bei Ihrem Office-365-Portal ein und rufen Sie das Admin Center auf: Office 365 Admin Center
  2. Gehen Sie im linken Menü zu Users > Active users Aktive Benutzer
  3. Wählen Sie den richtigen Benutzer aus und scrollen Sie in seinen Eigenschaften zu Mail Settings. Klicken Sie auf Convert to shared mailbox Konvertieren in freigegebenes Postfach
  4. Ein Bestätigungsbildschirm wird angezeigt. Bestätigen Sie mit dem Klick auf Convert Bestätigungsbildschirm

Das Postfach des Benutzers wird zu einem freigegebenen Postfach. Freigegebene Postfächer unter 50 GB verbrauchen keine Lizenzen und haben kein aktiviertes Litigation Hold.

Pro:

  • Auf das freigegebene Postfach kann nicht mit dessen Login und Kennwort zugegriffen werden. Ein Benutzer muss über Berechtigungen verfügen, um von seinem eigenen Postfach aus auf das freigegebene Postfach zuzugreifen.
  • Diese Methode ermöglicht ein schnelles Lizenzrecycling.
  • Zugriffsrechte ermöglichen die Überwachung von Änderungen.

Contra:

  • Der Inhalt eines freigegebenen Postfachs kann frei bearbeitet werden.
  • Keine sichere Lösung in Bezug auf die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen.
  • Freigegebene Postfächer haben ein Limit von 50 GB, oberhalb dessen eine Lizenz erforderlich ist.
  • Die Dokumentation von Microsoft weist darauf hin, dass Sie keine freigegebenen Postfächer zum Archivieren der Benutzer-Postfachdaten verwenden können.
  • Andere können E-Mails an dieses freigegebene Postfach senden.
  • Diese Methode wird für eDiscovery-Konten problematisch. Wenn viele Benutzer in freigegebene Postfächer konvertiert werden und das Automapping aktiviert ist, können sogar einige zusätzliche Postfächer dazu führen, dass Outlook verzögert oder abstürzt.
  • In einer Hybridumgebung wird beim Löschen des entsprechenden lokalen Objekts das freigegebene Postfach in Office 365 gelöscht.

Erstellen eines inaktiven Postfachs

Kurz gesagt, diese Methode ist viel eleganter: Sie müssen ein Postfach löschen, auf das ein Litigation Hold oder eine richtige Aufbewahrungsrichtlinie angewendet wird. Ein solches Postfach wird nicht dauerhaft gelöscht, sondern in ein inaktives Postfach umgewandelt. Wenn Sie einem Postfach ein Litigation Hold oder eine Aufbewahrungsrichtlinie zuweisen möchten, stellen Sie sicher, dass es über eine Exchange-Online-Lizenz für Plan 2 (oder eine separate Lizenz für Exchange-Online-Archivierung) verfügt. Im folgenden Beispiel zeige ich, wie man inaktive Postfächer mit einem Litigation Hold erstellt.

  1. Scrollen Sie nach dem Aufrufen der User-Eigenschaften zu Mail Settings und aktivieren Sie das Litigation Hold. Litigation Hold
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um das Litigation Hold zu aktivieren. Es gibt weitere Einstellungen – Sie können festlegen, wie lange es dauern soll. Notizen und Links für den Benutzer sind in diesem Fall Zeitverschwendung – der Benutzer wird sowieso gleich gelöscht. Litigation Hold - Einstellungen
  3. Nachdem Sie auf Save geklickt haben, zeigt das Portal die folgende Notiz an: Litigation Hold - Bestätigung
  4. Nach der einstündigen Überprüfung, ob das Hold funktioniert, klicken Sie Delete user an und bestätigen Sie zweimal die Erstellung eines inaktiven Postfachs. Benutzer löschen
  5. Der inaktive Postfachinhalt kann mit dem eDiscovery-Tool durchsucht werden. Weitere Informationen zum Suchen und Exportieren von Postfachdaten über eDiscovery finden Sie in diesem Artikel.

Pro:

  • Ermöglicht das unbefristete Aufbewahren des Postfachinhalts (je nach den Einstellungen für Richtlinie / Hold).
  • Gelöschte Inhalte können durch eDiscovery exportiert werden.

Contra:

  • Vor dem Löschen eines Postfachs ist eine Exchange-Online-2-Lizenz erforderlich, die nach dem Löschen des Benutzers erneut zugewiesen werden kann.
  • eDiscovery-Tools unterstützen nur den Export in PST.
  • Es kann bis zu 60 Minuten dauern, bis das Litigation Hold zu gelten beginnt.

Postfach-Archivierung mit CodeTwo Backup for Office 365

Für die letzte Lösung ist eine Drittanbieter-App erforderlich: CodeTwo Backup for Office 365. Die wichtigste Funktion des Programms ist das Erstellen lokaler Sicherungskopien von Office-365-Postfachdaten. Es kann jedoch auch zum Archivieren von Postfächern ehemaliger Mitarbeiter verwendet werden.

Das Beste daran ist: Wenn Sie Ihre Mailboxdaten bereits gesichert haben, können Sie das Postfach einfach löschen. CodeTwo Backup for Office 365 wird die Daten von aktiven sowie gelöschten Benutzern so lange wie von Ihnen gewünscht aufbewahren.

Wenn Sie die Postfachdaten des ehemaligen Mitarbeiters nicht gesichert haben, können Sie diese einfach archivieren:

  1. Alles, was Sie im Office-365-Portal tun müssen, ist die Anmeldefunktion des Benutzers zu sperren: Anmeldefunktion sperren
  2. Wechseln Sie als Nächstes zum Backup-Panel, erstellen Sie einen neuen Backup-Job und wählen Sie den vorherigen Benutzer aus. Sie können die Daten dieses Benutzers für einen unbestimmten Zeitraum aufbewahren, entweder in einem sicheren, verschlüsselten Dateiformat oder in dem Standard-PST-Dateiformat archivieren. Backup-Job erstellen
  3. Sobald CodeTwo Backup den Sicherungsjob abgeschlossen hat, können Sie den Benutzer im Office-365-Portal löschen und dessen Lizenz freigeben. Benutzer löschen

Pro:

  • Sie können die Software verwenden, um Postfächer in ein sicheres Format oder in PST-Archive zu exportieren.
  • Wenn zuvor konfiguriert, muss nur die Anmeldefunktion eines Benutzers gesperrt werden. Wenn nicht, können Sie blockierte Benutzer archivieren.
  • Ermöglicht den jederzeitigen lokalen Zugriff auf gesicherte Daten.
  • Sie können Versionen durchsuchen und dank der einfachen Benutzeroberfläche nach bestimmten Elementen suchen.
  • Ermöglicht Brick-Level-Backup.
  • Ermöglicht granulare Wiederherstellung für jedes Postfach.
  • Hat die Fähigkeit zur automatischen Sicherung gesamter Office-365-Organisation.
  • Funktioniert mit jedem Exchange-Online-Plan.

Contra:

  • Erfordert ein Drittanbieter-Tool.

Die Archivierung ehemaliger Mitarbeiterpostfächer ist aus rechtlichen Gründen äußerst wichtig. Stellen Sie sicher, dass Sie Sicherungs- und Archivierungsprozeduren in Ihrem Workflow aufnehmen.

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