Funktionen
Die weltweit #1 E-Mail-Signatursoftware für Microsoft 365
CodeTwo
Email Signatures 365
Konform dank E-Mail-Disclaimern
Ein Haftungsausschluss ist ein kurzer Hinweis, der E-Mail-Nachrichten hinzugefügt wird, um wichtige rechtliche oder organisatorische Informationen zu vermitteln.
Das Hinzufügen von Haftungsausschlüssen kann Organisationen helfen, verschiedene Anforderungen in Bezug auf Datenschutz, Spam-Prävention, Unternehmensverantwortlichkeit und Transparenz bei der Nutzung von KI zu erfüllen. Die relevanten Vorschriften umfassen:
- DSGVO,
- HIPAA,
- Kanadas Anti-Spam-Gesetzgebung,
- EU-KI-Verordnung,
- und weitere – mehr dazu in der Liste unten.
In manchen Fällen sind Organisationen verpflichtet, bestimmte Informationen in ihre gesamte geschäftliche Korrespondenz aufzunehmen, um finanzielle Strafen zu vermeiden – und wir sprechen hier von Bußgeldern von bis zu mehreren zehn Millionen Euro. Hier werden Haftungsausschlüsse unverzichtbar.
CodeTwo Email Signatures 365 erleichtert die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen. Mit CodeTwo können Sie allen relevanten E-Mails die richtigen Haftungsausschlüsse hinzufügen – unabhängig davon, von welchem Mitarbeiter und von welchem Gerät aus sie gesendet werden.
Vergessen Sie nicht: Gut formulierte Haftungsausschlüsse können Sie vor kostspieligen Compliance-Verstößen bewahren.
Ausgewählte von CodeTwo unterstützte Compliance-Vorschriften
EU
DSGVO
Die Datenschutz-Grundverordnung legt Regeln und Grundsätze fest, die sich, wie der Name schon sagt, auf Datensicherheit beziehen. Unternehmen, die Cloud-Dienste nutzen, sind besonders darauf bedacht, alle diese Vorschriften einzuhalten, um extrem hohe Bußgelder zu vermeiden.
Ein automatisch in Ihre ausgehende E-Mail-Kommunikation eingefügter E-Mail-Haftungsausschluss, der einen Link zu Ihrer Datenschutzerklärung oder zu den Verarbeitungsinformationen der Organisation enthält, ist ein sehr wichtiger Schritt zur Erfüllung Ihrer DSGVO-Anforderungen.
Mit CodeTwo Email Signatures 365 können Sie außerdem aus 18 Rechenzentren in mehreren Regionen weltweit wählen, um zu steuern, wo Ihre Daten gespeichert und verarbeitet werden.
Erfahren Sie mehr über die DSGVO-Konformität von CodeTwo
KI-Verordnung
Die seit August 2026 geltende EU-KI-Verordnung verpflichtet Organisationen, die KI-Tools zur Erstellung oder Bearbeitung von Textinhalten von öffentlichem Interesse einsetzen, entsprechende KI‑Offenlegungshinweise bereitzustellen. Weitere Informationen finden Sie in Artikel 50.4 der KI‑Verordnung.
Unabhängig von der KI-Verordnung hat der Aufstieg generativer KI-Tools viele Organisationen dazu veranlasst, freiwillig offenzulegen, dass sie KI zur Erstellung von Inhalten oder im Kundenservice einsetzen – oder umgekehrt, dass sie darauf verzichten. In beiden Fällen hilft Ihnen CodeTwo Email Signatures 365 dabei, allen E-Mails einen KI-Hinweis hinzuzufügen.
Richtlinie (EU) 2017/1132
Richtlinie 2017/1132 des Europäischen Parlaments und des Rates kodifiziert wichtige Aspekte des Gesellschaftsrechts, darunter Vorschriften zur Geschäftskorrespondenz. Sie verpflichtet Unternehmen, ihre Rechtsform, die Anschrift ihres eingetragenen Sitzes sowie weitere zur Identifizierung erforderliche Angaben (d. h. das Register, in dem das Unternehmen eingetragen ist, und seine Registrierungsnummer) in allen Geschäftsbriefen, Bestellformularen und E-Mails anzugeben. Wenn Sie beabsichtigen, Ihre Geschäftstätigkeit vollständig einzustellen oder wenn Ihr Unternehmen in Liquidation geht, muss auch diese Tatsache in Ihrer Korrespondenz angegeben werden.
Hier kommen die wichtigsten Funktionen von CodeTwo Email Signatures 365 ins Spiel – Sie können allen ausgehenden E-Mails entsprechende Haftungsausschlüsse hinzufügen und damit sicher sein, dass niemand sie löschen oder ändern kann.
UK
Die Company, Limited Liability Partnership and Business (Names and Trading Disclosures) Regulations 2015 und der Companies Act 2006
Nach diesen Regelwerken muss jedes Unternehmen seinen eingetragenen Namen, seine Anschrift, seine Registrierungsnummer usw. (vollständige Liste finden Sie hier) in seinen Geschäftsbriefen, offiziellen Veröffentlichungen und anderen Formen der Geschäftskorrespondenz und -dokumentation offenlegen. Dies gilt natürlich auch für die elektronische Kommunikation. Ein Verstoß gegen diese Vorschriften kann zu Geldstrafen führen. Mit CodeTwo Email Signatures 365 lassen sich geeignete Haftungsausschlüsse nicht nur hinzufügen, sondern auch ausschließen, wenn sie nicht erforderlich sind (z. B. in internen E‑Mails).
USA
Der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA)
HIPAA zielt darauf ab, die Vertraulichkeit geschützter Gesundheitsinformationen (Protected Health Information, PHI) zu gewährleisten und gilt für abgedeckte Unternehmen und deren Geschäftspartner in den USA. E-Mail-Haftungsausschlüsse werden von solchen Organisationen häufig genutzt, um der unbefugten Nutzung, Offenlegung oder Verbreitung von Patientendaten entgegenzuwirken und Empfänger über mögliche Folgen zu informieren. Mit CodeTwo können HIPAA-Haftungsausschlüsse automatisch allen relevanten E-Mails hinzugefügt werden.
Der California Business and Professions Code
Abschnitt 10140.6 dieses Kodex gilt im Bundesstaat Kalifornien für alle immobilienbezogenen Anzeigen. Er verpflichtet Unternehmen im Immobiliensektor, bestimmte Formulierungen und Lizenznummern in Unterlagen für den Erstkontakt (wie E-Mails) aufzunehmen. Mit CodeTwo Email Signatures 365 lassen sich für alle Agenten einheitliche und gleichzeitig personalisierte E-Mail-Signaturen und Disclaimer erstellen, sodass sie die richtigen Lizenznummern und Formulierungen enthalten.
Der Virginia Administrative Code
Die Vorschrift 18VAC135-20-190 über Werbung durch Lizenznehmer verpflichtet Immobilienunternehmen dazu, ihren lizenzierten Namen sowie die Stadt, in der sie ansässig sind, offenzulegen. Mit unserem Programm zur zentralen Verwaltung von E-Mail-Signaturen lassen sich die entsprechenden Informationen dem Haftungsausschluss hinzufügen. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass sie in keiner der versendeten E-Mails fehlen.
Der California Consumer Privacy Act
Abschnitt 1798.135 des California Consumer Privacy Act von 2018 in seiner geänderten Fassung verpflichtet Unternehmen dazu, Verbrauchern das Recht einzuräumen, dem Verkauf ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen. Ein Unternehmen, das diesem Gesetz unterliegt, muss auf seiner Website einen leicht auffindbaren Link bereitstellen, über den Kunden dem Verkauf ihrer personenbezogenen Daten widersprechen können. Obwohl das Gesetz nicht verlangt, dass dieser Link in E-Mail-Signaturen erscheint, kann er dort zusätzlich eingefügt werden, um ihn zugänglicher zu machen und das Engagement der Organisation für den Datenschutz zu demonstrieren. Mit CodeTwo Email Signatures 365 lässt sich ein solcher Link ganz einfach allen ausgehenden E-Mails hinzufügen und zentral verwalten.
Der SAFE Act (Secure and Fair Enforcement for Mortgage Licensing Act von 2008)
Der SAFE Act verpflichtet Hypothekendarlehensvermittler (Mortgage Loan Originators, MLOs), ihre eindeutige Kennung (NMLS ID) in der Geschäftskommunikation deutlich anzugeben, damit potenzielle Kunden (Kreditnehmer) deren Registrierung und Lizenzierung überprüfen können, bevor sie Verpflichtungen eingehen. Durch die Aufnahme der NMLS ID in E-Mail-Signaturen wird sichergestellt, dass Kreditnehmer sofort über die eindeutige Kennung informiert werden.
Darüber hinaus kann ein von einer Bundesbankaufsichtsbehörde beaufsichtigtes Institut gemäß Abschnitt __.105—Use of Unique Identifier of Federal Banking Agency Requirements die gesetzlichen Anforderungen beispielsweise dadurch erfüllen, dass es einen Link zu einer Website bereitstellt, auf der Interessenten eine Liste der registrierten MLOs und ihrer eindeutigen Kennungen finden können. CodeTwo Email Signatures 365 kann Unternehmen bei der Umsetzung beider Lösungen unterstützen. Am einfachsten lässt sich die NMLS-Nummer mithilfe eines im Attributes Manager erstellten Attributs zu E‑Mail-Signaturen hinzufügen. Diese zusätzliche App ist in der Subskription von CodeTwo Email Signatures 365 kostenlos enthalten. Darüber hinaus kann ein Haftungsausschluss als Bestandteil der E‑Mail-Signatur verwendet werden, um einen Link zu einer Website bereitzustellen, auf der Informationen verfügbar sind, die Kunden gemäß dem SAFE Act anfordern können.
Kanada
Canada's Anti-Spam Legislation (CASL)
CodeTwo Email Signatures 365 kann Unternehmen dabei unterstützen, einige Bestimmungen der CASL einzuhalten. Die Vorschriften verlangen beispielsweise, dass Absender und ihr Unternehmen in allen ausgehenden E-Mails leicht identifiziert werden können. Entsprechende Informationen können in einem Haftungsausschluss angegeben werden, den CodeTwo Email Signatures 365 automatisch allen von der Organisation gesendeten E-Mails hinzufügt. Eine weitere wichtige Verpflichtung besteht darin, Empfängern eine einfache Möglichkeit zu bieten, sich von einer Mailingliste abzumelden. Mit CodeTwo Email Signatures 365 kann ein entsprechender Abmeldelink in Haftungsausschlüsse eingefügt oder eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Abmeldung bereitgestellt werden. Der Haftungsausschluss wird allen von der Organisation gesendeten E-Mails hinzugefügt.
Australien
Der Spam Act 2003
Der Spam Act 2003 enthält Vorschriften, nach denen Unternehmen in jede ausgehende E-Mail relevante Unternehmensangaben aufnehmen müssen, darunter Name, Anschrift, Kontaktdaten und weitere zur Identifizierung erforderliche Informationen. Außerdem muss ein funktionierender Abmeldemechanismus bereitgestellt werden (z. B. eine E-Mail-Adresse, an die der Empfänger eine Abmeldenachricht senden kann), zusammen mit einem Hinweis, der dessen Zweck erläutert. Mit CodeTwo Email Signatures 365 können beide Elemente in einem einzigen Haftungsausschluss bereitgestellt werden. Dadurch lassen sich beide Anforderungen gleichzeitig erfüllen und es wird sichergestellt, dass der Haftungsausschluss jeder E-Mail stets in unveränderter Form hinzugefügt wird.
Natürlich gibt es noch viele andere Gesetze, die nicht unbedingt für die elektronische Kommunikation gelten und bei deren Einhaltung zentral verwaltete automatische Signaturen helfen können. Mit unserem Programm muss man sich keine Gedanken darüber machen, dass Haftungsausschlüsse ausgehenden E‑Mails nicht hinzugefügt oder von Dritten entfernt werden. Es muss lediglich sichergestellt werden, dass sie alle erforderlichen Informationen enthalten.
Obwohl CodeTwo Email Signatures 365 bei der Einhaltung der genannten Vorschriften helfen kann, ist zu beachten, dass diese Regelungen weitere Verpflichtungen enthalten können, die ebenfalls erfüllt werden müssen. Diese Verpflichtungen können sich von Land zu Land unterscheiden. Es liegt in der Verantwortung jedes Unternehmens, zu ermitteln, welche davon für das Unternehmen gelten.
