Funktionen
Die weltweit #1 E-Mail-Signatursoftware für Microsoft 365
CodeTwo
Email Signatures 365
Konform mit den gesetzlichen Bestimmungen
Wenn Sie ein Unternehmen betreiben, schicken Sie täglich jede Menge E-Mails sowohl an Ihre neuen als auch potenziellen Kunden. Dabei sollen Sie aber auch die Rechtskonformität berücksichtigen. Es gibt nämlich viele gesetzliche Regelungen zu elektronischer Werbung und Marketing, Spam oder Datensicherheit, die Sie einhalten müssen.
Senden Sie Angebote, reicht es in den meisten Fällen, einen entsprechenden Haftungsausschluss Ihren ausgehenden E-Mails einzufügen. Aber Vorsicht! Sie sollen erst sicherstellen, dass Sie die Einwilligung des Empfängers erhalten haben, ihm Angebote überhaupt zu versenden. Auf der anderen Seite, um mit den Datenschutzgesetzen konform zu bleiben und die Strafen zu vermeiden (und wir reden hier über Geldstrafen von bis zu mehreren zehn Millionen Euro!), müssen Sie auch weitere Faktoren berücksichtigen.
CodeTwo Email Signatures 365 bietet Lösungen, die es Ihnen erleichtern, mit einigen dieser gesetzlichen Anforderungen konform zu bleiben. Wenn Sie unser Programm verwenden, sind Sie sicher, dass die (serverseitigen) Cloud-Haftungsausschlüsse immer zu allen E-Mails Ihrer Mitarbeiter, gesendet von allen Geräten, hinzugefügt werden. Vergessen Sie nicht: korrekt gestaltete Haftungsausschlüsse bewahren Sie vor kostspieligen Compliance-Verstößen.
Unten finden Sie einige gesetzliche Bestimmungen, die Sie mithilfe unserer Anwendung einhalten können.
UE
Richtlinie 2003/58/EG
Richtlinie 2003/58/EG des Europäischen Parlaments und des Rates gilt für alle Geschäftskorrespondenz. Es verpflichtet Unternehmen, Disclaimer zu verwenden, die Informationen über ihre Rechtsform, die physische Adresse des eingetragenen Firmensitzes sowie alle notwendigen Informationen enthalten, anhand deren sie identifiziert werden können (d. h. die Registrierungsnummer und der Ort, an dem das Register geführt wird). Wenn Sie alle Ihre geschäftlichen Angelegenheiten zu beenden planen oder wenn Ihr Unternehmen in Liquidation geht, muss diese Tatsache auch in Ihren E-Mails enthalten sein. Hier kommen die wichtigsten Funktionen von CodeTwo Email Signatures 365 ins Spiel - Sie können allen ausgehenden E-Mails entsprechende Haftungsausschlüsse hinzufügen und damit sicher sein, dass niemand sie ohne Ihr Wissen löscht oder ändert.
DSGVO
Die Datenschutz-Grundverordnung legt Regeln und Prinzipien fest, die sich, wie der Name schon sagt, auf Datensicherheit beziehen. Unternehmen, die Cloud-Dienste nutzen, sind besonders darauf bedacht, alle diese Vorschriften einzuhalten, um extrem hohe Bußgelder zu vermeiden. Automatisch eingefügter E-Mail-Haftungsausschluss in Ihrer ausgehenden E-Mail-Kommunikation, der einen Link zu Ihrer Datenschutzerklärung oder zu den Verarbeitungsinformationen der Organisation enthält, ist ein sehr wichtiger Schritt zur Erreichung Ihrer DSGVO-Ziele.
Mit CodeTwo Email Signatures 365 machen Sie sich keine Sorgen mehr darüber, wo Ihre Daten gespeichert und verarbeitet werden. Nicht nur wissen Sie genau in welchem Teil der Welt unsere Dienste laufen: Sie können die Region auch selbst auswählen!
UK
Die Companies (Trading Disclosures) Regulations 2008 und der Companies Act 2006
Nach diesen beiden Bestimmungen muss jedes Unternehmen seinen eingetragenen Namen, Adresse, Nummer usw. (vollständige Liste finden Sie hier), in seinen Geschäftsbriefen, amtlichen Veröffentlichungen und anderen Formen der Geschäftskorrespondenz und -dokumentation offenlegen. Dies gilt natürlich auch für die elektronische Kommunikation. Die Verletzung dieser Vorschriften führt zu Geldstrafen. Mit CodeTwo Email Signatures 365 können Sie nicht nur geeignete Haftungsausschlüsse bereitstellen, sondern diese auch ausschließen, wenn sie nicht erforderlich sind (z. B. in internen E-Mails).
USA
Der California Business and Professions Code
Der Abschnitt 10140.6 dieses Kodex, der im Bundesstaat Kalifornien gilt, ist für alle immobilienbezogenen Anzeigen vorgesehen. Er verpflichtet Unternehmen im Immobiliensektor, bestimmte Phrasen und Lizenznummern in erste Kontaktmaterialien (wie E-Mails) aufzunehmen. Mit CodeTwo Email Signatures 365 können Sie für alle Ihre Agenten einheitliche und gleichzeitlich personalisierte E-Mail-Signaturen und Disclaimer erstellen, sodass sie die richtigen Lizenzen und Phrasen enthalten.
Der Virginia Administrative Code
Die Verordnung 18VAC135-20-190 über Werbung durch Lizenznehmer verpflichtet Immobilienunternehmen zur Offenlegung ihrer lizenzierten Namen sowie der Stadt, in der sie sich befinden. Indem Sie unser Programm zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen verwenden, können Sie relevante Informationen im Haftungsausschluss automatisch hinzufügen und damit sicherstellen, dass sie in keiner der versendeten E-Mails fehlen.
Kanada
Die Canada’s Anti-Spam Legislation (CASL)
Mit CodeTwo Email Signatures 365 halten Sie auch einige Bestimmungen von CASL ein. Zum Beispiel, Sie sind dadurch verpflichtet, in jeder ausgehenden E-Mail klare Informationen anzugeben, anhand deren der Empfänger Sie (den Absender) und Ihr Unternehmen leicht identifizieren kann: Name, Firmenname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und so weiter. Sie können solche Informationen in einem Haftungsausschluss erfassen und mit unserer Software zu jeder E-Mail hinzufügen, die Ihre Organisation verlässt. Eine weitere wichtige Verpflichtung besteht darin, Ihren Empfängern zu ermöglichen, sich auf eine einfache Art von Ihrer Mailingliste abmelden zu können. Sie können unser Programm dazu verwenden, einen Haftungsausschluss mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung zu schreiben, oder auch einfach einen Link in Ihren Haftungsausschluss einzufügen, der auf Ihre Website mit solchen Schritten verweist. Dieser Haftungsausschluss wird allen E-Mails hinzugefügt, die von Ihrer Organisation gesendet werden.
Australien
Der Spam Act 2003
Der Spam Act 2003 enthält Regeln, die Sie verpflichten, relevante Informationen über Ihr Unternehmen, z. B. Name, Adresse und andere notwendige Details, die die Identifizierung Ihres Unternehmens ermöglichen, sowie Kontaktdaten in jede ausgehende E-Mail aufzunehmen. Sie müssen auch einen Link zu einem funktionierenden Abmeldemechanismus bereitstellen (z. B. eine E-Mail-Adresse, an die der Empfänger eine Abmeldungsnachricht senden kann), zusammen mit einer Anweisung, die diesen Zweck definiert. Mit CodeTwo Email Signatures 365 können Sie beide Elemente als Teil eines einzelnen Disclaimers bereitstellen. Auf diese Weise erfüllen Sie beide Bestimmungen gleichzeitig, und Sie sind sicher, dass dieser Haftungsausschluss immer in unveränderter Form zu jeder E-Mail hinzugefügt wird.
Natürlich gibt es auch viele andere Gesetze, die nicht unbedingt auf die elektronische Kommunikation anwendbar sind, bei denen die zentral verwalteten automatischen Signaturen Ihnen helfen können. Mit unserem Programm müssen Sie sich keine Sorgen mehr darüber machen, dass einige Haftungsausschlüsse Ihren ausgehenden E-Mails nicht hinzugefügt werden oder von Dritten entfernt werden. Stellen Sie nur sicher, dass alle notwendigen Informationen in ihnen enthalten sind.
Obwohl CodeTwo Email Signatures 365 Ihnen dabei helfen kann, die genannten Bestimmungen zu erfüllen, beachten Sie, dass alle diese Normen und Bestimmungen weitere Verpflichtungen enthalten können, die Sie befolgen müssen. Und diese Verpflichtungen können von Land zu Land unterschiedlich sein. Es liegt an Ihnen zu wissen, welche Sie direkt betreffen.
