CodeTwo Email Signatures for Office 365

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Serverseitige, zentral verwaltete E-Mail-Signaturen für Exchange Online
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Bleiben Sie mit den gesetzlichen Bestimmungen konform

Das Betreiben von Unternehmen bedeutet, dass Sie jeden Tag eine Menge von E-Mails sowohl an Ihre neuen als auch potenzielle Kunden schicken. Dabei müssen Sie aber sicherstellen, dass Sie keine Gesetze brechen. Es gibt viele gesetzliche Regelungen zu elektronischer Werbung und Marketing, Spam oder Datensicherheit, die Sie einhalten müssen.

Beim Senden von Angeboten reicht es in den meisten Fällen, wenn Sie lediglich einen speziell gestalteten Haftungsausschluss in Ihre ausgehenden E-Mails einfügen. Stellen Sie aber erst sicher, dass Sie ggf. die Erlaubnis erhalten haben, die Angebote überhaupt zu versenden. Auf der anderen Seite, um mit den Datenschutzgesetzen konform zu bleiben und die Strafen zu vermeiden (und wir reden hier über Geldstrafen von bis zu mehreren Zehnmillionen Euro!), müssen Sie auch andere Faktoren berücksichtigen. 

CodeTwo Email Signatures for Office 365 bietet Lösungen, die es Ihnen erleichtern, mit einigen dieser gesetzlichen Anforderungen konform zu bleiben. Durch die Verwendung unseres Programms können Sie sicher sein, dass die Haftungsausschlüsse immer zu allen E-Mails Ihrer Mitarbeiter, gesendet von allen Geräten, hinzugefügt werden. Vergessen Sie nicht, dass korrekt gestaltete Haftungsausschlüsse Sie vor kostspieligen Compliance-Verstößen bewahren können.

Konform bleiben with ESIG for Office 365

Unten finden Sie einige gesetzliche Bestimmungen, die Sie mithilfe unserer Anwendung einhalten können.

UE

Richtlinie 2003/58/EG

Richtlinie 2003/58/EG des Europäischen Parlaments und des Rates gilt für alle Geschäftskorrespondenz. Es verpflichtet die Unternehmen, Disclaimer zu verwenden, die Informationen über ihre Rechtsform, die physische Adresse des eingetragenen Firmensitzes sowie alle notwendigen Informationen enthalten, anhand deren sie identifiziert werden können (d. h. die Registrierungsnummer und der Ort, an dem das Register geführt wird). Wenn Sie alle Ihre geschäftlichen Angelegenheiten zu beenden planen oder wenn Ihr Unternehmen in Liquidation geht, muss diese Tatsache auch in Ihren E-Mails enthalten sein. Hier kommen die wichtigsten Funktionen von CodeTwo Email Signatures for Office 365 ins Spiel - Sie können allen ausgehenden E-Mails entsprechende Haftungsausschlüsse hinzufügen und damit sicher sein, dass niemand sie ohne Ihr Wissen löscht oder ändert. 

DSGVO

Die Datenschutz-Grundverordnung legt Regeln und Prinzipien fest, die sich, wie der Name schon sagt, auf Datensicherheit beziehen. Unternehmen, die Cloud-Dienste nutzen, sind besonders darauf bedacht, alle diese Vorschriften einzuhalten, um nicht mit extrem hohen Bußgeldern bestraft zu werden. Eine der Anforderungen der DSGVO besteht darin, Sie darüber zu informieren, wo Ihre Daten gespeichert und verarbeitet werden. Mit CodeTwo Email Signatures for Office 365 müssen Sie sich um diese Anforderung nicht kümmern. Nicht nur wissen Sie genau in welchem Teil der Welt unsere Dienste laufen - Sie können die Geolokation auch selbst auswählen!

UK

Die Companies (Trading Disclosures) Regulations 2008 und die Companies Act 2006

Nach diesen beiden Bestimmungen muss jedes Unternehmen seinen eingetragenen Namen, Adresse, Nummer usw. (vollständige Liste finden Sie hier), in seinen Geschäftsbriefen, amtlichen Veröffentlichungen und anderen Formen der Geschäftskorrespondenz und -dokumentation offenlegen. Dies gilt natürlich auch für die elektronische Kommunikation. Die Verletzung dieser Vorschriften führt zu Geldstrafen. Mit CodeTwo Email Signatures for Office 365 können Sie nicht nur geeignete Haftungsausschlüsse bereitstellen, sondern diese auch ausschließen, wenn sie nicht erforderlich sind (z. B. in E-Mails, die innerhalb Ihres Unternehmens gesendet werden).

USA

Der California Business and Professions Code

Der Abschnitt 10140.6 dieses Kodex, der im Bundesstaat Kalifornien gilt, ist für alle immobilienbezogenen Anzeigen vorgesehen. Es erfordert die im Immobiliensektor tätigen Unternehmen, bestimmte Phrasen und Lizenznummern in erste Kontaktmaterialien (wie E-Mails) aufzunehmen. Mit CodeTwo Email Signatures for Office 365 können Sie für alle Ihre Agenten einheitliche und gleichzeitlich personalisierte E-Mail-Signaturen und Disclaimer erstellen, sodass die richtigen Lizenzen und Phasen bereitgestellt werden.

Der Virginia Administrative Code

Die Verordnung 18VAC135-20-190 über Werbung durch Lizenznehmer verpflichtet Immobilienunternehmen zur Offenlegung ihrer lizenzierten Namen sowie der Stadt, in der sie sich befinden. Indem Sie unser Programm zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen verwenden, können Sie relevante Informationen im Haftungsausschluss hinzufügen und damit sicherstellen, dass sie in keiner der versendeten E-Mails weggelassen werden.

Kanada

Die Canada’s Anti-Spam Legislation (CASL)

Mit CodeTwo Email Signatures for Office 365 können Sie auch einige Bestimmungen von CASL einhalten. Zum Beispiel müssen Sie in jeder ausgehenden E-Mail klare Informationen angeben, anhand deren der Empfänger Sie (den Absender) und Ihr Unternehmen leicht identifizieren kann, z. B. Name, Firmenname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse usw. Sie können solche Informationen in einem Haftungsausschluss bereitstellen und mit unserer Anwendung zu jeder E-Mail hinzufügen, die von Ihrer Organisation gesendet wird. Eine weitere wichtige Verpflichtung besteht darin, dass Sie Ihren Empfängern es ermöglichen, sich auf eine einfache Art von Ihrer Mailingliste abzumelden. Sie können unser Programm dazu verwenden, einen Haftungsausschluss mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung zu schreiben, oder auch einfach einen Link in Ihren Haftungsausschluss einzufügen, der auf Ihre Website mit solchen Schritten verweist. Dieser Haftungsausschluss wird allen E-Mails hinzugefügt, die von Ihrer Organisation gesendet werden.

Australien

Die Spam Act 2003

Spam Act 2003 enthält Regeln, die Sie verpflichten, relevante Informationen über Ihr Unternehmen in jede ausgehende E-Mail aufzunehmen, z. B. Namen, Adresse und andere notwendige Details, die die Identifizierung Ihres Unternehmens sowie Kontaktdaten ermöglichen. Sie müssen auch einen Link zu einem funktionierenden Abmeldemechanismus bereitstellen (z. B. eine E-Mail-Adresse, an die der Empfänger eine Abmeldungsnachricht senden kann), zusammen mit einer Anweisung, die diesen Zweck definiert. Mit CodeTwo Email Signatures for Office 365 können Sie beide Elemente als Teil eines einzelnen Disclaimers bereitstellen. Auf diese Weise erfüllen Sie beide Bestimmungen gleichzeitig, und Sie sind sicher, dass dieser Haftungsausschluss immer in unveränderter Form zu jeder E-Mail hinzugefügt wird.

Natürlich gibt es auch viele andere Gesetze, die nicht unbedingt auf die elektronische Kommunikation anwendbar sind, bei denen die zentral verwalteten automatischen Signaturen Ihnen helfen können. Mit unserem Programm müssen Sie sich keine Sorgen mehr dafür machen, dass einige Haftungsausschlüsse Ihren ausgehenden E-Mails nicht hinzugefügt werden oder von Dritten entfernt werden. Stellen Sie nur sicher, dass alle notwendigen Informationen in ihnen enthalten sind.

Obwohl CodeTwo Email Signatures for Office 365 Ihnen dabei helfen kann, die genannten Bestimmungen zu erfüllen, beachten Sie, dass alle diese Normen und Bestimmungen weitere Verpflichtungen enthalten können, die Sie befolgen müssen. Und diese Verpflichtungen können von Land zu Land unterschiedlich sein. Es liegt an Ihnen zu wissen, welche Sie direkt betreffen.